文/曲偉達，河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣人力資源和社會保障局

1 檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案管理的基礎(chǔ)工作是對檔案進行整理和分類與保存等,做好檔案管理的基礎(chǔ)工作是重中之重。既然談到檔案管理工作的核心，我們就要先理解什么是檔案管理工作。檔案就是記錄日常工作中大量信息的一種工具，檔案的記錄有利于制定工作計劃，確定大的發(fā)展方向，有利于控制內(nèi)部成本，提高工作效率，加強內(nèi)部控制，對企業(yè)內(nèi)部進行實時監(jiān)督，監(jiān)督企業(yè)是否合理合法的運營，同時還給正常工作提供便捷的服務(wù)，必要時檔案還可以做為一種證據(jù)，具有法律效力，成為確定法律責任的依據(jù)，所以說做好檔案管理工作具有十分重要的意義。

檔案管理最重要的就是做好基礎(chǔ)工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作是檔案管理的基礎(chǔ)前提、必要準備，更是提高檔案管理工作水平的重要因素。但據(jù)目前看，我國檔案管理工作做得還不到位，存在著一些普遍的問題，由于信息化的不斷發(fā)展，存在的問題正逐漸顯露出來，而且問題日益嚴重，這不利于我國檔案工作的正常開展，成為阻礙檔案管理水平提升的重要因素。所以，這就要求我們，要明確檔案管理的地位和重要意義。認真、扎實的做好檔案的記錄，分類、管理、歸檔等基礎(chǔ)工作，對原有的管理方法進行創(chuàng)新和改進，以保證檔案管理工作的不斷發(fā)展。

檔案管理工作不會給企業(yè)帶來明顯的利益，但是它是服務(wù)性工作，雖然在實際的工作中并不能夠直接產(chǎn)生物質(zhì)回報，但是從社會發(fā)展的全局角度來看，檔案管理工作是必不可少的，其提供的是對工作的支持和推動力量。檔案管理基礎(chǔ)工作是一項系統(tǒng)性較強的工作內(nèi)容，它與其它管理工作之間是存在密切聯(lián)系的。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。

2 如何進行更有效的檔案管理

那么如何更好的發(fā)揮檔案管理工作的積極作用呢，下面我們談?wù)勅绾芜M行更有效的檔案管理。

2.1 加強檔案管理人員素質(zhì)

新形勢下，檔案管理工作需要有更高的工作要求，這就使得事業(yè)有必要組建一支優(yōu)秀的檔案管理團隊，并具備一定的檔案管理工作從業(yè)經(jīng)驗，這樣才能更好地處理好檔案管理的日常工作，并及時的解決一些工作中突發(fā)的狀況，避免工作事故及事業(yè)單位的財產(chǎn)損失。要想做到這些，首先需要事業(yè)在招聘相關(guān)崗位人員時要認真篩選，適當選擇一些有相關(guān)工作經(jīng)驗的人員來從事該崗位，入職后，由其他工作經(jīng)驗較多的管理人員指導(dǎo)新員工開展工作，采用"師帶徒"的模式，培養(yǎng)崗位梯隊，建立區(qū)分年齡層次的管理人員梯隊。其次，還應(yīng)定期組織檔案管理人員進行工作內(nèi)容培訓(xùn)，采用優(yōu)秀員工介紹經(jīng)驗或外聘行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀管理人員進行講座等方式，將行業(yè)內(nèi)先進的工作經(jīng)驗及單位發(fā)展的變化等信息及時傳遞給檔案管理人員，保證管理方法的及時更新，確保檔案管理工作的有序進行。

2.2 健全檔案管理工作制度

檔案管理工作的順利進行，一套完善的檔案管理工作規(guī)章制度必不可少。這首先需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作足夠的重視，要親自指導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，并監(jiān)督其有效地在工作中予以實施。同時，在制定相關(guān)規(guī)章制度時，要充分考慮其實際性、科學(xué)性，確保其符合檔案管理工作的日常工作內(nèi)容，能夠真正應(yīng)用到工作中去，并對提高工作效率，簡化辦事流程起到積極作用，避免出現(xiàn)一紙空文的情況。此外，還要根據(jù)社會發(fā)展趨勢及檔案管理的最新理念方法及時對規(guī)章制度進行修改，使規(guī)章制度更好的符合工作要求。

2.3 加強檔案管理信息化建設(shè)

為了給檔案管理的各項工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發(fā)揮出登記檔案的使用價值，應(yīng)當建立起現(xiàn)代化的電子管理檔案，通過掃描將所有的事業(yè)單位的登記檔案輸入到計算機中，為各個單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

在傳統(tǒng)的檔案管理手段中，每一個工作流程都需要由工作人員人工完成，工作繁瑣復(fù)雜，工作效率較低，出現(xiàn)一些失誤的幾率也很高，這些不利的因素決定了傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當今的工作要求，檔案管理信息化才是在新形勢下檔案管理發(fā)展的趨勢。做好檔案管理信息化建設(shè)，首先，需要建立好一個科學(xué)、有效、實用的檔案管理平臺，確保信息化的檔案依舊能起到原有功能，并做好平臺安全建設(shè)，防止因檔案信息外泄給員工及單位帶來損失。同時，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們了解并掌握相關(guān)平臺的使用方法，并應(yīng)用于各個工作流程中，確保平臺能真正在日常工作中起到提高工作效率，減少辦事流程的作用。能夠讓信息化建設(shè)在檔案管理工作中發(fā)揮較大的作用。

2.4 加強檔案管理中約束的雙向性建設(shè)

檔案的管理制度要時刻堅持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內(nèi)容，又能有效的約束領(lǐng)導(dǎo)的制度建設(shè)行為。作為事業(yè)單位主體成員，職工應(yīng)當是檔案管理的制度約束中的主要對象，也是其主要執(zhí)行者，但是事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)具體的形象和行為肯定會影響檔案的管理制度的執(zhí)行效果。因此，檔案的管理制度應(yīng)時刻堅持雙向性約束。

綜上所述，檔案管理對企業(yè)乃至社會的發(fā)展都具有重要意義，而對專業(yè)性的要求也非常高，這就要求從事此項工作的人員具有很高的專業(yè)技術(shù)水平。而且檔案管理工作復(fù)雜，繁索，工作量大，這要求工作人員要細心、耐心，有著愛崗敬業(yè)的精神，對工作認真負責，積極努力，才能確保做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，以保證管理工作的正常運行和進一步發(fā)展。