文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 許賢雄

醫(yī)院印章檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位重要檔案組成部分，也是醫(yī)院收款收據(jù)、檢查診斷、病歷檔案、文書檔案的重要憑證之一，做好醫(yī)院印章檔案管理和使用工作對加強醫(yī)院管理、保障醫(yī)療安全、提升醫(yī)院文化具有重大的現(xiàn)實意義。PDCA循環(huán)管理法是全面質(zhì)量管理體系運轉(zhuǎn)的基本方法，本文通過對某大型三甲醫(yī)院在印章檔案收集和管理的各環(huán)節(jié)應(yīng)用PDCA循環(huán)管理法進行干預(yù)和過程管理，以期為同類醫(yī)院相關(guān)工作提供借鑒與參考。

一、醫(yī)院印章檔案管理與PDCA循環(huán)管理概述

醫(yī)院印章檔案管理包含了印章的刻制、使用、保管、移交、歸檔、銷毀等過程，目前，省內(nèi)多數(shù)醫(yī)院印章檔案管理工作雖然取得一定進展，但仍有諸多不足，如安全管理意識薄弱、印章檔案管理制度不健全 、管理設(shè)施和保管條件差、缺乏科學(xué)管理指導(dǎo)等，導(dǎo)致目前大部分醫(yī)療機構(gòu)的印章檔案管理工作停滯不前，進一步改進醫(yī)院印章檔案管理機制，成為當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理工作中亟須解決的問題。

二、PDCA循環(huán)管理法在某大型三甲醫(yī)院印章檔案收集和管理工作中的應(yīng)用實證

（一）計劃階段（Plan）。該院首先對醫(yī)院印章檔案管理的現(xiàn)狀進行調(diào)查，從印章的刻制、頒發(fā)、使用、注銷情況和印章檔案管理制度知曉率等方面進行摸底調(diào)查，結(jié)果見“表1”“表2”所示。

表1 665條啟用和申請銷毀印章登記信息完整度統(tǒng)計表

表2 485枚印章管理情況統(tǒng)計表

1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，該院在印章檔案收集與管理中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾方面：印章檔案管理制度雖基本健全，但職工普遍未熟練掌握，大部分科室未制定相應(yīng)的部門印章管理制度與使用規(guī)范，甚至出現(xiàn)印章隨人事變動而不知去向的情況。印章具體使用部門對印章檔案的保護意識薄弱，再加上檔案歸檔設(shè)備不全，造成部分印章檔案遺失、損壞。管理缺乏延續(xù)性。印章檔案管理要求有很強的管理延續(xù)性，在該院發(fā)展變化過程中，印章檔案管理人員幾經(jīng)變更，收集、移交等環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)管與控制，導(dǎo)致很多印章檔案的登記信息缺漏而未被及時發(fā)現(xiàn)與補充。缺乏上級業(yè)務(wù)主管部門的專業(yè)指導(dǎo)。絕大多數(shù)醫(yī)院未系統(tǒng)接受過上級檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，對綜合檔案管理中的歸檔范圍、期限、類型等缺乏規(guī)范的認(rèn)識。2.根據(jù)印章檔案管理中存在的問題制定應(yīng)對措施。按照《印章檔案管理規(guī)則》，結(jié)合上級主管部門對印章檔案管理的具體要求和操作規(guī)范，完善相關(guān)管理制度并下發(fā)全院各科室，明確各部門在印章檔案管理中的職責(zé)和要求，規(guī)范印章刻制申請、使用登記、收集整理、移交保管、檢索利用、到期銷毀等流程。通過強化印章檔案管理科主任負(fù)責(zé)制，提高科室對印章檔案的保護意識，進一步優(yōu)化印章刻制申請流程和啟用登記流程，明確印章保管負(fù)責(zé)人和具體使用人的責(zé)任和簽字制度，并建立印章管理信息數(shù)據(jù)庫，確?？呻S時追蹤每一個正在使用或已停止使用的印章狀態(tài)，包括啟用和停用時間、存檔位置、印章使用負(fù)責(zé)人和具體使用人、枚號、檔號等相關(guān)信息，全面加強對印章檔案的監(jiān)管。針對484枚已停用印章整理中存在的問題，通過“自上而下”和“自下而上”相結(jié)合的方式，開展全院性印章檔案收集與歸檔工作。綜合檔案管理部門根據(jù)收回的登記表匯總相關(guān)信息后，啟動第二輪的已停用印章回收程序，確保實現(xiàn)印章檔案登記全覆蓋。構(gòu)建與檔案主管部門和其他兄弟醫(yī)院的溝通交流機制。通過邀請上級檔案管理部門專家到院開展綜合檔案管理建設(shè)指導(dǎo)和印章等專項檔案歸檔銷毀指導(dǎo)工作，不斷加強醫(yī)院綜合檔案管理建設(shè)力度。

