鄭楊

摘 要：檔案的收集、整理、歸檔、收存是檔案管理工作的基本內(nèi)容。在新時期，隨著科學(xué)技術(shù)手段的飛速發(fā)展與革新，檔案的安全體系也需要進行同樣的升級改造，只有形成一套完備的安全體系才能充分應(yīng)對當(dāng)今社會新形勢下各項工作發(fā)展的需求。因此，構(gòu)建檔案安全體系也成為了有關(guān)檔案管理部門必須重視并完成的首要任務(wù)。本文介紹新時代背景下全新的檔案安全體系，對未來檔案安全體系構(gòu)建的保障措施探究提出切實可行的建議。

關(guān)鍵詞：檔案安全；檔案管理；保障措施

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）06 — 0155 — 03

一、檔案安全體系的相關(guān)介紹

檔案安全保障體系的構(gòu)建，是一個國家對其掌握的內(nèi)部信息資源進行有效地控制、妥善利用，也是對國家重要文化、悠久歷史的記錄與傳承。當(dāng)前我國自然災(zāi)害頻繁、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案數(shù)量增長顯著，政府信息逐步透明公開，都使得檔案安全體系的建立工作提上日程。檔案本身安全性體系的構(gòu)建是檔案管理部門的首要任務(wù)，同樣也是檔案資料管理者應(yīng)盡的職責(zé)，也可以說是他們必須守護的使命。這種使命包含了對每一份檔案的妥善保管、嚴格保密。如果是因為沒有做好檔案的保護、收存工作，而使得機密內(nèi)容泄露，那么檔案就喪失了歸檔利用的前提條件。由此可見，檔案的安保問題貫穿檔案管理工作的全局，同樣關(guān)乎黨和國家的最基本利益。建設(shè)一套完備的檔案安全體系，不僅需要相關(guān)部門在各個方面加強對檔案機密性的管理，也需要各級黨委的大力支持、重視。

檔案管理工作最基本的職能之一就是保障檔案安全，這是確保檔案管理工作順利進行與發(fā)揮其最大效用的保障。隨著新時期數(shù)字信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案資源的數(shù)量亦日益增長。雖然現(xiàn)有的檔案安全制度可以維持當(dāng)前檔案管理工作的持續(xù)進行，但是檔案安全管理體系的建設(shè)仍然不夠完備。主要包括檔案收存設(shè)施不夠規(guī)范、檔案存儲設(shè)備陳舊、相關(guān)政策精神沒有徹底貫徹落實，這會引發(fā)檔案安全管理工作出現(xiàn)漏洞，是檔案安保工作必須面對的巨大挑戰(zhàn)。本文提出檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合國家有關(guān)政策規(guī)定，在設(shè)備、人才、技術(shù)等方面為檔案安全體系的構(gòu)建提供保障措施，以確保檔案信息安全。

二、檔案安全體系保障措施探究

1.物質(zhì)保障體系

物質(zhì)保障體系主要是保證存檔材料或者包含重要信息的實體檔案材料的安全，是檔案安全體系中最基礎(chǔ)的一項保障措施。因為重要的實體檔案信息不慎缺失損壞，會很大程度上造成無法彌補的損失，做好相關(guān)的保護工作尤為重要。自然環(huán)境的改變、時間流逝造成檔案的老化、變形，人為的使用不當(dāng)造成檔案的損傷、缺失，這些都將是檔案安全體系建立工作所面臨的最實際的問題。而良好的物質(zhì)保障體系就可以最大限度地保障檔案的安全?？梢酝ㄟ^選擇耐于保存和記錄檔案信息的材質(zhì)、根據(jù)國家發(fā)布的《檔案保存建筑設(shè)計規(guī)范》的要求選擇一個合適的環(huán)境進行檔案儲存，以加強檔案的安全保障體系。

