田煜

摘要：文章以通信建設(shè)項目檔案管理實踐為基礎(chǔ)，探討項目檔案管理存在的問題及成因，提出融合視域下管理模式的優(yōu)化方案，梳理管理模式優(yōu)化實踐的啟示，以期為項目檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目項目檔案管理模式

通信建設(shè)項目是通信企業(yè)提升服務(wù)質(zhì)量、管理水平和運(yùn)營效率的基石，通信建設(shè)項目檔案（以下簡稱項目檔案）的質(zhì)量直接影響項目的維護(hù)、改擴(kuò)建等的效率和效果。但隨著企業(yè)各項改革深入推進(jìn)，項目檔案在管理體制、制度建設(shè)、人員配置、技術(shù)手段、質(zhì)量管控等方面的現(xiàn)狀，已無法滿足科學(xué)管理的需要。筆者以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個方面探討項目檔案管理模式的優(yōu)化路徑。

一、通信建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題及成因分析

（一）體制機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不暢

企業(yè)改制后，檔案工作弱化、邊緣化跡象明顯，項目檔案的管理體制機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不暢。一是由集團(tuán)公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按照項目管理權(quán)限分級管理，采用“統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一內(nèi)容”，[1]進(jìn)行統(tǒng)一驗收的管理體制受到?jīng)_擊。二是以垂直管理為主的體制，造成地方檔案局對央企項目檔案工作指導(dǎo)不夠。三是由各級分公司檔案館組織協(xié)調(diào)項目檔案管理的運(yùn)行機(jī)制也難以為繼。

（二）管理制度執(zhí)行困難

項目檔案管理制度是依法依規(guī)治檔的基礎(chǔ)，但有制不遵、隨心所欲、各自為政現(xiàn)象比較突出。其原因主要有，國家有關(guān)項目檔案的管理制度，未進(jìn)行本地化；行業(yè)項目檔案管理制度更新滯后，無法與技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)；參建單位遵循的管理制度兼容性差，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；項目建設(shè)單位和參建單位檔案意識不強(qiáng)，項目建設(shè)重質(zhì)量、進(jìn)度和投資管理，輕檔案管理。

（三）人員配置難堪重任

檔案人員專業(yè)化是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，[2]項目檔案管理人才是支撐項目檔案實現(xiàn)“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”管理的基礎(chǔ)和前提。[3]目前項目檔案人員配置存在四大不足：一是業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏良好的專業(yè)素養(yǎng)；二是人員更換頻繁，隊伍不穩(wěn)定；三是責(zé)任感激發(fā)困難，崗位與薪酬低于其他專業(yè)技術(shù)人員，責(zé)權(quán)利不匹配；四是話語權(quán)較弱，在項目管理中處于弱勢地位。

（四）技術(shù)手段存在壁壘

中國聯(lián)通目前的項目管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館是由不同部門分別建設(shè)、管理，獨(dú)立運(yùn)行的兩套系統(tǒng)，二者尚未實現(xiàn)互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享。另外，MS、合同系統(tǒng)及其他參建單位產(chǎn)生的項目文件因無統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接入平臺，亦無法實現(xiàn)共享。這種因缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，無開放共享平臺造成的技術(shù)壁壘，制約了項目檔案管理水平的提升。

（五）檔案質(zhì)量不盡如人意

現(xiàn)行的管理模式，已為項目檔案質(zhì)量埋下了隱患，項目檔案不完整，文件材料未同步形成和收集；項目檔案不準(zhǔn)確，存在圖物不符現(xiàn)象，無法準(zhǔn)確體現(xiàn)建設(shè)過程和工程概貌；項目檔案不系統(tǒng)，分類、組卷和排序標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；項目檔案安全受到威脅，丟失、損毀、失密、泄密偶有發(fā)生。

二、融合視域下通信建設(shè)項目檔案管理模式的優(yōu)化

“融合視域”指以融合為理念的視野或構(gòu)架認(rèn)識事物，既包括管理資源、技術(shù)等的融合，又包括關(guān)聯(lián)要素的相互融入和滲透。下面從六個方面探討融合視域下的項目檔案管理模式優(yōu)化方案。

