林鳳美

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，對傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是一次巨大的沖擊，必將促使企業(yè)檔案管理從形式到內(nèi)容上進(jìn)行一次徹底的革命，企業(yè)電子檔案就是這次變革的產(chǎn)物。本文主要分析了企業(yè)電子檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的管理對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；電子檔案管理；問題；對策

前言

企業(yè)檔案部門要更好地迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，就必須從現(xiàn)在開始盡快認(rèn)清形勢，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，采取得力措施，盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)，加強(qiáng)對企業(yè)電子檔案的管理，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的要求。在這種形勢下，企業(yè)電子檔案如何管理也就成了企業(yè)檔案部門面臨的新任務(wù)、新課題。

一、企業(yè)電子檔案管理存在的問題

（一）對企業(yè)電子檔案管理重視不夠。

少數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)錯誤地認(rèn)為企業(yè)電子檔案管理就是收收管管的事務(wù)性工作，和企業(yè)安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題，對企業(yè)電子檔案管理沒有足夠的認(rèn)識，對電子檔案管理存在不少誤解，有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理人員自身就對電子檔案管理不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案會出現(xiàn)歸檔不及時、遺漏等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全。

一些企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全，企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度相對滯后，對企業(yè)電子檔案管理的要求不夠明確，使企業(yè)電子檔案管理往往無規(guī)可蹈、無章可循，不能滿足企業(yè)電子檔案管理的需要。由于缺乏企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)有規(guī)章制度對電子檔案的管理問題沒有針對性的規(guī)定，一旦電子檔案出現(xiàn)受損情況時，往往無法通過相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行有效的界定。有些企業(yè)雖然已經(jīng)建立了一些管理規(guī)章制度，但是在實際的執(zhí)行方面力度不夠，效果自然也不夠好。

（三）企業(yè)電子檔案存在一定的安全隱患。

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，企業(yè)電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對于企業(yè)檔案部門來說，由于電子檔案的修改、復(fù)制相對容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡；另外，互聯(lián)網(wǎng)病毒也會侵入到企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，并在網(wǎng)絡(luò)中不斷擴(kuò)散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會出現(xiàn)丟失、打不開、無法正常使用等情況。

（四）企業(yè)電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

很多企業(yè)電子檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，缺乏較強(qiáng)的專業(yè)知識和技能，對電子檔案管理也是相當(dāng)?shù)哪吧M(jìn)而在實際工作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題。從目前來看，許多企業(yè)檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，企業(yè)電子檔案管理人員中缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，無法對電子檔案進(jìn)行有效管理，企業(yè)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展還不相適應(yīng)。

二、加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的對策

（一）提高對企業(yè)電子檔案管理的重視程度。

電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對許多人來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳，才能提高人們的認(rèn)識。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計算機(jī)技術(shù)人員等的檔案意識。通過增強(qiáng)檔案意識，使企業(yè)從上到下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認(rèn)清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業(yè)電子檔案管理做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進(jìn)而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發(fā)展。

（二）健全企業(yè)電子檔案管理的規(guī)章制度。

企業(yè)電子檔案管理僅有理念引導(dǎo)和技術(shù)支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業(yè)電子檔案管理，首先必須遵循國家已有的電子文件標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還必須制定符合自身實際的電子檔案管理規(guī)章制度。這些規(guī)章制度的制定必須體現(xiàn)技術(shù)的前瞻性、包容性和可操作性，立足當(dāng)前，著眼未來，反映企業(yè)檔案信息化的應(yīng)用水平。對于企業(yè)來說，必須不斷健全現(xiàn)有的電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任明確到部門和個人，對電子檔案在生成到利用進(jìn)行嚴(yán)格和全過程的管理和控制。要通過完善規(guī)章制度，探索企業(yè)電子檔案管理規(guī)范化的道路。

（三）確保企業(yè)電子檔案的絕對安全。

對電子檔案面臨的信息安全問題，企業(yè)必須給予足夠的重視，及時采取有效的措施，不斷加強(qiáng)對電子檔案的安全管理。首先，可以在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置專門的訪問控制技術(shù)，即要求必須輸入密碼才可進(jìn)入，此外，還應(yīng)該構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需開啟這個系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復(fù)。對各種網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行預(yù)防，要建立防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等措施，進(jìn)而能夠在一定程度上避免其受到外來侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，也要提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險。

（四）強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理人員的素質(zhì)。

企業(yè)電子檔案管理是一項需要多學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的工作，要求企業(yè)電子檔案管理人員不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識及專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計算機(jī)及現(xiàn)代通信設(shè)備來操作網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng)。為此企業(yè)要以檔案專業(yè)人才、計算機(jī)專業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提高他們的專業(yè)知識和技能，使他們掌握最新的管理技術(shù)，進(jìn)而能夠做好電子檔案管理。

三、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)應(yīng)對電子檔案管理中存在的問題重視起來，及時采取有效的解決措施，進(jìn)而能夠在最大程度上提高電子檔案管理水平，以為企業(yè)各項工作發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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