（1）檔案材料安全保障

檔案館保存的紙質(zhì)檔案，一般都采用富含纖維素的韌皮纖維或種毛纖維材質(zhì)書寫打印紙，這類型的紙張耐久度極高，可以滿足檔案資源長時間存儲的需求。為了使檔案上的字跡有效留存，可以選擇特定包含炭黑成分的墨水，這種墨水化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定，不易與空氣產(chǎn)生氧化反應(yīng)，可以讓字跡長時間仍然保持清晰可見。此外，還應(yīng)該注意周圍環(huán)境的控制，避免高溫炙烤、陽光直接照射、紙張受潮、防止酸堿性物質(zhì)的侵蝕等。

光盤、磁帶類型的檔案，一定要注意檔案室溫度、濕度的控制，有條件的檔案室可以將特別重要的光盤、磁帶檔案進行包膜防護。其余影像類膠片型的檔案應(yīng)選擇不銹鋼或者其他不易腐化的金屬作為裝載容器。檔案管理部門必須設(shè)立專門的檔案室，加之配套相關(guān)防護設(shè)備，分類保存各種不同材質(zhì)的檔案，定期維護檢查，以期通過不斷優(yōu)化收存條件，保障檔案材料安全。

（2）檔案環(huán)境及資源保障

檔案收存環(huán)境的選擇，應(yīng)經(jīng)過多重篩選考量，庫房應(yīng)具備存足夠存儲空間、優(yōu)越的存儲條件、干凈整潔的存儲環(huán)境和一定的封閉性，還要將地震、火山、洪水等自然災(zāi)害以及污染輻射等外部情況納入考慮范疇。檔案室所在區(qū)域最好經(jīng)過特別設(shè)計，內(nèi)部空間布局合理，可以抵御各種自然災(zāi)害，還要配套溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、消防設(shè)施、防塵除蟲設(shè)施以及檔案損害修復(fù)設(shè)備等安全設(shè)備。保存重度機密資料的檔案室也應(yīng)該逐步配備災(zāi)害報警系統(tǒng)、自動滅火系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)以及指紋門禁系統(tǒng)等。同時配備專業(yè)的檔案電子控制中心，由專人管理維護相關(guān)設(shè)備，保障檔案環(huán)境與安全。

2.技術(shù)保障體系

我國亟需著手研究深層次的檔案安全技術(shù)手段，嚴格執(zhí)行國家檔案安全評定標(biāo)準(zhǔn)要求，大幅提升檔案安全體系研究力度，結(jié)合實際情況，提出科學(xué)、合理的檔案安全的具體理論和技術(shù)手段，詳細包括：研討應(yīng)對災(zāi)害的具體方略、突發(fā)情況的應(yīng)急處理、數(shù)字化信息檔案的安全保證、電子檔案的真?zhèn)魏藢?、損壞檔案的搶修技巧、延長檔案文獻留存期限等。從現(xiàn)今檔案安全體系的發(fā)展態(tài)勢來看，精準(zhǔn)確立研究方向，持續(xù)提升檔案安全的理論支持、技術(shù)手段，使得相關(guān)研究課題有條不紊的迅速開展。以點帶面，將探究成果中操作性強的新技術(shù)推廣全國，顯著增進檔案安全的保障。

技術(shù)保障體系主要分為兩大類，分別是傳統(tǒng)載體技術(shù)的保障體系和現(xiàn)代信息技術(shù)的保障體系。前者多是在流傳至今的傳統(tǒng)方案上進行改革創(chuàng)新，演變成適應(yīng)當(dāng)前時代的技術(shù)保障體系；后者則使用了現(xiàn)代的數(shù)字信息技術(shù)，是一種科技化的技術(shù)保障體系。

（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案技術(shù)保障

傳統(tǒng)的檔案資源多為紙質(zhì)印刷書寫，為了保證傳統(tǒng)檔案的安全，首先一定要做好紙張的保護和受損檔案的修復(fù)。應(yīng)配備專業(yè)的修復(fù)工作人員定期對檔案進行檢查，及時去除檔案上出現(xiàn)的污漬和產(chǎn)生的酸性物質(zhì)。歷史年頭久遠的檔案要及時加固和裝裱。其次做好傳統(tǒng)檔案數(shù)字信息影像化的工作。從珍稀檔案和常用檔案著手，按部就班的實現(xiàn)全部傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)存及保護。這樣既可使檔案便于查看利用，也可降低檔案的折損程度。運用具有較高的分辨率的掃描設(shè)備，合理的存儲方式以提升傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化質(zhì)量，提升檔案資料的管理能力與水平。

