李守利 張磊

【摘要】為順應(yīng)大數(shù)據(jù)、云時代信息化要求，疾控檔案管理也應(yīng)實現(xiàn)信息化管理。本文從疾控檔案信息化管理的內(nèi)涵出發(fā)，分析傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，對疾控檔案管理信息化建設(shè)予以初步探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化

信息化浪潮席卷各行各業(yè)，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化必然成為一種發(fā)展趨勢，疾控檔案資料是疾病預(yù)防控制工作的寶貴財富，是衛(wèi)計行政部門出臺決策規(guī)劃、制定工作計劃的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。因此，隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，疾控檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。結(jié)合我中心工作實際，對疾控檔案管理信息化建設(shè)探討如下。

一、疾控檔案管理信息化建設(shè)的必要性

利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)處理、管理、開發(fā)和提供檔案資料的源文件，以便為社會發(fā)展提供服務(wù)。由于疾病控制工作的特殊性，每天都有大量的檔案，如傳染病報告管理信息、免疫預(yù)防數(shù)據(jù)、慢性病管理信息、健康教育資料、圖像資料和各級管理文件等。檔案資料是制定決策和合理規(guī)劃的重要參考依據(jù)，但是，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在保存難、管理查詢難、利用率低等弊端。一是大部分檔案資料以紙質(zhì)作為主要存儲介質(zhì)，非但占據(jù)儲存空間，維護(hù)和管理成本高昂，而且難以永久保存和備份。二是傳統(tǒng)檔案資料查詢實行人工管理模式，流程繁瑣，查找查閱資料耗時耗力，容易出錯。三是紙質(zhì)檔案不方便統(tǒng)計查詢，人工查閱統(tǒng)計工作量大，造成檔案利用率低下。當(dāng)前，疾病預(yù)防工作發(fā)展日新月異，新形勢下更好地提高疾控檔案管理工作水平及利用率，更好地為上層決策服務(wù)，最終要通過檔案管理信息化來解決。

二、檔案管理信息化的優(yōu)勢

通過構(gòu)建檔案管理信息化管理，使疾病控制檔案信息資源管理逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，實現(xiàn)檔案管理信息化和檔案工作信息化，從而達(dá)到實現(xiàn)文件信息資源的有效開發(fā)利用和信息資源的共享。檔案管理信息特點之一是信息技術(shù)在檔案信息系統(tǒng)集成上的應(yīng)用，有序分類，便于查詢，開發(fā)和應(yīng)用檔案識別的分類、編目、排序、檢索、歸檔等高效管理提高管理效率。第二個特點是規(guī)范信息流通檔案的使用，最終實現(xiàn)“無紙化”管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新。

（一）改善檔案歸檔和保管方式。日常工作中產(chǎn)生的大量有價值的檔案材料，檔案實行信息化管理后，通過計算機(jī)直接進(jìn)行收集、分類和利用，大大提高了工作效率，降低了保管成本。記錄形式更具有直觀性和選擇性，檔案的存儲和管理方面也更經(jīng)濟(jì)。同時，實現(xiàn)信息化后資料查閱可直接利用電腦，免去了庫房翻找的繁瑣，延長檔案的使用壽命。

（二）實現(xiàn)檢索快捷。傳統(tǒng)檔案管理檢索方式當(dāng)面對綜合檔案復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息時就顯得力不從心。對檔案資料進(jìn)行信息化處理后，以電子目錄和電子文檔方式歸檔，管理手段和檢索工具方便快捷、手段多樣，電子信息查詢系統(tǒng)更加科學(xué)完善，工作效率顯著提升。同時，電子文件的內(nèi)容屬性和目錄屬性同時合并存在，調(diào)閱文件保證了較高的查全率和查準(zhǔn)率，而且檢索范圍廣、速度快，檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍明顯拓展。

（三）實現(xiàn)信息共享。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件和信息查找費時費力，大量信息閑置在文件柜中，嚴(yán)重影響了信息利用。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理實現(xiàn)信息化，建立檔案信息統(tǒng)一的管理平臺，將檔案檢索查詢系統(tǒng)安裝到各個科室客戶端，工作人員通過賦權(quán)申請即可通過計算機(jī)查看資料并下載打印。同時，各科室產(chǎn)生的檔案材料也可通過客戶端即時上傳到檔案管理中心，方便檔案員的收集整編、瀏覽和存取，大大提高了檔案原件的利用率以及信息服務(wù)的時效性，實現(xiàn)檔案信息資源共享。作為疾控部門，在應(yīng)對公共衛(wèi)生突發(fā)事件時，能否迅速通過網(wǎng)絡(luò)平臺，及時有效地完成各科室之間信息共享，提供高效率的信息傳輸、處理，實現(xiàn)多項任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的信息，直接關(guān)系到人民群眾的生命健康。檔案信息化打破了傳統(tǒng)檔案管理的種種局限，尤其在信息資源共享等方面具有明顯優(yōu)勢。

