孫曉璇

摘 要：人工智能是"互聯網+"時代下中國發(fā)展戰(zhàn)略之一，在信息、數據和知識處理方面具有很大的優(yōu)勢，有助于解決企業(yè)檔案管理中的難題，實現檔案管理的智能化，提高了檔案管理的水平，增強了組織的競爭力。本文簡要闡述了人工智能和人工智能技術的含義，對檔案工作在智能化的趨勢下發(fā)展趨向進行研究，希望推動檔案行業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：人工智能；檔案；挑戰(zhàn)

前言

人工智能（Artificial intelligence，英文縮寫為AI）最初是在1956年Dartmouth學會上提出的新概念，后來被稱為20世紀三大科學技術成就之一，以信息、數據和知識處理方面具有的優(yōu)勢已被人們所廣泛認知，在信息爆炸的時代，如何正確對檔案信息加工，篩選，提高其針對性和有效性以滿足用戶需求，單靠任何人也難以完成這種龐雜而集廣博知識于一體的工作，于是，人工智能技術應運而生，借助于智能機器，同時起到檔案專家與學科專家的雙重作用，能檔案管理實現智能化。

一、人工智能和人工智能技術的含義

人工智能最初是在1956年Dartmouth學會上提出的新概念，針對人工智能，不同的定義將人們導向不同的研究或認知方向，不同的理解分別適用于不同的人群和語境。維基百科的人工智能詞條采用的是斯圖亞特？羅素與彼得？諾維格在《人工智能：一種現代的方法》一書中的定義：人工智能是有關“智能主體的研究與設計”的學問，“智能主體是指一個可以觀察周遭環(huán)境并做出行動以達致目標的系統(tǒng)”。人工智能技術是一種信息知識處理系統(tǒng)，包括對數據或信息資源的收集、確認、顯示、整理、解釋、驗證及交流傳播等處理。通過對人類思維方式和行為的研究分析，利用相關信息技術，使機器能夠對人的智能行為進行模擬，比如對數據信息的辨別能力、對問題的理解能力、處理復雜信息的能力、快速適應新環(huán)境的能力以及應用信息控制環(huán)境的能力等[1]。通過人工智能技術的應用，可以極大地擴展信息系統(tǒng)的搜索和解答空間，尋找和選擇最優(yōu)的解答方案；利用人工智能技術中的邏輯推理和語言處理技術，可以保證信息系統(tǒng)運行的準確性和科學性，運用大量常識塑造情境化語言系統(tǒng)，最大限度地滿足語言需求；同時人工智能技術的智能信息檢索功能，能有效保障信息資源獲取的精確性和高質量；專家系統(tǒng)技術應用更是涉及醫(yī)療、化學分析、地質勘探等領域，應用前景廣闊。

人工智能時代已經來臨，它在我們身邊無處不在。蘋果Siri、微軟小冰、亞馬遜Alexa等智能助理和智能聊天類應用，正顛覆人和手機交流的方式；新聞頭條等熱門新聞應用通過人工智能技術向讀者推送最感興趣的新聞內容；美圖秀秀利用人工智能技術自動對照片進行美化；Google無人駕駛汽車的出現重新定義了智慧出行、智慧交通和智慧城市。諸如此類的人工智能技術應用，不勝枚舉[2]。

二、人工智能帶來的機遇

中國工程院院士、國際歐亞科學院院士李德毅在“北京聯合大學智能機器人產學研合作與人才培養(yǎng)創(chuàng)新發(fā)展研討會暨機器人學院成立大會”的報告中提到：“人工智能的發(fā)展改變了人類的認知方式和生活方式，人工智能延伸了人類的體力和腦力，將會讓人類更加有尊嚴、更加優(yōu)雅、更加智慧地生活。人工智能給人類帶來的影響將遠遠超過計算機、互聯網在過去幾十年對世界的改變。”

