文/昆明理工大學(xué)津橋?qū)W院 鄭汝蓮 覃洋

民辦高校檔案管理工作可以在借鑒其他各高校優(yōu)質(zhì)的工作方法的基礎(chǔ)上，去引薦國(guó)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理技術(shù)，在一定程度上提高自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和能力。鑒于此，我校也應(yīng)該不斷改進(jìn)，通過(guò)對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)和全面的分類，結(jié)合現(xiàn)代化的管理模式，認(rèn)真總結(jié)現(xiàn)存的各種問(wèn)題，將建筑工程學(xué)歸檔資料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化、專業(yè)化管理。

一、民辦高校檔案目前存在的問(wèn)題

（一）建筑工程學(xué)院檔案管理工作較其他學(xué)院相比稍顯落后。民辦高校檔案管理缺少一套合理且完整的規(guī)章制度和管理流程做輔助，在檔案的管理工作方面有所欠缺。

（二）作為教學(xué)活動(dòng)的一線教學(xué)單位，建筑工程學(xué)院身上承擔(dān)著十分艱巨的教學(xué)目標(biāo)和教學(xué)任務(wù)。但是在我國(guó)教育行政的管理部門下發(fā)的高校五年一周期的教學(xué)評(píng)估背景下，有許多教師紛紛把注意力放在教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)工作的實(shí)踐當(dāng)中，雖然有效提升了教學(xué)質(zhì)量，但是在教學(xué)檔案的管理方面出現(xiàn)了疏忽，平時(shí)的整理也大都是為了敷衍突擊檢查。

（三）學(xué)校目前的檔案管理手段和管理方式仍舊屬于傳統(tǒng)基礎(chǔ)上的小變革，并未實(shí)現(xiàn)真正基礎(chǔ)上的創(chuàng)新。除此之外，隸屬學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)行部門，即學(xué)校的檔案館（室）在建筑工程學(xué)院的監(jiān)督和管理工作方面不夠嚴(yán)格，有時(shí)還出現(xiàn)指導(dǎo)不及時(shí)的情況，并且存檔的要求每年在改變而不是改進(jìn)。

（四）以建筑工程學(xué)院的實(shí)習(xí)資料為基礎(chǔ)，學(xué)生的實(shí)習(xí)資料保存期限短。并且沒有得到充分利用，存檔后基本成了一堆廢品，到期就運(yùn)走。

二、針對(duì)問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）增強(qiáng)學(xué)生、教師的檔案意識(shí)。在民辦高校檔案管理工作的提高方面，首先要增強(qiáng)學(xué)生和教師的檔案意識(shí)，通知宣傳和規(guī)定的方式讓學(xué)生和教師充分感受到檔案的重要性，進(jìn)而明白檔案管理工作對(duì)于他們自身的重要性。讓學(xué)生在了解檔案重要性的基礎(chǔ)上在資料的填寫和上交方面注入更多的細(xì)心與態(tài)度，以更好確保民辦高校學(xué)生檔案和材料的準(zhǔn)確性和完整性。教師作為高校諸多管理者之一，更要以身作則在學(xué)生面前起到模范作用，端正自己在民辦高校檔案管理方面的態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任心，才能更好的確保民辦高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)盡可能做到最好。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制。增強(qiáng)民辦高校的法律法規(guī)建設(shè)，在民辦高校檔案的管理工作方面遵循有關(guān)教育部門下發(fā)的《檔案法》，并且依據(jù)民辦高校發(fā)展的實(shí)際情況做出適當(dāng)性的整改和提高。除此之外，本校還需要在充分分析校園實(shí)際情況，并制定相對(duì)應(yīng)的《高校學(xué)生檔案管理工作條例》，明確各個(gè)教師、管理者或者學(xué)生的職責(zé)所在，不僅有利于教師和管理者按規(guī)律辦事，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利開展。

