摘要：

當前，建筑業(yè)市場競爭愈演愈烈，施工企業(yè)的利潤空間也一再壓縮。面對如此嚴峻的市場環(huán)境，施工企業(yè)只有不斷創(chuàng)新管理思路、優(yōu)化管理模式，走精細化發(fā)展道路，才能在今后的發(fā)展中立于不敗之地。工作清單和責(zé)任矩陣這一創(chuàng)新型管理工具的應(yīng)用，正是施工企業(yè)適應(yīng)環(huán)境變化、實現(xiàn)降本增效、提升項目精細化管理水平的重要載體。本文以中國中鐵工程項目工作清單和責(zé)任矩陣的推廣應(yīng)用為依托，從應(yīng)用背景、定義及目標、重要意義、主要做法和應(yīng)用效果等方面進行了深入研究分析，以便為其他建筑施工企業(yè)提供借鑒參考。關(guān)鍵詞：工作清單；責(zé)任矩陣；工作效率；管理創(chuàng)新

一、工程項目工作清單和責(zé)任矩陣的應(yīng)用背景

2014年，中鐵國際馬來西亞MRT項目以目標為導(dǎo)向，以推行大項產(chǎn)品清單為工具，將項目產(chǎn)品清單梳理出技術(shù)產(chǎn)品、組織產(chǎn)品、管理產(chǎn)品、社會產(chǎn)品共計四大類3000余項。在產(chǎn)品清單的基礎(chǔ)上，明確每一項清單的責(zé)任主體和責(zé)任分工，建立了管理工作責(zé)任矩陣，使得MRT項目管理綱舉目張、有條不紊、有序推進，取得了良好的經(jīng)濟和社會效益。

為全面借鑒推廣馬來西亞MRT項目產(chǎn)品清單和責(zé)任矩陣的先進經(jīng)驗，中國中鐵先后組織了各二級企業(yè)有關(guān)人員分兩批現(xiàn)場培訓(xùn)學(xué)習(xí)。經(jīng)過一年多的宣貫培訓(xùn)、試點推廣和實踐檢驗，中國中鐵對MRT產(chǎn)品清單和責(zé)任矩陣進行了改進優(yōu)化，將“產(chǎn)品清單和責(zé)任矩陣”更新為“工作清單和責(zé)任矩陣”，并對其編制形式、具體內(nèi)容、應(yīng)用范圍等采取了一系列完善措施，形成了一套相對健全的工作清單和責(zé)任矩陣理論體系，并在中國中鐵所屬各單位逐步全面推廣，取得了良好的效果。

二、工程項目工作清單和責(zé)任矩陣的定義及工作目標

工作清單與責(zé)任矩陣是指結(jié)合工程項目實際情況，利用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）技術(shù)和責(zé)任矩陣分配方法（RAM），全面梳理工程項目的管理類和作業(yè)類工作任務(wù)，形成工作任務(wù)的集合，并將每一項任務(wù)分派到部門和崗位，形成管理責(zé)任矩陣，每個崗位對應(yīng)每項工作的責(zé)任關(guān)系分為主責(zé)、輔責(zé)和審核三類。工作清單和責(zé)任矩陣的詳細程度因項目規(guī)模大小和復(fù)雜程度而異。

推行工程項目工作清單和責(zé)任矩陣的工作目標是通過創(chuàng)新項目管理方式方法，進一步明晰項目工作任務(wù)、界定部門及崗位職責(zé)、理順管理流程，提高員工執(zhí)行力和工作效率，在實現(xiàn)工程項目減員增效目標的同時，進一步優(yōu)化項目進度安排，加強項目成本管控，最終提高項目精細化管理水平和效益水平。

三、工程項目推廣應(yīng)用工作清單和責(zé)任矩陣的重要意義

（一）是落實工作崗位責(zé)任，提高執(zhí)行力的需要

通過理清項目管理層級和組織結(jié)構(gòu)，編制項目部工作清單和責(zé)任矩陣，涵蓋上至項目經(jīng)理下至最基層員工的每一個管理層級和每一名員工，讓每個項目成員都能清晰掌握、熟知自己的崗位職責(zé)、工作內(nèi)容和工作程序，有效解決工作中多頭管理和相互扯皮的問題，進一步提高員工的主動性和崗位履職能力，從而提高項目的整體執(zhí)行力水平。

（二）是加強成本管控，實現(xiàn)降本增效的需要

通過工作清單和責(zé)任矩陣，可以將各項施工工序進行合理安排，做到各項工序的科學(xué)作業(yè)，最大限度提高人力資源、機械設(shè)備、物資材料的利用效率。在縮短施工工期的同時，通過施工進度的快速推進及合理安排，有效降低項目周轉(zhuǎn)材料租賃費用、機械設(shè)備使用成本以及現(xiàn)場管理經(jīng)費，對提高項目經(jīng)濟效益起到積極的促進作用。