（一）融合管理資源，理順體制機(jī)制

1.外部管理體制。企業(yè)應(yīng)正視檔案工作弱化的客觀事實，將項目檔案工作由行業(yè)垂直管理調(diào)整為屬地管理，由地方檔案局負(fù)責(zé)項目檔案的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

2.內(nèi)部管理體制。企業(yè)將項目檔案的組織管理權(quán)移交至項目檔案管理委員會（以下簡稱委員會），其作為企業(yè)常設(shè)機(jī)構(gòu)，由分管建設(shè)和檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及檔案、技術(shù)、監(jiān)理人員組成，并設(shè)立辦公室負(fù)責(zé)日常工作。檔案部門具體負(fù)責(zé)項目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量審核工作。

3.企業(yè)運(yùn)行機(jī)制。檔案部門應(yīng)改變被動介入，既當(dāng)裁判員又當(dāng)運(yùn)動員的現(xiàn)狀，由委員會統(tǒng)籌企業(yè)內(nèi)外資源，建立委員會統(tǒng)領(lǐng)，建設(shè)部門組織，檔案部門指導(dǎo)，法律部門監(jiān)管，財務(wù)部門把關(guān)的運(yùn)行機(jī)制。

（二）融合制度優(yōu)勢，構(gòu)建約束機(jī)制

融合項目檔案制度優(yōu)勢，構(gòu)建科學(xué)有效的約束機(jī)制，發(fā)揮保駕護(hù)航作用。首先，融合國家與行業(yè)項目檔案管理制度，建立具有通信行業(yè)特色的檔案管理制度體系；其次，融合通信行業(yè)與參建單位項目檔案管理制度，樹立既“以我為主”又體現(xiàn)專業(yè)特點(diǎn)的制度理念；再次，融合項目檔案管理制度與管理系統(tǒng)，將制度嵌入數(shù)字檔案館，實現(xiàn)智能控制；最后，建立制度的定期優(yōu)化與更新機(jī)制，并納入考核指標(biāo)，確保制度的適用性與執(zhí)行力。

（三）融合人才資源，打造管理團(tuán)隊

委員會負(fù)責(zé)整合、聘用通信運(yùn)營商、檔案局、檔案中介機(jī)構(gòu)中的項目檔案管理專家，并加強(qiáng)培訓(xùn)和管理，建立動態(tài)人才庫。建設(shè)部門根據(jù)項目特點(diǎn)和人才儲備情況，隨機(jī)匹配相應(yīng)專家，打造管理團(tuán)隊。專家報酬從項目預(yù)算中按照一定比例進(jìn)行支付，職責(zé)是審定項目招標(biāo)文件、合同中有關(guān)項目檔案質(zhì)量的條款，制定管理計劃，培訓(xùn)專兼職人員，組織項目檔案驗收，跟蹤整改存在的問題。

（四）融合技術(shù)平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

融合技術(shù)平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享是提升項目檔案管理質(zhì)量和效率的重要手段。首先，打破PMS、ERP、合同、MS等系統(tǒng)與數(shù)字檔案館間的信息孤島，實現(xiàn)系統(tǒng)間的項目檔案數(shù)據(jù)共享；[4]其次，增設(shè)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，將著錄信息通過定制的excel表格直接導(dǎo)入，并在條目下掛接電子原文，實現(xiàn)參建單位間數(shù)據(jù)共享；再次，通過數(shù)字檔案館的統(tǒng)一建設(shè)和互聯(lián)互通，實現(xiàn)上下級項目檔案數(shù)據(jù)共享。

（五）融合業(yè)務(wù)流程，提升檔案質(zhì)量

以內(nèi)控建設(shè)為抓手，從四個層面融合業(yè)務(wù)流程，是提升項目檔案質(zhì)量的有效途徑。一是融合同類項目歷史數(shù)據(jù)，編制文件清單模板，通過針對性收集，提高完整率；二是項目監(jiān)理與檔案質(zhì)量管控相融合，通過監(jiān)理提高項目檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；三是項目檔案整理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)、人員培訓(xùn)相結(jié)合，提升項目檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性；四是項目安全檢查與項目檔案安全管理相結(jié)合，以防為主，防治結(jié)合，確保項目檔案的安全性。[5]

