張楠 孫偉

摘 要：本文通過建立基于OAIS（Open Archival Information System）的高校數(shù)字檔案管理平臺(tái)，來完成高校各類檔案的網(wǎng)上移交、歸檔、整理以及檔案信息的安全存儲(chǔ)和查詢服務(wù)。實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理，建立現(xiàn)代化的高校數(shù)字檔案館。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；開放檔案信息系統(tǒng)；業(yè)務(wù)管理；信息服務(wù)

中圖分類號(hào)：TP311.52；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2018）03-0147-03

Design Scheme of University Digital Archives Management Platform Based on OAIS

ZHANG Nan1，SUN Wei2

（1.Comprehensive Archives of Qingdao University，Qingdao 266071，China；

2.China United Network Communications Company Limited Qingdao Branch Office，Qingdao 266071，China）

Abstract：In this paper，the digital archives management platform based on OAIS（Open Archival Information System）is established to complete the transfer，archiving，collation and security storage and inquiry service of various archives in Colleges. To realize the information management of University archives and establish a modern digital archives in Universities.

Keywords：digitization archives；open archives information system；business management；information service

0 引 言

檔案工作是現(xiàn)代高校工作的重要組成部分之一，一流的高校應(yīng)該配備一流的檔案管理。本文基于開放檔案信息系統(tǒng)（Open Archival Information System），建立了一套綜合性的高校數(shù)字檔案管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理。該檔案平臺(tái)可以提供T級(jí)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索功能，在保證系統(tǒng)安全性、數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性的前提下，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的采集、管理、利用的一體化和自動(dòng)化，滿足了各部門在線或通過介質(zhì)移交電子檔案、紙質(zhì)檔案的需求。實(shí)現(xiàn)了各類歸檔文件的數(shù)字化存儲(chǔ)、移交、存檔以及方便直觀的檔案查詢服務(wù)，并利用信息發(fā)布技術(shù)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門的管理、決策提供了可靠依據(jù)，達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化水平。

高校數(shù)字檔案管理平臺(tái)基于OAIS，即開放檔案信息系統(tǒng)（Open Archival Information System），是一項(xiàng)旨在為基于長期保存目的的信息系統(tǒng)建立一個(gè)參考模型和基本概念框架，以實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)中數(shù)字信息的長期保護(hù)和可存取。OAIS是由美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)（CCSDS）制定的標(biāo)準(zhǔn)，2003年最終作為ISO的標(biāo)準(zhǔn)（ISO 14721：2003）頒發(fā)[1]。高校數(shù)字檔案管理平臺(tái)以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施，通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)有序處理和集成管理在結(jié)構(gòu)各異的多種信息平臺(tái)上產(chǎn)生的多樣的電子文件、檔案以及其他信息來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源超大規(guī)模、分布式和可擴(kuò)展的跨庫共享[2]。

1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)目標(biāo)

數(shù)字檔案管理平臺(tái)以總體性、安全性、分布性、開放性和可延展性為設(shè)計(jì)原則。將高校涉及的黨群類、行政類、外事類、實(shí)物類、科研類、基建類、設(shè)備類、教學(xué)類、財(cái)會(huì)類、產(chǎn)品類、聲像類、出版類和人物類等十三大類檔案統(tǒng)一在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息的移交、管理、傳遞和瀏覽。為集中管理學(xué)校內(nèi)部各類檔案資源打下良好的基礎(chǔ)，同時(shí)能夠滿足對(duì)新增檔案類型管理的擴(kuò)展性需求。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)分布式易購數(shù)據(jù)的集成管理與資源共享，更好地完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)化接收。根據(jù)相關(guān)檔案開放性的特點(diǎn)，提供高效、安全、便捷的網(wǎng)絡(luò)化查詢利用服務(wù)，并根據(jù)不同的權(quán)限得到不同的信息資料。通過建立高校數(shù)字檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各種檔案信息的存儲(chǔ)、移交、存檔和利用，按照高校檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化檔案信息的輸入、編輯、瀏覽、驗(yàn)證和接收，確保數(shù)據(jù)長久保存。通過對(duì)檔案、資料、網(wǎng)上信息、現(xiàn)行文件等信息的管理和整合，充分“激活”各類館藏信息，并實(shí)現(xiàn)“一鍵檢索”，發(fā)揮高校檔案館作為信息資源存儲(chǔ)基地的作用。

