朱偉
摘要:隨著科技地日新月異,我們的日常生活、學(xué)習(xí)、工作都離不開(kāi)電腦辦公。如何充分利用辦公軟件來(lái)提高我們的工作效率,減少繁瑣而重復(fù)的機(jī)械工作步驟,縮短無(wú)效的時(shí)間,該文筆者從自身從事工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā),通過(guò)一個(gè)實(shí)例,總結(jié)出Excel中的條件格式和函數(shù)相結(jié)合,提出了一個(gè)能解決有時(shí)間規(guī)律的事務(wù)性工作提醒小方法,為解決了同類事務(wù)性工作,提供了有效幫助。
關(guān)鍵詞:條件格式;函數(shù);行政辦公
中圖分類號(hào):TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-3044(2018)26-0223-03
隨著科技的迅速發(fā)展,辦公自動(dòng)化的概念早在21世紀(jì)初就被廣泛傳播到各類辦公事務(wù)中來(lái)了。眾所周知,現(xiàn)代化辦公設(shè)備的普及,不僅能最大限度地幫助人們減少勞動(dòng)力,最大的好處是提供工作效率和改善工作質(zhì)量,使得我們有更多地時(shí)間和精力去解決問(wèn)題。
行政辦公事務(wù)瑣碎而繁多,如今利用各種手段記錄事務(wù),方法也有很多種,譬如便簽紙、筆記本、手機(jī)、語(yǔ)音記錄等等,但是時(shí)間一長(zhǎng),如果沒(méi)有及時(shí)整理和歸納,那么很多事情就不容易把整個(gè)事件的起止過(guò)程很好地總結(jié)起來(lái),而且很多時(shí)候需要同時(shí)接受幾件事情,如何利用現(xiàn)有便捷的辦公軟件起到記錄而又不丟失,到一定時(shí)間又能做到“一周一小結(jié),一月一大結(jié),一年一總結(jié)”的效果,那么巧妙的運(yùn)用Excel中的條件格式和函數(shù),可以幫助我們省去很多繁瑣的事情,起到了很大的效果。
1 Excel中的條件格式
2003版本現(xiàn)今運(yùn)用基本較少,在此就不再展開(kāi)敘述,本文以Microsoft Excel 2010為例。在平時(shí)的學(xué)生工作中,我們很多時(shí)候都會(huì)碰到對(duì)稅局表中數(shù)據(jù)表中的文字或數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)條件的格式表識(shí)。具體如何使用Excel的公式條件進(jìn)行條件格式設(shè)定,以圖1為例子展開(kāi)分析。
圖1所示是一個(gè)高校某專業(yè)網(wǎng)絡(luò)課程任務(wù)發(fā)布時(shí)間,即課程作業(yè)開(kāi)始和截止時(shí)間,如果一個(gè)學(xué)生在一個(gè)學(xué)期同時(shí)選修了五門課程,如果要看課程作業(yè)開(kāi)始的時(shí)候,每次都要登錄系統(tǒng),這個(gè)不是一個(gè)很方便的事情,雖然現(xiàn)今有很多智能終端都有語(yǔ)音記錄并提醒的功能,但是當(dāng)一門課程開(kāi)始和截止時(shí)間有一個(gè)時(shí)間段時(shí),就顯得不那么方面了。那么Excel的這個(gè)條件格式功能,就能很好的解決這一些綜合的問(wèn)題。我們知道Excel中的條件格式中有突出顯示單元格規(guī)則、項(xiàng)目選取規(guī)則、數(shù)據(jù)條、色階、圖標(biāo)集等五個(gè)功能規(guī)則。突出顯示單元格規(guī)則是通過(guò)改變顏色、字形、特殊效果等改變格式的方式使得某一類具有共性的單元格突出顯示。
2 Excel中的AND和TODAY函數(shù)
