杜輝

辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用

杜輝

河北光太路橋工程集團(tuán)有限公司，河北 邯鄲 056001

計算機技術(shù)的快速發(fā)展為辦公室提供了方便快捷的處理工具，大大提高了工作效率。計算機技術(shù)在現(xiàn)代辦公室的應(yīng)用是越來越多的現(xiàn)代企業(yè)的實踐，能提高企業(yè)的工作效率，提高市場競爭力。因此，闡述了計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用。

計算機技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)在現(xiàn)代生活中扮演著越來越重要的角色。企業(yè)需要處理的信息越來越多，傳統(tǒng)的工作方式是不夠的。使用新的自動化技術(shù)可以更高效、更方便地滿足社會需要。

1 辦公自動化基本概念

辦公自動化是指企業(yè)在電腦中引入計算機信息系統(tǒng)，包括建立一定的系統(tǒng)來存儲企業(yè)數(shù)據(jù)。利用計算機對數(shù)據(jù)進(jìn)行更新與維護(hù)，傳遞與處理日常信息。企業(yè)的信息交流借用辦公系統(tǒng)自動化得以實現(xiàn)，讓企業(yè)內(nèi)部人員及時獲得準(zhǔn)確可靠的參考信息。辦公自動化系統(tǒng)的運行，依賴于員工借助計算機為輔助工具，設(shè)計出一般性的簡易操作工具，使企業(yè)內(nèi)部信息資源更好地被員工使用。員工的個人能力得到了更好的發(fā)揮，企業(yè)可以更有效率地運作，有更多的發(fā)展空間。

2 辦公自動化的功能

2.1 數(shù)據(jù)處理

現(xiàn)代化辦公中員工需要處理的信息越來越多，加強定量化分析能夠使數(shù)據(jù)得到更好的利用。辦公室工作人員的核心任務(wù)是處理大量的數(shù)據(jù)。為了有效地處理這些數(shù)據(jù)，可以借用計算機數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。計算機數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可以對信息進(jìn)行分類，建立有效的系統(tǒng)，便于辦公人員使用數(shù)據(jù)，使得辦公人員在處理數(shù)據(jù)的時候不再那么枯燥乏味，而是有規(guī)律、有依據(jù)。

2.2 文本處理

利用Office、WPS類的文本處理工具，能夠使文字信息變得更加美觀，簡潔明了。在格式方面統(tǒng)一，使得辦公人員閱讀時效率更高，省去一些不必要的煩惱。與傳統(tǒng)的文本處理方式相比，在計算機中使用文字處理軟件處理文本信息更有效率，從而提高了辦公效率。

2.3 圖片處理

計算機中的圖像處理技術(shù)，在圖形與數(shù)據(jù)之間建立了一個連接，同時圖文并茂，使得數(shù)據(jù)處理更加有效有趣，能夠極大地提高辦公人員的積極性。科學(xué)研究數(shù)據(jù)表明，相對于傳統(tǒng)文字信息數(shù)據(jù)，人的大腦更偏向于接受圖形和文字的結(jié)合。這就是為什么小孩子的書本上總是圖文并茂，因為這樣可以幫助他們更好地理解。這個原理在成年人身上同樣適用。辦公人員能夠更加深入地理解數(shù)據(jù)，同時也可以提高他們的辦公效率。

3 計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用及意義

3.1 降低辦公成本

傳統(tǒng)辦公條件下，辦公成本相對較高，需要消耗人力、設(shè)備、辦公用具等。隨著工作量的增長，需要投入的辦公成本就會成倍增長。近年來，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，傳統(tǒng)的文件傳輸、信息交互，以及文件的審批等辦公流程都可以完全基于網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)“無紙化”辦公。計算機技術(shù)減少了傳統(tǒng)辦公過程中所需的部分人力、設(shè)備開支，并且可以重復(fù)利用，大幅降低了辦公成本，有利于實現(xiàn)集約化辦公。

3.2 提升辦公效率

計算機技術(shù)的利用能夠大幅提升辦公效率，尤其是在文件編輯、關(guān)鍵字查找、統(tǒng)計分析、郵箱利用以及公文審批方面等更具優(yōu)勢，跨越時間和空間界限，大幅提升整個辦公過程的準(zhǔn)確度和效率。近年來各種信息系統(tǒng)的出現(xiàn)就是高效利用計算機網(wǎng)絡(luò)和辦公自動化技術(shù)的典型代表，未來一站式辦公、跨系統(tǒng)辦公，是解決當(dāng)前“數(shù)據(jù)孤島”問題的關(guān)鍵，是有效實現(xiàn)信息橫向、縱向交流的重要途徑，也是將來辦公自動化發(fā)展的總趨勢。為了實現(xiàn)辦公自動化，公司應(yīng)培訓(xùn)員工的技能，并培訓(xùn)相關(guān)的計算機基礎(chǔ)知識和技能。為了提高企業(yè)員工的職業(yè)技能，企業(yè)要定期開展培訓(xùn)和考核，不斷提升員工能力，使員工對工作中出現(xiàn)的各項現(xiàn)代化辦公技能逐漸適應(yīng)并熟練應(yīng)用。計算機技術(shù)的應(yīng)用簡化工作程序，節(jié)約辦公用時，因此員工應(yīng)積極參加辦公自動化技能培訓(xùn)，提高自身適應(yīng)能力，提升辦公素質(zhì)。