人工智能給常規(guī)性、重復性、技術含量低的檔案崗位帶來沖擊。2016年年底，物理學家斯蒂芬·霍金在英國《衛(wèi)報》發(fā)表文章說：“工廠的自動化已經讓眾多傳統(tǒng)制造業(yè)工人失業(yè)，人工智能的興起很有可能會讓失業(yè)潮波及中產階級，最后只給人類留下護理、創(chuàng)造和監(jiān)管等工作。”學術界一個普遍被接受的觀點是：人工智能時代，程式化的、重復性的、僅靠記憶與練習就可以掌握的技能將是最沒有價值的技能，幾乎一定可以由機器來完成。技術的革新將極大程度地改變傳統(tǒng)行業(yè)的崗位分工，德勤會計師事務所發(fā)布的一項研究表明，從1871年到2011年期間，科技的發(fā)展使英國農民由100萬人下降到5萬人。1955年是通用汽車的鼎盛時期，通用汽車公司雇用了60萬名員工；而現在，谷歌這個標志性的美國公司只雇用了大約5萬名員工；Face-book只有6000名員工。更戲劇性的是，2012年，Face-book以10億美元收購Instagram時，Instagram已有3000萬用戶，但是只有13名全職員工。2014年Face-book收購了Whatsapp，Whatsapp在初創(chuàng)階段只有55名員工，但市值超過整個索尼公司。反觀國內近幾年，無論是萬科的物業(yè)管理機器人、順豐的無人機快遞，還是遍布各地的全自動流水線無人工廠，也都彰顯著人工智能對傳統(tǒng)產業(yè)的沖擊[3]。

結合檔案工作的實際情況，傳統(tǒng)的檔案工作主要是收集整理和服務利用。在收集整理過程中，紙質文件材料整理包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架十個步驟；電子文件的整理流程包括：組件、格式轉換、元數據收集、分類、排列、編號、編目、歸檔數據包組織、存儲等步驟。無論是傳統(tǒng)的紙質文件還是電子文件的整理過程中，大量都是程式化的、重復性的步驟。當人工智能技術引入后，這些工作很容易被機器取代。服務利用中的檔案查詢、學歷學位公證、成績翻譯等工作在數字化、智能化的趨勢下，也將逐漸通過自助查詢機、網上辦理系統(tǒng)、翻譯系統(tǒng)等計算機的輔助，簡化人工辦理的步驟，減少工作量。

人工智能提升檔案服務效率，提升用戶滿意度。人工智能技術在檔案信息的數字化、電子化、智能檢索等方面都有廣泛的應用價值。電子計算機和人工智能技術出現后，辦公自動化、無紙化等事物也隨之出現，改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式，提高了工作的效率。辦公自動化、電子化政務系統(tǒng)中直接形成的電子文件，紙質材質或其他載體文件重新錄入生成的數字化電子文件，進入檔案管理系統(tǒng)，通過機讀檔案目錄的管理、檢索、自動編目、自動統(tǒng)計等檔案智能檢索，極大提高了檢全率、縮短了檢索時間[4]。

現階段，簡單的檔案信息檢索已經無法滿足所有用戶的信息需求，用戶對信息服務方式提出了更多樣化、個性化的要求，對所有用戶采取統(tǒng)一的服務方式在當前的環(huán)境下是不可取的。例如檔案信息檢索，當前數字檔案館提供的檢索是基于信息關鍵詞和檔案分類號的方式，這對于某些知識背景簡單或對待查領域不熟悉的用戶造成了很大的障礙，使得他們無法通過準確的關鍵詞檢索到自己想要的信息。同時，用戶對信息內容的要求存在差異。與一般的檔案用戶需求檔案原始信息不同，具有較高認知能力和檔案利用需求的用戶對檔案信息的需求不僅僅是原始信息的羅列和簡單整合，他們更希望獲得經過編研、優(yōu)化和加工的檔案信息資源。隨著人工智能技術的推廣，數字檔案館不僅僅能簡單地進行查找，還能夠對查找結果進行分析、推理并提出某些結論，開展對檔案資料的二次開發(fā)，提升檔案服務效率，提升用戶滿意度。

三、檔案工作的新發(fā)展

當社會出現巨大的技術飛躍，原有的行業(yè)平衡必將被打破。當人工智能發(fā)展到一定階段后，在很多領域超越人類是一件不可逆轉的事情。雖然我們很多人不愿意，但是比較明智的選擇是接受這個現實，然后用發(fā)展以及尋找機會的眼光來看待科技進步，在新的常態(tài)下找到自己的位置。

將檔案數字化持續(xù)向深度廣度推進，為人工智能技術在檔案工作的應用做好基石。人工智能技術的應用是建立在深度學習的功能支持上，深度學習是指通過對大數據進行訓練，并從中歸納出可以被計算機運用在類似數據上的知識和規(guī)律，大數據是機器深度學習的基石。具體到檔案工作，海量的檔案數據信息是人工智能技術在檔案工作中廣泛應用的前提。

