黃林非

【摘要】閱讀公文時(shí)要從文書的標(biāo)題中了解發(fā)文機(jī)關(guān)、主體事項(xiàng)和文種，從小標(biāo)題或者段旨句中尋找文書的要點(diǎn)，根據(jù)文書慣用的結(jié)構(gòu)有針對(duì)性地獲取信息。熟悉公文的適用范圍和結(jié)構(gòu)是寫好公文的前提。此外，每一種文書還有各自不同的寫作要求，這也是學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題。從教學(xué)方法的角度看，精講多練是教師打造有效課堂的不二法門。

【關(guān)鍵詞】公務(wù)文體；閱讀；寫作

【基金項(xiàng)目】本文為湖南省職業(yè)院校教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目“高職院校文學(xué)類通識(shí)教育課程教學(xué)改革研究與實(shí)踐”（編號(hào)：ZJB2013008）的研究成果之一。

公務(wù)文體又稱公文，它是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等在日常工作中用以溝通、聯(lián)系、辦理各項(xiàng)公務(wù)以及處理各層級(jí)之間及內(nèi)部與外部之間關(guān)系的一系列文章體式的統(tǒng)稱。常見的公文有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、通告、紀(jì)要、意見、函、決定、批復(fù)等等。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中共中央辦公廳2012年4月16日發(fā)布）是每一個(gè)學(xué)習(xí)公文閱讀與寫作的學(xué)生必須了解的一部法規(guī)。其中第一章第三條明確規(guī)定了公文的主體、公文的內(nèi)涵和公文的使用范圍。需要注意的是，在實(shí)際生活中，不論是事業(yè)單位、企業(yè)還是其他團(tuán)體或組織，他們?cè)诠芾砗凸ぷ髦幸灿邢鄳?yīng)的工具需求，當(dāng)然就會(huì)沿用這種規(guī)范的文書。因此，實(shí)際上，公文的主體除了黨政機(jī)關(guān)之外，還包括企事業(yè)單位以及其他團(tuán)體或組織。了解這一點(diǎn)，有助于學(xué)生認(rèn)識(shí)學(xué)習(xí)公文知識(shí)的必要性和重要性。也就是說(shuō)，高校學(xué)生畢業(yè)之后，可能在工作中要接觸這些文書，甚至不得不動(dòng)手撰寫這些文書。顯然，掌握幾種常用的公文文書的閱讀方法和寫作技巧是很有必要的。

一、公文的特點(diǎn)及閱讀方法

與其他文體相比，公文的特點(diǎn)是非常明顯的。一是公文的內(nèi)容具有政治性，它記錄和反映著國(guó)家機(jī)關(guān)的公務(wù)往來(lái)活動(dòng)和國(guó)家機(jī)關(guān)的行政意圖，體現(xiàn)著國(guó)家和政黨的政治態(tài)度，不能與國(guó)家的法律法規(guī)和黨的路線方針政策相違背。二是公文的作者具有特殊性，公文的作者并不是起草文稿的單位的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員，而是依法成立的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等。三是公文具有行政的強(qiáng)制性，公文是由法定作者制發(fā)的，自然具有法定的權(quán)威。四是公文的文風(fēng)莊重有力，理正辭嚴(yán)，具有簡(jiǎn)練準(zhǔn)確、嚴(yán)肅得體的特點(diǎn)。五是公文的格式、文種名稱、行文關(guān)系以及處理程序等都有鮮明的規(guī)范性。六是公文的讀者范圍具有特定性，它不像公開發(fā)表的文學(xué)作品或?qū)W術(shù)論文那樣允許所有的讀者去閱讀，一份文書誰(shuí)能看，它有什么樣的秘密等級(jí)，都是有明確規(guī)定的。

公文的格式和行文規(guī)則是學(xué)習(xí)者必須認(rèn)真了解的。可以說(shuō)，熟悉公文的格式和行文規(guī)則是掌握公文閱讀方法和寫作技巧的關(guān)鍵?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的第三章和第四章對(duì)此有詳細(xì)規(guī)定，學(xué)習(xí)者必須反復(fù)研讀，仔細(xì)揣摩。

