黃海艇 孔曉虹

摘 要：精細化是管理工作到達一定程度后的必然要求，信息化是實現(xiàn)精細化管理的根本手段。該文通過分析二級學院財務管理存在的問題及精細化管理的內(nèi)涵，提出財務管理工作中信息化功能發(fā)揮的重要性，以及應用信息化平臺實現(xiàn)二級學院財務“事前預算，事中控制，事后考核”目標的解決方案，為建立以信息化平臺為核心的二級學院內(nèi)部財務監(jiān)督體系提供重要參考。

關(guān)鍵詞：信息化；精細化管理；財務管理；財務監(jiān)督

中圖分類號：G475 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）14-0276-03

Abstract： Fine management is an inevitable demand in the development of management.When management reaches certain level，informatization becomes the fundamental tool to realize it.By analyzing existing problems in financial management among secondary colleges and the implication of fine management，this article points out the significance of fulfilling informatization function in financial management.Moreover，it puts forward a solution to achieve the financial goal of "advance budget， in-process control， post appraisal" by applying the informatization platform in secondary colleges，which will serve as a leading reference in order to establish an internal financial supervision system based on the platform.

Key words： informatization； fine management； financial management； financial supervision

實施校院兩級財務管理已是如今高校財務運行采取的主要管理模式，但隨著二級學院辦學規(guī)模不斷擴張、教育專項經(jīng)費投入力度不斷加大，使得各種收入支出渠道增多、數(shù)額加大，由于缺乏可操作性的財務監(jiān)督方式，二級學院財務管理不規(guī)范、內(nèi)部分配不透明等問題日益突出，阻礙了校院兩級管理體制改革深化[1]。所以，加強二級學院財務管理，完善財務監(jiān)督體系已成為當前十分迫切的課題。

1 財務精細化管理的內(nèi)涵

精細化管理顧名思義就是做到精確細致的管理，所謂財務精細化管理，就是要求財務管理的各項內(nèi)容和管理的每一個環(huán)節(jié)都要達到精致的程度，嚴格按照預算組織各項財務活動，將財務管理的責任化和具體化落實到實處[2]，最終實現(xiàn)財務管理的輔助決策和監(jiān)督控制功能。而信息化建設是學院實現(xiàn)財務精細化管理的根本手段，只有通過信息化技術(shù)手段對大量的相關(guān)數(shù)據(jù)資源進行加工和提煉，財務管理的各項內(nèi)容和管理的每一個環(huán)節(jié)才能達到精致的程度，從而實現(xiàn)財務管理精細化。

2 學院財務管理存在的問題

學院的財務管理是學院可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段很多學院在財務管理上都、或多或少地存在問題：比如年度預算編制不準確、有財務數(shù)據(jù)但缺少財務分析的工具、缺少財務監(jiān)督手段[3]，若沒有對這些問題提供重視并缺少科學合理的解決方案， 將無法保證學院財務活動的正常運行。

2.1 預算編制不準確

學院各部門普遍認為預算編制就是學院辦公室的工作職責，各部門都只是簡單地編制本部門經(jīng)費的支出計劃，有的甚至僅停留在初步的框算階段，有的還巧立名目虛增預算，而學院辦公室又沒有準確詳細的經(jīng)過分類的歷史數(shù)據(jù)作為參考，只能依據(jù)各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計上報，這不但不能保證預算的科學性與合理性，也削弱了預算的約束力和執(zhí)行力。

2.2 財務分析缺少工具

有些學院雖然有財務數(shù)據(jù)，但大多數(shù)只是Excel電子表格。雖然Excel軟件功能強大，但對于學院財務人員來說，本身缺乏必要的信息技術(shù)技能，利用Excel收集的財務數(shù)據(jù)分類簡單，提煉存在困難，難以使用其強大的計算功能和圖表工具來進行財務分析，一般只能做出簡單的報表分析，不能提供可靠的、全方位的分析數(shù)據(jù)。

2.3 財務監(jiān)督缺乏手段

學院保存的財務數(shù)據(jù)由于不能實時共享，導致分管財務的負責人、部門之間、崗位之間，往往受制于信息反饋的渠道，難以在財務活動過程中將財務管理的監(jiān)督控制功能加以利用，從而不能為學院發(fā)展提供決策依據(jù)。

3 學院財務精細化管理的解決方案

利用信息化平臺的逐步建設，將信息技術(shù)融入財務管理工作，創(chuàng)新“財務管理網(wǎng)絡化、財務監(jiān)管全程化、經(jīng)濟活動透明化”的新模式[4]，是提升學院財務工作精細化管理水平，實現(xiàn)財務工作精細化管理目標的有效方案。

3.1 進行財務信息化建設，打造精細化工作平臺

信息化建設是學院實現(xiàn)財務精細化管理的根本手段，財務管理必須建立在大量的相關(guān)數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上，通過信息化技術(shù)手段進行數(shù)據(jù)資源的加工和提煉，從而實現(xiàn)財務管理精細化。對于學院的財務管理主要包括預算、收入和支出管理，因此信息化平臺主要模塊應包括：學院經(jīng)費預算支出、學院部門（專項）預算支出、學院預算收入、日常收入與支出、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、支出分析等。通過這些模塊，學院負責人可以隨時查看和分析各個預算的具體收支情況，實現(xiàn)對學院內(nèi)部財務活動的監(jiān)控。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊對各部門開放，使部門之間、崗位之間都能夠進行有效的監(jiān)督，以此來加大監(jiān)督的力度。

