摘要：電子文件管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)電子文件科學(xué)管理和有效利用的重要工具和平臺(tái)，基于面向服務(wù)架構(gòu)的理念，可以把電子文件管理系統(tǒng)理解為由滿足電子文件各項(xiàng)管理功能的服務(wù)組件所構(gòu)成的集合，即電子文件管理服務(wù)組件庫，并在此基礎(chǔ)上，以服務(wù)組件的方式描述和定義電子文件管理功能。在電子文件管理實(shí)踐中應(yīng)用服務(wù)組件還面臨國家層面、機(jī)構(gòu)層面的諸多挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：電子文件文件管理服務(wù)組件電子文件管理系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Records Manage ment System，ERMS）是實(shí)現(xiàn)電子文件科學(xué)管理和有效利用的重要工具和平臺(tái)，要保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性，必須構(gòu)建功能完備的ERMS，并在電子文件的整個(gè)生命周期內(nèi)將其納入到系統(tǒng)中統(tǒng)一管理。

一、ERMS概念

現(xiàn)有對ERMS的定義，無論是相關(guān)學(xué)術(shù)研究，[1][2]還是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，[3][4][5]均是從兩個(gè)方面進(jìn)行界定。一方面，ERMS是一種專門的、獨(dú)立的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)（信息系統(tǒng)），這是其屬類；另一方面，ERMS與其他軟件系統(tǒng)或信息系統(tǒng)的區(qū)別，是其功能的特殊性，即實(shí)現(xiàn)電子文件的管理功能。這些定義的共同點(diǎn)均是將ERMS視為獨(dú)立的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，而這正是目前對ERMS界定的不足之處。由于電子文件的保管主體經(jīng)歷了從業(yè)務(wù)部門到機(jī)構(gòu)檔案保管部門（檔案室）、再到永久保管機(jī)構(gòu)（檔案館）的變遷過程，對電子文件實(shí)施管理的軟件系統(tǒng)在功能及實(shí)現(xiàn)上存在很大差異。因此無法將電子文件納入到一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)中進(jìn)行管理，很難實(shí)現(xiàn)電子文件的全程統(tǒng)一管理，使得電子文件的真實(shí)性、完整性面臨極大風(fēng)險(xiǎn)。要保證不同系統(tǒng)之間的無縫鏈接，又存在文件格式標(biāo)準(zhǔn)、互操作等方面困難，即使能夠?qū)崿F(xiàn)，也要付出很大的成本。

事實(shí)上，對電子文件管理系統(tǒng)的定義面臨著一個(gè)兩難的境地。一方面，實(shí)現(xiàn)電子文件科學(xué)管理的最佳方式是將其作為一個(gè)連續(xù)地統(tǒng)一體納入到一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)中進(jìn)行管理；另一方面，由于保管主體和功能的不同，電子文件又必須處于不同的管理系統(tǒng)中。面向服務(wù)架構(gòu)（Service Oriented Architecture，SOA）則為解決這一困境提供了可能。在SOA架構(gòu)下，以服務(wù)組件形式出現(xiàn)的業(yè)務(wù)邏輯可以被共享、重用和配置，應(yīng)用系統(tǒng)中不同功能單元（稱為服務(wù)）通過服務(wù)之間定義良好的接口和契約聯(lián)系起來，這樣構(gòu)建在各種這樣的系統(tǒng)中的服務(wù)可以以一種統(tǒng)一和通用的方式進(jìn)行交互。基于SOA的理念，電子文件管理功能可以通過服務(wù)的方式加以描述和定義，以組件的形式實(shí)現(xiàn)，任何具備電子文件管理功能的應(yīng)用系統(tǒng)均可通過服務(wù)組件裝配的方式在應(yīng)用系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子文件管理功能。因此，ERMS可以不必再是一個(gè)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，而是由滿足電子文件各項(xiàng)管理功能的服務(wù)組件所構(gòu)成的集合，即電子文件管理服務(wù)組件庫。

