毛英女

摘 要：檔案是日前人們生活之中必不可少的一種傳統(tǒng)媒介資料，由于近年來我國經(jīng)濟(jì)在不斷的快速發(fā)展，因此檔案的數(shù)量也在逐漸增多，在這種情況之下，對檔案進(jìn)行合理化的管理以及進(jìn)行信息化的嘗試能夠避免一些不必要的問題出現(xiàn)，本文將從三個(gè)方面對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化檔案管理

在現(xiàn)有的檔案行業(yè)之中，檔案的管理還或多或少的存在一些問題，有許多檔案管理人員對信息的輸入掌握的不夠，還有一些是問題由于職業(yè)素質(zhì)缺失而導(dǎo)致的檔案丟失、泄露等問題，檔案從某種程度上來說關(guān)乎到一些重要的決策，檔案的存在是必不可少的，因此本文將對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進(jìn)行分析。

一、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的重要意義和必要性

檔案的存在主要是為了記錄一些重要的事情，比如說：個(gè)人經(jīng)歷、某件事情的前因后果等，這種記錄能夠幫助人們在一些事情出現(xiàn)時(shí)做出必要的判斷，檔案的存在是不可避免，我國自新中國成立以來就保存了許多檔案，這些檔案記錄的事情也都各有特點(diǎn)，通過查閱這些檔案能夠?yàn)槲覈睦^續(xù)發(fā)展、社會主義建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展有一定的借鑒作用，因此對檔案進(jìn)行合理化的管理是十分有必要的。檔案一直是國家重點(diǎn)關(guān)注的一個(gè)項(xiàng)目，檔案記錄是時(shí)間就是在記錄歷史，記錄一些重要事件、重要人物。學(xué)生有學(xué)生檔案，成人有工作檔案，人生經(jīng)歷都在檔案中記錄，檔案是重要的記錄辦法，最開始的檔案都利用紙質(zhì)媒介，隨著時(shí)代和科技的進(jìn)步，大部分領(lǐng)域都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，檔案在管理起來十分困難，檔案的種類比較繁雜，信息量較大，因此我們需要對檔案進(jìn)行信息化管理，使得檔案管理變得更加簡單、快捷，讓檔案的安全保密工作變得更加能夠?qū)崿F(xiàn)，總而言之，檔案管理安全保密以及信息化檔案管理具有十分重要的意義。

二、目前在檔案管理安全保密及信息化檔案管理之中出現(xiàn)的一些問題

（一）檔案管理人才、信息缺乏

我國的信息化管理雖然目前被大多數(shù)行業(yè)所重視，但是由于信息化管理的發(fā)展時(shí)間并不是很長，互聯(lián)網(wǎng)的普及時(shí)間也并不是很長，因此在檔案管理這個(gè)領(lǐng)域之中，大部分有關(guān)檔案安全保密及信息化管理的資料信息都是比較缺乏的，缺乏基本的管理技術(shù)、管理信息，在進(jìn)行檔案的安全保密及信息化管理時(shí)，就很容易走彎路，降低工作效率，除此之外，目前大部分的檔案管理人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，這些人員之中大部分是由其他部門借調(diào)過來的，這種情況就會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)一定的問題，檔案管理行業(yè)本身就是一個(gè)較為傳統(tǒng)的行業(yè)，最開始進(jìn)行檔案管理時(shí)，大部分的管理工作都借助人力來完成，如果檔案管理的工作人員缺乏管理的邏輯性及相關(guān)意識，那么在進(jìn)行管理時(shí)，就很有可能會造成檔案的混亂。

（二）相關(guān)人員缺乏保密意識及信息化檔案管理觀念

檔案的安全保密并不是近年來才出現(xiàn)的概念，在某些領(lǐng)域之中，相關(guān)的檔案可能因?yàn)樯婕暗絿覜Q策、科技機(jī)密，因此在進(jìn)行管理時(shí)就必須嚴(yán)防死守，保證檔案不被泄露。目前的互聯(lián)網(wǎng)、信息化已經(jīng)開始逐漸普及，檔案作為一個(gè)記錄重要文件的媒介來說，加快信息化進(jìn)程的腳步也是十分重要的。但是就目前而言，檔案管理行業(yè)之中缺乏專業(yè)的人才，這主要是因?yàn)槲覈脑缧┠瓴]有設(shè)立專門培養(yǎng)檔案管理專業(yè)培養(yǎng)相應(yīng)的人才，大多檔案管理的從業(yè)人員都缺乏基本的檔案管理知識，對于安全保密以及信息化技術(shù)的專業(yè)知識都比較缺乏，在目前這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代之中，缺乏信息化的觀念就意味著行業(yè)正在落后，因此我們需要培養(yǎng)相關(guān)人員的信息化和保密意識。