2 系統(tǒng)功能劃分

數(shù)字檔案管理平臺(tái)可以對(duì)各學(xué)院、部門上傳的檔案信息資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化傳輸、存儲(chǔ)和專業(yè)化管理，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)已存檔的信息資料進(jìn)行直觀的檢索查詢，大大提高了檔案利用的質(zhì)量和效率。通過平臺(tái)的實(shí)時(shí)安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)監(jiān)控?cái)?shù)字化檔案資料的流轉(zhuǎn)過程，在很大程度上提高了檔案管理的安全性和保密性。系統(tǒng)功能如圖1所示，主要分為三大部分：檔案業(yè)務(wù)部分、信息服務(wù)網(wǎng)站和系統(tǒng)設(shè)置部分。

系統(tǒng)設(shè)置部分主要提供了一套系統(tǒng)的配置工具，可以針對(duì)不同種類的檔案管理需求和規(guī)范，配置符合要求的檔案管理系統(tǒng)，可配置的內(nèi)容包括：系統(tǒng)權(quán)限的配置、檔案管理架構(gòu)的配置、檔案整理規(guī)則的定制、對(duì)數(shù)據(jù)及用戶使用的維護(hù)和設(shè)置工具。系統(tǒng)設(shè)置部分可以通過定制實(shí)現(xiàn)，并能根據(jù)管理規(guī)范和制度的改變，隨時(shí)對(duì)已有配置進(jìn)行靈活調(diào)整，用系統(tǒng)保障使用人員對(duì)規(guī)范和制度的執(zhí)行，保障檔案的業(yè)務(wù)流程的有序進(jìn)行。

將檔案業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的設(shè)置功能分開，就可以針對(duì)不同使用者的需求，將檔案業(yè)務(wù)部分的使用和操作設(shè)置的簡單方便，使非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員可以輕松掌握系統(tǒng)，同時(shí)可以將用于專業(yè)人員的系統(tǒng)設(shè)置功能做成一個(gè)檔案管理平臺(tái)，為專業(yè)人員提供一個(gè)功能強(qiáng)大的定制工具包，這樣系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了功能性和易用性地完美結(jié)合。

檔案業(yè)務(wù)管理是平臺(tái)的核心基礎(chǔ)功能，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行各個(gè)維度的延展，拓展為“信息、數(shù)據(jù)、圖像、想象、態(tài)度、價(jià)值觀以及其他社會(huì)象征性產(chǎn)物”，成為各種經(jīng)驗(yàn)的總和，由此實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的管理。在設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮知識(shí)資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，因此在系統(tǒng)功能中更加側(cè)重于文件的收集整理和開發(fā)利用以及各種知識(shí)管理方式和結(jié)構(gòu)定制工具的提供，為知識(shí)資源管理提供了技術(shù)手段。

3 系統(tǒng)架構(gòu)

x

檔案管理系統(tǒng)采用SOA架構(gòu)，采用Java平臺(tái)作為應(yīng)用平臺(tái)。SOA架構(gòu)的強(qiáng)大和靈活性給整個(gè)平臺(tái)建設(shè)帶來了巨大的好處。若是將檔案某部門的成分抽象出來，并將其功效以粗粒度的狀態(tài)來體現(xiàn)，檔案館內(nèi)部或授權(quán)的某些用戶就能夠獲得這些功效，而沒必要研究后臺(tái)實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)。采用多層結(jié)構(gòu)建立數(shù)字檔案管理平臺(tái)，系統(tǒng)的邏輯架構(gòu)如圖2所示。

整個(gè)邏輯架構(gòu)從下到上可以分為3個(gè)部分：物理層、系統(tǒng)軟件支撐層和應(yīng)用層。物理層包括基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和存儲(chǔ)裝備，是全部檔案資源共享體系的根本物理平臺(tái)；系統(tǒng)軟件支持層包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等，提供工具軟件、應(yīng)用軟件等的運(yùn)行和操作平臺(tái)；應(yīng)用層是需要開發(fā)的檔案信息資源共享系統(tǒng)，它在邏輯上可以分為多個(gè)層，每層包含一些特定的功能模塊。