（2）現(xiàn)代信息化技術(shù)保障

現(xiàn)代化信息技術(shù)可以使檔案的保存、使用變得方便，不過也相應(yīng)帶來了一定的風(fēng)險，可以通過采用合理的技術(shù)手段最大限度的保證電子信息檔案的安全。電子檔案的安全風(fēng)險主要來自技術(shù)層面，包括檔案內(nèi)容格式不規(guī)范、沒有實行統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔操作不夠嚴謹、操作人員技術(shù)水準(zhǔn)較低等因素。所以，亟需迅速制定一套電子檔案的執(zhí)行規(guī)范和安全準(zhǔn)則。由我國檔案局牽頭，交給特定的部門來專門探討電子檔案的安全保障策略，建立專業(yè)的檔案防護措施，利用防火墻來降低電子檔案所帶來的風(fēng)險，保證其資料安全完整、真實可信。另外，還須定期進行技術(shù)的升級改造，更新技術(shù)條件與保護策略，形成一套科學(xué)化的電子檔案安全制度，為每一份檔案文件加入特殊編排的密碼以及數(shù)字簽名，嚴格確保電子檔案的安全性。同時實行電子檔案信息安全責(zé)任制度，及時排查問題，對出現(xiàn)重大安全事故并產(chǎn)生嚴重后果的單位、個人，追究相應(yīng)的法律責(zé)任。最后，引進一套完善的容災(zāi)備份管理制度，將電子檔案按照不同的方式異地備份存儲，使其符合長期保存、使用、恢復(fù)等各種要求，保證電子檔案的高度安全。

3.政策法規(guī)保障體系

目前，我國《檔案法》對各類檔案的安全條例都具有明文規(guī)定，下屬地方各個檔案室也分別根據(jù)自身情況出臺了有針對性檔案安全制度。通常這些制度條例不夠全面、具體，要想建立一套完備的檔案安全體系，一定要從政策法治的角度，完善相關(guān)的法規(guī)條例。

（1）政策法規(guī)保障

政策法規(guī)的保障主要涵蓋以下四方面內(nèi)容。一是，改進與完善國家《檔案法》。根據(jù)國情需要，補充完善相關(guān)設(shè)計檔案安全的條例，強化處罰措施、加大監(jiān)督范圍。凡是發(fā)現(xiàn)違反《檔案法》的行為，一律追究其法律責(zé)任。二是，建立檔案安全許可相關(guān)法規(guī)，實施檔案安全資格許可制度。檔案從業(yè)人員必須經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)并通過資格測試持證上崗工作。檔案室的建設(shè)也要符合相關(guān)許可制度的規(guī)定。三是，提高檔案安全經(jīng)費投入力度，實現(xiàn)不同級別檔案的管護經(jīng)費梯度層次，從根本上保障維護檔案安全的資金支持。四是，持續(xù)加強檔案的安保，重視人力資源的建設(shè)培養(yǎng)，增強管理者對檔案的安全意識、風(fēng)險防范意識，提升應(yīng)對突發(fā)狀況的能力，全方位提高檔案工作人員的知識技能水平，為檔案安全體系建設(shè)提供強有力的人才保障支持。