閱讀公務(wù)文體時(shí)要注意以下幾點(diǎn)。

一是要從文書的標(biāo)題中把握發(fā)文機(jī)關(guān)、主體事項(xiàng)和文種，從而準(zhǔn)確理解文書所涉及的事項(xiàng)以及發(fā)文單位與收文單位的關(guān)系，快速地掌握工作的內(nèi)容以及工作的意義。按照規(guī)定，公文的標(biāo)題必須由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由以及文種三部分組成，因此，閱讀一篇公文，往往能從標(biāo)題中直接看出文章的核心內(nèi)容，看出文章的行文意圖，看出發(fā)文機(jī)關(guān)跟受文機(jī)關(guān)的級(jí)別關(guān)系，看出文章對(duì)讀者本人工作的意義。

二是要從小標(biāo)題或者段旨句中尋找文書的要點(diǎn)，準(zhǔn)確而迅速地理解文書的具體旨意。內(nèi)容較多、篇幅較長(zhǎng)、事項(xiàng)較為復(fù)雜的公文，往往要用小標(biāo)題或者段旨句來(lái)突出文章各個(gè)部分或者層次的要點(diǎn)與重點(diǎn)。讀者在詳細(xì)閱讀公文之前，先快速瀏覽文章小標(biāo)題和段首句，有助于尋找關(guān)鍵信息和重點(diǎn)內(nèi)容，有助于確定需要進(jìn)一步閱讀的具體內(nèi)容。

三是要根據(jù)文書慣用的結(jié)構(gòu)，結(jié)合自己的實(shí)際需要找到閱讀的重點(diǎn)部分，有針對(duì)性地獲取信息。公文往往有固定的格式，每一種文書都有自己慣用的結(jié)構(gòu)，讀者熟悉這些固定的格式和慣用的結(jié)構(gòu)，閱讀時(shí)就可以從自身需要出發(fā)，快速鎖定重點(diǎn)內(nèi)容，從而提高閱讀效率。

四是重視關(guān)鍵詞語(yǔ)，避免誤讀、遺漏或曲解等問(wèn)題的發(fā)生。讀者在閱讀公文時(shí)，必須準(zhǔn)確理解關(guān)鍵詞語(yǔ)，使自己對(duì)公文內(nèi)容的理解與發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖保持一致。

五是要感受領(lǐng)會(huì)文書的語(yǔ)氣，從而準(zhǔn)確把握文書的含義與用途。

二、公文的寫作技巧

公務(wù)文體的寫作看起來(lái)很簡(jiǎn)單，但由于具體情境不同，有時(shí)候要寫好一篇公文也不是容易的事情。一般而言，熟悉文書的適用范圍和結(jié)構(gòu)是極為重要的。學(xué)生可以通過(guò)分析例文加以掌握，歸納出文書的結(jié)構(gòu)模板，這樣寫起來(lái)就心中有數(shù)了。比如，一份完整的決定包括五個(gè)部分：一是標(biāo)題，二是主送機(jī)關(guān)，三是正文，四是發(fā)文機(jī)關(guān)署名，五是日期。一份完整的意見、一份完整的請(qǐng)示、一份完整的報(bào)告也是由這五個(gè)部分組成的。每一種文書還有各自不同的寫作要求，這也是需要學(xué)習(xí)者特別注意的問(wèn)題。

撰寫請(qǐng)示就得考慮以下幾點(diǎn)。一是要事前行文，也就是說(shuō)要先請(qǐng)示，獲得批復(fù)之后，再展開工作。二是要一文一事。一份請(qǐng)示只能涉及一個(gè)事項(xiàng)，如果一份請(qǐng)示涉及多個(gè)事項(xiàng)，就可能造成上級(jí)機(jī)關(guān)難以及時(shí)批復(fù)，從而不利于公文的辦理，不利于提高工作效率，不利于及時(shí)展開相關(guān)工作。三是要單頭請(qǐng)示，不能夠多頭主送。如果一份請(qǐng)示寫了多個(gè)主送機(jī)關(guān)，就可能造成受文單位相互推諉，從而延誤工作。四是不能抄送下級(jí)，以免導(dǎo)致工作混亂。五是要逐級(jí)請(qǐng)示，不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，不能越級(jí)請(qǐng)示。六是語(yǔ)言要得體，要有禮貌，不能用命令式的口氣。

撰寫報(bào)告要注意的事項(xiàng)主要是：一要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，不能虛夸；二要詳略得當(dāng)，突出重點(diǎn)，不可平均用力；三要注意時(shí)效性，及時(shí)完成文書的撰寫與上報(bào)工作；四要表述準(zhǔn)確，讓人一目了然；五要區(qū)分報(bào)告與請(qǐng)示，不能將請(qǐng)示和報(bào)告混為一談，不能在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