（六）融合管理手段，構(gòu)建倒逼機(jī)制

融合管理手段，構(gòu)建倒逼機(jī)制，有利于提高參建單位對項目檔案的重視程度。一是行政手段。通過檔案局監(jiān)督指導(dǎo)，執(zhí)法檢查，竣工驗收等活動，倒逼項目管理者將項目檔案工作納入崗位責(zé)任制。二是經(jīng)濟(jì)手段。嚴(yán)格執(zhí)行項目檔案質(zhì)保金支付三方（建設(shè)、財務(wù)、檔案）會簽制度，倒逼參建單位重視檔案工作。三是法律手段。在項目招標(biāo)文件和合同中明確項目檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提升漠視項目檔案工作的法律風(fēng)險，倒逼參建單位提升依法依規(guī)治檔的自覺性。

三、融合視域下通信建設(shè)項目檔案管理模式優(yōu)化實踐的幾點(diǎn)啟示

（一）及時轉(zhuǎn)換角色，推進(jìn)依法治檔

新形勢下，項目檔案工作者應(yīng)及時完成由整理者向管理者的角色轉(zhuǎn)換，構(gòu)建與企業(yè)現(xiàn)狀、人員配置和項目特點(diǎn)相適應(yīng)的管理體系。在此基礎(chǔ)上，完善優(yōu)化管理制度，積極推進(jìn)依法依規(guī)治檔。

（二）強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)，實現(xiàn)借風(fēng)揚(yáng)帆

在項目檔案管理中，應(yīng)樹立大檔案觀，強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)，讓參建單位認(rèn)識到項目檔案管理人人有責(zé)。同時，把關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)融合滲透到建設(shè)、財務(wù)、法律、信息化等部門工作流程，利用其管理資源和技術(shù)手段，實現(xiàn)借風(fēng)揚(yáng)帆。

（三）統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，做到公平監(jiān)管

檔案部門應(yīng)協(xié)調(diào)項目檔案的外部指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)與內(nèi)部執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一，規(guī)避無所適從風(fēng)險；確保各參建單位執(zhí)行統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免檔案質(zhì)量參差不齊；確保不同性質(zhì)和規(guī)模的建設(shè)項目歸檔標(biāo)準(zhǔn)一致，避免重大輕小；確保建設(shè)合同中約定的項目檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一，避免發(fā)生導(dǎo)向性錯誤。上述標(biāo)準(zhǔn)“四統(tǒng)一”將減少爭議，確保公平。

（四）明確職責(zé)界面，形成監(jiān)管合力

采購部門負(fù)責(zé)把檔案質(zhì)量要求列入招標(biāo)文件和合同條款，確保檔案形成階段的質(zhì)量，避免亡羊補(bǔ)牢；項目主管部門把項目檔案過程管理任務(wù)列入監(jiān)理工作職責(zé)，做好收集、積累和利用工作，避免過程管理失控；檔案部門切實把好驗收關(guān)，并構(gòu)建倒逼機(jī)制，避免事后無人問津；委員會負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，構(gòu)建從形成、管理到驗收、歸檔的立體防護(hù)體系。

四、結(jié)語

項目檔案管理模式優(yōu)化應(yīng)精準(zhǔn)定位問題，制定對策，把握策略，以融合理念為指引，立足管理實踐，破解管理瓶頸。在繼承中發(fā)展，在發(fā)展中優(yōu)化，在優(yōu)化中提升，穩(wěn)步推進(jìn)項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)。

*本文系河南省檔案局2017年度檔案科技項目計劃《地方重大通信建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新》（項目編號：2017-R-26）的階段性成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]金霞.《北京市重點(diǎn)建設(shè)項目檔案工作檢查辦法》解讀，北京檔案[J].2015（1）.10-12.

[2]華榕.檔案專業(yè)復(fù)合型人才建構(gòu)的核心因素，渭南師范學(xué)院學(xué)報：綜合版[J].2016（24）.86-91.

[3]國家檔案局，國家發(fā)展和改革委員會.重大建設(shè)項目檔案驗收辦法[EB/OL].（2006-06-14）[2018-3-2]. http：//www.360doc.com/content/16/1118/16/30512368_ 607571351.shtml.

[4]楊茜雅.中國聯(lián)通全國性數(shù)字檔案館建設(shè)實踐的理性思考，檔案學(xué)研究[J].2014（4）.22-25.

[5]全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會.國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范：DA/T 28-2002[S].北京：國家檔案局，2002：3.

作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司