二、ERMS功能需求

SOA為描述電子文件管理功能要求提供了新的思路?；诜?wù)的思想，可以重構(gòu)電子文件的管理流程，將電子文件整個(gè)生命周期內(nèi)的管理功能分解為若干獨(dú)立的服務(wù)，并以服務(wù)組件的方式加以描述和定義，即通過電子文件管理服務(wù)組件來表述ERMS的功能要求?？梢詮默F(xiàn)有的ERMS功能需求標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范入手，分析和確定電子文件管理服務(wù)的構(gòu)成。

美國《電子文件管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》（DOD 5015.2-STD）、國際檔案理事會(huì)的《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》（ICA-Req）以及我國《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）均對電子文件管理系統(tǒng)要求做出了具體規(guī)定。此外，美國的文件管理服務(wù)組件（Records Manage？ ment Service Component，RMSC）和歐盟的MoReq2010均是以服務(wù)的方式描述電子文件管理的功能。根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范所確定的電子文件管理功能要求，結(jié)合我國檔案管理實(shí)際，筆者認(rèn)為電子文件管理功能可以由以下7個(gè)服務(wù)組件構(gòu)成。

捕獲：按照既定要求將電子文件及其元數(shù)據(jù)納入ERMS加以管理的過程，也是在ERMS中創(chuàng)建一份電子文件的活動(dòng)。

組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系或具有相同業(yè)務(wù)背景的電子文件聚集成一個(gè)整體進(jìn)行管理。

分類：依據(jù)分類方案對電子文件進(jìn)行標(biāo)識的過程，通過分類可以有效地揭示文件之間、文件與其業(yè)務(wù)背景之間的有機(jī)聯(lián)系，并能夠以類為單位，對電子文件實(shí)施不同的管理行為。

處置：在電子文件鑒定之后，根據(jù)鑒定結(jié)果，即根據(jù)確定或調(diào)整了的保管期限對電子文件所作的處理工作，如銷毀、繼續(xù)保存在文件系統(tǒng)中、脫機(jī)保存、遷移等。

檢索：按照用戶指定的參數(shù)，定位、利用和查看系統(tǒng)資源（包括類目、文件等實(shí)體及其元數(shù)據(jù)）。

訪問控制：一是設(shè)置用戶和用戶組，為不同的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限；二是設(shè)置文件及案卷的訪問等級，即文件和案卷可以被哪些用戶或用戶組訪問。

統(tǒng)計(jì)報(bào)表：對ERMS中所有電子文件及其管理的分析和描述報(bào)告，即運(yùn)用多種多樣的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過圖、表、冊以及數(shù)字的形式描述和分析ERMS的狀態(tài)和趨勢。

三、挑戰(zhàn)與對策

要將電子文件生命周期內(nèi)的管理功能進(jìn)行分解，以服務(wù)組件的方式進(jìn)行描述和定義，并為不同機(jī)構(gòu)和不同應(yīng)用系統(tǒng)提供復(fù)用，面臨諸多挑戰(zhàn)。

首先，缺乏國家層面的面向服務(wù)架構(gòu)的處理模型和目標(biāo)模型。面向服務(wù)架構(gòu)的顯著特性是能夠在不同機(jī)構(gòu)和不同系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)復(fù)用，電子文件管理功能若以能夠復(fù)用的服務(wù)組件來實(shí)現(xiàn)，則這些服務(wù)組件必須依賴于一個(gè)服務(wù)可發(fā)現(xiàn)的、可靠的、可維護(hù)的，并且能夠監(jiān)控的環(huán)境，也就是說需要一個(gè)支持服務(wù)組件開發(fā)和實(shí)施的支撐環(huán)境，而且這一環(huán)境還要能夠支持服務(wù)組件在不同等級的復(fù)用。因此必須在國家電子文件管理戰(zhàn)略中實(shí)現(xiàn)電子文件管理服務(wù)組件的構(gòu)建、管理和實(shí)施，構(gòu)建面向服務(wù)架構(gòu)的電子文件管理服務(wù)組件處理模型和目標(biāo)模型。只有制定電子文件管理服務(wù)組件的統(tǒng)一模型，完善電子文件服務(wù)組件的登記注冊機(jī)制，制定合理的電子文件管理服務(wù)組件供給與消費(fèi)機(jī)制，才能真正發(fā)揮電子文件管理服務(wù)組件的優(yōu)勢，將我國ERMS的建設(shè)帶入良性發(fā)展之路。

