汪利華

摘 要：辦公室接待工作是辦公室管理工作中的重中之重。接待水平的高低體現(xiàn)了企業(yè)的整體形象，展現(xiàn)了企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)的高低，同時(shí)對(duì)于企業(yè)工作也起著十分重要的促進(jìn)作用。辦公室接待工作的特性決定了它需要開(kāi)展精細(xì)化管理。本文首先對(duì)精細(xì)化管理在辦公室接待工作中應(yīng)用的必要性進(jìn)行了概述，詳細(xì)探討了辦公室工作精細(xì)化管理的應(yīng)用，旨在促進(jìn)石油企業(yè)辦公室接待工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；接待工作；精細(xì)化；管理

社會(huì)細(xì)致分工與職業(yè)化的全新理念持續(xù)對(duì)我國(guó)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生影響，在當(dāng)前的形勢(shì)下，企業(yè)管理人員只有不斷提高自身的管理素養(yǎng)才能更好地管理企業(yè)。辦公室通過(guò)加強(qiáng)精細(xì)化管理，不僅有利于改變工作人員的工作態(tài)度，還有利于提升總體的工作效率。若想確保工作人員更好地進(jìn)行工作，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)不斷在工作中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并有效地執(zhí)行辦公室精細(xì)化管理。

1 精細(xì)化管理在辦公室接待工作中應(yīng)用的必要性

現(xiàn)階段，在辦公室接待工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，是辦公室接待工作的具體要求，也是將來(lái)辦公室發(fā)展的必然趨勢(shì)。具體表現(xiàn)為：辦公室是單位辦事的重要機(jī)構(gòu)，它具有綜合考核、工作事務(wù)以及文秘機(jī)制等功能，辦公室在單位可持續(xù)發(fā)展中起到承上啟下和協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，辦公室接待工作直接關(guān)系到整體形象和對(duì)外名譽(yù)；辦公室接待工作側(cè)重每個(gè)工作細(xì)節(jié)的完善、細(xì)致和具體，辦公室接待工作的性質(zhì)特點(diǎn)決定了自身需要現(xiàn)代精細(xì)化管理。辦公室接待工作的精細(xì)化管理，要求必須將“細(xì)致”落實(shí)到每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中，結(jié)合辦公室具體需求，將管理理念轉(zhuǎn)化為有效的管理制度，不斷探索新的管理模式，提升工作人員的規(guī)范化和精細(xì)化意識(shí)，體現(xiàn)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，以此提升辦公室的接待效率，為單位樹(shù)立良好形象。

2 辦公室工作精細(xì)化管理的應(yīng)用措施

2.1更新辦公室管理理念增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

辦公室工作是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，工作繁多責(zé)任重大，更新辦公室管理理念，增強(qiáng)辦公室成員的責(zé)任意識(shí)是抓好辦公室的管理工作的必由措施。隨著現(xiàn)代生活節(jié)奏的不斷提高，辦公室工作中逐漸顯現(xiàn)出溝通不暢，辦事效率低下，信息調(diào)研程度低，行動(dòng)遲緩等現(xiàn)象。更新辦公室管理理念，增強(qiáng)辦公室成員的責(zé)任意識(shí)有助于提高辦公室的工作效率，使辦公室工作緊隨時(shí)代發(fā)展，進(jìn)而提升企業(yè)整體的發(fā)展速度。

要更新辦公室管理方式，引進(jìn)精細(xì)化管理理念，增強(qiáng)辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)、危機(jī)意識(shí)，就要求辦公室工作人員樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”的工作理念，增強(qiáng)自己的工作責(zé)任感。在辦公室工作過(guò)程講質(zhì)量、講效率，時(shí)刻督促自己從細(xì)微之處做起，注重細(xì)節(jié)，警惕細(xì)小漏洞造成的不必要的麻煩。提高自己的責(zé)任意識(shí)，形成嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

