張雅君 李澤鋒

摘要：本文依據(jù)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，引入全生命周期管理思想，以電子發(fā)票的電子屬性與電子簽名等構(gòu)成其核心元數(shù)據(jù)，提出捕獲前應(yīng)實(shí)施嚴(yán)格的前端控制，捕獲中采取系統(tǒng)自動(dòng)捕獲與嵌入兩種方式。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)捕獲

電子發(fā)票作為電子會(huì)計(jì)資料中一個(gè)重要的支付憑證，必將歸檔作為電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，但存在著歸檔后的真實(shí)性保障問(wèn)題。本文依據(jù)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、財(cái)政部《財(cái)政電子票據(jù)管理基本流程》、《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）等，引入全生命周期的管理思想，將財(cái)政部門(mén)、開(kāi)票單位、繳款單位三方對(duì)電子發(fā)票的管理通過(guò)元數(shù)據(jù)建立有機(jī)聯(lián)系，研究電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)的構(gòu)成，提出核心元數(shù)據(jù)的捕獲策略。

一、電子發(fā)票生成流程

電子發(fā)票從制樣開(kāi)始，經(jīng)歷賦碼、開(kāi)具、傳輸查驗(yàn)、入賬和歸檔等流程環(huán)節(jié)，有財(cái)政部門(mén)、開(kāi)票單位、繳款單位三方參與其中，都需要對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行歸檔與管理。其中，財(cái)政部門(mén)歸檔作為備查依據(jù)，開(kāi)票單位歸檔作為記賬依據(jù)，繳款單位歸檔作為報(bào)銷憑據(jù)。也就是說(shuō)，同一份電子發(fā)票應(yīng)在三個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸檔，需要“分別按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，形成符合長(zhǎng)期保管要求的電子會(huì)計(jì)檔案”。[1]

二、電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)構(gòu)成

元數(shù)據(jù)管理有助于保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，保障電子文件的證據(jù)特性，這一觀點(diǎn)已是學(xué)界的共識(shí)。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定，“電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定”。[2]

（一）電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)構(gòu)成

目前，電子會(huì)計(jì)檔案元數(shù)據(jù)方案尚未制定，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）規(guī)定，專業(yè)類電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔范圍可以參照《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009，以下簡(jiǎn)稱《方案》）執(zhí)行。

《方案》中許多元數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案管理中有了成熟的獲取與管理經(jīng)驗(yàn)，如《方案》中M21-M39關(guān)于題名、主題詞等的元數(shù)據(jù)，M76-M79關(guān)于機(jī)構(gòu)/人員的元數(shù)據(jù)，M80-M83關(guān)于業(yè)務(wù)行為的元數(shù)據(jù)等，和紙質(zhì)檔案的著錄有相通之處。還有一些元數(shù)據(jù)是電子文件所特有，對(duì)電子文件的真實(shí)性、長(zhǎng)期可讀性有著至關(guān)重要的作用，如電子屬性（M46-M51）、數(shù)字化屬性（M52-M56）、電子簽名（M57-M64）等。從長(zhǎng)期保存視角，本文定義這些電子文件所特有的元數(shù)據(jù)為核心元數(shù)據(jù)。

由于數(shù)字化屬性元數(shù)據(jù)是當(dāng)電子文件由掃描或縮微影像轉(zhuǎn)換形成時(shí)才是必選元數(shù)據(jù)，而電子發(fā)票是原生性電子文件，因此將電子屬性、電子簽名兩方面的元數(shù)據(jù)作為電子發(fā)票的核心元數(shù)據(jù)。

（二）確定核心元數(shù)據(jù)中的各子元素

《方案》中，電子屬性與電子簽名是容器型元數(shù)據(jù)，包含若干個(gè)元數(shù)據(jù)。[3]

1.電子屬性

《方案》中電子屬性包括格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序與信息系統(tǒng)描述五個(gè)子元素。電子發(fā)票所選用的文件格式應(yīng)該滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T 47-2009）的要求，目前主要使用有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)支撐的PDF/ A-1格式，《方案》中的“文檔創(chuàng)建程序”“信息系統(tǒng)描述”這兩個(gè)元數(shù)據(jù)就沒(méi)有必要作為電子發(fā)票的元數(shù)據(jù)再加以著錄。