AND函數(shù)是一個(gè)邏輯函數(shù),即所有參數(shù)的邏輯值為真時(shí),返回TRUE;只要有一個(gè)參數(shù)的邏輯值為假,即返回FALSE。Excel中得函數(shù)功能非常強(qiáng)大,如何巧妙而靈活地運(yùn)用各種函數(shù),可以大大減少我們?nèi)粘W(xué)習(xí)、生活、工作中的時(shí)間,有效地提高工作效率。Excel中所提到的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)先定義好的公式,即使用一些定義為參數(shù)的特定數(shù)值按照特定的順序或者結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行計(jì)算。[1]使用者可以直接用它們或者將它們中的幾個(gè)進(jìn)行組合對(duì)某個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一些列運(yùn)算。在我們?nèi)粘?yīng)用中,加減乘除都是通過(guò)符號(hào)和數(shù)字來(lái)組成相應(yīng)算式進(jìn)行運(yùn)算,而在Excel中,除了加減乘除的符號(hào)運(yùn)算,有時(shí)還需要幾個(gè)條件同時(shí)滿足,這個(gè)時(shí)候我們就要用到“And”函數(shù)。
TODAY函數(shù)主要功能是得到當(dāng)前系統(tǒng)日期,語(yǔ)法:Today(),返回值Date。Today函數(shù)用法很簡(jiǎn)單,同Now函數(shù)類似,是Excel中少數(shù)不需要參數(shù)的函數(shù),雖然沒(méi)有參數(shù),但是后面的括號(hào)一定不能少。它與now函數(shù)的區(qū)別是Today函數(shù)顯示的是今天的日期,而now函數(shù)顯示的是今天的日期和時(shí)間。
例1:
任選單元格輸入“=TODAY()”,在所選單元格中顯示“2018/7/18”。
任選單元格輸入“=NOW()”,在所選單元格中顯示“2018/7/18 14:18”。
3 Excel中條件格式與AND函數(shù)的應(yīng)用[3]
3.1 理論分析
我們以圖1中的一門課程《中國(guó)法制史》為例,在“B3”單元格內(nèi)填上相應(yīng)的課程名稱,在“C3”單元格內(nèi)填上課程作業(yè)的開(kāi)始時(shí)間,在“D3”單元格內(nèi)填上課程作業(yè)的截止時(shí)間。本文需要解決的問(wèn)題是當(dāng)教務(wù)部門在網(wǎng)上公布課程作業(yè)的開(kāi)始和截止日期以后,我們想設(shè)計(jì)一定的日期遞推范圍,提醒自己不要錯(cuò)過(guò)完成作業(yè),用開(kāi)始和截止日期,取和當(dāng)前時(shí)間相比,設(shè)定一個(gè)時(shí)間段(這里以五天為例),即當(dāng)《中國(guó)法制史》課程網(wǎng)上作業(yè)開(kāi)始日期與當(dāng)前日期進(jìn)行比較,如果開(kāi)始日期離現(xiàn)在日期還有5天以上的,我們利用條件格式的突出顯示單元格規(guī)則定義為單元格填充綠色,如果上述兩個(gè)日期在5天以內(nèi)的,我們?cè)O(shè)定為黃色,說(shuō)明網(wǎng)上作業(yè)馬上就要開(kāi)始了,提醒我們近期做好合理安排,如果顯示為紅色并帶有刪除線的,那么說(shuō)明網(wǎng)上作業(yè)已經(jīng)開(kāi)始,需要登錄系統(tǒng)開(kāi)始作業(yè)。這僅僅是開(kāi)始日期與當(dāng)前日期的一個(gè)比較,解決了事件說(shuō)明時(shí)候開(kāi)始的一部分,僅靠這一步還不能完全解決整個(gè)過(guò)程,所以接下來(lái)我們還要對(duì)截止日期做一個(gè)設(shè)定。同樣的方法,以5天為期限(可根據(jù)每個(gè)事件的重要性和緊迫性來(lái)設(shè)定時(shí)間長(zhǎng)度),當(dāng)截止日期與當(dāng)前日期進(jìn)行比較,如果在5天以上的,我們利用單元格突出顯示規(guī)則設(shè)定為綠色,當(dāng)在5天以內(nèi)時(shí),我們?cè)O(shè)定為黃色,當(dāng)已經(jīng)超過(guò)了作業(yè)完成時(shí)間則設(shè)定為紅色并附加刪除線。這樣,通過(guò)開(kāi)始日期與截止日期和當(dāng)前日期的比較合并應(yīng)用,我們就能很好的看到,《中國(guó)法制史》這門課程網(wǎng)上作業(yè)完成時(shí)間的過(guò)程提醒做好了,即是什么時(shí)候開(kāi)始的,正在完成,已經(jīng)完成等過(guò)程,一目了然。最終我們想呈現(xiàn)是的圖2所示。
3.2 實(shí)踐操作過(guò)程
步驟一:
