陳金苗　劉惠玲　鄧秀芬　何標

摘要：隨著時代的發(fā)展，社會對高職院校的重視程度越來越高，領導的綜合素質(zhì)不斷提升，對秘書人員的素質(zhì)要求更加嚴格。秘書是協(xié)助領導辦理日常事務，服務領導，起到承上啟下、信息督查和參謀助手的作用。因此，對秘書的職業(yè)素養(yǎng)要求很高，其崗位工作的綜合性、重要性和專業(yè)性較強。作為一個重要的角色，應不斷學習，需要具備良好的心態(tài)，敏銳的觀察力，扎實的文書功底，較強的口頭表達能力，綜合協(xié)調(diào)能力和服務全局的工作態(tài)度。根據(jù)自身多年在高職院校的秘書工作經(jīng)驗，以廣州華商職業(yè)學院為例淺談提高高職院校秘書職業(yè)素養(yǎng)的探素與實踐。

關鍵詞：高職院校 秘書 職業(yè)素養(yǎng) 實踐

一、秘書職業(yè)素養(yǎng)的重要性

職業(yè)素養(yǎng)是指在職業(yè)過程中的綜合表現(xiàn)，包含職業(yè)技能、職業(yè)精神、職業(yè)道德、職業(yè)作風、職業(yè)行為和職業(yè)意識等方面。本文主要從秘書的職業(yè)能力、職業(yè)形象和職業(yè)心理等方面進行論述。秘書人員的工作需要有細心、耐心和恒心，隨著各項工作的規(guī)范，綜合性、專業(yè)性也越來越強。高職院校秘書人員必須具備扎實的文書功底、嚴謹細致的工作作風和埋頭苦干的拼搏精神，才能有條不紊地開展此項工作。秘書的職業(yè)素養(yǎng)是在長期的學習和工作實踐以及生活磨練中積累形成的，作為直接為領導服務的工作人員，對秘書人員的職業(yè)觀念和職業(yè)素養(yǎng)有更高的要求。因此，研究秘書職業(yè)觀念和素質(zhì)問題有著重要的意義。

二、高職院校秘書職業(yè)素養(yǎng)的現(xiàn)狀

秘書工作繁瑣，大多數(shù)秘書專業(yè)不對口，工作不上心，上班遲到、早退現(xiàn)象明顯，思想態(tài)度不端正。高職院校秘書人員需要較強的責任心和服務意識，特別是民辦高職院校工作壓力大、任務重，秘書工作千頭萬緒，涉及廣泛。秘書工作不僅要處理鎖碎的事情，還要處理好人際關系，要有輕重緩急意識，但是只要掌握了工作的規(guī)律，切實運用時間管理，才能做到忙而不亂。

（一）秘書“辦文”、“辦事”效率有待提高。高職院校秘書作風不扎實，得過且過，不敏捷，沒有文書功底，對文書工作程序不熟悉，業(yè)務知識和操作技能欠佳。沒有具備“辦事”素養(yǎng)和自我管理能力、工作積極主動和保密意識等。秘書不善于處理人際關系，對同事、領導的溝通交流方式有待提高，沒能有效地協(xié)調(diào)工作，影響秘書工作的完成。高職院校的秘書要使自身成為最有競爭力的秘書人才，關鍵要具備扎實、深厚的專業(yè)知識和嫻熟的業(yè)務技能，其中“辦文”能力是必備的職業(yè)素養(yǎng)。

（二）秘書“辦會”意識不強。秘書人員做好“辦會”工作，有利于改進機關工作作風，提高會議效率。作為高職院校秘書，無論是正式會議還是非正式會議，都應該做好會前準備，會中跟進和會后總結。高職院校的秘書缺乏處理會中突發(fā)事件的能力，沒有應對預案和措施的意識。會議結束并不意味著會務工作的完成，高職院校秘書人員對送別參會人員，安排接送人員，安頓暫留人員的服務意識不強。對處理會議和善后工作不細致，不穩(wěn)妥。秘書對籌備、組織和保障會務工作能力有待提高。