學院經(jīng)費預算支出模塊按經(jīng)費編號顯示了各類學院自籌經(jīng)費、專項經(jīng)費、學校下?lián)芙?jīng)費等的使用情況和明細；學院部門（專項）預算支出模塊顯示了每個部門的每一項預算列表的實際支出和明細；學院預算收入模塊顯示了學院的辦學收入和上交學校完成的任務量；日常收入與支出用于財務秘書記錄學院的財務活動數(shù)據(jù)；支出分析模塊顯示不同要求下的學院預算完成情況的分析圖表；數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊可以設置成內(nèi)部共享，按不同的條件完成支出情況的統(tǒng)計，并顯示財務活動明細。

3.2 利用精細化工作平臺，實現(xiàn)財務精細化管理

財務的精細化管理，目標就是要達到“事前預算，事中控制，事后考核”[5]，體現(xiàn)在具體環(huán)節(jié)上是指通過信息技術(shù)的支撐，提升預算管理的顆粒度（顆粒度用于表示預算項目的最小組成單元），嚴格按預算控制支出，增強預算對經(jīng)濟活動的約束力。

做好“事前預算”：學院的財務預算通常是根據(jù)歷年整體的運行狀況及未來的發(fā)展趨勢，對下一年度的財務收支進行科學的規(guī)劃。根據(jù)信息平臺的歷史數(shù)據(jù)，學院各部門能清晰的了解近幾年的實際開支，再結(jié)合學院下一年度的發(fā)展計劃，基本能測算出本部門的下年度開支情況。當然，為保證學院預算的準確性，各部門的預算列表清單必須足夠細化，細分成最小的單元后，也有利于進行財務分析（圖1）。

做好“事中控制”：有效的財務分析方法可以準確判斷當前學院的運行狀況，分析的結(jié)果可反映出管理過程中存在的問題， 以便管理人員能夠及時有效地解決。信息平臺中利用狀態(tài)-顏色表示法，來表示當前財務支出情況，把實際支出占預算支出的比例從0到超額分成7個狀態(tài)，分別為0-20%、21%-40%、41%-60%，61%-80%、81%-100%、101%-120%、大于121%，用不同顏色代表支出的不同狀態(tài)，分別為紅、橙、黃、綠、青、藍、紫（圖1）。通過定期的檢查預算執(zhí)行情況，對于實際支出與預算偏差較大的情況，要重點分析并提出相應的解決與控制措施。圖2，圖3分別為二種財務分析方式。

做好“事后考核”：為達到財務預算的準確率，減少預算數(shù)據(jù)和實際執(zhí)行數(shù)據(jù)之間的差異，并把財務預算作為各部門績效考核的組成部分，需要把各部門的預算執(zhí)行情況以具體的數(shù)字形式表現(xiàn)出來。信息化平臺以每個部門為單位，以公式 得到的數(shù)字結(jié)果作為預算執(zhí)行情況的得分（圖4）。

An代表實際支出的7個狀態(tài)分別對應的預算列表數(shù)量；

S代表每個部門的全部預算列表數(shù)量；

Bn代表7個狀態(tài)對應的分值，分別為20、40、60、80、100、100、20分；

3.3 利用精細化工作平臺，構(gòu)建財務監(jiān)督“透明” 體系

在財務管理中，應該注重內(nèi)部監(jiān)督體制的建設， 使部門之間、崗位之間都能夠進行有效的監(jiān)督。通過精細化工作平臺，學院很容易建立內(nèi)部監(jiān)管、領(lǐng)導監(jiān)管和外部監(jiān)督三位一體的“透明”監(jiān)管體系[6]。內(nèi)部監(jiān)管是各部門負責人通過“學院部門（專項）預算支出”模塊，可以查看本部門預算列表實際支出情況，通過支出明細了解本部門的運行狀況；領(lǐng)導監(jiān)管是具有相關(guān)權(quán)限的領(lǐng)導可以通過“學院部門（專項）預算支出”“學院經(jīng)費預算支出”“支出分析”等模塊了解學院經(jīng)費使用情況和分析各部門相關(guān)工作進展情況；外部監(jiān)督是通過“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”模塊，把財務數(shù)據(jù)反映的事務活動對全院員工進行公開。

3.4 信息化平臺的應用實現(xiàn)了學院財務精細化管理

應用信息化平臺以前，學院財務數(shù)據(jù)使用EXCEL軟件進行數(shù)據(jù)的記錄，需要時再進行簡單的統(tǒng)計，財務活動基本按經(jīng)費類別分類，很難通過各部門的實際開支反映部門的運行狀態(tài)，數(shù)據(jù)單機化又不能實時共享，財務管理基本不能對學院的日?；顒悠疠o助決策的作用。在信息化平臺建設的推動下，學院財務管理工作才可能從規(guī)范化管理向精細化管理發(fā)展。應用信息化平臺之后，學院負責人可以隨時掌握各個預算的具體收支情況，利用信息化技術(shù)手段對相關(guān)數(shù)據(jù)資源進行加工提煉和分析，加強對學院內(nèi)部管理績效的監(jiān)控。財務數(shù)據(jù)還可以對各部門開放，使部門之間、崗位之間都能夠進行有效的監(jiān)督， 構(gòu)建了“透明” 體系。

4 結(jié)論

將信息技術(shù)融入財務管理工作，實現(xiàn)“財務數(shù)據(jù)信息化、管理網(wǎng)絡化、監(jiān)管全程化” 的目標，對提升學院財務精細化管理的水平，促進學院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。當然，信息化平臺的建設必須有信息化人才作為支撐，同時由于系統(tǒng)的建設專業(yè)性太強，系統(tǒng)在應用過程中不可避免的需要維護和技術(shù)改進，而且隨著管理需求的提升和變化，信息平臺的建設也需要與之相適應，逐步添加契合需求的功能。

參考文獻：

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