楊玉潔
摘 要:基層衛(wèi)生院由于規(guī)模、地域、自身意識(shí)等原因,往往不重視檔案管理工作的建設(shè),導(dǎo)致其出現(xiàn)了很多問題,使醫(yī)療衛(wèi)生普及工作無法正常進(jìn)行。基于多年的基層檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),分析現(xiàn)行環(huán)境下基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題,并提出相應(yīng)的解決方案。
關(guān)鍵詞:檔案管理;基層衛(wèi)生院;措施
醫(yī)療檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)提升醫(yī)護(hù)水平、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。建立科學(xué)合理的醫(yī)療檔案,實(shí)行高效的檔案管理措施,是促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要推動(dòng)力。隨著醫(yī)療水平的發(fā)展,要求我們不斷提升對(duì)其進(jìn)行充分、全面的升級(jí)改革措施。
1 基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題
1.1 重視程度不高
在基層衛(wèi)生院,依然存在著很大的誤區(qū)。只注重醫(yī)護(hù)水平,不管理醫(yī)療檔案。沒有對(duì)醫(yī)療檔案的管理工作產(chǎn)生足夠的認(rèn)識(shí),不了解其在衛(wèi)生院管理和發(fā)展過程中起到的重要作用,知識(shí)檔案管理工作無法達(dá)到現(xiàn)代化要求。
1.2 人員專業(yè)素養(yǎng)
基層衛(wèi)生院的檔案管理人員素質(zhì)不足。很多負(fù)責(zé)人都是從別的崗位調(diào)過來的非專業(yè)型人員,而且管理人員經(jīng)常更替,不具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)、崗位素養(yǎng),甚至文化水平也參差不齊。進(jìn)入崗位以后也沒有相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)、崗位知識(shí)指導(dǎo),并不了解基層衛(wèi)生院檔案管理中材料管理各環(huán)節(jié)的重要性與基本知識(shí)。其專業(yè)意識(shí)、知識(shí)上的淡薄,直接妨礙了醫(yī)療體制改革的基層落實(shí)工作,阻礙醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[1]。
1.3 檔案管理制度、方法不完善
基層衛(wèi)生院,對(duì)國(guó)家常規(guī)醫(yī)療、法律法規(guī)等方面做了詳細(xì)的管理制度和實(shí)施方法,明確了各個(gè)崗位的具體職責(zé)。但對(duì)檔案管理的相關(guān)管理制度落實(shí)不到位,沒有規(guī)范化的統(tǒng)一管理,甚至是應(yīng)付了事的心態(tài)。制度管理的不完善,直接導(dǎo)致收集資料質(zhì)量和效率的低下,拿不到有價(jià)值的檔案信息,分離了信息和檔案管理的關(guān)系。如果不能保證管理制度的系統(tǒng)化、規(guī)范化,就無法從根本上改變基層衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀,更難以適應(yīng)新的醫(yī)療形式,實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院的發(fā)展。
1.4 配套設(shè)施不齊全
受到基層衛(wèi)生院自身規(guī)模條件的影響,檔案室本身規(guī)模有限,再加上設(shè)備的陳舊和技術(shù)方法的落后,難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的新時(shí)期要求。個(gè)別衛(wèi)生院還是用的文件管理方式,儲(chǔ)存量大,空間狹小,并沒有做到及時(shí)的通風(fēng)打掃,“六防”設(shè)備不足,甚至出現(xiàn)檔案文件的霉變、蟲蛀現(xiàn)象,不僅破壞的檔案的整潔美觀,還降低了衛(wèi)生院的衛(wèi)生條件。目前,計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)療工作中被廣泛應(yīng)用,但基層衛(wèi)生院運(yùn)用的檔案管理工作對(duì)其應(yīng)用很少,即使應(yīng)用的也由于管理軟件的實(shí)用性不強(qiáng),而降低效果。