2.2建立辦公室工作專業(yè)化的崗位職責(zé)體系

在辦公室工作中，如果崗位職責(zé)混亂就會(huì)導(dǎo)致管理無(wú)序、責(zé)任推諉、成員抱怨等狀況，導(dǎo)致工作效率低下進(jìn)而影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。在這種情況下就要結(jié)合業(yè)務(wù)流程組建適應(yīng)辦公室工作的專業(yè)化職責(zé)體系，清晰界定每個(gè)人的崗位職責(zé)，具體性描述崗位的工作權(quán)責(zé)。緊密結(jié)合細(xì)化的權(quán)責(zé)提煉出合理的量化考核指標(biāo)，使成員明確績(jī)效目標(biāo)值，各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重以及評(píng)價(jià)期的長(zhǎng)度，對(duì)不能量化的指標(biāo)，應(yīng)設(shè)計(jì)具有個(gè)性化的態(tài)度及能力指標(biāo)。建立專業(yè)化的崗位職責(zé)體系是精細(xì)化管理的基本要求，能夠充分調(diào)動(dòng)辦公室成員的工作積極性，切實(shí)地指導(dǎo)不同職位的人員履行職責(zé)、開(kāi)展工作。

例如，在辦公室當(dāng)中建立專業(yè)化的職責(zé)體系，結(jié)合業(yè)務(wù)流程，將辦公室中檔案的收集整理、文件的修改收發(fā)、賬目登記、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)訪人員的接待等工作，安排專人具體負(fù)責(zé)。使辦公室內(nèi)的每項(xiàng)工作都有明確的崗位定位，使辦公室內(nèi)的工作人員清楚自己的工作權(quán)責(zé)。并且制定合理的考核指標(biāo)，定期考察個(gè)人的工作態(tài)度，工作完成情況，提高辦公室工作人員的工作積極性，提升工作效率。

2.3建立辦公室目標(biāo)管理和計(jì)劃監(jiān)控系統(tǒng)

辦公室工作需要建立一套精細(xì)化的目標(biāo)管理系統(tǒng)，清晰得規(guī)劃自己的發(fā)展方向，明確自己在今后一段時(shí)間內(nèi)工作的績(jī)效指標(biāo)。然后將已限定規(guī)劃的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)層層分解，通過(guò)年度、季度績(jī)效考核體系落實(shí)到各個(gè)辦公室成員身上。

為了督促工作人員及時(shí)完成自己限定的績(jī)效指標(biāo)還需要建立一套辦公室計(jì)劃監(jiān)控體系。通過(guò)周、月度、季度、半年度和年度的系列檢查反饋和總結(jié)，使每個(gè)辦公室成員及時(shí)掌握與自己相關(guān)的信息，并提前對(duì)下一步的工作做出調(diào)整和安排。通過(guò)這套管理系統(tǒng)，將目標(biāo)制定與實(shí)施過(guò)程和人員的工作情況結(jié)合在一起使辦公室工作更好得完成。

2.4.建立辦公室工作的考評(píng)體系

建立辦公室考評(píng)體系是辦公室工作精細(xì)化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，目的是對(duì)辦公室成員的工作成果進(jìn)行測(cè)評(píng)。以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則，最大限度保證考評(píng)的客觀、公平、全面，強(qiáng)調(diào)參與、互動(dòng)、共贏，重在績(jī)效改進(jìn)、能力提高。把員工的工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度列入考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，對(duì)員工工作的綜合情況進(jìn)行考評(píng)，考評(píng)結(jié)果與員工獎(jiǎng)勵(lì)和任用掛鉤，能促使工作人員更加重視自己的工作完成情況，提高工作積極性，從整體上提高辦公室的工作成績(jī)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，研究精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用對(duì)辦公室接待工作的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進(jìn)一步增強(qiáng)辦公室工作精細(xì)化管理的應(yīng)用，這樣才能將企業(yè)辦公室的接待工作做得越來(lái)越好。

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