蘭天

摘要：隨著現(xiàn)代社會科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作開始引進各種新興的信息設備，此舉大大提高了管理人員的工作效率。此外，檔案工作完成的質(zhì)量還直接關(guān)系到單位管理的現(xiàn)代化進程。本文主要對檔案管理的重要性進行分析，找出實際工作中存在的問題，并探討能夠優(yōu)化檔案管理的途徑，以推動檔案管理工作的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；優(yōu)化途徑

1檔案管理的重要性

就日常工作而言，單位所發(fā)的各類文件和標準規(guī)定以及固定資產(chǎn)情況等都被詳細記錄在檔案資料里，檔案管理人員要做的就是將檔案文件進行編號，登記并標識后進行發(fā)放。如果有文件需要進行編制任務，應當先進行分類，之后編號，完成文件編制審批工作再將文件進行發(fā)放。各部門在文件發(fā)放后，依照其中的相關(guān)規(guī)定在具體工作中參考使用，若發(fā)現(xiàn)文件與實際工作存在矛盾，則需要將其進行回收處理并填寫更改單審核、校對，經(jīng)上級部門領(lǐng)導查閱通過后再次發(fā)放文件，以供各部門使用。如果檔案文件完全不能滿足各項工作開展的要求就需要作廢該文件，否則將不利于各項工作的順利開展。作廢后的檔案文件應當由專門人員回收登記，如需保留原文件，要在該文件上標識“作廢”的字樣，再存檔保留。如果不需要留存，則直接銷毀即可?？梢姡瑱n案作為單位管理的具體書面資料，能夠做到真切反映各項工作的開展情況。對于檔案管理工作者來說，必須在工作過程中充滿熱情，高度重視自己的本職工作，要及時認識到自己的使命，秉承認真負責的工作態(tài)度，對檔案進行仔細歸檔和分類，爭取做到為促進檔案管理工作的健康發(fā)展貢獻力量。

2企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理重視程度不高

在企業(yè)發(fā)展的過程中，部分企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠，其主要表現(xiàn)在：第一，企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理工作的認識不夠，認為檔案管理工作只是簡單的文字整理和抄寫等，并不能夠為企業(yè)的發(fā)展帶來更多實質(zhì)性效益，因此，很多領(lǐng)導都不會將更多精力放在檔案管理上。正因為如此，企業(yè)的檔案管理水平通常較低。第二，由于領(lǐng)導的不重視，使得相關(guān)管理人員也沒有對檔案管理工作有足夠的重視，這樣就很容易導致泄密的事情出現(xiàn)，甚至可能會出現(xiàn)故意盜竊機密檔案的情況發(fā)生，直接影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.2檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)如今，各行各業(yè)都已經(jīng)逐漸借助信息技術(shù)來發(fā)展，對于企業(yè)的檔案管理工作來說，使用信息化技術(shù)勢在必行。當前，很多企業(yè)都已經(jīng)意識到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開始利用信息技術(shù)來對檔案進行管理，不僅方便了檔案信息的查詢和使用，同時也降低了管理的成本，但是檔案管理信息化程度并不高，很多檔案管理人員都只是將檔案信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中進行簡單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導致檔案管理工作效率低下，直接影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.3檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理工作看似簡單，實際上對相關(guān)管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過硬的專業(yè)技能，同時也要求其具備良好的職業(yè)道德和強烈的責任感。但是在當前的企業(yè)中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時俱進，無法適應新常態(tài)下企業(yè)發(fā)展對檔案管理的需求，對檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業(yè)務流程不夠熟悉。另一方面，部分檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)偏低，不具備責任心，在工作的過程中敷衍了事，對自己的要求較低，進而直接影響了檔案管理工作的整體效率。

3企業(yè)人事檔案管理的建議

3.1更新檔案管理理念

面對企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢，要想提升檔案管理工作水平，企業(yè)需順時而變，更新檔案管理理念，為檔案工作的變革發(fā)展打好思想基礎。一方面，企業(yè)檔案管理人員需將檔案資料看作是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，對檔案進行規(guī)范化管理以及價值挖掘，重視檔案管理工作，并加強與企業(yè)其他部門的溝通交流，以更好地進行檔案管理工作。另一方面，企業(yè)檔案管理人員需具有創(chuàng)新意識，從傳統(tǒng)檔案管理方式中跳脫出來，主動學習以應對工作的新變化，實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

