摘 要：職業(yè)學校在招生過程中要進行大量的數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)分析，信息錄入和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的速度決定著招生決策的時效性。通常采用自動篩選和人工的方法進行招生的數(shù)據(jù)分析，該方法耗時長，致使招生決策滯后。在實際的摸索和運用中，探索出利用Excel中的SUMPRODUCT等函數(shù)輕松實現(xiàn)對招生信息的快速錄入及自動統(tǒng)計，實現(xiàn)招生及時決策、調(diào)整和下達招生命令、有效協(xié)調(diào)把控全局。

關(guān)鍵詞：Excel 數(shù)據(jù)有效性 自動統(tǒng)計 核對

在日常的工作中，經(jīng)常會遇到大量的數(shù)據(jù)需要進行統(tǒng)計分析。Excel具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，但方法不當也是事倍功半。往年學校招生決策時，都是采用自動篩選加人工統(tǒng)計的方法進行基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析，致使決策滯后。在實際運用的摸索中，探究出巧用Excel函數(shù)實現(xiàn)招生數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計，希望此文能夠開拓視角，幫助大家解決工作中遇到其他類似數(shù)據(jù)統(tǒng)計問題。

一、職業(yè)學校招生信息錄入及統(tǒng)計過程中存在的問題

當今的初中畢業(yè)生在網(wǎng)上填報志愿時存在很大的隨意性，對專業(yè)的選擇也搖擺不定，導致歷年網(wǎng)上錄取的學生到校注冊率不高，流動性較大。中職學校的招生工作通常在中考成績公布后、網(wǎng)上錄取公布之前就拉開了序幕。這樣就存在著幾個需要協(xié)調(diào)的問題：各專業(yè)每天現(xiàn)場招錄了多少人？預(yù)留多少名額給網(wǎng)上錄取的學生？火爆專業(yè)錄取的及時控制和協(xié)調(diào)好各專業(yè)錄取的平衡？因此各專業(yè)的錄取人數(shù)，繳費注冊人數(shù)、待錄人數(shù)和初步判斷網(wǎng)錄和現(xiàn)場錄可能存在的重復(fù)等數(shù)據(jù)需要即時的統(tǒng)計，它們影響著招生負責人及時做出分析決策、調(diào)整和下達招生命令、協(xié)調(diào)把控全局的作用。[1]

二、巧用函數(shù)實現(xiàn)招生信息的快速錄入和數(shù)據(jù)統(tǒng)計

對于有豐富招生經(jīng)驗的領(lǐng)導來說，現(xiàn)場招錄新生數(shù)據(jù)的及時統(tǒng)計是他們做出準確判斷和果斷決策的先決條件。如何快速錄入和統(tǒng)計分析出一組數(shù)據(jù)呢？下面就以一張“新生報名登記表”為例，通過使用SUMPRODUCT等函數(shù)功能來解決關(guān)鍵數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計分析的問題。

首先在Excel工作薄中建立三張工作表，分別為：“招新生登記表”用來錄入新生信息；“數(shù)據(jù)分析表”用來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計；“使用說明”介紹使用方法和注意事項?！罢行律怯洷怼毙枰獙?shù)據(jù)進行統(tǒng)籌安排和約束；在“數(shù)據(jù)分析”表中利用Excel強大的函數(shù)功能事先設(shè)定好函數(shù)，使其輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計，第一時間為招生決策提供最準確、最有價值的數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息。

1. 快速錄入——“數(shù)據(jù)有效性”來幫忙

招生點工作人員需要將新生的招錄信息錄入到Excel表格中，一要速度、二要準確、三要方便數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。例如：錄入專業(yè)可能存在“汽車維修（高）”或“汽高”等不同的表達，這樣的不確定性會導致函數(shù)統(tǒng)計的錯誤，而且錄入文字也浪費時間。如何實現(xiàn)快速錄入又保障函數(shù)統(tǒng)計正確性？且看Excel“數(shù)據(jù)有效性”命令來幫忙。

“數(shù)據(jù)有效性”可以限定格式，錄入學生信息時只需單擊選擇單元格的下拉列表項即可。該命令即可規(guī)范錄入，又能讓函數(shù)的設(shè)計變得簡潔、有效，最大限度的避免錯誤和統(tǒng)計失敗，并且提高了錄入的速度。