其次，缺乏機(jī)構(gòu)層面的對實(shí)施面向服務(wù)架構(gòu)的理解和經(jīng)驗(yàn)。盡管面向服務(wù)架構(gòu)的理論研究已經(jīng)相當(dāng)成熟，但在機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用卻并不多見，基本上沒有把面向服務(wù)架構(gòu)的理論和方法應(yīng)用到電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計(jì)中。機(jī)構(gòu)必須充分認(rèn)識服務(wù)組件在電子文件管理系統(tǒng)，以及包含文件管理功能的整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)中的重要作用，并采取必要的改進(jìn)措施，以充分發(fā)揮服務(wù)組件在電子文件管理中的作用。一是管理流程與策略的改進(jìn)，保證可復(fù)用服務(wù)組件的積累、共享和復(fù)用。在系統(tǒng)的可行性分析階段，整個(gè)系統(tǒng)需要與現(xiàn)有的方案比較，以確定哪些服務(wù)組件可以復(fù)用。在設(shè)計(jì)階段，所有新開發(fā)的服務(wù)組件需要評估，以確保其是可復(fù)用的。在實(shí)施階段，任何對復(fù)用的服務(wù)組件所作的更改都必須使其更易于復(fù)用。在維護(hù)階段，需要對所復(fù)用的服務(wù)組件進(jìn)行評估，以確保這些服務(wù)組件的更新版本已公布，并采取措施以適應(yīng)這些更新。二是機(jī)構(gòu)文化的改進(jìn)，即鼓勵(lì)和激勵(lì)復(fù)用技術(shù)的使用，使得每個(gè)人在解決問題時(shí)首先想到的是復(fù)用。復(fù)用文化有兩個(gè)主要需求，即高層領(lǐng)導(dǎo)支持和激勵(lì)機(jī)制。機(jī)構(gòu)的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)和肯定員工在解決問題時(shí)優(yōu)先考慮復(fù)用，建立合適的激勵(lì)機(jī)制，對于發(fā)布服務(wù)組件或高頻率使用復(fù)用以加快這種文化轉(zhuǎn)變的員工和做法給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三，缺乏服務(wù)組件管理，特別是實(shí)施后跨機(jī)構(gòu)的服務(wù)管理。要實(shí)現(xiàn)服務(wù)組件的有效應(yīng)用和管理，必須加強(qiáng)復(fù)用工具建設(shè)，包括注冊、組件庫等，用于發(fā)現(xiàn)和追蹤可復(fù)用的服務(wù)組件。注冊是建立數(shù)據(jù)庫允許使用者查找已知的服務(wù)組件并評估其提供的功能。組件庫是替代的工具，通過存儲(chǔ)服務(wù)組件本身的拷貝，提供注冊的檢索能力。例如美國的Core.gov是聯(lián)邦服務(wù)組件注冊處，所有基于服務(wù)組件架構(gòu)的服務(wù)組件均可在此注冊。另外需要對電子文件管理功能進(jìn)行分解，并建立服務(wù)參考模型。通過建立電子文件管理服務(wù)模型，為服務(wù)組件的設(shè)計(jì)和開發(fā)提供依據(jù)，并為不同機(jī)構(gòu)在設(shè)計(jì)和開發(fā)ERMS時(shí)提供復(fù)用。

將SOA技術(shù)與電子文件管理相結(jié)合，把ERMS理解為電子文件管理服務(wù)組件庫，通過服務(wù)組件來描述電子文件管理功能，可以使得不同系統(tǒng)中的電子文件管理功能遵循相同的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的互操作，為電子文件的集中統(tǒng)一管理和信息共享提供技術(shù)上的保證。而電子文件管理服務(wù)組件的復(fù)用性，可以低成本高效率地開發(fā)電子文件管理應(yīng)用軟件，將會(huì)在實(shí)踐中得到充分地應(yīng)用。

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