牛雪玲

摘 要：檔案管理工作具有技術(shù)性強(qiáng)、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)控管理工作的重點(diǎn)。在新的歷史時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位迎來了改革發(fā)展的新契機(jī)，檔案管理工作的深入推進(jìn)，為檔案管理工作的創(chuàng)新、改革發(fā)展的推動(dòng)，提供了切實(shí)有效的保障。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛推進(jìn)檔案管理建設(shè)，在很大程度上提高了檔案管理質(zhì)量。但是，檔案管理專業(yè)化、信息化建設(shè)仍比較滯后，弱化了其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要性。為此，如何立足新的發(fā)展環(huán)境、新的工作要求，深化檔案管理建設(shè)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)新改革的重點(diǎn)，應(yīng)在日常管理工作中有效落實(shí)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；重要性

機(jī)關(guān)單位相對(duì)于其他單位，有著自身特有的屬性。在機(jī)關(guān)單位里，檔案管理扮演著重要角色，工作中有大量有價(jià)值意義的資料需要整理收存，檔案管理過程要經(jīng)過多道程序和途徑，過程相對(duì)復(fù)雜繁瑣。提升優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，有助于改善機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理和匹配產(chǎn)生重要影響。

1新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.1檔案管理能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工作，完善的檔案資料庫(kù)能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的資料查考提供依據(jù)。首先，檔案管理記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)及改革發(fā)展等內(nèi)容。這是對(duì)歷史情況和過程的記錄，能夠?yàn)閱挝还ぷ鞯膭?chuàng)新改革，提供資料依據(jù)；其次，檔案資料是單位在實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，有的是當(dāng)事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機(jī)關(guān)查考工作提供依據(jù)；再次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內(nèi)容進(jìn)行歸檔、整理，進(jìn)而更好地反映單位的現(xiàn)狀。因此，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長(zhǎng)期有效的開展。

1.2檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

深化內(nèi)控管理改革，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革建設(shè)的重要內(nèi)容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，為內(nèi)控管理改革創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在環(huán)境；其次，檔案管理為內(nèi)控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進(jìn)，夯實(shí)了基礎(chǔ)，也保障了內(nèi)控管理改革的全面開展；再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進(jìn)，創(chuàng)設(shè)了良好的宣傳陣地。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革的當(dāng)前，應(yīng)扎實(shí)推進(jìn)檔案管理，并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

1.3檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在條件

文書資料管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容。強(qiáng)化文書資料管理，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作有效落實(shí)的重要保障。首先，通過文書檔案，可以更好地利用檔案資料，提高內(nèi)控管理的質(zhì)量及效率；其次，在文字資料佐證等情況之下，需要文書檔案信息資源作為重要的依據(jù)，以確保檔案資料的準(zhǔn)確性；再次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，為文書資料管理工作提供了更加便捷、準(zhǔn)確的檔案信息資料，優(yōu)化了管理工作的環(huán)境。

2機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

考慮到我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在不足且涉及范圍較廣，本文僅對(duì)其中代表性較強(qiáng)的不足進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。（一）管理方式陳舊。雖然近年來我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化升級(jí)，但很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作卻仍殘留著過去的痕跡，這種痕跡在檔案資源開發(fā)利用欠缺、不按法定程序擅自銷毀應(yīng)歸檔保存文件資料等方面均有著較為直觀的體現(xiàn)，檔案管理工作的有效性自然會(huì)受到這類情況的嚴(yán)重影響。（二）認(rèn)識(shí)水平不足。認(rèn)識(shí)水平不足同樣屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足之一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、員工將檔案管理工作視作后勤類工作便是這一不足的主要表現(xiàn)，這種情況的出現(xiàn)主要是由于檔案管理工作不能凸顯工作成績(jī)、不能帶來實(shí)際利益，這一認(rèn)知下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門多由水平差、將近退休的員工組成，檔案管理積極性降低、檔案填寫敷衍了事等問題也很容易因此出現(xiàn)。

