文/童燕

企業(yè)改制給檔案工作帶來困境也孕育生機，要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求，對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題進行深刻分析，進一步探討和思考新的管理方法，在工作實踐中總結(jié)經(jīng)驗，提出合理化建議及解決措施，推進企業(yè)檔案工作規(guī)范化進程，使之更好地為企業(yè)的改革發(fā)展發(fā)揮重要作用

近年來，隨著企業(yè)體制、管理模式制約以及體制改革等諸多因素影響，企業(yè)檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求我們及時研究解決檔案管理工作中遇到的各種問題，切實加強檔案管理工作規(guī)范化，探索創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機制的新路徑。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

筆者所在單位“西安華清科教產(chǎn)業(yè)（集團）有限公司”（以下簡稱集團公司）成立于2002年，是當(dāng)時收購了按政策性破產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)之后重新創(chuàng)建的集房地產(chǎn)開發(fā)、教育業(yè)、制造業(yè)、服務(wù)業(yè)四大板塊經(jīng)營的一家股份制企業(yè)。收購?fù)瑫r組建集團公司“綜合檔案室”，根據(jù)國家相關(guān)要求及破產(chǎn)協(xié)議內(nèi)容，按照“基建檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實體歸屬”的要求，綜合檔案室接收了原破產(chǎn)企業(yè)下屬29家單位的基建、設(shè)備類檔案5000余卷，并承擔(dān)著集團公司下屬9個職能部門、16家成員單位的企業(yè)檔案管理工作。迄今為止，企業(yè)檔案內(nèi)容涉及黨群、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)研究技術(shù)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財會、特種載體和實物檔案等十余類，庫存檔案已達到2萬余卷。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題和原因

（一）遺留檔案管理不善，給各項工作開展帶來了困擾

1.原企業(yè)在瀕臨破產(chǎn)的一段時期內(nèi)疏于管理、人心渙散，出現(xiàn)了檔案后期收集、歸檔不齊全現(xiàn)象，絕大部分檔案處于未整理、散亂狀態(tài)，如原企業(yè)基建檔案為集團公司整個科教園區(qū)的基礎(chǔ)建設(shè)開發(fā)和重建提供了很大的利用，但是由于以上原因?qū)е碌牟糠只n案不齊全，基建圖紙少頁、漏頁及圖紙破損等情況給建設(shè)工程帶來了一定程度的不便。這些類似問題導(dǎo)致綜合檔案室在接手后檔案工作一度無法順利開展，給后期檔案整理工作帶來了一定困難。

2.集團公司接手后轉(zhuǎn)換經(jīng)營體制，原企業(yè)的設(shè)備類檔案利用率較低。只有制造業(yè)四家成員單位還在使用原有的部分設(shè)備，其余大部分設(shè)備或變賣、報廢已不復(fù)存在，但是檔案還有留存，并且備份檔案和重復(fù)檔案存在，這些無用檔案占用資源，亟待認(rèn)真核對后整理銷毀。

3.檔案觀念落后，管理方式陳舊。接收的遺留檔案采取的是傳統(tǒng)的人工記錄、紙質(zhì)記錄的檔案管理手段，實行手工檢索，對后期的檔案整理及開發(fā)利用工作帶來很多不便，管理水平相對落后。

（二）綜合檔案室初期管理工作存在的問題

1.集團公司成立初期，領(lǐng)導(dǎo)主要精力都用在了對新公司的基礎(chǔ)建設(shè)及新項目開發(fā)建設(shè)上，對檔案管理工作重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理方面投入較少，出現(xiàn)檔案設(shè)施不齊全、保管條件和保管手段落后的情況，同時也影響了檔案管理工作人員的工作態(tài)度和工作效率。

2.集團公司管理人員對本單位檔案構(gòu)成缺乏足夠的認(rèn)識，檔案管理職責(zé)不清，對檔案工作流程不熟悉，無企業(yè)檔案規(guī)章制度的約束，也缺乏檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不知道如何開展新企業(yè)的檔案管理工作。

3.綜合檔案室保管條件差，安全隱患大。綜合檔案室選址地點較偏僻、交通不便，庫房陰暗潮濕，房屋陳舊、線路老化，容易引發(fā)火災(zāi)；很多亟待整理的檔案與其它雜物堆放在一起，沒有任何保護措施，存在發(fā)生蟲害、霉變、褪變乃至失盜的重大安全隱患，檔案的完整與安全面臨著嚴(yán)重威脅。

4.檔案管理人員水平參差不齊，素質(zhì)普遍偏低。集團公司的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)出身，學(xué)歷偏低，且崗位變動頻繁，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識和操作技能，管理混亂，業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)薄弱，工作意識淡薄，同時還滋生了工作人員的懶惰思想和不作為情況的發(fā)生，難以勝任檔案工作。

三、思考新的管理方法，加強并實施企業(yè)檔案工作的措施

（一）引起領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案工作體制

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好企業(yè)檔案工作的重要保證。集團公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，將檔案工作納入集團公司的工作責(zé)任目標(biāo)考核之中，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開檔案工作會議，及時糾正和解決檔案工作中存在的各項問題；檔案室工作人員在日常管理工作中多次向領(lǐng)導(dǎo)匯報當(dāng)前檔案工作進展情況，使領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的進展了如指掌，以實際行動取得領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持。

