陳杰

摘要：現(xiàn)場管理是對現(xiàn)場進(jìn)行管理，提高工作效率的基本方法，企業(yè)現(xiàn)場管理水平的高低就直接關(guān)系到企業(yè)的整體實(shí)力。在辦公室現(xiàn)場管理中，運(yùn)用“5S”管理方法可以提升企業(yè)的效率和管理水平，從而提高企業(yè)在市場中的核心競爭力。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)場管理；5S；企業(yè)效率

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）018-0113-01

一、相關(guān)理論綜述

凡是企業(yè)用來從事生產(chǎn)經(jīng)營的場所，都稱之為現(xiàn)場。如廠區(qū)、車間、倉庫、運(yùn)輸線路、辦公室以及營銷場所等?，F(xiàn)場管理就是對現(xiàn)場的生產(chǎn)要素進(jìn)行管理和優(yōu)化，以提高效率和目標(biāo)。現(xiàn)場管理的內(nèi)容包括以下幾個方面。

1.消除浪費(fèi)。必須實(shí)現(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，布局合理，速度更快，成本降低，質(zhì)量提升為目的。

2.落實(shí)現(xiàn)場管理職責(zé)，解決現(xiàn)場問題。對于負(fù)責(zé)任的工作人員，身體和精神健康和工作安全，好的工作狀態(tài)非常重要，如果工作中帶著不好心情也會給工作帶來不良影響。管理責(zé)任確認(rèn)通過簡單的方法，讓每個人都可以判斷現(xiàn)場的正常狀態(tài)，并按照標(biāo)準(zhǔn)方法快速解決異常情況。同時，對未來可能出現(xiàn)的異常問題進(jìn)行防范，從而進(jìn)一步提高現(xiàn)場管理水平。

3.合理應(yīng)用每位成員。即使每個人的能力都很好，但是如果沒有良好的配合，來充分發(fā)揮集體的力量，只運(yùn)用個人的戰(zhàn)斗力，完全不利于完成任務(wù)，也就不可能完成任務(wù)。班組長應(yīng)掌握每一位員工的特點(diǎn)，掌握他在現(xiàn)場的組織和作用，現(xiàn)場管理的目標(biāo)是完成當(dāng)前和未來的生產(chǎn)任務(wù)，這就要求團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)必須建立一個合理有效的現(xiàn)場管理組織，發(fā)揮所有員工的現(xiàn)場智慧和能力，走向奮斗的共同目標(biāo)，這是班組長的主要任務(wù)。

4.治理現(xiàn)場。創(chuàng)造地面整潔、生產(chǎn)秩序井然，物流暢通，將生產(chǎn)人員、物資和設(shè)備協(xié)調(diào)到最佳狀態(tài)的良好作業(yè)（工作）環(huán)境，是現(xiàn)場管理的重要工作，同時也是作業(yè)時不可缺少的前提條件。

二、案例分析

針對辦公室現(xiàn)場管理案例的優(yōu)化，本文以四川某數(shù)據(jù)資訊公司為例。改公司是為客戶提供大型各類檔案、工程圖紙、各類票據(jù)、縮微膠片、古籍、圖書期刊等文獻(xiàn)資料的海量數(shù)字化加工服務(wù)。案例分析的該辦公室進(jìn)行檔案檔案服務(wù)工作大致流程包括，檔案熨平、整理、編頁、掃描、圖片處理、編纂目錄和裝訂成冊幾個步驟。

1.現(xiàn)場管理問題

在整個流程中，公司并沒有專門按照優(yōu)化意識去安排現(xiàn)場的運(yùn)作，通過觀察發(fā)現(xiàn)并總結(jié)該公司辦公室運(yùn)作現(xiàn)場出現(xiàn)的一些問題。

（1）在整個辦公室，現(xiàn)場的管理工作非常混亂，設(shè)備堆放混亂，檔案暫存無序，如暫存檔案的箱子堆放在過道里。

（2）現(xiàn)場存在安全隱患。各種物件肆意擺放，燒水壺，飲水機(jī)與插線板隨意擺放，飲水機(jī)旁漏在底板上的水沒有清理。工作地面的電源線混亂不堪，在過道被踢來踢去。

（3）工作效率低。用來轉(zhuǎn)移檔案的可滑動的小柜子堆滿了檔案，需要用到柜子轉(zhuǎn)移檔案時再來清理，檔案年份較多，但是并沒有按照年號進(jìn)行分類擺放，十分浪費(fèi)精力和時間，降低了工作效率。