（三）管理制度缺失

檔案管理一直是一個(gè)較為冷門的行業(yè)，目前我國的信息化、互聯(lián)網(wǎng)化已經(jīng)逐漸變得完善，但是檔案的管理制度、信息化管理方案仍舊不夠全面，在目前這個(gè)快速發(fā)展的社會之中，如果一個(gè)行業(yè)仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，那么在不久的將來，檔案管理行業(yè)可能就會出現(xiàn)問題。檔案管理并不是一項(xiàng)簡單的工作，檔案的管理是進(jìn)行重大決策的參考依據(jù)、進(jìn)行科學(xué)研究時(shí)能夠快速查閱到的基本資料，由于檔案的類型較為復(fù)雜，數(shù)量還十分龐大，因此進(jìn)行檔案的管理其實(shí)并不容易，由于我國的檔案管理制度一直不受重視，在目前高速發(fā)展的社會之中，檔案的管理制度缺失很有可能會造成十分嚴(yán)重的后果。因此在這種情況之下，對信息化管理檔案的管理制度進(jìn)行一定的制定就顯得十分有必要。

三、檔案管理安全保密及信息化檔案管理出現(xiàn)問題的解決對策

（一）培養(yǎng)新型檔案管理人才，提高相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)信息咨詢

檔案人才的缺失是目前檔案管理行業(yè)面對的較為嚴(yán)重的問題之一，如果我們想要快速改進(jìn)檔案管理行業(yè)，促進(jìn)其進(jìn)行快速發(fā)展，讓檔案管理的安全保密及信息化檔案管理成為現(xiàn)實(shí)，我們就需要引進(jìn)大量的檔案管理人才。目前人才輸出最多的地方是高校，因此檔案管理部門可以與高校簽訂協(xié)議，引進(jìn)大量的專業(yè)人才來充實(shí)檔案管理領(lǐng)域，專業(yè)人才的引進(jìn)能夠凈化檔案管理行業(yè)，提高管理人員的整體素質(zhì)，當(dāng)專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理領(lǐng)域之后，他們能夠帶來一些新的信息咨詢，充實(shí)檔案管理基本信息，檔案的信息化管理需要由專業(yè)的人才來完成，除此之外，對已有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)知識的普及和培訓(xùn)，熟悉相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)的操作和運(yùn)作原理，能夠促進(jìn)檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)安全保密。

（二）培養(yǎng)保密意識及信息化檔案管理觀念、加強(qiáng)安全管理

檔案的安全保密需要借助信息化來完成，而信息化是近年來才出現(xiàn)的一種新技術(shù)，如果我們想要進(jìn)行檔案的安全保密，首先需要對檔案管理的工作人員的相關(guān)技術(shù)及觀念進(jìn)行培訓(xùn)，保證相關(guān)的工作人員都了解檔案的信息化及安全保密的基本信息，某些檔案由于其特殊性，里面所包含的信息可能十分重要以及機(jī)密，因此保證每個(gè)檔案管理的工作人員都能夠知道檔案安全保密的重要性，對相關(guān)的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，保證工作人員的知識是及時(shí)的、有用的。除此之外，檔案的管理還需要多個(gè)部門同時(shí)配合來完成，加強(qiáng)安全管理，制定一系列的內(nèi)部措施。

（三）改進(jìn)管理制度

檔案管理制度的空缺是由于目前信息時(shí)代的快速發(fā)展所造成的，因此在這種情況之下，改進(jìn)管理制度是十分必要的，它能夠減輕檔案管理人員的工作量，提高相關(guān)人員查閱檔案的效率，使檔案保密變得更加方便、快捷。目前大多數(shù)的檔案管理仍舊沿用傳統(tǒng)檔案管理的步驟，由于時(shí)代的不斷變化，這些檔案管理步驟會顯得十分老舊，某些條例可能會顯得不合時(shí)宜，首先我們可以建立檔案管理的基本團(tuán)隊(duì)，由不同的職位和角色構(gòu)成，形成基本的監(jiān)督體系，這樣一來能夠提高檔案管理信息化的進(jìn)程，使檔案的安全保密成為可能，之后有關(guān)部門加強(qiáng)安全管理，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，最后參考多種文獻(xiàn)，根據(jù)目前的國情來制定檔案管理的基本制度，將檔案管理的信息化、安全保密作為第一位，依據(jù)此來進(jìn)行參考，改進(jìn)現(xiàn)有的管理制度，促進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)步和發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案的管理比較復(fù)雜繁瑣，相關(guān)人員在真正開展工作時(shí)，往往需要投入很多的時(shí)間和很大的精力，信息化的利用能夠減少工作人員的工作時(shí)間，檔案的安全保密是整體檔案管理之中的重中之重，利用信息化完成檔案管理，能夠快速有效的幫助檔案管理進(jìn)一步成熟，本文從三個(gè)方面簡單敘述了目前在檔案安全保密和信息化管理之中存在的問題，并且就相應(yīng)的問題提出了解決對策。

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