張海峰

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位所需要處理的檔案資料也越來(lái)越多，各種新型信息化技術(shù)也改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作方式。新形勢(shì)下的事業(yè)單位需要抓住信息技術(shù)所帶來(lái)的發(fā)展機(jī)遇，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作方式進(jìn)行大膽的改革與創(chuàng)新，深入分析在以往的檔案管理工作中長(zhǎng)期存在的問題，利用信息技術(shù)進(jìn)行有針對(duì)性地優(yōu)化與改良。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的相關(guān)思路了具體方法進(jìn)行了詳細(xì)的介紹。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；信息化建設(shè)

對(duì)原文件檔案進(jìn)行妥善的保存是事業(yè)單位一項(xiàng)十分重要的工作職責(zé)之一，而信息化建設(shè)也是事業(yè)單位改革的一個(gè)重要組成部分。因此，事業(yè)單位需要綜合佳能各種先進(jìn)的信息化技術(shù)手段提高行政辦公效率，將以往紙制化的信息記錄方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的記錄，方便信息的添加、編輯與刪除，提升檔案管理工作效率，降低出現(xiàn)人工差錯(cuò)的概率。

1.檔案管理信息化的重要意義

事業(yè)單位是促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為社會(huì)公眾提供行政服務(wù)的重要部門，在日常的辦公過程中也會(huì)生成大量的文件資料，這些文件資料反過來(lái)又會(huì)成為以往處理公共事務(wù)的重要資源。因此，對(duì)針對(duì)檔案資料以及檔案管理工作做好信息化建設(shè)，能夠有效推動(dòng)事業(yè)單位行政辦公效率的提升，為社會(huì)公眾提升更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)也能夠降低公務(wù)人員的工作壓力。

利用信息化、數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改良，是檔案管理工作信息化的重要組成部分，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，檔案資料所發(fā)揮的作用越來(lái)越大，社會(huì)公眾的服務(wù)需求也逐年增加，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這也是推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理朝著信息化方向發(fā)展最重要的動(dòng)力。信息化的檔案管理工作體系能夠進(jìn)一步維護(hù)檔案資料的真實(shí)性與完整性，同時(shí)也有利于檔案資料的開發(fā)與利用[1]。信息化檔案也使得檔案分類、整理工作更加簡(jiǎn)捷、高效，同時(shí)也能夠進(jìn)一步嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作的落實(shí)流程。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，事業(yè)單位要與時(shí)俱進(jìn)，緊緊抓住改革機(jī)遇，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。另外，信息化的檔案管理工作模式也有利于提高檔案信息的處理速度，對(duì)于日益緊張的辦公空間與辦公經(jīng)費(fèi)也會(huì)起到一定的改善作用，辦公人員在查看檔案信息資料的過程中也得以更加方便并且清晰?？偠灾?，新形勢(shì)下的事業(yè)單位要對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源與計(jì)算機(jī)資源進(jìn)行更加充分的利用，在新的歷史發(fā)展時(shí)期，要盡快實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作模式。

2.事業(yè)單位檔案管理信息化普遍存在的問題

2.1檔案信息資源的開發(fā)缺乏合理性

我國(guó)事業(yè)單位在現(xiàn)階段的工作中還沒有實(shí)現(xiàn)針對(duì)檔案信息資源的合理化開發(fā)，檔案信息資源的數(shù)字化采集工作仍然有等進(jìn)一步加強(qiáng)，同時(shí)也嚴(yán)重存在重復(fù)性加工信息資源的問題，需要綜合運(yùn)用各種技術(shù)手段來(lái)提高檔案資源信息化工作的效率。根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)可知，以數(shù)據(jù)庫(kù)為載體的信息化檔案管理可以大幅提升事業(yè)單位的辦公效率，但也存在數(shù)據(jù)資源使用效率不足的問題。

2.2檔案資料信息的保護(hù)工作存在不足

事業(yè)單位的檔案資料在部分情況下涉及到重要機(jī)密，在檔案管理的信息化建設(shè)工作中，需要重點(diǎn)考慮檔案資料的信息安全。然而在實(shí)際操作中，部分事業(yè)單位并有沒充分重視這方面的問題，對(duì)檔案資料的信息安全造成了一定的威脅。造成該問題的原因主要在于，事業(yè)單位對(duì)信息資料進(jìn)行公示時(shí)有沒經(jīng)過嚴(yán)格的審查，事業(yè)單位所使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備也有沒進(jìn)行全面的防護(hù)，所使用的信息化系統(tǒng)容易透過網(wǎng)頁(yè)受到黑客的攻擊。事業(yè)單位單位需要從硬件、軟件兩個(gè)方面對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，或與第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)開展合作，保證檔案資料安全。