因此，電子發(fā)票元數(shù)據(jù)的電子屬性元數(shù)據(jù)可以保留格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小三個(gè)元數(shù)據(jù)。

2.電子簽名

《方案》中編號(hào)M57的“電子簽名”含7個(gè)子元素：簽名規(guī)則、簽名時(shí)間、簽名人、簽名結(jié)果、證書(shū)、證書(shū)引證、簽名算法標(biāo)識(shí)。

電子簽名一般由CA認(rèn)證中心頒發(fā)，其對(duì)每一個(gè)頒發(fā)出的電子簽名有其相應(yīng)的記錄，并歸檔保存。對(duì)于電子簽名元數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，把電子簽名涉及技術(shù)相關(guān)的內(nèi)容交由認(rèn)證中心來(lái)保障，電子文件元數(shù)據(jù)只記錄電子簽名使用的過(guò)程，在檔案實(shí)際工作中更容易操作，更有利于檔案人員對(duì)元數(shù)據(jù)的著錄與捕獲。按照該思路，《方案》中“簽名規(guī)則”“簽名算法標(biāo)識(shí)”可由CA認(rèn)證中心進(jìn)行保障，將“證書(shū)”分為“證書(shū)頒發(fā)者”、“證書(shū)編號(hào)（在認(rèn)證中心的唯一編號(hào)）”，電子文件通過(guò)這兩個(gè)元數(shù)據(jù)建立與CA認(rèn)證中心的聯(lián)系，進(jìn)一步提供“簽名規(guī)則”、“簽名算法標(biāo)識(shí)”元數(shù)據(jù)?！斗桨浮分小白C書(shū)引證”用于指向驗(yàn)證簽名證書(shū)的鏈接，由于建立了與CA認(rèn)證中心的聯(lián)系，該元數(shù)據(jù)也可不用。因此，電子簽名元數(shù)據(jù)所包含的子元素應(yīng)有簽名證書(shū)頒發(fā)者、簽名證書(shū)編號(hào)、簽名人、簽名時(shí)間。

按照財(cái)政電子票據(jù)基本流程，電子發(fā)票開(kāi)票單位開(kāi)具生成含有單位簽名的票據(jù)信息后，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)上傳到財(cái)政端，以追加財(cái)政監(jiān)制簽名，制作生成完整的財(cái)政電子票據(jù)，即電子發(fā)票有兩個(gè)電子簽名。

因此完整的電子發(fā)票電子簽名元數(shù)據(jù)包括證書(shū)頒發(fā)者、簽名證書(shū)編號(hào)、簽名人、簽名時(shí)間、簽名原文引用、簽名值。其中，簽名原文有兩類：開(kāi)票單位電子簽名原文與財(cái)政部門(mén)監(jiān)制電子簽名原文。前者包括財(cái)政電子票據(jù)頭部、財(cái)政電子票據(jù)票面信息，后者包括開(kāi)票單位電子簽名原文的Hash值、開(kāi)票單位電子簽名。

三、核心元數(shù)據(jù)的捕獲

（一）捕獲前核心元數(shù)據(jù)的前端控制

在電子發(fā)票全生命周期過(guò)程中，要特別關(guān)注核心元數(shù)據(jù)捕獲的及時(shí)性。一旦前一階段忽略了相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄，后面階段將很難再?gòu)浹a(bǔ)。

電子簽名元數(shù)據(jù)所包含的子元素是電子發(fā)票真實(shí)性的重要保障，《方案》專門(mén)對(duì)其信息來(lái)源進(jìn)行了描述，“由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄”，實(shí)際上，在發(fā)票生成階段如果沒(méi)有著錄該元數(shù)據(jù)值，歸檔后基本不可能再進(jìn)行補(bǔ)錄。對(duì)于電子屬性元數(shù)據(jù)，一般來(lái)說(shuō)在文件歸檔后很難再進(jìn)行捕獲或手工著錄，即使著錄也會(huì)出現(xiàn)著錄不全的問(wèn)題?？紤]到電子發(fā)票的特殊性，其格式較為固定，歸檔后可以補(bǔ)錄，但歸檔時(shí)涉及電子票證較多，最好還是由前端進(jìn)行記錄，歸檔時(shí)進(jìn)行捕獲。

