朱丹華

【摘要】海洋科技檔案工作在海洋行政科研管理工作中屬于非常關(guān)鍵的內(nèi)容，也是優(yōu)化海洋科研工作質(zhì)量和工作效率的核心保障之一。要維護海洋科技研究的歷史，就必須要做好此項工作。本文從當(dāng)下海洋科技檔案工作中存在的不足出發(fā)，簡要提出了解決辦法和未來發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】海洋科技；檔案管理；發(fā)展方向

對于海洋行政管理部門而言，海洋科技檔案管理工作是十分重要的，其能夠提升海洋科研的工作質(zhì)效，并促進海洋科研工作的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)下，必須要對海洋科技檔案工作進行合理地規(guī)范，以此提升海洋行政管理單位的海洋科研工作水平。就當(dāng)前的情況看，海洋科技檔案工作還存在一些問題，必須要采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M行處理。

一、海洋科技檔案工作的重要意義

所謂海洋科技檔案，指的是海洋行政主管部門的檔案館（室、中心）對海洋科技檔案實體和檔案信息實施科學(xué)管理，并為不同的工作研發(fā)提供有效的服務(wù)。在實踐中，海洋科技檔案的收集、整理、保管，或者是鑒定、統(tǒng)計、提供利用等，都需要相關(guān)專業(yè)人員進行監(jiān)管和指導(dǎo)。海洋科技檔案工作的意義，是為了記錄海洋科技研究當(dāng)下的狀態(tài)，并且對過去工作的真實記錄和歷史發(fā)展情況進行客觀反映。優(yōu)秀的海洋科技檔案工作讓想了解海洋科技歷史業(yè)績的人有記錄可查，同時也為海洋科研未來的工作方向奠定決策依據(jù)，具有非凡的意義。

二、當(dāng)前海洋科技檔案管理存在的問題

（一）海洋科技檔案重視程度不高。目前來說，我國不少的海洋科技檔案人員不是正式編制內(nèi)員工，人員流動性大，福利低，人浮于事，部分具體檔案工作標(biāo)準(zhǔn)都無法真正落到實處。其次，從事海洋科技檔案工作的人員大多思想上并未意識到自己工作的重要性，在整理收集資料的過程中缺乏一定的專業(yè)水準(zhǔn)。再者，因為大部分行政管理部門存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的普遍性現(xiàn)象，不少基層海洋科技檔案管理部門存在聘請不專業(yè)人士來管理檔案的情況，海洋科技檔案的工作質(zhì)量得不到保證。環(huán)環(huán)相扣，最終導(dǎo)致了個別海洋科技檔案管理工作難以取得扎實成效，對當(dāng)下海洋科研的要素性、基礎(chǔ)性保障作用呈現(xiàn)不足的情況。

（二）海洋科技檔案流程不規(guī)范。完善的海洋科技檔案流程關(guān)系到檔案的完整性與保密性。目前來說，我國還未對海洋科技檔案的管理制定足夠細化的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，比如，對海洋科研檔案工作應(yīng)當(dāng)開展二級管理。所謂一級管理工作，就是由綜合管理部門來進行統(tǒng)籌規(guī)劃管理，而二級管理則指的是不同部門對海洋科技檔案資料實施管理。但針對眼下的情況而言，海洋科技檔案工作的環(huán)節(jié)分配不夠明晰，不論是海洋科技檔案資料檢定、整理或是保管、檢索等，一系列程序都欠缺一個從上而下的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)流程，缺少上級業(yè)務(wù)部門的監(jiān)管，在程序上也缺乏復(fù)核流程。

（三）對信息化手段的運用不足。隨著整個社會步入了信息時代，海洋科技檔案工作也同樣要求手段日新月異，理念跟上時代。但是，就目前看，我國海洋科技檔案管理行業(yè)內(nèi)采用高科技的手段來對海洋科技檔案進行管理的現(xiàn)象還十分罕見。不少海洋科技檔案還是在沿用人工歸檔的形式，這樣一來，海洋科技檔案有效利用性就得到制約。同時，過度依靠人工進行的海洋科技檔案管理，也影響了日后查找資料和提取海洋科技檔案的速度和效率。信息化時代，效率是海洋科研事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，也是核心競爭力，海洋科技檔案管理的大規(guī)模信息化運用勢在必行。