3.3 改善企業(yè)辦公環(huán)境

辦公自動化帶來的最大變化是實現(xiàn)無紙化辦公。隨著數(shù)據(jù)存儲和傳輸模式的變化，依靠計算機技術(shù)可以完成數(shù)據(jù)的處理、存儲和信息傳輸。計算機技術(shù)的發(fā)展使數(shù)據(jù)、文字、圖像、語音等編輯工具多樣化，基本上可以實現(xiàn)無紙化辦公，因此辦公環(huán)境被不斷壓縮，現(xiàn)代化的辦公環(huán)境僅設(shè)置辦公桌椅和電腦即可。工作人員之間的距離不斷縮短，辦公空間效率提升。以往我們見到的文件堆積如山的情況很少見，辦公環(huán)境簡單、高效，一些公司為了改善員工工作環(huán)境還會布置文化作品和綠植進(jìn)行環(huán)境美化。由此可見，計算機技術(shù)為辦公環(huán)境的改善奠定基礎(chǔ)。

3.4 建立信息數(shù)據(jù)庫

信息和數(shù)據(jù)處理的多樣性是實現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)。企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)首先有自己的數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)庫的管理權(quán)限需要進(jìn)行設(shè)定，對企業(yè)比較重要的信息進(jìn)行設(shè)置和加密。員工的不同職能崗位要有不同的權(quán)限設(shè)置。為了確保安全運行數(shù)據(jù)庫，需要設(shè)置專門的管理維護(hù)人員，建立數(shù)據(jù)庫和維護(hù)工作需要管理員，其他人員未經(jīng)允許不能操作。若要對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改須通過管理員權(quán)限。數(shù)據(jù)庫的建立根本上是為了方便辦公數(shù)據(jù)的傳輸、處理和資源共享，其安全性要求較高，可以通過信息系統(tǒng)安全評估建立評估標(biāo)準(zhǔn)，一切活動的開展以標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。在信息評估的過程中需要借助一定的技術(shù)和工具，可以根據(jù)企業(yè)的不同需求進(jìn)行選擇。信息評估可以為信息提供安全運行環(huán)境，正確的評估方法可以提高信息的準(zhǔn)確性和可靠性，為企業(yè)的辦公環(huán)境提供安全保障。在辦公自動化環(huán)境下，企業(yè)的信息安全是一個重要的工作，不容忽視。

3.5 規(guī)范辦公制度

基于計算機技術(shù)的辦公制度具有相當(dāng)?shù)拈_放性和自由度，為企業(yè)的管理帶來一定的困難。為了適應(yīng)辦公自動化環(huán)境，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部制定網(wǎng)絡(luò)使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。對辦公人員的權(quán)限進(jìn)行管控，合理使用辦公軟件，同一功能部門之間為了便于交流應(yīng)使用統(tǒng)一軟件，提升辦公效率。對管理環(huán)境實行優(yōu)化，盡量避免外來信息的干擾。提高辦公網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置，有專門的安全管理員監(jiān)管，對可能發(fā)生的網(wǎng)絡(luò)安全隱患進(jìn)行預(yù)防和及時處理。辦公中的審核需要計算機自行開展，有限的管理人員可以開放管理權(quán)限。對辦公系統(tǒng)的各個模塊設(shè)置身份識別和密碼認(rèn)證，沒有權(quán)限的工作人員應(yīng)自覺回避。

3.6 重組企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)的辦公活動是建立在有序的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)上的，而企業(yè)組織結(jié)構(gòu)具有嚴(yán)格的等級。辦公自動化可以有效地改善傳統(tǒng)企業(yè)管理中效率低下的問題。計算機技術(shù)支持下，信息傳遞比較暢通，擴大了管理層的管理幅度，減少了信息傳遞中的信息失真問題，實現(xiàn)了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的扁平化管理。對于企業(yè)內(nèi)部來說每個層級之間的溝通是平等的。

4 總結(jié)

總之，企業(yè)在實現(xiàn)辦公自動化后可以降低管理成本，提高企業(yè)的組織活力和創(chuàng)新能力，提升辦公效率和辦公質(zhì)量。

[1]甘露，雷梁.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（13）：145，215.

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Computer Technology Application in Office Automation

Du Hui

Hebei Guangtai Road and Bridge Engineering Group Co., Ltd., Hebei Handan 056001

The rapid development of computer technology provides a convenient and efficient processing tool for the office and improve work efficiency. The application of computer technology in modern offices is the practice of more and more modern enterprises, which can improve the efficiency of enterprises and enhance market competitiveness. Therefore, the application of computer technology in office automation is expounded.

computer technology; office automation; application

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