2 解決基層衛(wèi)生院檔案管理問題的措施
2.1 加強(qiáng)組織思想建設(shè)
升級(jí)基層衛(wèi)生院的檔案管理工作,首先要提升組織的思想建設(shè),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度?;鶎有l(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人,要把醫(yī)療檔案的管理工作作為協(xié)調(diào)衛(wèi)生院管理、促進(jìn)發(fā)展的重要手段,設(shè)立長(zhǎng)期規(guī)劃目標(biāo),做到與醫(yī)療核心業(yè)務(wù)共同規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí),要求負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)宣導(dǎo)力度,增強(qiáng)職工對(duì)檔案管理意義和作用的認(rèn)識(shí)。學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)方法提升檔案管理的質(zhì)量,全面認(rèn)識(shí)優(yōu)質(zhì)檔案在促進(jìn)基層醫(yī)療事業(yè)發(fā)展上的作用。從而更好地建立檔案同常規(guī)醫(yī)療工作的聯(lián)系,使醫(yī)療檔案成為業(yè)務(wù)發(fā)展的重要依托[2]。另外,要求領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè),加負(fù)責(zé)人的相關(guān)業(yè)務(wù)能力。組織自學(xué)、培訓(xùn)等各種方式促使其業(yè)務(wù)水平的提升,充分的利用專業(yè)知識(shí)解決檔案管理中的問題,以科學(xué)的管理方法,不斷增加檔案管理工作中的信息質(zhì)量和工作效率。借此,充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)崗位的作用,帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展,促進(jìn)基層醫(yī)療檔案管理事業(yè)與醫(yī)療服務(wù)的同步前進(jìn)。
2.2 優(yōu)化人員素質(zhì)
基層衛(wèi)生院在轉(zhuǎn)變觀念的同時(shí),不斷優(yōu)化自身檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平。主要通過人才引進(jìn)、培訓(xùn)兩種途徑進(jìn)行。引進(jìn)專業(yè)化的人才,通過校園招聘、網(wǎng)絡(luò)招聘、人才市場(chǎng)各種方法,吸引專業(yè)人才,以其專業(yè)技能和思想意識(shí)帶動(dòng)整個(gè)醫(yī)療管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化。在人才選擇上,要做到嚴(yán)格把關(guān),對(duì)應(yīng)聘人才的專業(yè)水平、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)素質(zhì)進(jìn)行仔細(xì)選配,確保錄用人員的素養(yǎng)能夠符合基層衛(wèi)生院檔案管理工作的基本要求。自身團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)升級(jí)。對(duì)目前現(xiàn)有工作人員進(jìn)行相應(yīng)的崗位培訓(xùn),鼓勵(lì)其通過自學(xué)、進(jìn)修、培訓(xùn)等方法,提升自身的專業(yè)水平,提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。另外,還要注意落實(shí)好工作人員的相關(guān)福利待遇。在充分保障其生活的前提下,使負(fù)責(zé)人在工作中發(fā)揮出更重要的作用,為醫(yī)療檔案的設(shè)立、優(yōu)化發(fā)揮更積極的作用。
2.3 健全管理制度