以《中國(guó)法制史》課程完成起始時(shí)間為例,分別在“C2”和“D2”單元格內(nèi)填上開(kāi)始日期、截止日期,選中“C2”單元格,然后點(diǎn)擊工具欄上條件格式模塊,可以選擇“突出單元格顯示規(guī)則”中的“其他規(guī)則”,[2]選中“典型”樣式(圖3),
在條件框中,選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”見(jiàn)圖4。
接下來(lái),我們將使用公式來(lái)設(shè)定想要的效果。當(dāng)然,這里還有一種更快捷的方法,就是直接選擇“工具欄”上的條件格式中的“新建規(guī)則”,在樣式中選擇“典型”,緊接著圖4設(shè)置即可。首先,針對(duì)開(kāi)始日期進(jìn)行設(shè)置,在圖5中進(jìn)行公式設(shè)置,寫(xiě)入“=C2-today()>5”,然后在設(shè)置格式中“自定義格式”,本文設(shè)置成“字體”為“黑色”,“單元格填充”為“綠色“,點(diǎn)擊“確定”,這樣對(duì)于“C2”單元格設(shè)置完成,接下來(lái)只需要將這一設(shè)置應(yīng)到自己想要的單元格區(qū)域即可。方法如下:
點(diǎn)擊“工具欄”上的條件格式,選擇“管理規(guī)則”,在打開(kāi)的對(duì)話框中設(shè)置應(yīng)用區(qū)域(數(shù)據(jù)!$C$2:$D$11),“數(shù)據(jù)”表示當(dāng)前sheet的名稱,“$C$2:$D$11”表示C列到D列、第2行到第11行的絕對(duì)引用,兩者之間用“!”隔開(kāi)。上述步驟設(shè)置完成以后,就可以看到圖6效果。
步驟二:繼續(xù)設(shè)置條件格式中得公式。選中“C2”單元格,選擇“工具欄”上的條件格式中的“新建規(guī)則”,根據(jù)圖5所示,輸入公式“=AND(C2-TODAY()>=0,C2-TODAY()<=5)”。“C2-TODAY()>=0”表示開(kāi)始日期與當(dāng)前日期相比較,開(kāi)始時(shí)間最早也是當(dāng)前的日期,而“C2-TODAY()<=5”表示開(kāi)始日期最晚也是今天以后的第五天,通過(guò)AND函數(shù)把兩個(gè)條件相結(jié)合起來(lái),只要同時(shí)滿足以上兩個(gè)條件的,把單元格填充格式設(shè)置成“黃色”,即表示開(kāi)始日期在今天和今天以后的第五天之間的單元格顯示成“黃色”,以提醒我們工作任務(wù)即將開(kāi)始,請(qǐng)做好準(zhǔn)備。最后參照步驟一中的方法,調(diào)整“管理規(guī)則”中的應(yīng)用區(qū)域即可,見(jiàn)圖7所示。
步驟三:接下來(lái)將進(jìn)行最后一步設(shè)置,即距離當(dāng)前日期五天之外的時(shí)間設(shè)定單元格為“綠色”。選中“C2”單元格,選擇“工具欄”上的條件格式中的“新建規(guī)則”,跳轉(zhuǎn)至圖5界面,在相應(yīng)的位置輸入公式“=C2-TODAY()<0”,設(shè)置單元格屬性,“字體”為“自動(dòng)”,“字體效果”為“刪除線”,單元格填充為“紅色”,最后參照步驟一中的方法,將應(yīng)用區(qū)域設(shè)置成自己想要的數(shù)據(jù),效果見(jiàn)圖8所示。
4 總結(jié)分析
利用Excel中的條件格式和相應(yīng)的函數(shù),解決有時(shí)間規(guī)律地常規(guī)事務(wù)性工作,是非常方便地、極大地提高了我們的工作效率,減少了很多繁瑣而重復(fù)的工作。通過(guò)上述例子地分析,只要一開(kāi)始將整個(gè)工作安排按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置好以后,今后在不同的時(shí)間打開(kāi)相應(yīng)的Excel工作表,相應(yīng)地單元格“醒目顯示”,能很好地幫助我們及時(shí)地掌握工作任務(wù)開(kāi)展的進(jìn)程。
參考文獻(xiàn):
[1] Excel函數(shù).百度百科 http://baike.baidu.com/view/884992.html.
[2] 王臨.鍵入得分自動(dòng)轉(zhuǎn)換相應(yīng)等級(jí)[J].電腦迷,2014(09).
[3] 陳喜華.Excel條件格式在教務(wù)管理中的應(yīng)用[J].北京教育學(xué)院學(xué)報(bào),2015(3).
[通聯(lián)編輯:光文玲]