三、疾控檔案管理信息化建設(shè)的措施與方法

（一）提高思想認(rèn)識。目前，雖然管理信息化在日常工作中已經(jīng)有不同程度的實施，但仍存在檔案信息化建設(shè)意識薄弱、信息化建設(shè)不完善、電子文檔保密性不強(qiáng)等問題。在檔案信息管理方面，目前還沒有形成共識，沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，缺乏對檔案信息巨大價值的認(rèn)識。檔案信息化建設(shè)也普遍停留在簡單的輸入、查詢和利用水平上，很難滿足更多用戶的檔案信息需求，信息安全存在巨大風(fēng)險。從領(lǐng)導(dǎo)到員工的思想觀念、工作方式和工作條件都有不同程度的不足，不能滿足疾病控制和社會發(fā)展的需要。因此，要及時轉(zhuǎn)變思想觀念，把檔案管理信息化建設(shè)納入疾控工作發(fā)展和管理的重要日程來抓，與其他各項工作建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。

（二）疾控檔案管理信息化制度建設(shè)。以完善的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)和疾控中心檔案管理系統(tǒng)是一個重要條件。在檔案信息化建設(shè)中實現(xiàn)電子文件管理的規(guī)范化、制度化和規(guī)范化迫在眉睫。因此，應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立健全與檔案信息管理有關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和制度，包括電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀，使用和保密制度，嚴(yán)格按照制度要求開展工作。

（三）確保檔案信息安全。電子檔案信息安全是信息化建設(shè)的前提條件。一是要確保電子檔案利用安全。加強(qiáng)安全教育，全面提升檔案管理人員思想認(rèn)識和風(fēng)險防范意識，明確責(zé)任，建立健全管理制度。嚴(yán)格執(zhí)行訪問用戶權(quán)限設(shè)置、分配和身份認(rèn)證制度，全程實時監(jiān)控每份檔案的瀏覽、查詢、使用情況，確保安全訪問、下載、復(fù)制及打印。加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶檔案安全與保密教育，防止檔案數(shù)據(jù)資料被篡改和丟失。二是要確保電子檔案信息安全。對各類信息進(jìn)行安全分級，確定可以公開的范圍，安裝和配置防病毒軟件、防火墻、殺毒技術(shù)，及時升級修復(fù)，加強(qiáng)對電子印章、數(shù)字簽署等措施的應(yīng)用，最大限度避免病毒的侵襲和黑客的攻擊。三是要確保電子檔案備份安全。定時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份是保障數(shù)據(jù)安全的重要方法，采用聯(lián)機(jī)備份、脫機(jī)備份和異地備份等多種方式，同時對備份文件定期檢測和轉(zhuǎn)存，避免數(shù)據(jù)丟失。

（四）單位應(yīng)強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理人才的培訓(xùn)?，F(xiàn)代檔案管理人員是檔案信息管理的保證。目前，大部分檔案工作者是兼職人員，缺乏檔案管理知識和缺乏計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。檔案信息技術(shù)建設(shè)涉及強(qiáng)大的技術(shù)，需要既掌握檔案管理知識，又熟練掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案管理人員只有按照時代發(fā)展的需要，具備扎實的管理知識和優(yōu)秀的專業(yè)技能，才能勝任檔案信息工作。因此，要重視加強(qiáng)檔案工作者的培養(yǎng)，采取多種措施，實現(xiàn)計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等基礎(chǔ)課程的多元化和數(shù)字化，提高檔案作業(yè)人員掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)技能。

（五）加強(qiáng)檔案信息化軟硬件建設(shè)。保障檔案信息化建設(shè)所需的軟、硬件配套設(shè)施齊全，并定期進(jìn)行維修、更換和升級，為實現(xiàn)檔案信息化提供物質(zhì)保障，不斷探索優(yōu)化管理模式及管理方法，為健康中國發(fā)展助力護(hù)航。

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