（三）是加強管理創(chuàng)新，實現(xiàn)管理升級的需要

工作清單和責(zé)任矩陣這一新型管理工具是企業(yè)管理創(chuàng)新、管理升級的重要抓手，是落實國家“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”戰(zhàn)略的重要體現(xiàn)。尤其是借助互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)，開發(fā)工作清單和責(zé)任矩陣軟件，更有利于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析工作，方便查詢各個項目的相關(guān)信息，有利于隨時掌控項目的施工狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)運營風(fēng)險，提出解決措施，提高精細化管理水平。

四、推廣應(yīng)用工作清單和責(zé)任矩陣的主要做法

（一）融合清單矩陣，優(yōu)化管理層次

馬來西亞MRT項目將工作清單和責(zé)任矩陣分別編制，獨立運行，在應(yīng)用初期取得了良好的效果。隨著工作清單和責(zé)任矩陣應(yīng)用的逐步成熟，將工作清單和責(zé)任矩陣進行有機融合，在理順工作清單的同時，實現(xiàn)任務(wù)的分派和認領(lǐng)，形成清單矩陣的集合。另外，按照建設(shè)單位要求，MRT項目將管理層次分為協(xié)助、控制、批準、提供數(shù)據(jù)、執(zhí)行、處理、主持、參與、保存等12個管理層次，層級過于繁多細致。結(jié)合國內(nèi)項目管理實際，為便于操作實施，對其管理層次進行了精簡優(yōu)化，明確由3級組成，即主責(zé)、輔責(zé)和審核，使管理層次更加簡潔分明，員工應(yīng)用更加便利。

（二）把握精細程度，實施動態(tài)調(diào)整

根據(jù)項目規(guī)模大小和難易程度，合理把握工作清單和責(zé)任矩陣的“精細度”，既要全面覆蓋項目管理的所有管理過程和環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)遺漏項；但也不追求過精過細，以致影響工作效率，束縛執(zhí)行者的手腳。工作清單和責(zé)任矩陣建立后，堅持實時維護和動態(tài)調(diào)整機制，定期對工作清單的實現(xiàn)進行評價，并依據(jù)客觀環(huán)境、工作內(nèi)容、管理要求、組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)的變化相應(yīng)調(diào)整，以充分發(fā)揮工作清單和責(zé)任矩陣對現(xiàn)場管理的指導(dǎo)作用。

（三）編制專業(yè)模板，逐步試點推廣

工作清單和責(zé)任矩陣作為新型的管理工具，改變了傳統(tǒng)的管理思維和工作方法，員工在接受應(yīng)用的過程中要有逐步消化吸收的過程。中國中鐵遵循“由易到難、由簡入繁、由點帶面”的推進原則，在部分單位選取了若干項目進行試點，邊試驗、邊總結(jié)、邊改進、邊推廣，將一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程逐步分解，層層推進。根據(jù)試點的經(jīng)驗，分別編制了地鐵、隧道、橋梁等專業(yè)的工作清單和責(zé)任矩陣模板，并組織在本專業(yè)領(lǐng)域具有豐富工作經(jīng)驗的專家進行審核，確保了模板的科學(xué)性和可操作性。

（四）開發(fā)系統(tǒng)軟件，提升信息化水平

推廣初期，各項目部普遍反映工作清單和責(zé)任矩陣編制工作量巨大，并且采用EXCEL表格形式不易進行動態(tài)管理，經(jīng)過深入調(diào)研和認真籌劃，開發(fā)創(chuàng)建了管理軟件，實現(xiàn)了以下功能：一是任務(wù)管理功能?？稍诰€編制工作清單和責(zé)任矩陣，并明確責(zé)任人、時間節(jié)點、任務(wù)說明等管理要素，主責(zé)人可根據(jù)工作實際增加、刪除、修改相關(guān)任務(wù)。二是查詢功能。上級領(lǐng)導(dǎo)可以查看所屬項目部全體員工的主要工作內(nèi)容及完成情況，每個員工可以查詢自己的主要工作內(nèi)容及完成情況；三是預(yù)警功能。系統(tǒng)在每項工作完成時間節(jié)點的前3天對工作的主責(zé)人進行預(yù)警通知，后3天對工作的審核人進行預(yù)警通知。四是審核功能。審核人可以對每項工作的完成情況進行審核，并對任務(wù)完成情況進行評價。

