湯頂華

高校檔案工作是高校日常工作中的重要內(nèi)容，中國的高校普遍具有體量較大、人員眾多、工作繁雜等特點，作為有效記錄單位和個人工作學習內(nèi)容的檔案工作承擔了不可替代的作用。高校學生檔案是大學生在校期間各類表現(xiàn)的記錄和佐證，全方位記載了大學生的學習成績、獎懲貸助、社會工作、心理狀況、黨團發(fā)展等情況，以學號姓名為單位建立起來的文字、表格等綜合記錄體系。工作范疇包括全日制本科生、碩士研究生和博士研究生。學生檔案管理是貫徹落實執(zhí)行黨的教育方針的一項常規(guī)性的基礎(chǔ)工作。各高校學生檔案工作普遍按照學校統(tǒng)一管理為主、院系協(xié)助管理為輔的原則，院系為學生檔案生成單位，必須確保檔案的真實性、完整性、準確性。高校檔案部門的學生檔案科室負責統(tǒng)一指導全校學生檔案工作。

高校學生檔案工作具有與其他檔案工作截然不同的屬性。大學生檔案工作具有數(shù)量巨大、流動性強、關(guān)乎前途等特點。目前國內(nèi)高校學生規(guī)模體量大，筆者所在的東南大學，本科生約16000人，碩士生約12000人，博士約3200人，本碩博在校生合計約31000多人，并且這31000多人是流動的，每年都有老生畢業(yè)，也都有新生入學，是典型的鐵打的營盤流水的兵。這對高校學生檔案工作提出了嚴峻的考驗。

一、高校學生檔案工作的現(xiàn)狀

1.學生檔案的收集整理

各院系分管學生工作的黨委副書記是學生檔案工作負責人，也是第一責任人，相關(guān)學生輔導員承擔學生檔案材料的收集、整理、補充和移交等具體工作。學生處、研究生院、教務(wù)處、各院系等單位應(yīng)將學生檔案工作納入相關(guān)工作人員的職責范圍。各院系及時將本單位負責學生檔案工作的領(lǐng)導和工作人員變動信息等報檔案館備案。學生輔導員工作變動時，應(yīng)在變動前辦理移交手續(xù)。學生工作處、研究生院、教務(wù)處等有關(guān)單位應(yīng)及時向檔案館提供本科生新生花名冊、研究生新生花名冊、畢業(yè)生派遣名單、畢業(yè)生名冊、學籍異動表等材料。凡在本高校產(chǎn)生的材料，如新生入學登記表等，必須有相關(guān)責任人簽字或院系蓋章。學生輔導員根據(jù)新生正式注冊名冊，收齊所有學生檔案，對照新生檔案整理清單，仔細核對檔案材料，確保內(nèi)容完整、真實、清晰，錯漏缺檔案及時補齊。核對無誤后，密封學生檔案。核對人在新生檔案整理清單上簽字，院系蓋章。整理后的學生檔案，在每個檔案袋封面用鉛筆注明學號、姓名，所有學生檔案按院系、專業(yè)、班級、學號順序排列。

2.新生材料歸檔內(nèi)容

（1）本碩博新生歸檔材料：高中學籍卡、本科新生入學登記表、黨團組織材料、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單、碩博士研究生錄取材料、碩博士研究生新生入學登記表、碩博士研究生成績單、碩博士研究生畢業(yè)生登記表、碩博士研究生學位申請書、專家推薦書、工作期間的檔案等。

（2）碩士博士定向委培新生歸檔材料：碩博士研究生錄取材料、碩博士研究生新生入學登記表、委培協(xié)議等。

3.畢業(yè)生材料歸檔內(nèi)容

（1）本碩博畢業(yè)生材料歸檔內(nèi)容：高中學籍卡、本科新生入學登記表、黨團組織材料、本科畢業(yè)生登記表、本科期間學習成績表、碩博士研究生錄取材料、碩博士研究生新生入學登記表、碩博士研究生成績單、碩博士研究生畢業(yè)生登記表、碩博士研究生學位申請書、專家推薦書、學生在校期間表彰獎勵以及相關(guān)處理決定、工作期間的檔案、其他可供組織參考的有保存價值的材料、畢業(yè)生報到證存根等。

（2）定向委培碩博士研究生材料歸檔內(nèi)容：碩博士研究生錄取材料、專家推薦書、碩博士研究生新生入學登記表、委培協(xié)議、碩博士研究生成績單、碩博士研究生畢業(yè)生登記表、碩博士研究生學位申請書等。