分析以上模型，從數(shù)據(jù)流和信息存儲(chǔ)的角度進(jìn)行如下論述。數(shù)字檔案信息資源的存儲(chǔ)采用“檔案數(shù)據(jù)庫+全文檢索庫”的模式。檔案相關(guān)的文件信息存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)的核心存儲(chǔ)資源；純數(shù)字化的檔案原文和目錄信息等構(gòu)成全文檢索系統(tǒng)的索引庫，放在全文檢索系統(tǒng)中。系統(tǒng)將關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的目錄庫和全文檢索庫與數(shù)字檔案文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，共享電子原文，就可以形成方便存儲(chǔ)、管理和利用的數(shù)字檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)采集來形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化數(shù)據(jù)，并分別存入關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和全文檢索庫中，最終通過應(yīng)用系統(tǒng)提供信息服務(wù)?？梢允褂脵n案“信息服務(wù)”模塊來完成對(duì)檔案結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的檢索查詢，同時(shí)也可以使用全文檢索功能對(duì)全文信息進(jìn)行檢索利用。

4 數(shù)字檔案管理平臺(tái)的安全性

檔案管理系統(tǒng)具有多用戶、資源共享、分布式處理的特點(diǎn)，其安全性直接關(guān)系到檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行是否正常，所以建立完善的安全體系顯得尤為重要。系統(tǒng)的安全體系結(jié)構(gòu)模型如圖4所示。

本系統(tǒng)由若干層軟硬件結(jié)構(gòu)組成，通過對(duì)硬件基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)層幾個(gè)層次進(jìn)行全面地考慮和設(shè)計(jì)，針對(duì)不同的層次特點(diǎn)采用了不同的安全對(duì)策，并通過驗(yàn)證、訪問控制、數(shù)字加密等手段提供安全保證。由于檔案信息數(shù)據(jù)在安全性方面的嚴(yán)格要求，我們從系統(tǒng)登錄安全、用戶身份角色以及文件展示時(shí)的防擴(kuò)散等方面進(jìn)行了安全控制。用戶登錄后，系統(tǒng)主要從權(quán)限方面來進(jìn)行保障。功能權(quán)限主要制約用戶訪問系統(tǒng)的廣度范圍，而數(shù)據(jù)權(quán)限則限制用戶對(duì)數(shù)據(jù)使用的深度層次。二者聯(lián)合使用，使體系權(quán)限控制加倍嚴(yán)密。該系統(tǒng)支持多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，比如權(quán)限管理、防火墻、防病毒和安全協(xié)議等。既可以保證檔案館內(nèi)部正常工作，防止外界非法侵入，又為本系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)的使用者提供了訪問外部信息的條件。

圖4 安全體系結(jié)構(gòu)模型

5 結(jié) 論

高校數(shù)字檔案館的建立是國家數(shù)字化信息基本工程，也是高校檔案館作為社會(huì)文化設(shè)施延伸為信息服務(wù)業(yè)的有效實(shí)現(xiàn)形式。高校數(shù)字檔案管理平臺(tái)是現(xiàn)代化高校數(shù)字檔案館的重點(diǎn)和技術(shù)實(shí)現(xiàn)平臺(tái)，它是一個(gè)數(shù)字信息化合集，把高校各類檔案信息的數(shù)字化，并將存儲(chǔ)、管理、利用和發(fā)布等功能高度集中，最大限度地利用這些信息。這種平臺(tái)實(shí)現(xiàn)分布式異構(gòu)數(shù)據(jù)的共同管理與信息利用共享，能夠更好地完成各類檔案文件的網(wǎng)上歸檔接收，大大提高了檔案工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)保障了檔案信息的安全性。目前，我們以數(shù)字檔案管理平臺(tái)為核心，建立現(xiàn)代化的高校數(shù)字檔案館，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)智慧型檔案館打下了良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 章燕華，劉霞.OAIS參考模型：數(shù)字資源長期保存的概念框架 [J].浙江檔案，2007（3）：38-42.

[2] 董海燕，任增瑤.數(shù)字檔案館建設(shè)初探 [J].檔案與建設(shè)，2014（11）：81-82.

作者簡介：張楠（1975.07-），女，漢族，山東濟(jì)南人，副研究館員，碩士研究生。研究方向：檔案管理；孫偉（1975.08-），男，漢族，山東膠州人，工程師，碩士研究生。研究方向：通信工程。