不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)和服務系統(tǒng)，開展移動端業(yè)務，滿足用戶個性化需求。以某檔案館為例，2013年，該檔案館檔案管理系統(tǒng)開始試運行。經過近幾年持續(xù)深入地開發(fā)，最初的十大類分類的標準版管理系統(tǒng)，逐漸增加了“人事檔案管理”、“成績翻譯”、“OA系統(tǒng)在線歸檔”模塊?！叭耸聶n案管理”模塊實現了人事檔案的清單化管理，集合了學生進校建檔、畢業(yè)檔案轉遞的各項信息；“成績翻譯”模塊實現了中文課程的英文自動翻譯功能；“OA系統(tǒng)在線歸檔”模塊實現了OA系統(tǒng)中的公文信息與檔案管理系統(tǒng)的檔案數據實行后臺自動對接。為實現“服務網絡化，師生辦事不跑路、少見面”的服務理念，該檔案館持續(xù)開發(fā)上線了三項網上服務系統(tǒng)?！皺n案業(yè)務網上代辦系統(tǒng)”實現了檔案利用者在網上提交申請，多角色管理員審核驗證，辦理狀態(tài)及時更新等功能，利用者可以實現遠程申請查詢原始成績、查詢錄取名冊、辦理認證證明、補辦檔案材料等多項檔案業(yè)務?！爸杏⑽某煽?、學歷學位證明自動辦理系統(tǒng)”能夠從學校信息平臺獲取電子成績單及證書信息，自動生成指定格式的中英文成績單及學歷學位證明，改變了以往依靠人工錄入分數、手工翻譯、審核修改的模式，服務效率大為提高。更新后的“畢業(yè)生檔案去向查詢系統(tǒng)”，使得畢業(yè)生網上查詢人事檔案轉寄動向更加快捷，系統(tǒng)數據更加安全。

積極開展檔案編研，使檔案工作者成為文化的發(fā)掘者和傳播者。創(chuàng)新工場董事長兼首席執(zhí)行官李開復博士在《智能時代》一書中提到：“最能體現人的綜合素質的技能，例如，人對于復雜系統(tǒng)的綜合分析、決策能力，對于藝術和文化的審美能力和創(chuàng)造性思維，由生活經驗及文化熏陶產生的直覺、常識，基于人自身的情感（愛、恨、熱情、冷漠等）與他人互動的能力，這些是人工智能時代最有價值，最值得培養(yǎng)、學習的技能?！卑拇罄麃喼磥韺W家理查德？沃森（Richard Watson）在《智能化社會：未來人們如何生活、相愛和思考》一書中也提到：“未來能夠體現人類獨特的創(chuàng)造力、決斷力、系統(tǒng)分析能力的技能，是最不容易‘過時的知識。利用人類獨有的智慧、情感進行創(chuàng)造性的工作，是未來人類證明自己價值的最好方式之一?！?/p>

檔案編研，是對檔案資源的原始、初步和深度的開發(fā)利用。編研成果大致可以體現在三個方面：一是對檔案資料的整理匯編，包括專題資料和資料長編，這類成果是對檔案資源的原始利用；二是在資料匯編的基礎上，進行基礎性編研工作，這是對檔案資源的初步開發(fā)利用；三是進行專題研究，這是對檔案資源的深度開發(fā)利用，如人物的研究、建筑史研究等。新時期，檔案工作者應該積極提高政治理論修養(yǎng)、檔案業(yè)務能力、文字寫作水平，保障檔案編研成果的政治正確性、史料真實性、內容充實性和體系完整性。通過優(yōu)秀的檔案編研成果，傳承社會文明，呈現檔案的文化屬性，凸顯檔案工作者不可替代的特殊價值。

四、結束語

科學技術的發(fā)展，人工智能技術現已在檔案館工作中得到廣泛應用，人工智能技術在知識、數據與信息處理方面都具有強大的優(yōu)勢， 充分利用人工智能技術的支持，能夠幫助檔案館合理分配其資源，增強企業(yè)檔案館為廣大用戶提供的服務水平， 提高檔案館控制和管理系統(tǒng)的容錯性、可靠性、穩(wěn)定性和高效性，令其具有智能成份。

參考文獻：

[1]張妮，徐文尚，王文文.人工智能技術發(fā)展及應用研究綜述[J].煤礦機械.2009（02） 4-7

[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案.2013（02） 68-70

[3]特約評論員.開創(chuàng)新時代檔案工作新局面[J].檔案.2018（01） 1