三、海洋科技檔案的未來發(fā)展方向

（一）采用前沿科學(xué)技術(shù)。首先，就設(shè)備的角度來看，要規(guī)范采購現(xiàn)代化設(shè)備，讓海洋科技檔案部門實現(xiàn)計算機和網(wǎng)絡(luò)的全方位覆蓋。當(dāng)前社會已然步入了大數(shù)據(jù)時代，計算功能超強的電腦提供了十分強大的工具。運用計算機海洋科技檔案系統(tǒng)可實現(xiàn)多種功能，比如檔案自動編目和檢索、自動存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、自動標(biāo)引、文檔一體化管理工作等。其次，為了方便抓取和追蹤核心信息，要在海洋科技檔案管理機構(gòu)內(nèi)實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)格的數(shù)據(jù)錄入和提取制度。與此同時，也要考慮到電腦推陳出新的問題。如今的電腦，壽命維持5年已經(jīng)算是長壽，設(shè)備的老化必定會影響數(shù)據(jù)的存儲，因此海洋科技檔案管理機構(gòu)建立自己的數(shù)據(jù)庫也非常有必要。電腦只是前端設(shè)備，像遙控器一樣控制著海洋科技檔案的存儲和提取，而真正存儲海洋科技檔案的地方就是數(shù)據(jù)庫，因此這是最為關(guān)鍵的一個部分。

（二）規(guī)范海洋科技檔案管理流程。首先，要制定嚴(yán)格的保密措施，特別是對重要的海洋科技電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性，也要保證檔案的保密性。因為只有做到了保密性，才能保證海洋科技工程人員和技術(shù)人員的科研成果和工作成績不被人盜取，也才能保證國家知識產(chǎn)權(quán)。其次，海洋科技檔案人員在錄入檔案，對海洋科技檔案編號、存儲、提取等等工作當(dāng)中，要注意檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量檔案人員工作效率和專業(yè)度高低的尺度。只有當(dāng)海洋科技檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案存儲工作的質(zhì)量，同時也會提高檔案工作的效率，加強各個部門之間的配合和默契程度。否則的話，檔案部門內(nèi)部混亂，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

（三）提高海洋科技檔案人才隊伍的綜合能力。首先，要從思想上重視海洋科技檔案工作。要實現(xiàn)海洋科技檔案的有效管理，并不是存儲好相關(guān)的資料就可以了，而是要從多個層面來開展工作。例如對資料進行檢閱、整合、總結(jié)等，這些都要依賴海洋科技檔案工作才能體現(xiàn)出其效用。其次，要提升海洋科技檔案管理工作人員的操作技能。相關(guān)人員要不斷提高自己的信息化意識，構(gòu)建起復(fù)合型的管理團隊。在當(dāng)前時代背景下，海洋科技檔案管理應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全運用等，而以上這些都需要采用有一定專業(yè)實操技能的人才可實施。所以，作為新時代的海洋科技檔案人員，不單單是要掌握海洋科技電子文件的特征和海洋科技檔案的科學(xué)管理流程，同時也要確保自己掌握先進的計算機網(wǎng)絡(luò)知識。只有做到這些，才能保障海洋科技檔案的安全性。要借鑒國外的豐富經(jīng)驗，提高管理水平。最后，海洋科技檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)樹立學(xué)習(xí)意識。工作效率的提高和從業(yè)人員的專業(yè)技能密不可分，海洋科技檔案管理人員把握好學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，在此基礎(chǔ)上不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水準(zhǔn)。要注重培養(yǎng)海洋科技檔案人員的觀察能力、分析、綜合能力；提高海洋科技檔案管理人員調(diào)查研究能力和組織協(xié)調(diào)能力。盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)海洋科技檔案模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，為我國的海洋科技事業(yè)發(fā)展提供強有力的保障。

四、結(jié)束語

就上述分析可以看出，我國的海洋科技檔案管理工作還存在一些亟須提升和完善的空間。在國家層面，應(yīng)加強海洋科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定和建設(shè)；在基層層面，應(yīng)當(dāng)加強日常海洋科技檔案工作的日常管理和規(guī)范。海洋科技檔案管理工作人員，要緊跟時代節(jié)奏，與時俱進，學(xué)習(xí)、掌握、把握好新的技術(shù)和管理方法，在不斷強化自身素質(zhì)和意識的同時，推動海洋科技檔案工作逐步發(fā)展。

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