楊志惠

摘 要：本文講述了幾個(gè)如何加強(qiáng)檔案管理保密工作：加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理的保密工作，提高檔案管理職工的自身素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)絕密檔案的管理與保密，準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保密期限和保管期限，及時(shí)調(diào)整檔案密級(jí)，并同時(shí)加強(qiáng)電子檔案的管理保密工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；過(guò)程；保密；對(duì)策

1 加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理的保密工作

檔案庫(kù)房管理的保密是實(shí)現(xiàn)檔案管理保密的基礎(chǔ)和重點(diǎn)。所以，存放檔案的庫(kù)房必須按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定與要求進(jìn)行修建。不是任意某間辦公室或房間都可以作為庫(kù)房來(lái)使用的。為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理的保密工作，最好把存放檔案的庫(kù)房與其他用途的房間分隔開(kāi)來(lái)，單獨(dú)修建，使庫(kù)房和閱覽室、辦公室分離；而且，為了使檔案的庫(kù)房管理更加保密，最好避免把庫(kù)房建設(shè)在某座樓的最底層，此外，檔案庫(kù)房的門(mén)窗都必須進(jìn)行加固，防止檔案內(nèi)容外泄。還要指定專(zhuān)門(mén)的工作人員進(jìn)行管理，嚴(yán)格按照庫(kù)房的管理制度做好本職工作，不放任何一個(gè)無(wú)關(guān)或可疑的人進(jìn)入庫(kù)房之內(nèi)。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是實(shí)現(xiàn)檔案管理保密性與維護(hù)檔案安全的重中之重，是最基礎(chǔ)的。

2 提高檔案管理職工的自身素質(zhì)

要想在檔案管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)保密性，離開(kāi)管理職工的努力。檔案的管理人員有責(zé)任維護(hù)檔案的安全和完整，使檔案整齊有序，信息完整，完好無(wú)損，不被其他因素破壞。此外，還要對(duì)那些已經(jīng)出現(xiàn)破損的檔案，進(jìn)行及時(shí)地?fù)尵?。為此，管理職工具體要做到“三不”，即不丟、不散、不亂。不丟主要是指，檔案管理員工必須保證檔案資料的安全、完整，防止檔案的遺失與被盜；不散主要是指，檔案在存放的過(guò)程中必須有序，進(jìn)行集中式管理，防止擋案的資料凌亂、不系統(tǒng)，甚至損壞等情況；不亂主要是指，檔案的保管工作必須要有條理，整齊規(guī)范，主要是為了使檔案保管工作有條不紊，循序漸進(jìn)，同時(shí)需要管理職工持之以恒和時(shí)刻警惕，避免檔案發(fā)生損壞，保證檔案的安全，為檔案管理的保密工作提供一定的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3 準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保密期限和保管期限

要想加強(qiáng)檔案管理過(guò)程中的保密工作，就必須要準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保密期限和保管期限。因?yàn)?，有些檔案只是負(fù)責(zé)積累、傳承歷史文化的，具有公開(kāi)性，只需要保存，不需要保密。有些檔案只是在某一段時(shí)間里具有保密性，具有時(shí)段性，這就是指檔案的保密期限。具有保密期限的檔案，是指那些在某個(gè)時(shí)間段里如果被泄露，就會(huì)對(duì)國(guó)家的利益或者安全造成危害，所以在保密期限之內(nèi)，檔案—般都會(huì)受到國(guó)家相關(guān)法律與法規(guī)的保護(hù)，具有法律效力：其中，《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》對(duì)檔案的保密期限做出了具體的規(guī)定：除去那些被特殊規(guī)定的檔案以外，一般情況下絕密級(jí)的檔案保密期不超過(guò)3O年，機(jī)密級(jí)的檔案保密期不超過(guò)2O年，秘密級(jí)的檔案保密期限不超過(guò)10年。規(guī)定中的‘特殊規(guī)定”主要是指那些檔案保密期限被中央或國(guó)家機(jī)關(guān)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的檔案。對(duì)于這一類(lèi)保密檔案，在得到相應(yīng)機(jī)關(guān)做出解密命令之前，都必須采取嚴(yán)格的保密措施，不能隨意泄露保密檔案的內(nèi)容。

4 加強(qiáng)對(duì)絕密檔案的管理與保密

絕密檔案涉及黨與國(guó)家最核心的秘密。它關(guān)系著黨的命運(yùn)，國(guó)家的安全，也關(guān)系著整個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治活動(dòng)和軍事行動(dòng)的成敗，是決定國(guó)家建設(shè)能否順利進(jìn)行的重要因素。所以，為了保證整個(gè)國(guó)家可以有序運(yùn)行，必須做好國(guó)家核心檔案的保密工作。其中有以下幾個(gè)方面的工作需要加強(qiáng)：

1）把絕密的檔案應(yīng)和非絕密的檔案進(jìn)行區(qū)別保存與管理。在對(duì)絕密文檔的保管設(shè)備上要做好保密工作，選擇保密性較強(qiáng)的保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖和防盜門(mén)等保險(xiǎn)設(shè)備，切實(shí)做好檔案的保密工作。

2）對(duì)管理絕密檔案的職工加強(qiáng)管理。絕密檔案的管理職工對(duì)檔案的秘密了解的比較多。所以絕密檔案的管理職工對(duì)于檔案的保密有著比平常工作人員更重的責(zé)任。所以，檔案管理人員是做好檔案保密工作的關(guān)鍵。因此，絕密檔案的管理人員需要具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和高度保密意識(shí)。主要是因?yàn)闄n案的管理人員要經(jīng)常接觸大量秘密，所以，可能在說(shuō)話、聊天中不經(jīng)意地泄露秘密，說(shuō)者可能無(wú)心，但是聽(tīng)者也許有意。這就要求絕密檔案的管理人員無(wú)論處于什么場(chǎng)合.都要守口如瓶，謹(jǐn)慎說(shuō)話，為國(guó)家保守秘密，盡到自己的職責(zé)與義務(wù)。

3）加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。在對(duì)絕密檔案進(jìn)行移出、調(diào)閱或者銷(xiāo)毀的時(shí)候，都要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，認(rèn)真做好各項(xiàng)登記與簽字。在使用完畢之后還要及時(shí)進(jìn)行檢查、請(qǐng)對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)損壞、泄密等問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行處理與報(bào)告，把損失降到最低。

5 加強(qiáng)電子檔案的管理保密工作

計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，這使得傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。對(duì)檔案的保密工作也提出了一些新的要求。這主要是指技術(shù)上的保密工作。為了保證檔案的保密性要做到以下幾個(gè)方面：一是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，選擇高性能的服務(wù)器，并且與外界的一切網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離；二是計(jì)算機(jī)的安全技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的驗(yàn)證，而且數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移的時(shí)候要加密進(jìn)行；三是通信安全技術(shù)，主要是指：信息在傳遞與保存過(guò)程中的加密、確認(rèn)技術(shù)。要求可以防止任何外來(lái)的惡意攻擊；四是把檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免電子類(lèi)檔案在傳輸過(guò)程中的意外損害造成的損失。

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