文/王晨曦 貴州師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院

1 前言

20世紀(jì)90年代開始的公司治理失敗，為解決欺詐而需要的企業(yè)改革注入了新的活力。薩班斯法案（Sarbanes-Oxley Act，簡(jiǎn)寫為S OX）于2002年7月30日頒布，以遏制商業(yè)欺詐和腐敗行為。內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)是內(nèi)部控制評(píng)價(jià)和審計(jì)工作的核心和前提（丁友剛，2013）。2008年5月，財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“五部委”)制定并頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》；2010年4月，五部委相繼又發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，即《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》、《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》、和《企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)指引》三部分，標(biāo)志著我國(guó)正逐步形成以《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》為基礎(chǔ)，以《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》、《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》和《企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)指引》等配套指引為補(bǔ)充的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)體系。

2 文獻(xiàn)綜述

內(nèi)部控制是指由管理層設(shè)計(jì)的框架或程序，為實(shí)現(xiàn)可靠的財(cái)務(wù)報(bào)告、有效和高效的營(yíng)運(yùn)以及遵守法律法規(guī)提供合理的保證。

有效的內(nèi)部控制有助于防止錯(cuò)誤、誤報(bào)或違規(guī)行為，這也意味著員工在正常工作期間或許能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問題。企業(yè)的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)或類型應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)復(fù)雜性和管理視角而有所不同。

當(dāng)控制的設(shè)計(jì)或運(yùn)行使得管理層不能及時(shí)防止或發(fā)現(xiàn)錯(cuò)報(bào)時(shí)，即存在控制缺陷。當(dāng)必要的控制缺失或是由于設(shè)計(jì)不當(dāng)造成的控制失效被認(rèn)為是設(shè)計(jì)缺陷。當(dāng)設(shè)計(jì)好的控制不能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)或是負(fù)責(zé)執(zhí)行控制的人不能以正確方式執(zhí)行控制時(shí)被認(rèn)為是運(yùn)行缺陷。

3 常見內(nèi)部控制缺陷與改進(jìn)措施

3.1 記錄與歸檔不充分

文檔記錄提供了基礎(chǔ)交易的憑證，也是建立適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)記錄的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)文件應(yīng)預(yù)先編號(hào)，以確保所有的交易被記錄與歸檔，這將有助于防止同一事項(xiàng)被多次記錄。適當(dāng)?shù)挠涗浥c歸檔使得跟蹤與后續(xù)查詢相關(guān)的文檔變得更容易實(shí)施。此外，充分的記錄與歸檔將簡(jiǎn)化編制財(cái)務(wù)報(bào)表和完成納稅申報(bào)的過程。

3.2 未正確定義的業(yè)務(wù)流程

控制政策和程序的必要。一部分管理者和所有者認(rèn)為簡(jiǎn)單建立一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)基本流程圖即可。然而這項(xiàng)很少被使用的建立內(nèi)部控制的措施恰恰是最有效的方法之一，企業(yè)只需要少量的投入就可以獲得大量有效的回報(bào)。一個(gè)有效的內(nèi)部控制程序可以調(diào)整業(yè)務(wù)目標(biāo)并幫助管理者建立最佳實(shí)踐營(yíng)運(yùn)程序。由于不同的企業(yè)有不同的關(guān)注點(diǎn)，也相應(yīng)具有不同的業(yè)務(wù)流程。但對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，以下幾個(gè)方面至關(guān)重要：銷售和應(yīng)收賬款、現(xiàn)金管理、銀行手續(xù)、采購(gòu)和應(yīng)付賬款。對(duì)于一個(gè)銷售企業(yè)來說，庫(kù)存控制是一個(gè)重要的循環(huán)。記錄這些循環(huán)中的每個(gè)關(guān)鍵控制程序?qū)⒋蟠筇岣邇?nèi)部控制的透明性和一致性，并且能夠更輕易地分配各自的責(zé)任。當(dāng)對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)和更改時(shí)，員工也可以更快得到通知、培訓(xùn)并跟上改進(jìn)的速度。

3.3 缺乏對(duì)授權(quán)交易的控制

購(gòu)買授權(quán)應(yīng)出現(xiàn)在承諾之前。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)規(guī)模，可以引入不同的授權(quán)級(jí)別以更好地消除不適當(dāng)支出的風(fēng)險(xiǎn)。確認(rèn)訂單前的交易授權(quán)為管理者和所有者提供了評(píng)估不同采購(gòu)選項(xiàng)的機(jī)會(huì)，并確保獲得的項(xiàng)目或服務(wù)能夠支持業(yè)務(wù)目標(biāo)。

3.4 缺乏監(jiān)督和審查

中小企業(yè)主通常會(huì)參與企業(yè)日常運(yùn)作，所以他們往往忽視基本的審查程序。企業(yè)所有者應(yīng)更加關(guān)注財(cái)務(wù)信息，這是防止欺詐的一個(gè)重要方面。企業(yè)所有者往往不需要過多時(shí)間來審查月收入、支出報(bào)告、庫(kù)存報(bào)告、預(yù)算與實(shí)際數(shù)量的差異報(bào)告等。擁有一個(gè)更為有效的方法將給所有者提供關(guān)于業(yè)務(wù)以及潛在的問題存在的寶貴反饋，財(cái)務(wù)記錄的審查是該方法一個(gè)關(guān)鍵的組成部分。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審查頻率取決于交易量和業(yè)務(wù)類型，通常財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審查一般應(yīng)按月度進(jìn)行。