3.2加大檔案管理研究力度

當前企業(yè)檔案資料日益繁多，且信息更為復雜化，這使得檔案管理工作的開展難度有所加大。對此，企業(yè)需重視檔案管理研究工作，以更好地理解和把握檔案管理的發(fā)展走勢，同時也有助于企業(yè)了解各類現(xiàn)代化檔案管理方式的優(yōu)勢以及弊端，合理利用，優(yōu)勢互補，以更好地開展企業(yè)檔案管理工作。因此，企業(yè)可多方邀請該領(lǐng)域的專家學者進行工作指導，也可多組織內(nèi)部檔案管理人員進行研究探討，集眾人之智慧，促進檔案管理工作盡快走上現(xiàn)代化發(fā)展軌道。

3.3組建專業(yè)人才隊伍

人才是企業(yè)發(fā)展的重要因素，要想實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)需重視人才隊伍建設，通過各種方法組建專業(yè)的檔案管理人才隊伍，以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、專業(yè)化。具體而言，企業(yè)一方面要加強內(nèi)部檔案管理人員的學習培訓，通過開辦學習講座或是外派交流，讓檔案管理人員了解前沿信息，提升專業(yè)技能，把握行業(yè)發(fā)展趨勢，更好地做好本職工作，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。另一方面，企業(yè)也可向外引進專業(yè)人才，如既懂檔案管理知識又具備信息化技能的復合型人才，進一步充實檔案管理人才隊伍，做好人才儲備工作，以更好地應對檔案管理工作的變化。

3.4構(gòu)建完善的檔案管理體系

無論是什么行業(yè)，只有制定了明確的規(guī)章制度，工作人員才能夠按照規(guī)章制度工作，做到“有規(guī)可依，按規(guī)工作”.因此，對教育檔案管理工作而言，應該要健全檔案信息資源的管理制度，制定明確的規(guī)章制度，確保教育檔案管理工作能夠做到有序開展.在日常的工作中，做好與基層工作人員的交流，調(diào)查他們在工作中存在的問題以及工作需求.對于大多數(shù)人的訴求，管理人員可以通過制定相關(guān)管理制度來進行解決.對于制度上存在的問題，在進行檔案管理時要結(jié)合實際情況與工作人員的意愿對推行的制度進行修改、調(diào)整.為了能夠推動管理工作更好地進行，管理人員可以從制度層面上針對存在的問題提出一些切實可行的解決對策.不僅如此，還應該建立健全的監(jiān)督機制，設定專門的監(jiān)督部門或是邀請外界人士對工作人員進行監(jiān)督，將日常工作的業(yè)績評價與績效掛鉤，以便能夠從根本上調(diào)動起工作人員的工作積極性。

3.5促進人事檔案電子化為手段

人事檔案管理要充分運用現(xiàn)代計算機技術(shù)，提高管理的效率。我們可以建立強大的人才信息庫，將文字圖片轉(zhuǎn)化成電子信息進行保存，使其更加方便。通過人事檔案電子化，可以在網(wǎng)上進行檔案的派遣、調(diào)動，大大節(jié)約了各類成分，工作效率提高。而且有助于我們?nèi)耸聶n案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案管理工作對單位多項工作的科學管理具有至關(guān)重要的作用，單位必須提高對檔案管理部門的重視力度。當然，如果要想不斷提升檔案管理水平，僅僅提高重視程度還是不夠的，還需要從管理人員、管理方法和管理制度等多個方面著手。只有這樣，才能更加優(yōu)化檔案管理工作，才能為單位提供更加全面的幫助和更完善的檔案服務。

參考文獻

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[2]朱喬芙.檔案管理工作的優(yōu)化方法初探[J].信息記錄材料，2018，19（06）：233-234.

作者簡介：曹嫄媛，1990-03-06，籍貫：河北寧晉，職務：助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者身份證號碼：120103199003062147）