2.改進(jìn)建議

整個辦公室非?；靵y，對于現(xiàn)場，認(rèn)為可以從如下幾點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)。

（1）采用5s（整頓、整理、清掃、清潔和素養(yǎng)）對辦公室和工作臺進(jìn)行改進(jìn)。首先清理過道，將暫存檔案的箱子放在同一個地方，整齊擺放；其次，整理工作地旁和飲水機(jī)旁的電源線和插線板，避免出現(xiàn)安全隱患。清理運(yùn)輸柜里的檔案，方便取用柜子時而不必清理堆放的檔案，并且沒有放在柜子里的檔案應(yīng)該堆放整理，按照年號合理擺放。

（2）定置管理

首先，編纂目錄工序的檔案是放在電腦主機(jī)上的，這樣不僅導(dǎo)致工作臺混亂，還不符合雙手作業(yè)原則。電腦主機(jī)應(yīng)該放好，檔案應(yīng)該規(guī)劃位置，放在桌面上雙手應(yīng)取得地方。其次，規(guī)劃辦公室區(qū)域，固定每個物件的擺放位置。辦公室出現(xiàn)過老鼠咬壞檔案的情況，究其原因是因?yàn)?，員工中午休息使直接在自己的工作臺就餐，沒有打掃干凈，還有員工在辦公室吃零食的情況，這種情況應(yīng)該不允許發(fā)生。對于就餐問題，應(yīng)該在飲水機(jī)的角落專門劃分一個就餐桌，飲水就餐在同一個地方，飯后打掃干凈，保持整個辦公室的清潔衛(wèi)生。

（3）目視管理

在整個檔案處理的流程中，降低效率最大的因素就是尋找檔案，某一年的檔案在哪一個箱子，沒有在箱子上貼上標(biāo)簽，應(yīng)該將檔案按年號放在固定的箱子里。在辦公室里，柜子與箱子都混合放著處理過和未處理過的檔案，應(yīng)該用柜子來儲存處理過的檔案，箱子用來暫存未處理完的檔案。在柜子的隔層上都貼上年號標(biāo)簽，便于尋找檔案。

（4）ECRS優(yōu)化原則

ECRS分析法工業(yè)工程學(xué)優(yōu)化方法，用于對運(yùn)作流程進(jìn)行優(yōu)化，以減少不必要的工序，達(dá)到更高的生產(chǎn)效率。ECRS，即取消（Eliminate）、合并（combine）、調(diào)整順序（Rearrange）、簡化（simplify）。該辦公室的優(yōu)化有如下幾個方面。

合并：在原有工作中，熨平的節(jié)拍較快，因?yàn)橛行┵Y料并不需要熨平，而后續(xù)流程節(jié)拍相對較慢，可以采用合并原則，將熨平與整理合并在同一個工位；

取消：取消原工序流程中編頁和掃描之后的兩項(xiàng)檢查工作。由于在圖片處理階段時，是一張一張?zhí)幚韴D片的，完全有充分的時間檢查編頁是否出現(xiàn)問題，并且由于頁碼與圖片名稱一樣，很容易檢查出來是否有漏掃的頁碼。

簡化：在掃描、圖片處理和編纂目錄都需要用到計(jì)算機(jī)操作，掃描人將掃描出來的原始圖片交至計(jì)算機(jī)主機(jī)，圖片處理人員又將主機(jī)里待處理的原始文件復(fù)制到自己的計(jì)算機(jī)，處理完成后提交再次提交到主機(jī)，整個步驟異常繁瑣，傳遞文件通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)交互，但是圖片存儲空間大，多次復(fù)制占用時間長，導(dǎo)致效率底下。簡化建議是對辦公室主機(jī)進(jìn)行遠(yuǎn)程控制，掃描人員將原始圖片掃描到主機(jī)，圖片處理人員遠(yuǎn)程控制主機(jī)，直接對掃描圖片進(jìn)行處理。這個過程都是在主機(jī)上進(jìn)行的，沒有原來繁瑣的復(fù)制或者提交過程。

三、結(jié)語

運(yùn)用工業(yè)工程的5S管理、定制管理、目視管理和ECRS優(yōu)化原則，對以四川某數(shù)據(jù)資訊公司的檔案處理辦公進(jìn)行優(yōu)化，大大提高了工作效率，并且避免了不必要的安全隱患，從而快速完成企業(yè)目標(biāo)。