實(shí)行行之有效的檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的基礎(chǔ)。設(shè)立相關(guān)的制度措施可以更有效的規(guī)范工作流程,具體如建立資料登記、入檔保存、查詢借閱等一系列的相關(guān)制度方法。在設(shè)置了完善的工作制度后,更重要的制度的落實(shí)執(zhí)行。如果沒有實(shí)現(xiàn)有效的落實(shí),那這些制度就形同虛設(shè),不僅沒有起到正向的作用,反而會(huì)掣肘常規(guī)工作。所以,在具體的執(zhí)行過程中,要提高全體人員的重視程度,把制度上墻,嚴(yán)格按照制度規(guī)定的方法措施認(rèn)真執(zhí)行資料收集、入檔登記、借閱查詢、歸檔登記等相關(guān)環(huán)節(jié)。有效保證制度落實(shí)的同時(shí),使檔案材料的保存完好,為醫(yī)療院發(fā)展助力。
2.4 完善管理機(jī)制
在醫(yī)療檔案的管理過程中,管理機(jī)制一定要直接有效。為了保證人員的充分優(yōu)化、制度的嚴(yán)格落實(shí),管理直接由院長(zhǎng)直屬監(jiān)督,主管的副院長(zhǎng)親自管理,檔案負(fù)責(zé)人落實(shí)責(zé)任,其他部門協(xié)同配合。
在這樣的管理機(jī)制下,方便統(tǒng)籌調(diào)配資金,加強(qiáng)檔案管理的硬件條件建設(shè),方便配套設(shè)備的引進(jìn)與人員管理。同時(shí)還可以加強(qiáng)監(jiān)督、指導(dǎo)工作的落實(shí),加強(qiáng)部門之間配合的協(xié)調(diào)性[3]。在設(shè)備引進(jìn)中,引入計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理,可以大大的加強(qiáng)工作質(zhì)量,方便資料信息的登記、查詢工作,提高管理效率。減少了大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),結(jié)業(yè)開支降低成本,進(jìn)一步提升了衛(wèi)生院的檔案管理工作的效率、質(zhì)量。
2.5 工作方法創(chuàng)新
對(duì)檔案的合理應(yīng)用才是建設(shè)檔案、管理檔案的核心目標(biāo)。充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值,要建立起信息的共享平臺(tái),提高其利用率。為達(dá)成該目的,需要以下五點(diǎn)辦法配合。
1)深刻宣傳,衛(wèi)生院所有人員,尤其是檔案管理工作人員的思想認(rèn)識(shí),加強(qiáng)資料收集的積極性和主動(dòng)性。2)拓展資料收集渠道,使各個(gè)部門、科室以多渠道的方法收檔信息。3)編輯查詢程序,設(shè)置合理高效的程序,使檔案的調(diào)取、查詢更加方便快捷,方便檢索。4)深度發(fā)掘,仔細(xì)研究資料挖掘出有價(jià)值的檔案信息,并報(bào)送反映給上級(jí)部門,加強(qiáng)檔案的共享性。5)加強(qiáng)信息反饋,在工作中不斷地反思總結(jié),進(jìn)而對(duì)工作思路、方法進(jìn)行改善,同時(shí)提升管理的效益。
2.6 改善硬件條件
隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展,信息技術(shù)的快速普及,也為醫(yī)療檔案管理工作帶來的新的工作方法。檔案管理工作需要迅速的適應(yīng)時(shí)代,改變陳舊的管理方法,革新技術(shù)手段,以更加信息化、現(xiàn)代化的方法實(shí)現(xiàn)工作效率、質(zhì)量的提升。首先,在硬件設(shè)施上,要配備現(xiàn)代化辦公設(shè)備,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療檔案的信息化管理。其次,提升檔案室的裝潢,配置空調(diào)、消防器材、除塵工具等進(jìn)行整體升級(jí),改善環(huán)境,保障檔案室的衛(wèi)生和消防安全的建設(shè)。第三,選擇新型的辦公系統(tǒng),運(yùn)用科學(xué)、合理、效率高的軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理,并對(duì)負(fù)責(zé)任人員進(jìn)行相應(yīng)的操作培訓(xùn),從而全面實(shí)現(xiàn)基層衛(wèi)生院的檔案管理的升級(jí)加強(qiáng)。
3總結(jié)
基于時(shí)下的信息化手段,豐富基層醫(yī)療院檔案管理工作的手段,并通過一系列的思想建設(shè)、人員優(yōu)化、制度完善、方法改進(jìn)等措施,綜合改善并解決存在的問題。為提升基層醫(yī)療院檔案管理工作的質(zhì)量、效率,推進(jìn)醫(yī)療事業(yè)改革助力。
參考文獻(xiàn)
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