在“招新生登記表”中，需要對“畢業(yè)中學、性別、報讀/錄取專業(yè)名稱、錄取狀態(tài)、是否注冊、現(xiàn)場/網(wǎng)絡(luò)錄取可能存在的重復(fù)”等六個字段進行“數(shù)據(jù)有效性”的定義。以字段“錄取狀態(tài)”為例，它只可能存在2種狀態(tài)：已錄和待錄。設(shè)置步驟如下：

Step1：在需要錄入數(shù)據(jù)的位置單擊，即選定單元格；

Step2：執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”命令；

Step3：在彈出的對話框中進行設(shè)置，有效性條件“允許”設(shè)置為“序列”，“來源”下方的文本框中輸入：1.已錄，2.待錄。

Step4：點擊“確定”完成設(shè)置。

2.自動統(tǒng)計——SUMPRODUCT函數(shù)顯身手

在招生過程中，領(lǐng)導最關(guān)心的一組數(shù)據(jù)：各專業(yè)的錄取人數(shù)，繳費注冊人數(shù)、待錄人數(shù)和初步判斷網(wǎng)錄和現(xiàn)場錄可能存在的重復(fù)。通過檢測這組數(shù)據(jù)的變化，招生負責人可及時做出分析決策、調(diào)整和下達招生命令、協(xié)調(diào)把控全局。

如何快速統(tǒng)計出這一組數(shù)據(jù)呢？利用SUMPRODUCT函數(shù)功能，就能輕松搞定。

SUMPRODUCT函數(shù)它有一項非?？岬墓δ埽憾鄺l件計算，即計算符合2個或2個以上條件的個數(shù)。例如：=Sumproduct（（A1：A50=數(shù)值1）*（B1：B50=數(shù)值2）），用來統(tǒng)計第1行到第50行，A列等于數(shù)值1，同時 B列等于數(shù)值2的個數(shù)。

SUMPRODUCT函數(shù)如此強大，大家來看看它在招生關(guān)鍵數(shù)據(jù)的統(tǒng)計上是如何大顯身手的。

（1）數(shù)據(jù)表

如上表1中的H、M、N和R列分別表示：報讀專業(yè)、錄取狀態(tài)、否繳費注冊、是否重復(fù)，這些都是SUMPRODUCT函數(shù)統(tǒng)計時所需的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。在設(shè)計表格時，考慮到文件的實用性，設(shè)計“招新生登記表”和“數(shù)據(jù)分析表”2個表格中，在統(tǒng)計表格中在預(yù)先定義好函數(shù)。[2]

（2）一招搞定函數(shù)統(tǒng)計

簡單的原理、相同的函數(shù)輕松搞定全部關(guān)鍵數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計，為招生決策及時的提供數(shù)據(jù)依據(jù)。以數(shù)控高級工專業(yè)為例，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的函數(shù)如下（跨表使用）：

數(shù)高專業(yè)錄取人數(shù)：

=SUMPRODUCT（（招新生登記表！$H$1：$H$1990="數(shù)控加工（高）"）*（招新生登記表！$M$1：$M$1990="1.已錄"））

數(shù)高專業(yè)待錄人數(shù)：將上公式中的"1.已錄"改為"2.待錄"即可

數(shù)高專業(yè)注冊人數(shù)：

=SUMPRODUCT（（招新生登記表！$H$1：$H$1990="數(shù)控加工（高）"）*（招新生登記表！$N$1：$N$1990="1.是"））

眼花嗎？其實原理很簡單：求各列數(shù)據(jù)同時滿足條件的個數(shù)?？雌饋韽?fù)雜，知曉原理之后就會覺得簡單，設(shè)置其他專業(yè)的統(tǒng)計函數(shù)，只需要將上述公式中的專業(yè)名稱修改一下就可以了。

3.有效核對——COUNT家族和SUM聯(lián)手巧保障

事先定義好統(tǒng)計函數(shù)的“招新生登記表”在實際運用初期，發(fā)現(xiàn)各招生點信息匯總后的數(shù)據(jù)總序號和統(tǒng)計表的合計人數(shù)對不上？數(shù)據(jù)統(tǒng)計正確性的問題產(chǎn)生了，該如何及時發(fā)現(xiàn)和防范統(tǒng)計誤

