王永芳

【摘要】本文從信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的必然性出發(fā)，探討了當(dāng)下檔案管理的有效措施，希望能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息時(shí)代

信息時(shí)代，現(xiàn)代化信息技術(shù)逐步滲透到了檔案管理工作當(dāng)中，因此我們應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的潮流不斷創(chuàng)新檔案管理工作。所謂檔案是借助紙質(zhì)資料或者電子資料來幫助人們記錄相關(guān)信息的社會(huì)性資源，它不僅為人們?nèi)粘５睦锰峁┝吮憷?，也保留了一個(gè)單位的發(fā)展和變革歷程，對此我們必須重視檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

一、檔案管理工作的意義及其創(chuàng)新的必然性

信息時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)一步促進(jìn)了電子信息的出現(xiàn)，同時(shí)也改變了過去的檔案管理方式，這不僅有效提高了檔案利用效率，還提高了檔案管理工作人員的工作效率。此外，信息化時(shí)代檔案管理人員也在不斷地創(chuàng)新檔案管理方式和服務(wù)方式，客觀上實(shí)現(xiàn)了檔案使用的有效性。在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷日益顯現(xiàn)出來，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案資料的保密措施不夠完善，還需要進(jìn)一步改善。傳統(tǒng)的檔案資料都是通過紙質(zhì)形式保存的，而信息化時(shí)代檔案資料是通過電子形式保存的，傳統(tǒng)的檔案資料保密方式已經(jīng)不能滿足電子形式的保存和應(yīng)用。二是當(dāng)前檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)較低，無法滿足信息化時(shí)代檔案管理的要求。信息化時(shí)代要求工作人員不僅要掌握更多的信息化知識(shí)，還要掌握更多的檔案管理知識(shí)。三是檔案管理工作理念落后，還延續(xù)著傳統(tǒng)的重收藏、輕利用的觀念，無法適應(yīng)時(shí)代的要求。四是檔案管理方式落伍，傳統(tǒng)的檔案管理工作都是通過手工編輯及檢索實(shí)施的，而信息化時(shí)代信息量巨大，傳統(tǒng)的管理無法及時(shí)對檔案資料進(jìn)行歸檔和管理。

二、創(chuàng)新檔案管理工作的幾點(diǎn)措施

（一）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式。當(dāng)前的檔案管理服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足信息時(shí)代檔案管理工作的要求，想創(chuàng)新檔案管理工作首先需要對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，當(dāng)前對檔案服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新的途徑有以下三種：一是加強(qiáng)單位檔案管理之間的聯(lián)系，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，在加強(qiáng)聯(lián)系的過程當(dāng)中要做到縱向和橫向的雙向聯(lián)系。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)資源和信息資源與日俱增，面對這么多的資源，單單依靠一個(gè)單位的檔案科室是無法對這些資源進(jìn)行管理的，這就需要積極開展橫向和縱向的聯(lián)合，有效實(shí)現(xiàn)對資源的共享。二是要努力加強(qiáng)對電子檔案資料的自動(dòng)化管理，信息化時(shí)代的檔案管理需要對電子檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化上傳與整理，只有這樣才能更加便利地實(shí)現(xiàn)對電子檔案的管理和利用，因此必須持續(xù)加強(qiáng)對電子檔案資料的自動(dòng)化管理，這樣才能以更快的速度對檔案資料進(jìn)行上傳、接收和收集，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的利用。三是積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，傳統(tǒng)的檔案利用需要專門的檔案工作人員對相關(guān)資料進(jìn)行查詢和搜索，這種方式耗時(shí)較長，且工作效率低，無法適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理的要求，因此我們必須有效利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力構(gòu)建開放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。

（二）有效加強(qiáng)檔案資料的保密工作。信息化時(shí)代的到來既給當(dāng)前的檔案管理工作帶來了便利和機(jī)遇，又給檔案資料的保密工作帶來了一定的隱患，因此必須持續(xù)加強(qiáng)檔案資料的保密工作，這樣才能確保檔案資料的正常使用。然而當(dāng)前檔案資料的使用過程中的確存在著一些問題，主要體現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)的過程中隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)病毒感染、操作失誤、設(shè)備故障以及人為破壞等問題，這直接影響著檔案信息的保存與保密工作，為此必須采取有效措施以加強(qiáng)檔案資料的保密工作，具體工作如下：一是單位的檔案管理部門都必須采用最為先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，以保證檔案資料的安全使用，并確保系統(tǒng)的安全。二是要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期或不定期的全面檢測和殺毒，避免信息資源感染病毒。三是檔案管理部門在使用檔案資料時(shí)要禁止在檔案管理及使用過程中與外網(wǎng)鏈接，以免被黑客入侵，造成檔案資源的丟失。四是要嚴(yán)格對單位檔案室的進(jìn)入進(jìn)行設(shè)置，避免出現(xiàn)人為破壞的情況。五是要配備專業(yè)的、先進(jìn)的、規(guī)范的檔案保管設(shè)備，并采取有效的檔案管理措施，確保重要檔案資料及絕密檔案的安全。

（三）促進(jìn)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理工作理念重收藏、輕管理，無法實(shí)現(xiàn)當(dāng)前信息時(shí)代檔案資源的功能和價(jià)值，因此必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，既重視檔案資料收藏價(jià)值又注重檔案資料的實(shí)用價(jià)值，具體做法如下：一是強(qiáng)化檔案管理工作人員的檔案使用效率意識(shí)，首先，要使檔案管理人員明確檔案管理的目的，不能過分重管理、輕利用。其次，檔案管理工作人員要用認(rèn)真的工作態(tài)度、良好的心態(tài)來對待工作。最后，使檔案管理工作人員足夠重視檔案的使用價(jià)值，并逐步提高檔案的利用效率。二是促進(jìn)檔案管理工作人員形成現(xiàn)代創(chuàng)新意識(shí)，只有不斷創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，才能保證檔案管理工作的正常開展。信息化時(shí)代要求檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)社會(huì)化或網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變，也要求檔案管理人員順應(yīng)時(shí)代的要求，及時(shí)改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，敢于嘗試、敢于探索，努力實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子信息化，為后期檔案資料的管理和使用奠定良好基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

綜上所述，我們知道信息化時(shí)代必須創(chuàng)新檔案管理工作，這樣才能滿足當(dāng)前檔案管理要求。首先，要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，加強(qiáng)各個(gè)科室之間的聯(lián)系。其次，要有效加強(qiáng)檔案資料的保密工作，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全性。最后，要促進(jìn)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的功能和價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳英.淺析信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，05（18）：141.