（三）秘書缺乏交際的藝術技巧。贊美是真誠的、健康的、發(fā)自內(nèi)心的。既可以給對方帶來快樂，贏得對方的好感，有利于做好秘書工作。高職院校秘書通常沒有認真傾聽他人講話，作為秘書人員傾聽他人的情感和態(tài)度，既體現(xiàn)你的涵養(yǎng)，又表示你對他人的關心，任何人都需要傾聽對象。“己所不欲，勿施于人?！背晒Φ母呗氃盒Ｃ貢巧朴诼犎Ψ降难哉?，善于理解對方的意見和意圖，站在對方的立場上考慮問題，為對方著想，給組織和個人帶來穩(wěn)定的、長遠的利益。在人際交往中，秘書人員缺乏應變能力。因為交際活動要去適應變化的情境，緩和氣氛，變被動為主動。要學會巧妙地避開所談的話題，模糊地對答，靈活地變通，避實就虛，運用幽默等處理意料之外的情況。

三、提高秘書職業(yè)素養(yǎng)的能力

（一）培養(yǎng)秘書的職業(yè)素養(yǎng)，提高業(yè)務能力。作為一名高職院校的秘書，應該鍛煉和培養(yǎng)自己獨立思考的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據(jù)，在領導決策后正確領會其意圖。秘書人員應是足智多謀，善于謀劃。秘書人員成為綜合性人才，既有過硬的專業(yè)知識，又要有廣博的知識面。這些在無形中會散發(fā)出獨特的魅力，有助于人際關系、工作能力的提升。在領導決策前，秘書人員需要通過與各部門溝通，了解各部門情況信息，為領導決策提供信息咨詢。在領導作出決定后，應跟蹤執(zhí)行情況及時反饋。這些都需要秘書人員具備較強的組織協(xié)調(diào)能力，與各部門保持良好的關系。

（二）保持積極健康的心態(tài)，正確認識秘書的職業(yè)。秘書需要具備堅韌的意志，從容淡定的心態(tài)。把旺盛精力和聰明才智用到鉆研業(yè)務和提高工作能力上。秘書如果沒有良好的心理素養(yǎng)，是難以勝任這項工作的。要想成為一個成功的高職院校秘書人員，應學會保持良好的心態(tài)，堅定信心和意志，能駕馭和控制自己的情緒，經(jīng)常保持積極、樂觀的心態(tài)。

（三）堅持對領導忠誠的態(tài)度，樹立秘書職業(yè)形象。高職院校秘書具有上傳下達，協(xié)調(diào)溝通，增加組織凝聚力，樹立良好的形象，堅持TPO原則。俗話說“干一行，愛一行”，秘書保持對工作的認真和熱情，高職院校秘書尤其要有這種工作態(tài)度，秘書對領導不能表里不一，言不由衷。秘書須忠實地履行崗位職責，要親自執(zhí)行，不推諉，不拒絕；遵守工作時間，不做任何與本職工作不一致的事物，不利用職務之便為自己撈取好處。秘書是領導的得力助手，要知密不泄密，要守口如瓶，尊重領導的個人隱私。

結語：綜上所述，秘書工作人員需要較強的業(yè)務能力和組織協(xié)調(diào)能力，善于處理日常事務，具備較強的變通性和靈活性。要忠于職守，服從領導，更要謙虛謹慎，總之一句話：低調(diào)做人，高調(diào)做事。秘書工作時間長、任務重，對秘書來說更是一種考驗。高職院校秘書要具備以上的意識，才能真正適應辦公室工作，才能在秘書崗位上游刃有余，職業(yè)素養(yǎng)是相輔相成，缺一不可的。高職院校對秘書人員提出了更高的要求，只有不斷地加強自身的職業(yè)道德素養(yǎng)、業(yè)務素養(yǎng)和心理素養(yǎng)，才能克服思想上的偏差，才能在本職崗位上取得更大的成績。