從以上分析可以看出，電子發(fā)票長(zhǎng)期保存所需的核心元數(shù)據(jù)大多在其形成階段生成，電子發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在電子發(fā)票生成過(guò)程中，實(shí)施嚴(yán)格的前端控制，將核心元數(shù)據(jù)如實(shí)記錄并保存在管理系統(tǒng)中?？紤]到核心元數(shù)據(jù)的技術(shù)特性，人工著錄困難，其記錄與保存應(yīng)該由系統(tǒng)自動(dòng)完成，可以保證元數(shù)據(jù)的完整齊全、真實(shí)可信。這就要求發(fā)票管理系統(tǒng)（含財(cái)政端和單位端）應(yīng)具有電子文件管理的特定功能，真正實(shí)現(xiàn)前端控制。

（二）核心元數(shù)據(jù)的捕獲方式

1.系統(tǒng)自動(dòng)捕獲

該方式主要是針對(duì)財(cái)政部門(mén)與具有接口的開(kāi)票單位，實(shí)現(xiàn)財(cái)政部門(mén)歸檔作為備查依據(jù)、開(kāi)票單位歸檔作為記賬依據(jù)。這些單位可較好實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，核心元數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)生成、捕獲，并通過(guò)捕獲接口將電子發(fā)票及其相關(guān)元數(shù)據(jù)連同其他相關(guān)電子會(huì)計(jì)檔案一起歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，該捕獲接口應(yīng)包含捕獲的時(shí)機(jī)、動(dòng)作、范圍、封裝等內(nèi)容[4]。

該方式可以實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票及其元數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)捕獲，電子發(fā)票一旦在管理系統(tǒng)中生成，其相應(yīng)元數(shù)據(jù)同時(shí)生成，這時(shí)不論其是否辦理完畢，均按照既定要求進(jìn)行捕獲。更進(jìn)一步的是，在設(shè)計(jì)電子發(fā)票管理系統(tǒng)功能時(shí)，將電子發(fā)票的歸檔范圍和歸檔要求設(shè)計(jì)在發(fā)票管理系統(tǒng)之中，屬于該范圍的電子發(fā)票一經(jīng)生成就被加上歸檔標(biāo)識(shí)，自動(dòng)生成并捕獲相應(yīng)核心元數(shù)據(jù)，使之具有防止非法修改和刪除的屬性，確保其安全留存和內(nèi)容真實(shí)。通過(guò)指針、鏈接等方式在核心元數(shù)據(jù)和發(fā)票文件之間建立聯(lián)系，并始終維護(hù)其關(guān)聯(lián)，從而真正滿足《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）的要求。

2.嵌入到電子發(fā)票中

該方式主要針對(duì)于使用生成系統(tǒng)單位端或第三方服務(wù)公司開(kāi)具電子發(fā)票的開(kāi)票單位與繳款單位。其特征是單位難以與發(fā)票管理系統(tǒng)建立接口，不能實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)捕獲，由于電子發(fā)票已脫離了管理系統(tǒng)，就需要采用嵌入方式將核心元數(shù)據(jù)嵌入到電子發(fā)票中，以滿足前端控制。

按照《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58-2014），嵌入是指“將元數(shù)據(jù)內(nèi)嵌于電子檔案的過(guò)程”。電子發(fā)票是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的版式電子文件，完全可以通過(guò)設(shè)置規(guī)范的元數(shù)據(jù)，以XML方式內(nèi)嵌入電子發(fā)票中，用于描述其屬性特征。實(shí)際上，電子簽名的頒發(fā)者、使用者、序列號(hào)、哈希算法等均已嵌入到了電子發(fā)票中，成為電子發(fā)票計(jì)算機(jī)文件的有機(jī)組成部分。嵌入的信息并不是都成為核心元數(shù)據(jù)，應(yīng)按照前述分析挑選相應(yīng)信息作為元數(shù)據(jù)。這種方式下，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有從電子發(fā)票中提取核心元數(shù)據(jù)的功能。

*本文系河南省教育廳人文社科研究一般項(xiàng)目“新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》下的電子發(fā)票歸檔保存研究”（2017-ZZJH-559）的成果之一。

參考文獻(xiàn)：

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[3]國(guó)家檔案局.DA/T 46-2009文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案[S].

[4]李澤鋒，于紅焱.全生命周期管理中電子文件捕獲工作實(shí)現(xiàn)研究[J].北京檔案，2017.5.