陳慶菊

（新泰市檔案局，山東 新泰 271200）

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案工作也逐漸呈現(xiàn)出信息化、自動化的趨勢。檔案管理自動化將傳統(tǒng)復(fù)雜繁瑣的檔案管理流程化繁為簡，極大地提高了醫(yī)院檔案管理的效率，促進了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

1 辦公自動化的概念

所謂辦公自動化，是指通過計算機網(wǎng)絡(luò)，利用計算機等技術(shù)設(shè)備將信息化與辦公室工作相結(jié)合，實現(xiàn)信息的自動傳輸、發(fā)送、接收與存儲。這樣的方式改變了傳統(tǒng)的工作模式，將傳統(tǒng)的手工歸檔的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C自動化管理的方式，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時增強了醫(yī)院檔案的可靠性。

2 辦公自動化的特點

辦公自動化是當(dāng)今社會各階層需要管理和使用新技術(shù)，各部門單位通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進行大量的文件處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接收外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等。所以采用計算機文字處理技術(shù)產(chǎn)生各種文檔，存儲各種文檔，采用其他先進設(shè)備，如復(fù)印件、傳真機等復(fù)制、傳遞文檔，或者利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公自動化的基本特征。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，辦公自動化呈現(xiàn)出4個特點：（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的形成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助完成智能型勞動，如漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層次處理，輔助決策及處理意外等。（3）多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。（4）運用電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange，EDI）。通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

在新時代的檔案管理工作中，辦公自動化將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)融入檔案工作，促進了檔案管理信息化、現(xiàn)代化進程。當(dāng)前我國檔案部門已經(jīng)開始普遍運用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理和利用檔案，利用多媒體計算機對文字、照片、聲像以及各種載體的檔案進行現(xiàn)代化管理，特別是面對日益倍增的檔案數(shù)量，檔案部門必須具有先進的現(xiàn)代化管理和服務(wù)手段，為檔案的存儲、保管和檔案信息資源的開發(fā)利用提供良好條件。新時代，各級國家綜合檔案館和基層檔案室正在利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把檔案進行數(shù)字化，在數(shù)字化過程中，要加強對數(shù)字化工作的投入，保證數(shù)字化軟硬件設(shè)施使用。同時要加大投入，加快推進數(shù)字化進程，早日實現(xiàn)檔案工作信息化、現(xiàn)代化。

3 醫(yī)院辦公自動化檔案管理中存在的問題

3.1 保密性文件存在安全隱患

在日益發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，對于信息的保密工作是任何一個行業(yè)都需要著力解決的問題。醫(yī)院檔案管理也需要格外注重文件的保密工作，電子文件缺乏具體的形式，并沒有簽名、字跡和指紋等獨特記號。正因如此，電子文件更容易受到人為因素的影響，容易被篡改，缺乏足夠的保密性。醫(yī)院檔案管理不僅涉及醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)信息、醫(yī)院科研信息等，而且涉及病人病歷等私人敏感信息。任何一方面的信息泄露都會造成惡劣的影響，特別是病人電子病歷中包含的文字、圖片和檢驗數(shù)據(jù)等信息，這些信息的泄露會對病人的隱私和醫(yī)療安全產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理過程中主要依靠人力歸檔的方式來管理和利用檔案，而這些檔案管理人員大多為兼職人員或是非專業(yè)人員。他們的學(xué)歷較低，知識面較為狹窄，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，特別是對檔案管理信息化、現(xiàn)代化知識缺乏掌握，這就使得醫(yī)院檔案管理工作不盡如人意。檔案管理工作也是專業(yè)性較強的工作，不同的檔案在管理的過程中需要用到不同的管理方式、管理技術(shù)。非專業(yè)人上并不具備這些專業(yè)的知識和技能。檔案管理的自動化并不意味著只需要管理人員掌握基本的計算機操作技術(shù)，還需要掌握檔案管理的理論知識，這是當(dāng)前檔案管理人員所欠缺的。