3強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

3.1革新檔案工作管理理念

由于一些機(jī)關(guān)單位檔案管理缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，相對(duì)于軟、硬件不達(dá)標(biāo)而言，檔案管理思想理念的轉(zhuǎn)變更加重要，由于機(jī)關(guān)單位屬性特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)時(shí)代變化能力稍顯滯后，檔案管理理念受傳統(tǒng)思想束縛影響較重，不利于適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展。因此要改變這樣局面，首先要改變現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理理念，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，以新理念、新技術(shù)推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高效檔案管理。由于機(jī)關(guān)檔案大部分有保密價(jià)值，在建檔過程中要不斷提升安全設(shè)置，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理。

3.2強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵

當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部職工中，對(duì)檔案管理工作普遍存在“不愿做”和“不會(huì)做”的問題。當(dāng)務(wù)之急是必須引導(dǎo)人們走出檔案工作的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，全力推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，通過建立激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制的辦法，全力解決檔案管理人員“不愿做”和“不會(huì)做”的問題。檔案部門是一個(gè)單位的“冷門部門”，多數(shù)檔案管理人員特別是年輕干部很難耐得住寂寞。對(duì)此，單位領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的用人觀，重視、關(guān)心、愛護(hù)檔案管理人員，要建立行之有效的激勵(lì)機(jī)制，給檔案管理人員創(chuàng)造一個(gè)建功立業(yè)的工作環(huán)境和施展才華的優(yōu)質(zhì)平臺(tái)。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，從事檔案管理的人員兩極分化現(xiàn)象極為明顯：從事檔案管理工作的要么是剛進(jìn)單位的年輕干部，要么是臨近退休的老同志。年輕干部檔案管理專業(yè)知識(shí)匱乏、老同志不懂現(xiàn)代化辦公軟件。這些都有礙于檔案管理水平的提升。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的負(fù)責(zé)同志，一定要抓住檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)這個(gè)關(guān)鍵，及時(shí)報(bào)請(qǐng)上級(jí)檔案管理綜合部門從基層的實(shí)際出發(fā)，建立面向基層檔案管理人員的高效優(yōu)質(zhì)的教育培訓(xùn)制度，要立足新形勢(shì)下開展檔案工作的實(shí)際需要，著眼“補(bǔ)短板”“強(qiáng)效能”，全力提高培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。為有效克服工學(xué)矛盾，在培訓(xùn)的方式上，講究“短、平、快”；在培訓(xùn)的方法上，實(shí)行在職和脫產(chǎn)相結(jié)合，以切實(shí)提升檔案工作者的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

3.3檔案管理庫(kù)房利用新技術(shù)、新設(shè)備，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化

機(jī)關(guān)檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，需要全方面對(duì)檔案工作進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，首先是檔案庫(kù)房管理上要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，要在檔案室建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，要全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)，庫(kù)房?jī)?nèi)文本檔案?jìng)}庫(kù)內(nèi)要安裝實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備，對(duì)室內(nèi)溫度、潮濕、干燥等安全隱患進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)控和干預(yù)，由計(jì)算機(jī)智能程序負(fù)責(zé)，確保整個(gè)檔案?jìng)}庫(kù)24小時(shí)都會(huì)在監(jiān)控下確保安全和防盜，解決了檔案室需要工作人員人工監(jiān)護(hù)問題。機(jī)關(guān)單位要盡量全面推廣電子文檔，電子文檔具有節(jié)能環(huán)保、內(nèi)容豐富、易于傳遞收藏特點(diǎn)，相對(duì)于紙質(zhì)文檔來說具有無與倫比的優(yōu)勢(shì)，而且電子文檔更容易檢索應(yīng)用，使用者可通過移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)輸入相應(yīng)指令，不受地域限制查閱、下載文檔資料，體現(xiàn)了現(xiàn)代高科技帶給檔案管理使用上的便利。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理工作者要積極將原有紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文檔，通過掃描、影像技術(shù)將紙質(zhì)文檔資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)存入相應(yīng)電子檔案目錄中，這些措施對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作起到優(yōu)化作用。

4結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化過程需要涉及許多復(fù)雜的程序，為此需要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理軟、硬件的環(huán)境建設(shè)，要不斷更新管理理念，提升檔案管理人員自身的管理水平，這樣才能夠不斷實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化目的。

參考文獻(xiàn)

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