（2）制度保障

完善現(xiàn)有的檔案安全管理制度，嚴格規(guī)定檔案安保執(zhí)行方式，確保各項制度實施落到實處。安全管理制度也需要細化。從檔案整理歸檔開始，無論是查詢使用，還是定期維護，以及加密、銷毀等都應(yīng)該有規(guī)可循。同時，檔案信息的安全管理方案，以及檔案安全責(zé)任事故的追責(zé)，都必須確保按照嚴格的規(guī)章制度進行。還要推行檔案信息保密制度。區(qū)別檔案在網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的使用，涉密的檔案禁止使用外網(wǎng)查閱。檔案館的計算機應(yīng)配置專業(yè)的查毒軟件，防止病毒、木法、惡意程序的侵入并做好定期排查工作。同時設(shè)立檔案查詢及使用權(quán)限，定時更新所有檔案的存儲數(shù)據(jù)，做好檔案備份。此外，仍然需要建設(shè)一套應(yīng)對突發(fā)情況的管理機制。主要針對無法預(yù)測的大型自然災(zāi)害和人為破壞，確立一套應(yīng)對突發(fā)事件的響應(yīng)防范措施，規(guī)劃完備的應(yīng)急預(yù)案，將損失降到最低。

建設(shè)一套完善的檔案安全管理制度，強化檔案工作人員的制度執(zhí)行力，啟用長期的監(jiān)督檢查機制，務(wù)必使各項規(guī)章制度按部就班的實施。規(guī)章制度建立后，迅速推廣到基層落實，發(fā)揮其約束、保障作用。應(yīng)從國家檔案信息安全至上的角度考慮問題，全面了解建設(shè)檔案安全條例的緊迫性和必要性，時刻優(yōu)化革新檔案安全的相關(guān)制度，每一級檔案管理部門要樹立檔案安全至關(guān)重要的信念入腦入心，認真貫徹實行。制定詳細針對突發(fā)情況的應(yīng)急制度，設(shè)立面臨危機的應(yīng)對機制、管理措施，提升解決自然災(zāi)害等突發(fā)事件的處理能力，將損失降低。按照國家出臺的《檔案安全事件突發(fā)緊急處理方案》及有關(guān)部門制定的具體《細則》的管理辦法，按照提前設(shè)定好的應(yīng)急預(yù)案妥善處理。可采取季度性突發(fā)情況演習(xí)，用于提升各部門針對不同事件發(fā)生的應(yīng)便能力。深刻研讀國家發(fā)布的《檔案館災(zāi)害控制管理防范指南》，根據(jù)國家相關(guān)要求，重視檔案部門的防災(zāi)處理和災(zāi)后重建。積極落實機密重要檔案的備份制度，也是提升防備各類突發(fā)情況的重要手段。我國一直都有把機密重要檔案進行多次、多地備份的優(yōu)良傳統(tǒng)，時至今日，在面臨檔案安全的嚴峻問題上，仍然需要延續(xù)這種提前做好危害防范的良好習(xí)慣，繼續(xù)重點實行檔案的異地多重備份方案，提升各類災(zāi)害的反應(yīng)處理能力。

各類檔案應(yīng)設(shè)立一套高度保密性安全管理方案。平衡好一般檔案的開放程度、相關(guān)檔案的涉密安全，提升檔案的實際使用率，給予檔案包含的重要內(nèi)容提供安全保障。在政府公開更多檔案信息，增加公共服務(wù)的前提下，也同樣需要強化檔案的審查力度。涉密程度高的檔案不應(yīng)公開，一般檔案盡可能的保存原件，展示副本，最大程度上保證檔案信息的安全性。

在面對突發(fā)自然災(zāi)害、老化、人為使用不當(dāng)?shù)仍?，造成檔案輕微、嚴重受損時，應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案補救、修復(fù)機制。經(jīng)歷這些突發(fā)情況后，可以及時對殘破檔案資料進行保護和搶修，降低檔案受到更嚴重的損壞而產(chǎn)生無法彌補的損失。當(dāng)下，我國實行了檔案文獻保護工程，主要的目的是對極度重要的檔案進行保護修復(fù)。其中如何利用專項經(jīng)費實施檔案保護，強化國家級別重要檔案的評估和修復(fù)，落實保護修復(fù)工作的督導(dǎo)，是當(dāng)前最重要的問題所在。

