劉蒙菊 段軍囡 楊媛媛

摘要：相比于傳統(tǒng)的文件資料管理方法，信息化管理的優(yōu)勢(shì)十分顯著，已然成為了辦公室文件資料管理的一種必然趨勢(shì)，但是在具體管理工作中仍然存在一些問(wèn)題，如文件信息的易變問(wèn)題和安全問(wèn)題，亟待得到解決，否則將會(huì)嚴(yán)重影響到文件資料的管理效果。本文將對(duì)辦公室文件資料的管理現(xiàn)狀以及信息化管理的有效途徑加以探析，希望能夠充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高文件資料管理的實(shí)效性，促進(jìn)辦公室工作的持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；文件資料；信息化；管理

一直以來(lái)，辦公室文件資料都采用了紙質(zhì)文檔的保管模式，存在的弊端十分明顯，無(wú)論是資料的保管還是使用都面臨著重重困難。信息化管理的應(yīng)用給辦公室文件資料管理工作注入了新的生機(jī)和活力，大幅度提高了管理效率和管理質(zhì)量，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，更為符合新時(shí)期辦公室工作的具體要求，值得在辦公室文件資料管理中予以推廣，需要相關(guān)工作人員能夠貫徹落實(shí)信息化建設(shè)和管理的相關(guān)舉措，進(jìn)而給企事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的支持和保障。

一、辦公室文件資料管理現(xiàn)狀

通過(guò)對(duì)當(dāng)前辦公室文件資料管理現(xiàn)狀的分析不難發(fā)現(xiàn)，待歸檔的文件資料數(shù)量越來(lái)越多，依托傳統(tǒng)管理模式無(wú)法滿足管理要求，還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，如若處理不及時(shí)，將會(huì)直接威脅到文件資料的安全性和歸檔效率。比如說(shuō)文件資料在同一時(shí)間只能供單人使用，其他人要想借閱只能等到上一個(gè)用戶歸還資料以后，而辦公室文件資料的用戶數(shù)量龐大，難免會(huì)發(fā)生多人需要同一份資料的情況，傳統(tǒng)管理方式尚不能實(shí)現(xiàn)文件資料的共享。工作人員的時(shí)間和精力有限，需要服務(wù)的用戶眾多，用戶提出借閱需求以后往往通過(guò)手工檢索，耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，給工作人員帶來(lái)了沉重的負(fù)擔(dān)。再加上傳統(tǒng)的文件資料管理模式是以紙質(zhì)為媒介，長(zhǎng)時(shí)間使用紙質(zhì)文檔容易泛黃、破損，維護(hù)起來(lái)相當(dāng)麻煩，成本也比較高昂。這些問(wèn)題的存在給辦公室文件資料管理工作的開(kāi)展造成了巨大的阻礙，可以說(shuō)，文件資料管理模式的改革和創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。

二、文件資料信息化管理內(nèi)涵

所謂信息化管理就是應(yīng)用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等多種先進(jìn)科技，構(gòu)建信息管理平臺(tái)，該平臺(tái)的功能多樣，可以很好的滿足不同用戶的多樣化、個(gè)性化需求，使得辦公室文件資料的管理更加趨于標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使用率也會(huì)邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階?，F(xiàn)如今辦公室文件資料的信息化管理通?？梢愿爬閮纱竽Ｊ剑措娮游臋n的標(biāo)準(zhǔn)化處理和編目檢索。

首先，我國(guó)的企事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)都運(yùn)用的紙質(zhì)文件保管模式，這些文件資料要想憑借手工方式錄入計(jì)算機(jī)無(wú)疑是一個(gè)龐大的工作量，還容易受到工作人員主觀因素的影響出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的現(xiàn)象。掃描技術(shù)的應(yīng)用攻克了這一難題，只需要將紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描，計(jì)算機(jī)上就可以清晰的顯示資料內(nèi)容，再經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)化使文檔成為統(tǒng)一格式保存在系統(tǒng)平臺(tái)中，即可完成資料的歸檔任務(wù)。

