王曉敏

海倫市文化館 黑龍江海倫 152300

1 事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位檔案管理屬于公益性、保密性工作。事業(yè)單位是公益性事業(yè)單位。它的公益是為社會(huì)提供信息和信息的一種無(wú)條件的服務(wù)。這些檔案都是各行各業(yè)的信息。事業(yè)單位通過(guò)檔案管理，不能自動(dòng)參與市場(chǎng)資源配置的社會(huì)信息，不能恪守為國(guó)家和人民服務(wù)的宗旨。事業(yè)單位是我國(guó)非常重要的信息管理組織，主要為國(guó)家機(jī)關(guān)服務(wù)，為國(guó)家機(jī)關(guān)提供信息和管理。因此，存儲(chǔ)的文件是保密的。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要性

事業(yè)單位要注意職能的落實(shí)，注意監(jiān)督職能的充分落實(shí)，使單位的管理得以落實(shí)。事業(yè)單位主要服務(wù)于目的，但在檔案管理中，我們不僅要注重管理的效率，還要注重工作質(zhì)量的提高，使事業(yè)單位的管理能夠達(dá)到一定的效果。事業(yè)單位的管理要注重制度的積極規(guī)范，注重依靠管理內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)劃，只有協(xié)調(diào)使用和管理，才能使工作得到全面協(xié)調(diào)。此外，完善事業(yè)單位規(guī)范管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)順利工作。這些重要保障措施的落實(shí)，也是本機(jī)構(gòu)各部門協(xié)調(diào)發(fā)展的根本。

3 現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中所存在問(wèn)題

3.1 工作人員對(duì)檔案管理缺乏重視

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題是管理人員意識(shí)淡薄。目前，我國(guó)事業(yè)單位管理人員普遍存在重效率、輕管理的傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為檔案管理不能為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。因此，檔案管理在人力資源、物力資源、財(cái)力等方面缺乏支持。在管理文件時(shí)，我們認(rèn)為只要保證文件的完整性，就不會(huì)出現(xiàn)遺漏。這一理念在一定程度上削弱了中國(guó)的制度。文件管理級(jí)別。此外，我國(guó)檔案管理人員的整體素質(zhì)較低。他們?cè)诠ぷ髦衅毡槌钟泄潭üべY的傳統(tǒng)觀念，在工作中缺乏專業(yè)知識(shí)。對(duì)文件的收集、分類和組織缺乏正確的認(rèn)識(shí)，有些管理人員雖然掌握了基本的知識(shí)，但對(duì)目錄編號(hào)、昵稱等具體環(huán)節(jié)缺乏了解。在編組過(guò)程中，編碼經(jīng)常出錯(cuò)，使得公共機(jī)構(gòu)無(wú)法有效管理檔案，減少檔案管理的使用價(jià)值。

3.2 缺乏規(guī)范化的檔案管理制度

要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，必須建立健全檔案的規(guī)范化管理制度。然而，從目前的情況來(lái)看，大多數(shù)院校還沒(méi)有建立起規(guī)范的檔案管理制度。雖然許多機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了相關(guān)的檔案管理制度，但是，它還不規(guī)范，檔案管理過(guò)程中缺乏規(guī)范的行為。雖然檔案管理制度建設(shè)是事業(yè)單位制度建設(shè)的重要組成部分，但許多事業(yè)單位并沒(méi)有將檔案管理滲透到事業(yè)單位日常工作的各個(gè)方面，各部門之間缺乏協(xié)同作用。此外，一些機(jī)構(gòu)在建立規(guī)范的檔案管理體系方面做得還不夠。系統(tǒng)建設(shè)尚未實(shí)施，停留在表面或形式上。

3.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作對(duì)管理者的要求很高，需要良好的職業(yè)素質(zhì)。但是，目前沒(méi)有對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)和系統(tǒng)的培訓(xùn)。為保證檔案管理工作的質(zhì)量，機(jī)構(gòu)需要加大人力資源的投入。背景下的公共機(jī)構(gòu)的改革和進(jìn)一步發(fā)展,人力資源的數(shù)量逐漸減少,管理人員都是改善,許多工作人員在多個(gè)角色,和舊的文件管理人員的概念仍然是在傳統(tǒng)的模式下,無(wú)法滿足新形勢(shì)下。文件管理需求,以及一些文件管理人員沒(méi)有足夠的理解工作的重要性,但也有心理來(lái)處理事情,不利于文件管理,不僅不能提高工作水平,而且還危及機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展。

4 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效途徑

4.1 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重視程度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)高效、高質(zhì)管理，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理至關(guān)重要，首先就要從思想上加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視程度。新一輪的事業(yè)單位改革不斷深入，國(guó)家對(duì)事業(yè)單位的檔案管理給予了高度重視，這就要求各事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視程度，做好檔案規(guī)范管理的視察，讓所有的員工都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)完成。在平常的視察工作中，如果發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理存在著不規(guī)范的地方一定要及時(shí)指出來(lái)，并制定有效的解決對(duì)策。此外，事業(yè)單位還可以建立檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)于日常檔案管理中遇到的問(wèn)題或者存在的不規(guī)范情況一定要加強(qiáng)研究，以此來(lái)為檔案的規(guī)范化管理提供組織保障。

4.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理要有保密性，對(duì)于檔案管理人員必須要有極高的政治責(zé)任感與工作職責(zé)感。事業(yè)單位要選擇有超高的政治責(zé)任感與工作職責(zé)感的員工進(jìn)行檔案管理工作，并且要經(jīng)常組織政治思想方面的培訓(xùn)。檔案管理信息化后，也需要管理人員自身素質(zhì)有所提升，熟練掌握計(jì)算機(jī)等操作要求、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)等。因此，專業(yè)化、綜合化的檔案管理人才結(jié)構(gòu)的建設(shè)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化至關(guān)重要。

4.3 制定完善的檔案規(guī)范管理制度

事業(yè)單位的檔案管理主要依賴于相關(guān)的檔案管理制度來(lái)開(kāi)展工作，因此要想實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，就一定要制定完善的檔案規(guī)范化管理制度，加強(qiáng)對(duì)《檔案管理辦法》和《檔案法》的研究，在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)的管理辦法和法律法規(guī)來(lái)制定更加完善的檔案規(guī)范化管理制度，在檔案管理工作中沒(méi)有充分貫徹規(guī)范化制度。事業(yè)單位制定的檔案規(guī)范化管理制度要具有穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性和規(guī)范性的特點(diǎn)，另外要及時(shí)對(duì)檔案規(guī)范化管理制度進(jìn)行調(diào)整，結(jié)合具體的工作情況或者時(shí)代的發(fā)展來(lái)不斷進(jìn)行調(diào)整，不斷完善。

檔案規(guī)范管理對(duì)事業(yè)單位檔案管理是必不可少的，規(guī)范地管理檔案可以有效提高單位的工作效率和質(zhì)量。為了更快適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，接受新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案規(guī)范性管理必須不斷進(jìn)行優(yōu)化，與社會(huì)同時(shí)進(jìn)步，為單位的快速運(yùn)轉(zhuǎn)指明正確的方向，為社會(huì)和單位的發(fā)展盡其所能出份力。