（五）推進系統(tǒng)升級，融入考核功能

為更好地發(fā)揮工作清單和責(zé)任矩陣系統(tǒng)的作用，對其主要功能進行了完善升級。任務(wù)劃分更為細致，分為年度KPI任務(wù)、月工作任務(wù)、日工作任務(wù)三類。每個人有單獨的賬號和權(quán)限，主責(zé)、輔責(zé)、審核等職責(zé)界定更加清晰。升級后的系統(tǒng)實現(xiàn)了對員工每天、每月、每年工作任務(wù)的動態(tài)管理，通過系統(tǒng)每名員工每天做了多少工作一目了然，不僅增強了工作的計劃性和總結(jié)性，提高了工作效率，同時也避免了崗位養(yǎng)閑人情況的發(fā)生。此外，系統(tǒng)還實現(xiàn)了項目員工的季度績效考核功能，將績效考核指標及得分標準及依據(jù)等嵌入到系統(tǒng)中，每個季度末根據(jù)員工的系統(tǒng)中記錄的工作任務(wù)多少及完成質(zhì)量進行考核評價，弱化了人為因素對考核結(jié)果的影響，進一步提高了員工的工作積極性。

（六）加強研究探索，拓寬應(yīng)用領(lǐng)域

工作清單和責(zé)任矩陣不僅可以提高項目的基礎(chǔ)管理水平，除了理清工作職責(zé)，提高工作效率，還可以在更多的領(lǐng)域提升項目管理水平。工作清單編制后可以和單價結(jié)合起來，用于項目的成本控制。如項目部可細化分解工作清單中的臨時工程，提前制定臨時工程各單項工程的價格和數(shù)量，可有效的控制臨時工程的成本投入。此外將工作清單和責(zé)任矩陣與工期結(jié)合起來，可優(yōu)化項目的進度安排，使得施工進度更加有序可控。但是這些應(yīng)用是否具有可操作性，是否符合項目管理的實際，是否真正能夠提高項目管理水平，還需要進一步地研究探索。

五、工程項目工作清單和責(zé)任矩陣的應(yīng)用效果

目前中國中鐵的工作清單和責(zé)任矩陣已推行近四年的時間，應(yīng)用范圍從項目部逐步拓展到三級工程公司和各工程局，專業(yè)包含了鐵路、地鐵、公路、橋梁、房建等。通過工作清單和責(zé)任矩陣實踐應(yīng)用，除了對項目管理水平有所裨益之外，還取得了良好的經(jīng)濟和社會效果。

（一）提高了項目精細化管理水平

項目部通過推廣應(yīng)用工作清單和責(zé)任矩陣，進一步理順了職責(zé)關(guān)系和工作流程，提高了工作效率和執(zhí)行力，增強了工作的主動性和積極性，達到了“事事有人管、人人有專責(zé)、件件有落實”的效果，避免了相互扯皮、相互推諉的現(xiàn)象，極大地提高了項目的精細化管理水平。

（二）提高了項目的經(jīng)濟效益水平

項目基礎(chǔ)管理水平提升后，項目部的人員配置相應(yīng)精簡，現(xiàn)場管理經(jīng)費大幅降低。另外隨著工作清單和責(zé)任矩陣在成本管控、進度管理方面的作用逐步發(fā)揮，項目部的人工成本、物資材料費用、機械設(shè)備周轉(zhuǎn)費用等也得到了有效控制，有力地促進了項目效益水平的提升。

（三）提升了企業(yè)的品牌影響力

在提高了項目管理水平和有效控制項目成本的同時，通過清單矩陣軟件的應(yīng)用，可隨時掌握項目施工狀態(tài)，對可能出現(xiàn)的運營風(fēng)險及時應(yīng)對，確保了工程項目安全質(zhì)量有序可控，提高了工程的品質(zhì)，贏得了業(yè)主和社會的認可，進一步提升了企業(yè)的社會形象和品牌影響力。

工程項目工作清單和責(zé)任矩陣的推廣應(yīng)用，為中國中鐵的企業(yè)發(fā)展起到了積極的促進作用，下一步還將在應(yīng)用廣度和深度方面繼續(xù)深入挖掘。對其他建筑施工企業(yè)來講，在應(yīng)用的過程中一定要注意與工程項目的實際相結(jié)合，專業(yè)領(lǐng)域、規(guī)模大小、難易程度、組織模式、管理模式，甚至企業(yè)文化均是影響工作清單和責(zé)任矩陣應(yīng)用效果的關(guān)鍵要素，因此一定要因地制宜，因企施策，才能夠真正體現(xiàn)工作清單和責(zé)任矩陣的應(yīng)用價值。

作者簡介：

張賀華，中國中鐵股份有限公司。