徐英軍

摘 要：人事檔案管理工作必須適應(yīng)構(gòu)建和諧社會(huì)和科學(xué)發(fā)展觀提出的客觀要求，轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新管理方式方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。本文將人事檔案管理工作作為研究重點(diǎn)，針對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出具有可行性的完善對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1.人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人力物力投入不足

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基礎(chǔ)。但是，目前不少單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，沒(méi)有從思想上真正認(rèn)識(shí)到人事檔案及其工作的重要性，因而沒(méi)有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。這主要體現(xiàn)在：一是對(duì)人事檔案的組織管理不力，單位無(wú)具體分管人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理組織不健全，缺乏有效的制度，或有制度而缺乏監(jiān)督與考核，管理形式無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。二是對(duì)檔案法規(guī)宣傳不到位，不少單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案法規(guī)學(xué)習(xí)、重視不夠，致使不少領(lǐng)導(dǎo)或職員檔案法制觀念不強(qiáng)，甚至形成了一定范圍內(nèi)的“盲點(diǎn)”，很多檔案利用者對(duì)《檔案法》知之甚少。三是人事檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案人員變動(dòng)頻繁，檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性差。四是經(jīng)費(fèi)投入不足，人事檔案專(zhuān)用庫(kù)不能落實(shí)，辦公條件不能適應(yīng)工作需要。

1.2人事檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

行政、事業(yè)單位受人員編制的束縛，一般由兼職人員管理人事檔案。這些人員基本不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，缺乏檔案管理的基本專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不清楚哪些人事材料該歸檔，哪些人事材料應(yīng)該積極主動(dòng)去收集。比如：不少事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門(mén)的人員兼任，這本來(lái)有利于人事檔案的收集。許多人事檔案的形成都要經(jīng)過(guò)人事部門(mén)，如職工履歷表、職稱(chēng)評(píng)審材料、干部任免考核材料等。但由于檔案人員對(duì)檔案收集的意識(shí)淡薄，致使許多應(yīng)該歸入檔案的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，或者沒(méi)有及時(shí)督促檔案形成部門(mén)移交材料，造成職工檔案材料的缺損或遺失。

1.3檔案管理規(guī)章制度不健全或落實(shí)不到位

目前許多單位人事檔案材料的審查、鑒別制度，人事檔案材料補(bǔ)充制度，移交轉(zhuǎn)遞制度，查閱、借閱制度尚不健全，造成了人事檔案管理中的一些漏洞。也有許多單位雖然建立了規(guī)章制度，卻不按章辦事。如人員調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案不及時(shí)轉(zhuǎn)遞或?qū)n案擅自交由本人自帶；接收檔案時(shí)不及時(shí)清查檔案材料是否齊全，也不及時(shí)填寫(xiě)并郵寄回執(zhí)；未收到回執(zhí)不及時(shí)電話(huà)催要等，造成檔案丟失及檔案材料不全、不實(shí)等嚴(yán)重后果。

1.4檔案設(shè)施配備落后，儲(chǔ)存保管的條件較差

目前，許多行政事業(yè)或企業(yè)單位檔案管理設(shè)施配備仍然比較落后，不利于檔案材料的儲(chǔ)存和保管。據(jù)調(diào)查，不少市、縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案，就是庫(kù)房兼辦公室，很多閱覽室沒(méi)有與檔案庫(kù)房分設(shè)，給安全保密和檔案管理帶來(lái)隱患。多數(shù)檔案室除配備幾組檔案柜外，其它設(shè)備寥寥無(wú)幾，與檔案庫(kù)房技術(shù)管理規(guī)定的要求相差太遠(yuǎn)；有些市、縣人事檔案卷皮、袋仍使用塑料制品，腐蝕性大，加速了檔案字跡褪變；一些單位還時(shí)常將復(fù)印件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)等不耐久字跡的人事材料歸檔，給保護(hù)工作帶來(lái)很大困難。

2.加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策

2.1加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職員的檔案意識(shí)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真貫徹中央的指示精神，認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳檔案管理的法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，從人、財(cái)、物諸方面積極支持人事檔案工作。從事人事檔案工作的同志要采用有效措施，向有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和職員宣傳檔案法規(guī)和有關(guān)人事檔案工作的方針、政策，介紹人事檔案有關(guān)知識(shí)和人事檔案工作的地位與作用，提高有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和職員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。2.2進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，包括思想道德建設(shè)、組織建設(shè)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)、管理制度建設(shè)諸多方面。在確定人事檔案管理人員時(shí)，要選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好、熱愛(ài)檔案工作的同志擔(dān)任。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從感情上、待遇上從優(yōu)照顧檔案管理人員。工作上既要放手，又要監(jiān)督檢查，既要注重實(shí)踐，又要加強(qiáng)培訓(xùn)，以提高人事檔案管理工作者的政策理論水平和業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)構(gòu)建和諧社會(huì)環(huán)境下人事管理工作發(fā)展的新要求。

2.3建立定期檢查監(jiān)督機(jī)制

建立監(jiān)察機(jī)制從宏觀上檢查檔案管理情況，有利于提高人事檔案管理的質(zhì)量。人事檔案既有文書(shū)檔案、科技檔案等門(mén)類(lèi)檔案的共性，又有其特殊性。人事檔案由用人單位立檔、補(bǔ)充、保管，檔隨人走，具有流動(dòng)性和不斷補(bǔ)充內(nèi)容的特性。在上述過(guò)程中，要做到定期檢查，完善監(jiān)督機(jī)制，由組織、人事、勞動(dòng)和檔案行政管理部門(mén)聯(lián)合組織，依據(jù)《檔案法》嚴(yán)格執(zhí)行。此外，還必須對(duì)人事檔案進(jìn)行微觀管理，即對(duì)檔案材料內(nèi)容的真實(shí)性、合法性進(jìn)行檢查、監(jiān)督。成立專(zhuān)門(mén)評(píng)估機(jī)構(gòu)，履行嚴(yán)格審查手續(xù)，定期檢測(cè)人事檔案材料的真實(shí)性、合法性與實(shí)用性，保證人事檔案工作健康、有序的發(fā)展。

2.4加強(qiáng)人事檔案管理設(shè)施配置，實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)一管理

目前，隨著電子技術(shù)的普及應(yīng)用，為人事檔案管理現(xiàn)代化提供了有力的技術(shù)支撐，也使作為信息主要載體的紙質(zhì)開(kāi)始讓位于電子存盤(pán)。一個(gè)電子人事檔案管理信息庫(kù)的存量，將輕而易舉地囊括一個(gè)市、縣或一個(gè)系統(tǒng)、單位全部人事檔案的基本信息和各類(lèi)綜合信息。不僅可以大量?jī)?chǔ)存一般性人事檔案信息，而且還可以將調(diào)配、任免、工資晉升等方面的動(dòng)態(tài)管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。人事檔案利用者也可以很方便地通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)所要的人事檔案信息進(jìn)行查找和利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。為此，應(yīng)該按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，逐步改進(jìn)人事檔案保管場(chǎng)所、保管裝具，配置必需的現(xiàn)代化辦公設(shè)施。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理工作是人才信息的主要來(lái)源，同時(shí)也是開(kāi)發(fā)人力資源的重要依據(jù)。所以，一定要正視人事檔案管理工作中的問(wèn)題，并展開(kāi)深人地研究，積極貫徹并落實(shí)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)管理流程的規(guī)范化，重視檔案管理人才培養(yǎng)工作，全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

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（作者單位：齊齊哈爾市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）