王啟佑

摘要：本文從電子文檔數(shù)據(jù)備份的重要性、存放介質、方式選擇等方面進行闡述，提出了相應的對策與建議。

關鍵詞：檔案管理；備份策略

隨著電子信息技術的普及，電子計算機已被廣泛地應用于企業(yè)檔案管理的日常工作。如何保證電子檔案能夠安全有效，成為當前企業(yè)檔案人研究的熱門課題。面對當前自然災害的威脅，一旦所保存的數(shù)據(jù)被破壞或丟失，就會對整個企業(yè)造成嚴重的影響，甚至帶來重大的經濟損失。電子檔案備份是保護數(shù)據(jù)的有力措施，所以建立一套全方位、多層次的數(shù)據(jù)備份方法，是企業(yè)檔案管理的重要任務。

一、電子檔案數(shù)據(jù)備份的重要性

電子檔案和傳統(tǒng)紙質檔案相比，有許多不同之處。電子檔案的存儲載體是磁電物質，容易受到各種因素的影響。美國在9.11后，90%公司在發(fā)生災難性數(shù)據(jù)丟失后，在兩年內倒閉，充分的說明了數(shù)據(jù)備份重要性。在企業(yè)電子檔案系統(tǒng)的建設和管理中，電子檔案的安全性特別重要的。據(jù)不完全統(tǒng)計，威脅電子檔案數(shù)據(jù)安全的因素有以下幾個方面：一是自然因素：地震、火災、雷電、洪水、颶風、工業(yè)事故等；二是人為因素：盜竊、蓄意破壞、病毒、缺乏經驗造成的誤操作、壓力和恐慌造成的誤刪除等；三是硬件故障：硬盤損傷、服務器宕機、電源故障、存儲器故障等；四是軟件故障：數(shù)據(jù)庫設計缺陷、應用軟件故障、操作系統(tǒng)故障等。然而，任何以預防為目的的保護措施，無論其多么全面周到、細致入微，都只能盡量地減少而不是杜絕災難的發(fā)生，當突發(fā)事件和人為、意外造成的計算機數(shù)據(jù)的破壞，丟失突如其來的時候，最關鍵的問題就是如何恢復數(shù)據(jù)。因此，做好電子文件數(shù)據(jù)備份顯得十分重要。

二、電子檔案的存放介質

（一）硬盤備份

硬盤是電腦主要的存儲媒介之一，由一個或者多個鋁制或者玻璃制的碟片組成。由于硬盤的數(shù)據(jù)存取速度很快，用戶可以很迅速地訪問備份數(shù)據(jù)，使得硬盤成為電子檔案的存儲載體。選擇硬盤是實時備份和快速讀取數(shù)據(jù)最理想的材料，但是，硬盤是與系統(tǒng)不斷運轉的，所以它的故障發(fā)生率比較高，這是由硬盤本身的工作原理所決定的。從數(shù)據(jù)的安全性出發(fā)，由于硬盤具有文件系統(tǒng)，導致硬盤很容易受到病毒攻擊，雖然硬盤備份對于本機備份是必選，但是對于長期備份、異地備份并不是絕佳的選擇。

（二）光盤備份

光盤具有可持續(xù)的存儲和便于攜帶數(shù)據(jù)的優(yōu)點，無疑給人們帶來很大的便利，與硬盤備份相比，光盤則可以利用其優(yōu)異的介質壽命和較高的數(shù)據(jù)訪問速度，對重要數(shù)據(jù)進行永久的異地備份。

（三）磁帶備份

磁帶擁有整體成本低廉、管理方便及存儲量大的特點，在絕大數(shù)的系統(tǒng)下都可以使用，也允許用戶在無人干涉的情況下進行備份與管理。在讀取速度上，磁帶相對于光盤和硬盤就會慢很多。因此，在大容量備份方面，磁帶備份具有容量大并可靈活配置、速度相對適中、介質保存長久（存儲時間是30-50年）、成本較低、數(shù)據(jù)安全性高、可實現(xiàn)無人操作的自動備份等。而磁盤→刻錄機→磁帶機→Auto Loader→磁帶庫的發(fā)展軌跡幾乎是所有企業(yè)信息化建設的必然選擇。

