文·孔祥新 王惠敏

一、企業(yè)檔案管理滯后原因

檔案是歷史的記錄，具有重要的憑證和參考作用，不僅是重要的史料，而且是進(jìn)行現(xiàn)代化科學(xué)管理的重要工具。檔案對(duì)于企業(yè)來講，同樣是彌足珍貴的重要資料。然而，不是所有的企業(yè)都重視檔案、科學(xué)地管理檔案，更沒有發(fā)揮檔案的利用價(jià)值來發(fā)展企業(yè)、壯大企業(yè)。這其實(shí)是一個(gè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)問題，說白了就是傳統(tǒng)檔案管理相對(duì)滯后的問題。具體說來有以下幾個(gè)方面情況。

1. 檔案管理理念落后直接影響了檔案作用的發(fā)揮。檔案的有效利用和企業(yè)利益最大化，取決于檔案管理水平的高低。管理水平越高，檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展壯大就會(huì)發(fā)揮的越好，反之亦然。許多企業(yè)，尤其是新建企業(yè)、家族企業(yè)，由于管理理念落后，管理制度空缺，導(dǎo)致檔案管理存在許多問題。一是檔案管理分散，沒有建立綜合的檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，比如行政、財(cái)務(wù)、人事、產(chǎn)品、設(shè)備及其他各類檔案實(shí)行分散管理，信息相對(duì)獨(dú)立，信息資源的交流和共享難以發(fā)揮；二是存在文件材料收集不齊全、整理歸檔不規(guī)范、保管不安全等問題；三是存在檔案錄入不標(biāo)準(zhǔn)、錄入項(xiàng)目不全、檢索困難、查閱準(zhǔn)確率低等問題，降低了檔案的利用效率。

2. 企業(yè)管理層對(duì)檔案的利用價(jià)值重視不夠。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把工作重心，主要放在了企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營上，忽略了檔案管理工作的重要性和科學(xué)利用價(jià)值；二是檔案管理傳統(tǒng)模式化較強(qiáng)，致使檔案管理水平不高，檔案在經(jīng)營管理中的作用發(fā)揮不強(qiáng)，使企業(yè)高層沒有體會(huì)到檔案作用的重要性。

3. 缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才也是影響檔案利用效果的重要因素。一方面，由于檔案專職人員少，學(xué)習(xí)、交流的機(jī)會(huì)不多，缺乏計(jì)算機(jī)、聲像、法律等復(fù)合型知識(shí)及運(yùn)用能力，素質(zhì)水平參差不齊；另一方面，檔案工作人員更換頻繁，很難出成績(jī)，部分檔案工作人員工作積極性不高。上述原因?qū)е聶n案管理人員素質(zhì)提升緩慢，影響了檔案的利用效果。如何對(duì)檔案工作轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)創(chuàng)新，是企業(yè)發(fā)展的生命線。如何改變這種困境呢？

二、轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的地位和作用

企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展壯大中形成的具有一定使用價(jià)值的文件資料，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營決策提供重要依據(jù)，為參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供有效支持，為維護(hù)企業(yè)的自身利益提供有力武器。企業(yè)在深化改革、轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制、提高經(jīng)濟(jì)效益等各個(gè)方面的實(shí)施過程中，都離不開對(duì)企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀的分析，而檔案是科學(xué)分析、研究、決策的重要載體，是可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源。因此，服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展方向、服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，是企業(yè)檔案工作的最終目的。另外，企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，它具備真實(shí)性、唯一性、不可再生性，具有潛在的價(jià)值，特別體現(xiàn)在技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)、設(shè)備更新、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營以及合同、法律糾紛等方面。它的潛在價(jià)值只有在利用中才能體現(xiàn)出來，以實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值最大化。

三、創(chuàng)新管理，發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營中的支撐作用

企業(yè)的發(fā)展壯大，離不開企業(yè)檔案的重要支撐作用，應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一管理、完善制度、轉(zhuǎn)變服務(wù)、提高素質(zhì)上下功夫。