數(shù)字化電子檔案也應(yīng)該實行一套具體嚴格的安全處理機制。在初建檔案時就需要注重信息的安全和規(guī)范，包括使用的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)，操作的系統(tǒng)及人員，實行全方位的安全評估、管理，用嚴密的檔案安全體系確保電子檔案的內(nèi)容不失毫厘。由于電子信息自身不確定帶來的風(fēng)險因素很多，不僅篡改方便，還很容易被盜取刪除。所以，確立一套針對電子檔案的保護手段也是至關(guān)重要的，在確保相關(guān)檔案的真實性之外，還需要在文檔加密上下功夫，而且必須依靠特制的設(shè)備軟件才可以被解讀，如何利用信息技術(shù)高度隱蔽的存儲重要機密電子檔案也是急需攻克的一個難點。

4.人才與體系保障

（1）人才保障

檔案管理部門、相關(guān)檔案機構(gòu)制定規(guī)劃，每年至少開展一次大型檔案相關(guān)專業(yè)講座交流會，提升檔案工作從業(yè)人員知識技術(shù)水平，加強管理者的個人素養(yǎng)，增進檔案安全意識。只有讓檔案工作者充分認識到檔案安全的重要性與對國家人民的意義，才能激發(fā)從業(yè)者強烈的責(zé)任感，努力掌握檔案安全保障技術(shù)，適應(yīng)新時代檔案發(fā)展需求，出色完成自己的每項工作任務(wù)，為檔案的安全提供更多的人力保證。

（2）體系保障

目前，我國已經(jīng)在檔案安全保障的道路上摸索出很多切實可行的方案，需要進行全面的推廣，基于推廣反饋結(jié)果再持續(xù)深入研究，實現(xiàn)檔案安全體系縱深發(fā)展，日漸提升檔案安全維護能力。我國范圍內(nèi)的各大檔案機構(gòu)已經(jīng)開始互相實行異地備份的策略，這樣顯著的減少了本地檔案備份場館設(shè)立的成本，加速了國家檔案備份方案前進的腳步。目前各地區(qū)反應(yīng)強烈，其中哈爾濱與南京、北京與西安都已經(jīng)確立了相互的檔案備份協(xié)議。而昆明與貴陽、天津與廣州等地也初步確立了合作的意愿，這些城市都在全國起到了良好的帶頭作用。數(shù)字信息檔案資源實行多種介質(zhì)分別備份，這一技術(shù)為新時代環(huán)境下的檔案安全構(gòu)建了良好的環(huán)境基礎(chǔ)。在數(shù)字化檔案技術(shù)發(fā)展突飛猛進的年代，各方面產(chǎn)生的新型技術(shù)、病毒等威脅也逐漸增多。根據(jù)我國當(dāng)前掌握的技術(shù)手段來看，只有實行多種檔案備份弱化數(shù)字信息這一載體帶來的風(fēng)險，才能有效抗擊網(wǎng)上不法分子的攻擊。不定期更新檔案專屬管理系統(tǒng)平臺、及時修復(fù)存在的漏洞，降低潛在風(fēng)險，有益于提升數(shù)字信息檔案的安全。各級機構(gòu)的電子文檔的實行統(tǒng)一管理和多重備份，這一好做法為電子檔案的集中管理指明了新的航向，巨大提升電子檔案的安全保障。

三、結(jié)語

檔案安全體系構(gòu)建包括檔案的搜集、歸檔保存、后續(xù)查看利用等環(huán)節(jié)，立足于檔案管理的實際需求，確立一套完備的檔案安全制度任重道遠。我國的檔案安全體系的建立已經(jīng)步入了一個新時代，在新時期我們將不斷迎接各種挑戰(zhàn)，結(jié)合日趨成熟的技術(shù)、制度等各項保障措施，完備整個檔案安全系統(tǒng)，以期為我國檔案資料安全以體系的構(gòu)建及未來的可持續(xù)、健康發(fā)展提供最強大的保障。

〔參 考 文 獻〕

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〔2〕耿秀卿.涉密檔案信息的安全保障措施〔J〕.電子技術(shù)與軟件工程，2016，（11）.

〔3〕袁秋玉.中學(xué)檔案管理的安全保障措施探討〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2017，（1）.

〔4〕張黎黎.檔案開放共享中信息安全保障措施探析〔J〕.山西檔案，2014，（9）.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