差呢？

從不同的角度思考同一個問題，用不同的方法統(tǒng)計同一個數(shù)據(jù)，若得出相同結(jié)論，那么數(shù)據(jù)的正確性就能到有效的保障。Excel表格提供了豐富的函數(shù)，我們一起看看COUNT函數(shù)家族和SUM函數(shù)如何聯(lián)手巧妙的保障招生統(tǒng)計結(jié)果的有效核對，幫助我們及時發(fā)現(xiàn)和更正統(tǒng)計錯誤。

保障一、從細處著眼核查

設(shè)計一組COUNTIF函數(shù)，用來核對SUMPRODUCT函數(shù)統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)是否有誤，即從細處著眼核查。以數(shù)控高級工專業(yè)為例，用COUNTIF函數(shù)對招生登記表的H列，求出滿足特定專業(yè)的單元格個數(shù)。其函數(shù)和邏輯關(guān)系表述如表2所示。

只要用兩種不同函數(shù)統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)能保持一致，即：已錄取人數(shù)+待錄人數(shù)=核對用數(shù)據(jù)，說明統(tǒng)計數(shù)據(jù)正確。

保障二、從全局把控，數(shù)據(jù)兩兩呼應(yīng)

（1）在“數(shù)據(jù)分析表”即上圖統(tǒng)計數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，用SUM函數(shù)直接對上方求和，即由分而總，按已錄取人數(shù)、待錄人數(shù)和注冊人數(shù)分別統(tǒng)計，結(jié)果用來相互印證。

（2）從大處著眼，減少條件約束，保障統(tǒng)計正確性。最能直觀反映招錄情況的是M列的“錄取狀態(tài)”，對M列進行單一條件的統(tǒng)計，數(shù)據(jù)準確且具有較強的核對功能。如：函數(shù)COUNTIF（招新生登記表！M：M，"=1.已錄"）、COUNTIF（招新生登記表！M：M，"=2.待錄"）對M列統(tǒng)計已錄和待錄人數(shù)，只要“已錄+待錄=總的報名人數(shù)序號”就表示數(shù)據(jù)統(tǒng)計無誤。

（3）拋開所有的信息干擾，直接使用COUNT函數(shù)統(tǒng)計B列（序號）包含數(shù)字的個數(shù)，也就是合計報名的人數(shù)。函數(shù)為：=COUNT（招新生登記表！B：B），同時這個數(shù)應(yīng)該和“招錄新生登記表”中的A列總序號、上述1和2中得到的合計人數(shù)都保持一致。

多方位多角度考慮，采用不同的函數(shù)，若數(shù)據(jù)間能兩兩呼應(yīng)，相互印證，即可確保統(tǒng)計的數(shù)據(jù)正確無誤。倘若數(shù)據(jù)之間不能相互呼應(yīng)，出現(xiàn)不一致情況，“保障一”所描述的數(shù)據(jù)一定先出錯，從細處著眼，能很快發(fā)現(xiàn)錯誤的源頭。

三、結(jié)論與建議

近兩年的招生都使用此統(tǒng)計表完成招生信息的錄入和統(tǒng)計，跟之前傳統(tǒng)的方法相比，工作效率顯著的提升，同時解決了以往招生過程中決策相對滯后問題和其他困難。實踐證明：方法決定效率。

巧用Excel函數(shù)實現(xiàn)招生數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計在實際運用中成效顯著，實現(xiàn)招生及時決策、調(diào)整和下達招生命令、有效協(xié)調(diào)把控全局。在實際的工作中，大家會遇到很多類似的統(tǒng)計問題，建議三招解決自動統(tǒng)計。招數(shù)一：使用EXCEL中“數(shù)據(jù)有效性”命令設(shè)計數(shù)據(jù)項列表。招數(shù)二：使用SUMPRODUCT函數(shù)搞定同時滿足多個條件的自動統(tǒng)計。招數(shù)三：采用COUNT、COUNTIF和SUM函數(shù)保障數(shù)據(jù)的有效性。

參考文獻

[1]王道才.用Excel完成醫(yī)療卡信息錄入校對工作[J].電腦知識與技術(shù)，2016（1）：36-39

[2]馮曉偉.一次性填充Excel中大量不相鄰空格[J].電腦知識與技術(shù)，2017（1）：43-44

作者簡介

郭小芳（1982年2月）、女、湖北黃岡、教師、中級、大學本科、計算機科學與技術(shù)。