（二）實施階段（Do）。按計劃執(zhí)行措施，并加強過程管理和控制，確保印章檔案管理工作的順利開展。由醫(yī)院正式下發(fā)通知，啟動醫(yī)院印章檔案收集與整理工作，要求全院各科室（部門）進一步建立健全印章檔案相關(guān)管理制度與流程，共同完成印章檔案收集與歸檔工作。隨后，將醫(yī)院第一輪印章檔案整理情況提交院長辦公會議專題研究，由院長辦公會研究并部署實施計劃，將具體措施和責(zé)任落實到每個院領(lǐng)導(dǎo)、科室和個人。向省檔案局等上級主管部門行文請示，確保合理、合規(guī)、科學(xué)、規(guī)范地完成醫(yī)院檔案整理與銷毀工作。根據(jù)要求指定專門工作小組，嚴(yán)格按照中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，落實印章檔案保管、移交、登記、銷毀等規(guī)定，確保印章檔案的正式歸檔。以開展醫(yī)院綜合檔案管理研討班等形式，為省內(nèi)醫(yī)院綜合檔案管理人員搭建管理經(jīng)驗交流和探討的平臺，邀請省檔案局檔案管理專家授課，以先進的管理理念帶動醫(yī)院綜合檔案管理的發(fā)展與進步，進一步挖掘醫(yī)院綜合檔案利用的潛力。

（三）檢查階段（Check）。通過以上幾個措施的干預(yù)，基本達到預(yù)期目標(biāo)。全院各科室共配合完成了132枚印章使用登記信息的增補工作，進一步普及了規(guī)章管理制度和流程，各科室主動上報未經(jīng)登記25枚印章，主動上交已停止使用的印章49枚，找回已登記注銷但無實物的印章21枚，如“表3”。

表3

在省檔案局領(lǐng)導(dǎo)、專家的指導(dǎo)下，參照福建省印章檔案整理規(guī)則（DA/T 40-2008），完成了262枚已停止使用印章的正式歸檔工作，形成了印章檔案“醫(yī)院—科室—個人”的三級分類，參照醫(yī)院檔案管理辦法，按照永久（YJ）、定期（DQ）兩種保管期限，完成YZ-YJ-1-1、YZ-YJ-2-1、YZ-YJ-3-1、YZ-DQ-1-1、YZ-DQ-2-1、YZ-DQ-3-1六類印章檔號編制。根據(jù)印章檔案整理成果，完成印章分類管理電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)，按照正在使用、已申請注銷、已正式歸檔等印章類型建立印章檔案數(shù)據(jù)庫，有效提高了印章檔案管理及利用效率。在福建省首期醫(yī)院綜合檔案管理研討班上，該院的印章檔案管理成果被列為研討班實地考察和研討項目，多項做法被數(shù)十家醫(yī)院引用和參考。圍繞提高醫(yī)院印章檔案收集和管理的質(zhì)量和效率的目標(biāo)，通過實施階段的五項措施干預(yù)，該院在印章檔案整理工作上取得顯著效果，但依然存在29枚原已停用但未收回的印章、72枚確認(rèn)已丟失的印章，印章分類管理電子數(shù)據(jù)庫有待進一步優(yōu)化。

（四）處理階段（Act），根據(jù)檢查結(jié)果，探討持續(xù)改進措施。根據(jù)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)造成的原因主要有印章原具體管理人員已退休、印章使用登記信息不完整、印章檔案多次移交和搬運造成遺失等，針對分析結(jié)果，采取持續(xù)改進措施。如針對因退休（過逝）等歷史遺留問題，由離退休工作處等部門分塊負(fù)責(zé)追蹤落實，最大限度挽回?fù)p失。達到不斷循環(huán)改進的效果。

三、結(jié)果與體會

綜上所述，該院在印章檔案管理環(huán)節(jié)中利用PDCA循環(huán)管理法，經(jīng)過計劃、實施、檢查、處理四個階段，有效提高了該院印章檔案收集整理和使用的質(zhì)量和效率，使該院印章檔案管理工作邁上新臺階。但如何更好地發(fā)揮PDCA循環(huán)管理法在印章檔案管理中的作用，使管理者能在實踐中熟練運用，還應(yīng)該注意以下幾個方面：

（一）加強印章檔案管理的專業(yè)化?？蓢L試將印章檔案作為特殊檔案在文書檔案中單獨進行管理，完善印章檔案管理制度與管理職責(zé)，加強印章檔案的管理監(jiān)控，落實科主任負(fù)責(zé)制，完善印章申請刻制、移交和注銷等各環(huán)節(jié)管理規(guī)定，實現(xiàn)印章檔案管理者的可全員追蹤。

（二）加強印章檔案登記流程的標(biāo)準(zhǔn)化?？山⒂≌聶n案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)程（SOP），根據(jù)不同環(huán)節(jié)與對象編制印章檔案管理與使用登記流程，實現(xiàn)印章檔案管理登記的可全程追溯。

（三）加強印章檔案管理的信息化?？杉訌娪≌聶n案信息化管理，及時輸入印章流轉(zhuǎn)使用的過程情況，并與人事任免、調(diào)動、離退等相關(guān)信息掛鉤，及時跟蹤印章的去向和具體管理人員變動等相關(guān)信息，實現(xiàn)印章檔案管理的可科學(xué)檢索與統(tǒng)計分析。