3.3 檔案信息化管理制度不完善

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的信息化管理程度并不高，僅僅處于初級階段。一方面是醫(yī)院并沒有改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，沒有給予檔案管理自動化建設(shè)足夠的重視。因此，醫(yī)院檔案在管理過程中沒有建立健全的檔案信息化管理制度，有的甚至沒有基本的制度框架。另一方面，醫(yī)院在信息化辦公方面投入不足。硬件高施是進行自動化辦公的物質(zhì)基礎(chǔ)，部分醫(yī)院還缺乏充足的硬件設(shè)備。此外，醫(yī)院在辦公軟件的投入也相對欠缺，特別是對檔案管理的軟件使用更少，有的醫(yī)院即便是使用了檔案管理的軟件，但是部分軟件產(chǎn)品的質(zhì)量不高，影響了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的整體水平。

4 辦公自動化環(huán)境下做好醫(yī)院檔案管理的對策

4.1 強化檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括硬件、軟件以及存儲的數(shù)據(jù)材料等方面，其具有安全、可靠和高效的特點。但是醫(yī)院檔案中的信息也存在泄露的風(fēng)險，因此，我們需要對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)進行保護，從而達(dá)到信息的安全，保證信息的不被盜取、篡改和破壞。這就要求醫(yī)院在檔案管理辦公自動化的過程中對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)進行有效的保護。完善辦公自動化平臺，對醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行強化建設(shè)，同時制定嚴(yán)格的操作流程，保證檔案管理人員能夠依照規(guī)章流程辦事，通過以上方式保證信息的安全。

4.2 強化檔案管理人員的建設(shè)

在醫(yī)院檔案管理自動化的發(fā)展過程中，重中之重在于培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人才。針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人才素質(zhì)較低的現(xiàn)狀，醫(yī)院需要強化檔案管理人才的培養(yǎng)。一方面，在醫(yī)院檔案管理人員的選取上需要注重專業(yè)性，讓專業(yè)的人才進入醫(yī)療檔案管理工作中，推進醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。另一方面，醫(yī)院還需要進一步強化檔案管理人員的培訓(xùn)。隨著醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案的形式更加多樣、更加復(fù)雜，檔案門類也越來越多，已經(jīng)有單一的文書檔案發(fā)展成為文書檔案加科技檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、病歷檔案等多門類檔案的管理。這就要求醫(yī)院強化檔案管理人員的培訓(xùn)，讓檔案管理人員的知識得到不斷更新，素質(zhì)不斷提高，以適應(yīng)新時期檔案工作的需求。

4.3 完善檔案信息化管理制度

為進一步推動醫(yī)院檔案管理的自動化，醫(yī)院需要完善檔案信息化、現(xiàn)代化管理制度，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度。為確保醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化，醫(yī)院需要科學(xué)地制定檔案管理信息化、現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)和制度，制定出一整套系統(tǒng)的、統(tǒng)一的、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。如電子文件歸檔管理制度、數(shù)字檔案查詢利用制度、數(shù)字化機房管理制度、設(shè)備管理制度、數(shù)字信息安全管理制度、數(shù)字檔案鑒定銷毀制度、數(shù)字檔案管理人員管理制度、數(shù)字資源管理制度、突發(fā)事件管理制度、檔案數(shù)字化工作制度、數(shù)字檔案異地備份制度等。在基礎(chǔ)工作上，醫(yī)院檔案管理包括收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等主要流程，要對這些基礎(chǔ)工作也要制定一整套管理制度，通過這些制度管理和利用好實體檔案對醫(yī)院歸檔材料的手續(xù)、表述等方面進行嚴(yán)格把關(guān)，科學(xué)地管理醫(yī)院檔案。此外，醫(yī)院還需對文件的處理進行統(tǒng)一的規(guī)定，形成統(tǒng)一的格式規(guī)范。只有建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，才能保證實現(xiàn)新時代檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化。

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工作，需要高度重視，強化醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理，加強檔案管理人員的技能培訓(xùn)，完善檔案信息化管理制度，不斷提高醫(yī)院檔案管理辦公自動化、信息化、現(xiàn)代化工作水平，才能更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。