3.5 無效或是緩慢的信息系統(tǒng)

通常中小企業(yè)更加關(guān)注資源的配置，很少花費(fèi)精力去評(píng)估信息系統(tǒng)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，在信息系統(tǒng)上的投資會(huì)大大提高企業(yè)的效率。通過列出業(yè)務(wù)中的系統(tǒng)和關(guān)鍵性能指標(biāo)能夠系統(tǒng)地保持競(jìng)爭(zhēng)力和效率。

3.6 缺乏實(shí)物控制和網(wǎng)絡(luò)安全

中小企業(yè)缺乏對(duì)資產(chǎn)和資源的實(shí)物控制可能導(dǎo)致資產(chǎn)和資源的損失或損害。設(shè)備、現(xiàn)金和支票庫(kù)存的使用權(quán)限應(yīng)有嚴(yán)格限制并儲(chǔ)存在安全地點(diǎn)。計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)要有密碼保護(hù)并定期更換密碼。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上的防火墻和保護(hù)設(shè)備或軟件是防止安全漏洞的重要組成部分之一。隨著信息盜竊風(fēng)險(xiǎn)的增加，個(gè)人信息和銀行信息的保護(hù)變得越來越重要，個(gè)人和雇員數(shù)據(jù)需要妥善保管。

3.7 缺乏道德約束的政策和程序

道德約束似乎對(duì)企業(yè)的成功并不重要，但如果沒有明確對(duì)使用商業(yè)資產(chǎn)的道德約束指導(dǎo)方針，企業(yè)可能會(huì)出現(xiàn)效率低下和資產(chǎn)被挪用的問題。道德準(zhǔn)則是對(duì)組織運(yùn)作方式的公開披露。正式且合理的道德約束政策可以作為反映重要價(jià)值和商業(yè)目標(biāo)的溝通工具，它可以提供員工如何處理潛在的不當(dāng)行為或挪用資產(chǎn)的準(zhǔn)則，并且可以提供關(guān)于公司價(jià)值和承諾的調(diào)整。

3.8 未明確定義的職責(zé)

員工是企業(yè)重要的資產(chǎn)，而中小企業(yè)又非常依賴其員工的存在和能力。對(duì)于中小企業(yè)來說，員工是在面對(duì)客戶、供應(yīng)商和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手時(shí)企業(yè)的代表。為了使這一寶貴的資源在企業(yè)業(yè)務(wù)中成為有效的競(jìng)爭(zhēng)力，中小企業(yè)需要提供明確的方向，并為每個(gè)員工定義適當(dāng)?shù)慕巧吐氊?zé)。工作職責(zé)應(yīng)該明晰且書面化，這將簡(jiǎn)化企業(yè)的職責(zé)分離過程。

3.9 職責(zé)分離不充分

中小企業(yè)內(nèi)的員工更加容易發(fā)生商業(yè)違法犯罪，這是因?yàn)樵谥行∑髽I(yè)中的員工更有可能一人兼任多職。每個(gè)員工都應(yīng)該有特定的工作職責(zé)，以確保在分配的工作角色和職責(zé)上沒有混淆。一般來說，分配不同的人負(fù)責(zé)授權(quán)交易、記錄交易和相關(guān)資產(chǎn)的保管，以此提供更有效的內(nèi)部控制和更少的挪用資產(chǎn)的機(jī)會(huì)。

3.10 不充分的恢復(fù)、備份和業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃

備份和業(yè)務(wù)連續(xù)性的重要性逐漸引起研究者們的關(guān)注。系統(tǒng)可以設(shè)計(jì)為便于自動(dòng)和定期執(zhí)行備份的模式。備份應(yīng)根據(jù)交易量進(jìn)行，并存儲(chǔ)在異地。重新創(chuàng)建數(shù)據(jù)耗時(shí)長(zhǎng)久且浪費(fèi)資源，甚至可能不能達(dá)到預(yù)期效果。業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃概是指在意外發(fā)生后如何恢復(fù)數(shù)據(jù)。供電中斷、停業(yè)、以及大規(guī)模的員工流失并不少見，并且隨時(shí)可能發(fā)生。在發(fā)生意外之前提前進(jìn)行業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃對(duì)中小企業(yè)的生存至關(guān)重要。恢復(fù)計(jì)劃通常包括應(yīng)急計(jì)劃、恢復(fù)計(jì)劃和連續(xù)性計(jì)劃。

4 小結(jié)

在關(guān)鍵領(lǐng)域改進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以用簡(jiǎn)單有效且耗時(shí)較短的方式促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的改善。同時(shí)，通過會(huì)計(jì)師或?qū)徲?jì)師規(guī)劃后的更加有效的財(cái)務(wù)流程和內(nèi)部控制將能夠給中小企業(yè)帶來長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值。