三、電子檔案的備份方式選擇

數(shù)據(jù)備份的是為了在系統(tǒng)數(shù)據(jù)崩潰時能夠快速的恢復數(shù)據(jù)。電子檔案的備份是將數(shù)據(jù)本身及其運行環(huán)境進行重新復制管理，重新再建立一套能替代現(xiàn)有電子檔案保管功能的災難防范系統(tǒng)。電子檔案的備份方式有很多種，每種備份方式在安全程度、恢復速度以及經濟效益等方面都具有自己的優(yōu)點。每一種備份方式都有自身的缺陷，電子檔案備份的時候同時采用多種備份方式，這樣就會彌補每種備份方式的不足，起到了取長補短的作用。目前比較常見的備份方式有：

（一）本地備份

指將電子檔案本地保存的冷備份。檔案部門一般都會建立本地備份系統(tǒng)，這種本地備份的好處就是隨時備份隨時恢復。但是這種備份方式的防災能力只能是初級水平，對一些大的災難比如地震、洪災等摧毀件的自然災害就無法保證電子檔案的安全。

（二）常規(guī)備份

將電子檔案備份成—個備份文件放在安全的存儲空間中，當電子檔案被破壞或丟失時可以用備份文件恢復到備份時的狀態(tài)。對電子檔案定期進行本機備份和遠程備份，保證電子檔案保持在最新備份的狀態(tài)。常用的方法包括雙機熱備，磁盤鏡像、磁盤陣列、雙機容錯、數(shù)據(jù)拷貝等多種防護措施，使得系統(tǒng)發(fā)生故障后仍能對電子檔案進行恢復。

（三）容災備份

是在相隔較遠的兩地，建立兩套或多套電子檔案備份，當一地因意外引起電子檔案不可使用時，可以使用另一地的備份文件進行電子檔案的恢復。當發(fā)生自然災害等突發(fā)災難時，本地存儲的電子檔案損壞或丟失，就可以用容災備份來進行數(shù)據(jù)恢復，保證電子檔案信息可以安全地保存下去。容災備份可分為數(shù)據(jù)容災和應用容災。數(shù)據(jù)容災是對本地關鍵應用數(shù)據(jù)建立—個異地數(shù)據(jù)系統(tǒng)；應用容災是在異地建立一套完整的與本地生產系統(tǒng)相當?shù)膫浞輵孟到y(tǒng)。

四、電子檔案數(shù)據(jù)備份策略及建議

（一）綜合運用多種備份方式

在實際電子檔案備份中，采用本地備份和異地備份相結合，可有效地抵御病毒攻擊、人為或自然災害的破壞，在本地和異地同時對原電子檔案備份。進行本地備份時，應將電子檔案從檔案服務器中備份到磁盤陣列，再將磁盤陣列中的備份拷貝到磁帶中進行永久保存。進行異地備份時，電子檔案服務器利用網絡路由通過專用網絡與在異地的電子檔案備份服務器進行連接，發(fā)送電子檔案數(shù)據(jù)。為實現(xiàn)效率和成本的平衡，異地的電子檔案備份服務器先將電子檔案備份到磁盤陣列中，再永久存儲到磁帶或光盤中。

（二）制定嚴格的登記備份操作規(guī)范

遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、突出重點、安全保密、有效利用”原則的基礎上，做好電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作，不斷提升檔案工作服務社會、服務企業(yè)、服務辦公的能力和水平。加強日常應急演練，強化檔案登記備份中心的安全管理，最大程度地確保檔案數(shù)據(jù)萬無一失。結合企業(yè)各單位的實際情況，制定出一套完善的登記備份操作規(guī)范。

（三）完善檔案安全災難備份管理的對策

檔案館要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，從分段管理轉變?yōu)槿坦芾?，在檔案整個生命周期里對其進行全程管理。優(yōu)化我國檔案工作的管理方式和體系，構建科學的檔案災難備份建設模式，建立科學的檔案災難應急預警體系，完善本地和異地電子檔案備份能力，健全我國的檔案信息安全管理體系，提高檔案工作人員的專業(yè)技術素質，重點培養(yǎng)具有高度責任感、專業(yè)技術的復合型人才。

總之，加強立法體系建設，依法治檔，使電子文件的異地備份工作走上法制軌道，是電子檔案備份工作順利開展的根本保證。借鑒世界各國電子檔案數(shù)據(jù)備份先進經驗，制定出臺電子檔案數(shù)據(jù)備份規(guī)范，從組織領導、工作落實、制度建立、技術運用、人員培訓、備份標準、考核內容、督查推進、責任追究等各方面作出具體規(guī)定，以推動企業(yè)檔案安全，確保國家檔案資源的安全與完整。

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