1. 建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式。企業(yè)檔案實(shí)行高效、集中、統(tǒng)一管理，目的是集中調(diào)度企業(yè)資源，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。好處是既節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，提高了利用效率，又便于全面、準(zhǔn)確地了解本企業(yè)的發(fā)展歷程和全貌。為了實(shí)行集中統(tǒng)一管理，一是要設(shè)置企業(yè)檔案綜合管理部門，它的設(shè)立應(yīng)與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，同時(shí)要考慮企業(yè)規(guī)模的大小、經(jīng)營場(chǎng)所的集中程度和檔案使用頻率；二是建立企業(yè)檔案收集渠道，在企業(yè)各個(gè)職能部門安排專兼職檔案信息員，各負(fù)其責(zé)對(duì)文件材料的整理歸檔工作。

2. 建立完善企業(yè)檔案管理制度。目的是明確部門職責(zé)和工作流程，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提高檔案管理水平。檔案管理制度也是企業(yè)規(guī)章制度的重要組成部分，是企業(yè)加強(qiáng)基礎(chǔ)管理和檔案集中統(tǒng)一管理的主要內(nèi)容，是企業(yè)開展規(guī)范化管理的關(guān)鍵，也是在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮重要作用的關(guān)鍵。建立和完善企業(yè)檔案管理制度，要以《中華人民共和國檔案法》為基本依據(jù)，以其他法規(guī)為指導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)的規(guī)模進(jìn)行制定，做到符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際。建立企業(yè)檔案管理制度主要包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、檔案保密制度、檔案借閱制度、文件銷毀制度以及檔案管理考核制度等內(nèi)容。

3. 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)理念。開展檔案管理創(chuàng)新，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)管理，一是要明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍和歸檔要求，把檔案管理工作貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，把企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、經(jīng)營預(yù)算、投資預(yù)決算、各類經(jīng)濟(jì)合同等其他重要文件材料，一并納入檔案歸檔范圍。二是要建立企業(yè)文件材料歸檔定期檢查制度，要按照歸檔范圍和具體要求，按照部門職能分工，定期檢查各個(gè)部門文件材料的歸檔情況，督促各個(gè)部門及時(shí)辦理文件歸檔業(yè)務(wù)，從而提高文件歸檔的及時(shí)性和完整性。三是要建立檔案管理考核制度，落實(shí)檔案管理責(zé)任制。檔案管理考核制度是關(guān)鍵，對(duì)不能按照檔案管理相關(guān)制度要求完成具體工作任務(wù)的，要進(jìn)行審查和處罰，來保證檔案管理制度的有效執(zhí)行，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)管理，提高檔案管理綜合水平，才能最大限度的發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營中的作用。

4. 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是企業(yè)檔案利用工作質(zhì)量的根本保證。企業(yè)檔案管理的新形勢(shì)，對(duì)企業(yè)檔案管理人員提出了新要求，既要具備專業(yè)知識(shí)，還要擁有一定的管理能力、溝通能力、團(tuán)體協(xié)作能力。因此，一是要加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，培養(yǎng)他們的現(xiàn)代企業(yè)管理意識(shí)；二是要對(duì)他們進(jìn)行針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點(diǎn)，及時(shí)準(zhǔn)確地收集歸檔各類文件材料，提高他們的整體業(yè)務(wù)水平能力，建立起一支高素質(zhì)、高技能、高效率的企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍，為企業(yè)更好地生產(chǎn)經(jīng)營工作提供強(qiáng)有力的準(zhǔn)確服務(wù)和有力支撐。

企業(yè)檔案的管理工作，是企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，樹立新的理念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。一個(gè)企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案管理工作也是如此。因此，檔案工作管理人員必須創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項(xiàng)職能，積極探索檔案管理新路徑，加強(qiáng)企業(yè)檔案的科學(xué)管理，為企業(yè)的健康發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐和保障，真正發(fā)揮生命線的作用。