王潤(rùn)玲

摘要：檔案整理與保管是企事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容，其對(duì)于工作、學(xué)習(xí)等方面具有重要的參考作用。而合理的人事檔案整理與保管對(duì)于人事管理具有重要意義，基于此，本文闡述了人事檔案的重要性以及人事檔案整理的主要作用，對(duì)人事檔案的整理與保管方法進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案；重要性；整理

一、人事檔案的重要性

人事檔案是組織人事等有關(guān)部門按照國(guó)家的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。人事檔案的整理，在整個(gè)檔案中占非常重要的地位。因此整理好人事檔案應(yīng)做到：科學(xué)、真實(shí)、完整、規(guī)范。

二、人事檔案整理的主要作用

人事檔案整理的作用主要表現(xiàn)為：

（一）便于保管、保護(hù)

人事檔案整理完成后，還要采用專門的保管、保護(hù)措施，維護(hù)人事檔案的完整與安全，使人事檔案能夠長(zhǎng)久地為社會(huì)提供服務(wù)。一味地追求方便利用，而忽視對(duì)檔案資料的保管和保護(hù)，會(huì)造成檔案原始資料的損害。如何保管和保護(hù)好人事檔案，首先應(yīng)將檔案資料集中庫(kù)房保管，不能分散和隨便存放；其次將檔案進(jìn)行編號(hào)登記，有序排列，科學(xué)存放，對(duì)收進(jìn)、轉(zhuǎn)出、查閱、借用都要進(jìn)行登記，并檢查核對(duì)，然后入檔、入柜，避免積壓。最后保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，合理布局，擺放整齊也非常重要。

（二）便于保密、查閱

保管人事檔案工作目的就是開發(fā)檔案信息源，提供人事檔案，為組織人事工作服務(wù)，所進(jìn)行的收集、鑒別、整理、保管等環(huán)節(jié)的一系列基礎(chǔ)性工作。人事檔案整理后既便于工作，又要確保安全保密。對(duì)于已整理好的檔案按照制度，涉及到當(dāng)事人入黨、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、復(fù)查或甄別歷史案件可查閱本人檔案，了解人事檔案有關(guān)情況時(shí)，確因工作需要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，可提供有關(guān)部分，無關(guān)的部分可以不予提供，以利于保密。

（三）便于開發(fā)、利用

整理檔案的目的是便于開發(fā)和利用。如果整理得不合適，就會(huì)給檔案的開發(fā)和利用帶來許多困難。整理好的檔案裝訂成卷，經(jīng)組織審批后辦理手續(xù)，無論借閱一份還是借閱某一類別的檔案，若整卷借出，利用就會(huì)受到很大程度上的影響，需等到前者借閱歸還后，后者才能利用，更重要的是不利于保密。實(shí)踐證明，采用活頁(yè)式的裝訂方法，可以根據(jù)查、借閱檔案人員的需要，提供所需的內(nèi)容，與查、借閱無關(guān)的內(nèi)容可以不提供。活頁(yè)式的裝訂法，還便于綜合或?qū)ｎ}利用。

三、人事檔案的整理與保管方法分析

（一）人事檔案整理方法分析

主要表現(xiàn)為：一是檢查核對(duì)材料，對(duì)已歸檔的材料進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)。二是歸類排序，按照檔案工作條例，干部人事檔案正本由十類材料構(gòu)成。三是技術(shù)加工，為了便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺等不合歸檔要求的材料，在不損害文字內(nèi)容，保持檔案歷史原貌的前提下，區(qū)別情況，對(duì)其外在形式進(jìn)行技術(shù)處理。四是粘貼類角、編號(hào)，便于查找，給每類材料貼一個(gè)類角，不再使用隔頁(yè)紙。五是目錄登記，在干部人事檔案材料經(jīng)過排列和加工之后，按照固定的欄目和要求逐份記載在目錄表上的工作。六是裝訂成冊(cè)，經(jīng)過鑒別、分類、排列、登記目錄和技術(shù)加工之后的檔案材料裝訂成卷。七是復(fù)查驗(yàn)收，檔案專業(yè)知識(shí)比較全面的人員，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的技術(shù)驗(yàn)收。

（二）人事檔案保管方法的分析

具體體現(xiàn)在：

1.明確人事檔案保管范圍。第一、分級(jí)管理的人員，其全套人事檔案應(yīng)由主管部門保管，主要協(xié)管的部門只保管檔案副本，非主要協(xié)管和監(jiān)管的單位不保管人事檔案，根據(jù)工作需要可以建立卡片。第二、軍隊(duì)和地方互兼職務(wù)的人員，主要職務(wù)在軍隊(duì)的，其人事檔案則由軍隊(duì)保管；主要職務(wù)在地方的，其人事檔案則由地方保管。第三、人員離休、退休和退職后，就地安置的，由原管理單位或工作單位保管；易地安置的，則可以轉(zhuǎn)至負(fù)責(zé)管理該人員的組織、人事部門保管。第四、人員被開除公職以后，其檔案轉(zhuǎn)至該人員所在地人事部門或管理部門保管，其中干部必須由當(dāng)?shù)乜h或相當(dāng)縣級(jí)的人事部門保管。第五、人員在受刑事處分或勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由原單位保管。刑滿釋放和解除勞教后，重新安置的，其檔案應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)至主管單位保管。

2.明確人事檔案保管的期限。第一、看成就或貢獻(xiàn)。凡是對(duì)黨和國(guó)家或某一地區(qū)及某一學(xué)科研究作出了貢獻(xiàn)的人員，包括發(fā)明創(chuàng)造者、新學(xué)科的創(chuàng)始人、領(lǐng)導(dǎo)人、某運(yùn)動(dòng)的首倡者，發(fā)表過重要論文和著作、作品者，以及具有一技之長(zhǎng)的人，或者某一著名建筑工程的設(shè)計(jì)者等作出了各種貢獻(xiàn)的人員，死亡之后，他們的檔案應(yīng)當(dāng)由原管理單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門，隨同到期的其他檔案移交給同級(jí)檔案館保存。第二、看影響力。影響力指的是某人在某一地區(qū)有重大影響。例如各個(gè)方面的領(lǐng)袖人物、轟動(dòng)一時(shí)的新聞人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要討論的發(fā)起者等，這些人的檔案材料在其死亡后由原單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門，隨同到期的其他檔案向同級(jí)檔案館移交。第三、看技術(shù)職稱、學(xué)位和學(xué)銜。技術(shù)職稱、學(xué)位和學(xué)銜是一個(gè)人在學(xué)術(shù)界的地位和專業(yè)上造詣的突出表現(xiàn)。一般地說，副教授、副研究員或博士以上的人員死亡后，其人事檔案由原單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門，隨同到期的其他檔案移交同級(jí)檔案館保存。

3.明確人事檔案保管設(shè)施與要求。根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求。對(duì)人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。人事檔案部門應(yīng)建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)立空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；要保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度；人事檔案管理部門，要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。

四、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作是推動(dòng)人才的合理配置、合理流動(dòng)和合理使用。確保人才隊(duì)伍整體水平的重要舉措，可作為科學(xué)考察、正確評(píng)價(jià)、合理使用人才的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此對(duì)人事檔案的整理與保管方法進(jìn)行分析具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

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