集團公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理集團公司黨群、行政、經(jīng)營管理等十余類檔案。機構(gòu)專門設(shè)專職檔案管理員3名，各職能部門、成員單位均為檔案立卷部門并確定一名或數(shù)名兼職檔案員負責(zé)本單位資料的收集、整理、歸檔工作，綜合檔案室負責(zé)對集團公司所有檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)作用，加強對立卷部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期督促檢查。

（二）建立健全規(guī)章制度，強化制約機制

建立健全規(guī)章制度是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，集團公司綜合檔案室參照《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際制定出一套符合本企業(yè)特點的檔案管理體系，建立健全集團公司檔案管理制度，如《檔案立卷歸檔制度》《檔案查借閱制度》等，后期將根據(jù)實際情況不斷充實并完善相關(guān)內(nèi)容。

建立健全檔案工作崗位責(zé)任制，對各級崗位職責(zé)進行合理分工，結(jié)合每年的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、職責(zé)權(quán)限和應(yīng)遵守的各項紀(jì)律作出明確規(guī)定，將其列入年度目標(biāo)考核內(nèi)容，促使檔案管理人員能夠積極主動、遵章守紀(jì)地做好檔案管理工作。

（三）強化宣傳教育，明確企業(yè)檔案的重要性

集團公司通過制作檔案宣傳欄、榮譽展、《檔案法》知識競賽等一系列創(chuàng)新形式的宣傳教育活動，積極強化檔案宣傳，加強檔案工作指導(dǎo)，從而提高全集團公司干部職工對企業(yè)檔案重要性的認(rèn)識。

（四）針對遺留檔案，建立合理保管機制并實現(xiàn)利用最大化

對原企業(yè)遺留檔案，綜合檔案室建立了良好的管理機制，設(shè)專人專項負責(zé)，按照檔案新標(biāo)準(zhǔn)進行嚴(yán)格管理，實行集中統(tǒng)一保管。對之前已整理好的遺留檔案按照保存價值、保管期限等進行分類保管，以期實現(xiàn)其利用最大化；對于未整理、散亂狀態(tài)的遺留檔案進一步細化，按照檔案工作基本流程進行整理，在整理過程中剔除無用檔案，鑒定銷毀到期檔案，節(jié)省庫房空間，對還有利用價值的檔案、圖紙破損嚴(yán)重的積極采取防護措施，達到減少檔案的自然損壞、延長利用之目的。

（五）加強企業(yè)檔案工作需求分析，規(guī)范化管理，提高檔案質(zhì)量

在工作實踐中，發(fā)掘和做好檔案工作需求分析，針對不同單位具體狀況進行分析研究，根據(jù)國家檔案局10號令要求編制和完善了《集團公司各類檔案分類編號類目設(shè)置方法》及《集團公司各類檔案歸檔范圍及保管期限表》，使檔案歸檔工作有據(jù)可依，提高了案卷歸檔質(zhì)量，保證檔案資源收集齊全、管理規(guī)范。

（六）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，逐步實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化信息管理

集團公司檔案工作人員通過借鑒外來經(jīng)驗和自身專業(yè)技術(shù)，利用現(xiàn)代化管理手段研究檔案管理軟件，探索建立電子檔案的新途徑，開發(fā)出《華清集團公司綜合檔案信息管理系統(tǒng)》，及時錄入新數(shù)據(jù)，適時更新信息，實現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化。與此同時，還不斷加強檔案數(shù)字化工作的安全保密管理，積極開展重要檔案備份保管，檔案存儲介質(zhì)及時進行檢驗和認(rèn)證，確保檔案長期可用、絕對安全。

（七）加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善檔案安全應(yīng)急管理機制

結(jié)合集團公司實際情況，按照檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求對檔案室工作場所進行升級改造，做到“辦公室、查借閱室、庫房”三分開，把檔案室列入重點保護范圍，認(rèn)真落實“十防”措施，加強檔案保管保護專用設(shè)施、設(shè)備的維護、更新和升級工作，建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機制和檔案安全應(yīng)急管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案，注重搞好應(yīng)急演練，確保檔案安全受到危害時能得到優(yōu)先搶救和妥善處置，使損失降到最低限度。

（八）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，強化培訓(xùn)，提高管理服務(wù)水平

集團公司平時注重強化各個階段檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在不斷加強檔案人員自身素質(zhì)的同時，還要求加強檔案專業(yè)理論知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也提高了對穩(wěn)定檔案隊伍重要性的認(rèn)識，配備必要的合格的檔案管理人員，科學(xué)設(shè)置職務(wù)、職稱，調(diào)動管理人員工作積極性，鼓勵檔案管理人員終身從事檔案管理工作，以保證檔案管理工作的相對穩(wěn)定。

企業(yè)檔案的發(fā)展是一個綜合性的過程，在實踐的過程中，取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與重視，加大企業(yè)檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理工作的良好氛圍，努力優(yōu)化檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)技能，提高檔案工作人員素質(zhì)，結(jié)合實際強化企業(yè)檔案管理制度建設(shè)和規(guī)范化管理，提高檔案工作的規(guī)范化水平，始終把為企業(yè)服務(wù)放在企業(yè)檔案工作的突出位置，從而適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求，使之更好地為企業(yè)的改革發(fā)展發(fā)揮重要的作用。