（三）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。為了進(jìn)一步與社會(huì)接軌，給學(xué)生就業(yè)提供比較優(yōu)勢(shì)，民辦高校應(yīng)在學(xué)生檔案內(nèi)容方面進(jìn)行創(chuàng)新，除了必要的對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)定的資料，類似英語(yǔ)等級(jí)證書、專業(yè)資格證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、社團(tuán)實(shí)踐證明以及學(xué)生獲獎(jiǎng)情況等可以充分表明學(xué)生德智體美全面發(fā)展的資料，民辦高校需要一并整理封裝在學(xué)生檔案中，為用人單位提供準(zhǔn)確信息。在學(xué)生檔案中有幾個(gè)方面要注意：1.在學(xué)生的專業(yè)素養(yǎng)方面，主要以學(xué)生的專業(yè)資格證書、實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)證明等資料為主。2.在學(xué)生的綜合能力方面，學(xué)校要注重學(xué)生德智體美是否得到了全面發(fā)展，以學(xué)生的獲獎(jiǎng)證書和獲獎(jiǎng)作品來(lái)體現(xiàn)。3.在學(xué)生的心理素質(zhì)方面，可以給學(xué)生建立個(gè)人心理檔案，從學(xué)生的平時(shí)表現(xiàn)、課堂情況、心理課的學(xué)習(xí)等方面去跟蹤調(diào)查學(xué)生的心理素質(zhì)發(fā)展程度，在學(xué)生有需要的時(shí)候做輔導(dǎo)，提高學(xué)生的綜合心理素質(zhì)。

三、民辦高校檔案管理方法

（一）建立規(guī)章制度。在確保管理者對(duì)檔案信息知識(shí)、檔案信息對(duì)個(gè)體和群體重要性的基礎(chǔ)上，要審核管理者的綜合素質(zhì)，并且以明確的規(guī)章制度制約其工作內(nèi)容和行為，適當(dāng)增加獎(jiǎng)懲制度。經(jīng)過(guò)多年的努力，民辦高校檔案信息管理工作無(wú)論在軟件還是硬件上都得到了改善和加強(qiáng)。但即便如此，在對(duì)民辦高校檔案管理工作的審核過(guò)后，我們?nèi)耘f發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題。比如檔案的管理方法不夠合理，科學(xué)性不強(qiáng)，在檔案的宣傳力度和持久性方面有所欠缺，使得檔案管理重要性的意識(shí)沒有真正深入人心。重視檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員有著良好的工作作風(fēng)，還需要增強(qiáng)管理人員在檔案管理工作方面的使命感和責(zé)任心，明確創(chuàng)新對(duì)檔案管理工作不可或缺的重要性。最后，民辦高校還需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定與之相關(guān)的規(guī)章制度，并且嚴(yán)格遵守，保證管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)到位。

（二）開創(chuàng)性地開展基層檔案管理工作。在民辦高校的檔案管理工作過(guò)程中，容易出現(xiàn)文件收納不完整或者文件遺漏的情況，因此我們需要在民辦高校中開創(chuàng)性地開展基層檔案管理工作，在民辦高校建立檔案信息資源管理網(wǎng)。首先這個(gè)網(wǎng)絡(luò)需要有固定且管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員進(jìn)行把關(guān)和管理。其次，民辦高校還要不定期給管理人員進(jìn)行實(shí)地培訓(xùn)，不論是網(wǎng)絡(luò)上各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和負(fù)責(zé)人，還有對(duì)資料收集的第一手負(fù)責(zé)人，要進(jìn)行管理知識(shí)的培訓(xùn)，使他們認(rèn)清管理的分類、方式以及步驟，盡可能減少各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題。再者，民辦高校還應(yīng)該指定專門的監(jiān)督小組，不定時(shí)抽查管理人員的工作情況，有效監(jiān)督民辦高校檔案管理工作的進(jìn)度和合理性。除此之外，在這一整套的管理工作當(dāng)中，民辦高校還應(yīng)該配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，提高民辦高校檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化管理的水平。在設(shè)備滿足的情況下，民辦高校還需要設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲制度，以物質(zhì)激勵(lì)和懲罰的方式增強(qiáng)管理人員工作的積極性，不僅更有利于提高管理工作的質(zhì)量，還在一定程度有助于管理工作的創(chuàng)新。