2.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有等提升

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性的重要工作，尤其是信息化環(huán)境下的檔案管理，更加要求工作人員專業(yè)一定的專業(yè)素養(yǎng)。然而，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位工作人員長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響，在技術(shù)革新，管理經(jīng)驗(yàn)方面存在一定的欠缺，比如對(duì)于檔案管理軟件的了解相對(duì)不足，在新的技術(shù)條件下沒有形成專業(yè)的檔案管理工作流程和思路，在實(shí)際操作過程中存在效率不足，出錯(cuò)率過高等方面的問題。因此，檔案管理人員需要進(jìn)一步加強(qiáng)針對(duì)新檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，事業(yè)單位也需要為工作人員提供一定的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。

3.事業(yè)單位檔案管理信息化的有關(guān)策略

3.1做好軟硬件建設(shè)工作

硬件是檔案管理信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，服務(wù)于信息化檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備兩種。為了能夠?qū)n案資料進(jìn)行妥善的保存，事業(yè)單位大概采購(gòu)質(zhì)量過硬的運(yùn)算設(shè)備與硬盤設(shè)備，所采購(gòu)的服務(wù)器與存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)也要具有有效抵抗外界入侵的功能[2]。因此，事業(yè)單位要不斷加大硬件投入力度，處理好性能與成本兩方面的矛盾，使存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)或單位硬盤上的資料更加安全，保證工作人員的流暢操作。在軟件方面事業(yè)單位需要強(qiáng)化對(duì)于“專業(yè)”的認(rèn)識(shí)，加大學(xué)習(xí)力度，全面進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)自身的需求篩選出符合自身應(yīng)用需要的檔案管理軟件，對(duì)比國(guó)內(nèi)外檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，或與軟件供應(yīng)方展開長(zhǎng)期合作，對(duì)軟件進(jìn)行不斷的優(yōu)化與升級(jí)，即要貼近事業(yè)單位工作人員的工作需求，也要盡量符合工作人員的操作習(xí)慣，進(jìn)而形成一套屬于事業(yè)單位的、專門的檔案管理系統(tǒng)，提高工作效果與檔案資料的安全性水平。

3.2對(duì)檔案管理信息化改革進(jìn)行全面的規(guī)劃

檔案管理信息化是一項(xiàng)十分重要的工作，但也是無(wú)法一蹴而就的。尤其是對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說，其工業(yè)有著明顯的一貫性、連續(xù)性特點(diǎn)，或一味地求新求變，很可能會(huì)對(duì)事業(yè)單位的日常工作造成混亂與困擾。因此，事業(yè)單位的檔案管理信息化改革需要按部就班循序漸進(jìn)地進(jìn)行。充分考慮事業(yè)單位工作人員能力水平與新技術(shù)門檻之前的矛盾，新入分析事業(yè)單位工作需求與各種新型技術(shù)之間的矛盾。根據(jù)檔案管理信息化改革的進(jìn)度要求以及事業(yè)單位自身的實(shí)際工作需求有針對(duì)性地制定信息化改革計(jì)劃。先從紙抽檔案資料的數(shù)字化入手，在實(shí)現(xiàn)信息化之前，首先要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的工作人員完全有能力處理數(shù)字化的檔案資料。而且檔案資料的數(shù)字化也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的過程中，事業(yè)單位工作人員有充分的時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)更深層次、更加專業(yè)的數(shù)字資源處理技術(shù)。在完成該階段的改革任務(wù)后，再結(jié)合信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與事業(yè)單位工作需求，對(duì)檔案管理工作流程以及后臺(tái)數(shù)據(jù)處理方案進(jìn)行全方位的制定，最終形成一套完整的信息化檔案數(shù)據(jù)處理體系。

3.3為檔案管理人員提供必要的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

為檔案管理人員提供信息技術(shù)職業(yè)是檔案管理工作信息化改革的基礎(chǔ)要素。檔案管理人員在日常生活中需要不斷加強(qiáng)這方面的學(xué)習(xí)，全面總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，形成以數(shù)字化、信息化技術(shù)處理檔案資料的習(xí)慣，逐步放棄紙制操作。其次。事業(yè)單位自身也需要加大針對(duì)“知識(shí)”的引入力度，重點(diǎn)向其他已經(jīng)完成檔案管理信息化改革的事業(yè)部門借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)?；蚺c專業(yè)的信息技術(shù)企業(yè)或軟件工程企業(yè)加強(qiáng)合作，在對(duì)軟件進(jìn)行各制化制定的同時(shí)，多向軟件工作人員請(qǐng)教，或直接聘請(qǐng)其到事業(yè)單位開展教學(xué)工作。

4.結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵階段，事業(yè)單位作為我國(guó)現(xiàn)代建設(shè)主力軍，應(yīng)該全面擁抱新技術(shù)與新理念，堅(jiān)持將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作效率的提升上，不斷加大技術(shù)引進(jìn)技術(shù)與硬件引進(jìn)力度，虛心學(xué)習(xí)，根據(jù)事業(yè)單位的日常工作需求與群眾的服務(wù)需求，努力打開突破口，循序漸進(jìn)地推動(dòng)檔案管理信息化改革。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2017（05）：127-128.

[2]趙春園.淺談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作[J].珠江水運(yùn)，2018（14）：47-48.