其次，計(jì)算機(jī)的自動(dòng)編目對(duì)工作人員的技術(shù)水平提出了較高要求，需要工作人員能夠積極革新思想觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的編目技術(shù)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況開(kāi)展編目工作，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)加以解決，防止給文件資料管理埋下隱患，唯有如此才能保證計(jì)算機(jī)自動(dòng)編目功能的實(shí)現(xiàn)，大幅度提高編目的靈活性，進(jìn)而打破手工編目的局限性，促使辦公室文件資料信息化管理彰顯實(shí)效。

檢索工具是查尋文件資料的重要手段，是進(jìn)行文件資料管理和提供利用的一種工具，是打開(kāi)文件資料寶庫(kù)的鑰匙，是提高文件資料管理工作水平和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的有力舉措，是建立目錄中心和進(jìn)行信息交互的前提條件。電子文件資料的檢索工具很多，如Windows操作系統(tǒng)自帶的搜索功能等，但由于沒(méi)能提供全文檢索功能，在具體的使用過(guò)程中仍然會(huì)受到限制，不能滿足現(xiàn)代辦公室文件資料信息化管理需求。

一般情況下，企業(yè)和單位都采用了和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合專用的檢索工具，最簡(jiǎn)單的辦法就是建立電子表格的形式，對(duì)文件資料的分類(lèi)、來(lái)源、發(fā)放等進(jìn)行管理，也可使用Access簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)，這在小企業(yè)中比較適用。對(duì)于一些大中型企業(yè)，可以采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，基本上可以實(shí)現(xiàn)文件資料在保管和使用過(guò)程中，對(duì)使用者的計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境復(fù)雜度的要求。

三、辦公室文件資料信息化管理有效路徑

要想實(shí)現(xiàn)辦公室文件資料的信息化管理，必須從實(shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于管理中的常見(jiàn)問(wèn)題做到心中有數(shù)，并以此為依據(jù)制定解決對(duì)策，這樣才能進(jìn)一步的強(qiáng)化管理效果。大量的調(diào)查和研究表明，辦公室文件資料信息化管理工作中的主要問(wèn)題包括以下兩種：

其一，文件資料的易變問(wèn)題。眾所周知，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)修改文件是一件非常方便的事情，而且修改后很難找到痕跡，這就容易被某些人鉆空子，為了一己之私而隨意刪改數(shù)據(jù)信息，破壞了文件資料的完整性，給企事業(yè)單位帶來(lái)了不可估量的損失。其二，文件資料的安全問(wèn)題。由于電子文件儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭到攻擊，電子文件的安全性就無(wú)法得到保障，單位的機(jī)密文件也會(huì)遭到竊取。

對(duì)于上述問(wèn)題，企事業(yè)單位必須要予以充分的重視，可以在外部網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)部局域網(wǎng)之間構(gòu)建防火墻，任何進(jìn)入內(nèi)部局域網(wǎng)的信息都會(huì)經(jīng)過(guò)過(guò)濾，還要實(shí)時(shí)進(jìn)行信息的監(jiān)測(cè)，以防范病毒木馬的攻擊。機(jī)密文件要予以加密處理，避免其他人員使用計(jì)算機(jī)來(lái)盜取文件，這也可以在一定程度上提高電子文件的安全性。除此之外，經(jīng)常對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份文件要用其他存儲(chǔ)設(shè)備單獨(dú)保存，當(dāng)遇到停電、系統(tǒng)故障時(shí)就不怕電子文件會(huì)丟失了。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，文件資料的管理是辦公室工作的重中之重，必須要注重現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，積極實(shí)施信息化建設(shè)，與此同時(shí)，對(duì)于信息化管理應(yīng)用過(guò)程中暴露出的問(wèn)題加以妥善解決，以扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)管理模式弊端，最大化的展現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)，給辦公室文件資料管理工作的順利開(kāi)展增添助力。

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