（三）建立校園檔案信息登錄管理系統(tǒng)。前面我們也提到過(guò)，民辦高校擁有一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是完善的校園網(wǎng)，也因此民辦高校檔案管理工作的性質(zhì)較以前相比發(fā)生了質(zhì)的變化，從以前的被動(dòng)轉(zhuǎn)變了現(xiàn)如今的主動(dòng)。在先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的幫助下，民辦高校檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)用性得到充分的發(fā)展。但是，在民辦高校檔案管理工作中也存在著一些問(wèn)題，比如檔案管理工作者的觀念落后，管理手段與一些優(yōu)秀高校相比略顯傳統(tǒng)，管理工作缺乏系統(tǒng)性的流程和規(guī)定等問(wèn)題，而這也充分表明了建立校園檔案信息登錄管理系統(tǒng)的重要性。通過(guò)完善的校園網(wǎng)建立起來(lái)的檔案管理系統(tǒng)，可以為有需要的讀者提供相關(guān)的資料，充分融入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)民辦高校自身檔案管理工作力所不能及之處，通過(guò)可行的軟件系統(tǒng)，給學(xué)生和工作人員建立專門的檔案信息收錄網(wǎng)站。這個(gè)網(wǎng)站還需要開發(fā)兩個(gè)系統(tǒng)，一個(gè)是檔案資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以分門別類地把人員各個(gè)資料進(jìn)行整理和設(shè)置，如單位、姓名、是否存檔、項(xiàng)目、內(nèi)容等清晰標(biāo)注，構(gòu)成一個(gè)完整的管理程序，方便管理人員更好地整合和分析。同時(shí)這個(gè)系統(tǒng)也可以有效地避免錄入資料的麻煩以及手工整理資料時(shí)容易出現(xiàn)紕漏的問(wèn)題；另一個(gè)系統(tǒng)是資料／項(xiàng)目查詢系統(tǒng)，方便使用者或者管理者借助強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)查找所需的內(nèi)容，盡可能全方位滿足諸多的需求，再經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)連接民辦高校本身的資料儲(chǔ)存系統(tǒng)，使資料查找和提取更具有合理性和科學(xué)性。在這樣一組系統(tǒng)的管理模式中，我們可以看到創(chuàng)新在其中發(fā)揮的作用，也明白了民辦高校檔案管理工作的任重而道遠(yuǎn)。

（四）建立新的管理機(jī)制，深度研發(fā)檔案信息資源。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化管理后，檔案管理部門也不能懈怠，需要就科學(xué)化的管理進(jìn)行自身的職能轉(zhuǎn)變，這樣有利于民辦高校開拓新的管理機(jī)制。主要從以下三個(gè)方面著手：一是著重加強(qiáng)檔案著錄，完善科學(xué)檢索體系。二是大力加強(qiáng)學(xué)校檔案的編研工作。三是提高檔案信息的系統(tǒng)化進(jìn)程。在這一方面可以適當(dāng)依靠各種宣傳媒體或者宣傳渠道，比如在網(wǎng)絡(luò)和報(bào)考上為民辦高校的檔案管理工作專門開辟一個(gè)“檔案利用”專欄，讓各民辦高校在專欄中分享自己的管理工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，并且普及和介紹各式各樣先進(jìn)或有用的管理知識(shí)和技巧，如檔案管理人員在研究自身所在部門后得出的建議或者發(fā)現(xiàn)，將其寫成課題，做成工程項(xiàng)目或者產(chǎn)品等，可以充分滿足用戶的多種需求。