4.學生檔案的移交

新生檔案材料在每學年開學后三個月內(nèi)完成整理，并根據(jù)校檔案館規(guī)定時間，連同相應(yīng)的新生檔案整理清單一并移交檔案館學生檔案室。移交檔案必須對象明確、手續(xù)完備、排列有序。存在缺檔等問題的檔案，不得移交檔案館。所有移交到檔案館的檔案，必須密封。學生檔案用統(tǒng)一樣式檔案袋裝袋。檔案館學生檔案室核實院系所移交檔案準確無誤后，簽字接收，并拷貝一份移交清單給院系。學生畢業(yè)前，由院系學生輔導員到檔案館將本院系畢業(yè)生檔案全部領(lǐng)回，按學生檔案轉(zhuǎn)遞通知單要求收齊歸檔材料，整理、核對后，所有應(yīng)歸檔案裝入檔案袋，密封，并在學生檔案轉(zhuǎn)遞通知單上簽字。按畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議上的地址，在檔案袋上準確規(guī)范書寫寄檔案地址。寫好地址的密封檔案袋送交檔案館驗收寄遞，填寫畢業(yè)生檔案交寄單，送收雙方簽字并各執(zhí)一份，簽字的學生檔案轉(zhuǎn)遞通知單交檔案館保存。

5.學生檔案的管理利用

檔案館學生檔案室為轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)入下一級、轉(zhuǎn)入上一級、休學、復學、退學等的學生辦理學籍異動和檔案轉(zhuǎn)遞等工作。院系或用人單位確因查檔、辦理學籍異動等需要啟封學生檔案的，檔案館工作人員必須當查檔人面共同啟封，啟封后工作人員審核檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)院系處理。

因工作需要閱檔，應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）學生不得查閱檔案，學生輔導員閱檔，憑身份證件按規(guī)定登記，閱檔人不得查閱直系親屬的檔案。其他人員閱檔，須持有單位介紹信和身份證件，并說明查詢內(nèi)容和目的，經(jīng)有關(guān)職能部門領(lǐng)導批準方可查閱。閱檔人不得翻閱與查詢目的無關(guān)的檔案材料。

（2）凡摘抄檔案材料，須經(jīng)檔案館工作人員同意，并在閱檔登記表上如實記錄。閱檔人嚴禁私自拆封、涂改、銷毀、更換檔案材料。

（3）學生檔案日常不外借，因特殊需要必須借出使用時，由院系分管學生工作副書記審批，履行借檔手續(xù)，限期歸還。檔案外借期間做好保管保密工作，不得再次外借他人。檔案歸還時，由檔案館工作人員仔細檢查核對無誤后辦理入庫手續(xù)。

6.學生檔案的轉(zhuǎn)遞

學生畢業(yè)后個人檔案隨即轉(zhuǎn)至學生的工作單位。遺留檔案在檔案館保存不超2年，超過2年的檔案，學生工作處畢業(yè)辦協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)后，由檔案館通過郵政EMS快遞至學生原籍。轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、密封，并按要求進行認真的檢查整理，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。因特殊需要提前調(diào)檔時，學生將調(diào)檔函或錄取通知書送交院系相關(guān)輔導員處登記備案后，由檔案館學生檔案室憑調(diào)檔函或錄取通知書將該生現(xiàn)有檔案材料進行第一次轉(zhuǎn)檔。當學生正式畢業(yè)后，再將新增加的檔案材料進行第二次轉(zhuǎn)檔。學生檔案一律由檔案館學生檔案室通過郵政EMS轉(zhuǎn)遞，任何人不得擅自將檔案交個人攜帶。因特殊原因需自帶檔案的，應(yīng)持就業(yè)單位同意本人自帶檔案的證明件和本人申請，經(jīng)院系副書記同意后方可自帶，自帶檔案必須嚴格密封。若檔案丟失，由本人承擔責任。因轉(zhuǎn)學、退學等原因，需要辦理相關(guān)手續(xù)后方可自帶或轉(zhuǎn)遞相關(guān)檔案。本人不得拆封檔案，檔案館不接受離開檔案館后的學生檔案。

二、高校學生檔案工作的困境

1.學生檔案管理模式多元化

高校學生檔案管理模式呈現(xiàn)多元化，第一種模式是在高校內(nèi)部成立獨立的、直屬學校的檔案管理機構(gòu)，全面管理工作檔案、教師和學生個人檔案。例如筆者所在的東南大學，以及清華大學、中國人民大學等。第二種模式是在高校人事主管部門下設(shè)檔案科室，負責教職工和學生人事檔案。例如，北京大學、上海交大等。第三種是在高校學生管理部門下設(shè)學生檔案管理科室，專門負責學生檔案工作。三種模式各有其優(yōu)勢和劣勢，第一種模式有利于集中力量和資源統(tǒng)籌，有利于整合檔案工作，有利于檔案工作的規(guī)范化，有利于與上級檔案主管部門銜接，但對于學生檔案工作的主要承擔方即院系學工辦，缺乏緊密聯(lián)系和指導；第二種模式把高校教職工和學生檔案工作整合在人事主管部門旗下，在強勢部門的帶動下，有利于加強學生檔案工作的話語權(quán)，但與學工體系仍處于相對割裂的狀態(tài)；第三種模式把學生檔案工作放在學生主管部門內(nèi)，有利于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各院系學工負責學生檔案工作，上傳下達較為順暢。

