李巖

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）9-235-01

摘要 針對(duì)大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，其問(wèn)題突出表現(xiàn)在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，管理單位比較分散；項(xiàng)目管理不夠規(guī)范，檔案管理制度不健全及檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后等方面，且根據(jù)大型海洋工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，提出大型海洋工程項(xiàng)目文件與檔案管理的思路，以期能夠持續(xù)提升大型海洋工程項(xiàng)目文件與檔案管理的整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 大型工程項(xiàng)目 文件管理 檔案管理

中國(guó)海洋石油在當(dāng)今國(guó)際政治環(huán)境和行業(yè)環(huán)境的重大變化--下，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，積極拓展國(guó)內(nèi)外大型工程項(xiàng)目。在大型工程項(xiàng)目建設(shè)期間，工程文件、檔案管理以及設(shè)備管理等均為項(xiàng)目管理中的重要組成元素。工程文件、檔案管理等與整個(gè)工程在建過(guò)程緊密關(guān)聯(lián)，對(duì)整體工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生較大影響。文章將結(jié)合當(dāng)前大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)研究活動(dòng)帶來(lái)一定借鑒價(jià)值。

一、大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理現(xiàn)狀分析

大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理期間，多存在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，管理單位比較分散；項(xiàng)目管理不夠規(guī)范，檔案管理制度不全及檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后等方面問(wèn)題，影響著文件與檔案管理的質(zhì)量。

（一）項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，管理單位比較分散

大型工程項(xiàng)目建設(shè)中，項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)短不一，在建周期時(shí)間上的差異，這對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)管理工作也帶來(lái)了%的難度。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，管理單位較多，包含施工單位、項(xiàng)目責(zé)任單位以及監(jiān)管單位等等，尤其是涉外項(xiàng)目的文件管理，更為繁多，數(shù)據(jù)檔案管理期間具有一定的監(jiān)管難度。在缺乏有效且嚴(yán)格的制度保障情況下，則難以保證項(xiàng)目檔案管理的完整性與統(tǒng)一性。

（二）項(xiàng)目管理不夠規(guī)范，檔案管理制度不健全

大型工程文件與檔案管理期間，因?yàn)榇笮凸こ添?xiàng)目管理人員的文件、檔案管理意識(shí)比較單薄，在工程文件、檔案形成以及數(shù)據(jù)收集等方面存在著諸多不規(guī)范的問(wèn)題。大型工程項(xiàng)目管理人員的文件與檔案管理重視程度不足，也會(huì)直接影響檔案與文件管理的效果。一些檔案文件資料無(wú)從跟蹤、無(wú)法掌握，在整體建設(shè)項(xiàng)目中，檔案部門(mén)更多處于“坐等”的狀態(tài)，與施工單位的交流不足，缺乏主動(dòng)管理的制度。價(jià)值檔案管理制度不夠健全，造成了各類檔案管理問(wèn)題的發(fā)生，難以真正彰顯檔案管理的價(jià)值。

（三）檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后

大型工程檔案與文件管理人員的業(yè)務(wù)能力，也是影響文件與檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。當(dāng)前很多檔案與文件管理人員為行政管理兼職人員，對(duì)文件與檔案管理的專業(yè)知識(shí)掌握不足，缺乏深刻認(rèn)識(shí)，檔案管理存在著盲目性與被動(dòng)型的問(wèn)題。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理期間，也需要將信息技術(shù)融入其中，將其作為一種信息資源。但是當(dāng)前大型工程項(xiàng)目中存在著信息技術(shù)融入不足的情況下，只是存放和保管在檔案室，并未建立數(shù)據(jù)索引一大型數(shù)據(jù)庫(kù)，以便隨時(shí)查詢文件。工程文檔管理手段落后，開(kāi)發(fā)與利用的效果不夠理想。

二、大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理的途徑

（一）注重協(xié)調(diào)，加強(qiáng)工程文檔的收集

項(xiàng)目建設(shè)涉及多個(gè)部門(mén)，需要對(duì)各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的周期、項(xiàng)目建設(shè)的工程進(jìn)度以及項(xiàng)目建設(shè)的分工內(nèi)容等進(jìn)行記錄。大型工程項(xiàng)目建設(shè)期間，需要提升文件與檔案管理的重視程度，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，重視各個(gè)部門(mén)之間的交流。

比如可以將“權(quán)責(zé)分明”的管理制度融入其中，提升工程文檔管理的重視程度。根據(jù)工程建設(shè)的周期，實(shí)施針對(duì)性管理，且需要將工程文檔管理部門(mén)、施工單位等工作相互融合，分期、分階段實(shí)施工程文檔的收集與管理。

（二）明確制度，構(gòu)建明確的管理制度

工程文件、檔案管理期間，需要構(gòu)建明確的管理制度，以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，使各項(xiàng)大型工程項(xiàng)目文件管理能夠更加有章可循、有條不紊。

程序化、規(guī)范化管理期間，文件、檔案的管理需要制定明確的崗位責(zé)任制度，工程文件的接受、分發(fā)以及計(jì)算機(jī)管理制度等等。清晰檔案處理的流程，規(guī)范檔案利用的規(guī)定等等。

（三）創(chuàng)新技術(shù)，融入信息化管理方法

信息化時(shí)代背景下，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到大型項(xiàng)目文件與檔案管理期間，提升大型工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量。

比如可以通過(guò)信息采集技術(shù)、信息處理技術(shù)等，將檔案信息、檔案以及文件等進(jìn)行綜合利用，構(gòu)建一體化的管理信息系統(tǒng)，提升檔案與文件的利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代大型工程項(xiàng)目建設(shè)期間，需要提升文件與檔案管理的重視程度。通過(guò)明確管理制度、融入信息技術(shù)以及加強(qiáng)工程文檔的收集等方式，提升檔案與文件管理的整體質(zhì)量。