2.多校區(qū)辦學帶來的傳遞困境

目前各高校普遍具有兩個以上校區(qū)，由于物理空間和人員配備不足、需要統(tǒng)一規(guī)范管理等原因，高校學生檔案普遍集中保存。但各高校學生一般都分布在各個校區(qū)，新生入學和畢業(yè)生離校這兩個最集中的時間點，有大量的學生檔案要跨校區(qū)運輸傳遞，極為不便。

3.頂層設(shè)計重視不夠

檔案工作口頭重視，但經(jīng)費、編制、空間等嚴重不足。檔案工作在高校各類年度工作計劃和總結(jié)中都會有所體現(xiàn)，但都缺乏實質(zhì)性的謀劃和支持。各高校普遍沒有專門的檔案館樓，存在人員老化和低學歷、技術(shù)設(shè)備更新速度慢、管理服務(wù)水平落后等問題。

4.觀念不夠與時俱進

時代的發(fā)展日新月異，但檔案工作的內(nèi)容和理念與幾十年前沒有大的變化。過去的各行各業(yè)是割裂的傳統(tǒng)的，新時代隨著科技的發(fā)展，不同的分工趨向融合，以個人身份識別作為賬號體系的大數(shù)據(jù)和人工智能時代的來臨要求檔案工作與時俱進。檔案工作作為個人成長和發(fā)展過程中的詳細記錄，將在人才選拔任用中發(fā)揮重要作用。

三、高校學生檔案工作的出路

1.學生檔案管理與學生工作深度結(jié)合

高校學生檔案管理模式多元化，但基于學生檔案量大、動態(tài)的特征，并且內(nèi)容增減都是源自學生工作條線，建議學生檔案工作與學生管理工作深度結(jié)合。這種結(jié)合，可以是體制加機制的全方位結(jié)合，也可以是機制的局部結(jié)合。在學生工作部門下設(shè)學生檔案管理科室，在各院系學工辦設(shè)專門的學生檔案室是最直接高效的方式，可以極大簡化檔案入庫和提取流程，減少各院系輔導員送檔和提檔的工作量。院系學工辦直接管理學生檔案需要院系在存放空間和家具設(shè)備上大力支持，需要上級主管部門對檔案工作進行常態(tài)化的規(guī)范指導。

2.多校區(qū)多館區(qū)

院系不具備自我管理學生檔案的情況下，可以考慮多校區(qū)多館區(qū)的模式。每個校區(qū)設(shè)置一個檔案館區(qū)，學生檔案盡量存放在各自所屬校區(qū)的檔案館區(qū)，最大限度地減少各院系輔導員送檔和提檔的工作強度，提高工作效率。這需要學校層面對檔案館的空間拓展和人力配備鼎力支持，需要檔案館自身提高管理水平和規(guī)范相應(yīng)的服務(wù)。

3.學生檔案數(shù)字化

高校學生檔案的媒介、存儲，目前為止仍處于相對原始的狀態(tài)，基本還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料和文件，由于學生數(shù)量巨大且動態(tài)，所以對存儲空間和工作人員要求甚高。時代在進步，技術(shù)在發(fā)展，技術(shù)將極大方便人們的工作和生活。檔案的數(shù)字化，將大大縮減所需要的物理存放空間，提高檔案整理的規(guī)范性，促進檔案閱讀、使用和傳遞的便利性。

4.建立以身份證為賬號體系的檔案云

檔案工作是中國特色社會主義的傳統(tǒng)內(nèi)容，在黨的97年歷史中發(fā)揮了重要作用，在發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才的道路上彪炳史冊。學生檔案是一個人一生檔案的起點，檔案在同學們?nèi)松l(fā)展過程中的各個重要節(jié)點上起到記錄、證實、推進的作用。隨著新技術(shù)的演進，檔案的形態(tài)、內(nèi)涵和外延將會極大地拓展，大數(shù)據(jù)和人工智能將推進新檔案概念的形成，目前的信用體系建設(shè)等，將來都會納入個人檔案云的系統(tǒng)，未來的個人檔案云將記錄一個人從出生起的全部數(shù)據(jù)，全面記錄每個人或輝煌或平淡的一生。社會或企業(yè)對一個人的判斷，將會精準地依托人工智能和檔案云來形成。

高校學生檔案工作具有自身特點，也有很多難點，隨著科技的發(fā)展，將迎來新的發(fā)展和機遇。