撰寫決定要注意以下事項(xiàng)：一是文字表述要簡(jiǎn)潔有力，突出決斷性；二是決定的內(nèi)容要清楚明確，講究層次性；三是行文的緣由必須充分合理，彰顯權(quán)威性。

撰寫通知要注意的事項(xiàng)有：一是要將發(fā)布、傳達(dá)的事項(xiàng)寫清楚；二是要根據(jù)通知的內(nèi)容選擇恰當(dāng)?shù)谋硎龇绞?，根?jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的位置選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣；三是要有明確的時(shí)間限制，要注意時(shí)效性的問(wèn)題。

通報(bào)、通告和通知有很多相似之處，但各有各的撰寫要求，必須逐一學(xué)習(xí)，并進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練。撰寫通報(bào)要做到以下幾點(diǎn)：一是要通過(guò)有代表性的典型事例反映事物的本質(zhì)特征，做到內(nèi)容真實(shí)可靠；二是要對(duì)事實(shí)進(jìn)行深入分析，做出中肯評(píng)價(jià)，既要避免膚淺的就事論事，也要防止隨意發(fā)揮；三是文末所提出的要求或者希望要合乎實(shí)際情況，避免喊空口號(hào)；四是遣詞造句要嚴(yán)謹(jǐn)，表達(dá)方式要敘議結(jié)合；五是制發(fā)要及時(shí)，遲到的通報(bào)往往起不到應(yīng)有的作用。撰寫通告則要注意三個(gè)方面：一是要掌握通告與公告的區(qū)別，通告的告知范圍相對(duì)較??；二是告知事項(xiàng)必須具有可行性，同時(shí)要體現(xiàn)通告的權(quán)威性；三是通告的語(yǔ)言既要莊重嚴(yán)肅，又要通俗易懂。

撰寫公函要注意的事項(xiàng)包括以下幾點(diǎn)。一是不能直奔主題，過(guò)于簡(jiǎn)單。公函所提出來(lái)的事項(xiàng)應(yīng)該是對(duì)方在職權(quán)范圍和能力范圍內(nèi)能夠辦理的，而且應(yīng)該是清晰的、具體的，想讓對(duì)方做什么，為什么要提出相關(guān)事項(xiàng)等等，都應(yīng)該講清楚。二是一文一事，不能在一篇公函里提出多個(gè)事項(xiàng)。如果在一篇公函里提出多個(gè)事項(xiàng)，那就會(huì)使得受文單位比較為難，不方便辦理或答復(fù)。三是語(yǔ)氣要誠(chéng)懇，態(tài)度要謙和，切不可盛氣凌人，應(yīng)當(dāng)以禮待人。

其他文種同樣有特定的要求，學(xué)習(xí)者應(yīng)該對(duì)這些要求反復(fù)揣摩，加以掌握。需要指出的是，單單是記住每一種文書的撰寫要求并沒(méi)有多大的實(shí)際用處。學(xué)習(xí)者不能死記硬背這些條條框框，而應(yīng)當(dāng)結(jié)合例文，在閱讀并分析例文的基礎(chǔ)上，加深對(duì)這些要求的理解，做到真正懂得這些要求，能按照這些要求寫好每一種公務(wù)文書。

三、關(guān)于教學(xué)方法

從教學(xué)方法的角度看，教師除了進(jìn)行必要的課堂講授之外，還應(yīng)該讓學(xué)生多練習(xí)，多實(shí)踐。通過(guò)反復(fù)練習(xí)，才可能真正有效地提高學(xué)生的公文寫作水平，提高學(xué)生處理實(shí)際問(wèn)題的能力。精講多練，是教師打造有效課堂的不二法門。

為了激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，教師應(yīng)當(dāng)深入了解學(xué)生，有針對(duì)性地采取有效措施。比如，針對(duì)學(xué)生存在的學(xué)習(xí)積極性不高，對(duì)任課教師缺乏信任，對(duì)教師照本宣科的授課方式不滿等情況，教師可以多使用下水文章，手把手地輔導(dǎo)學(xué)生，讓學(xué)生在仿真的情境中完成訓(xùn)練任務(wù)，達(dá)到事半功倍的效果。

這里所說(shuō)的下水文章，是指課堂教學(xué)中用作范本或例文的由教師本人所撰寫的文章。它既可以是教師課前已完成的文章，也可以是在課堂上跟學(xué)生同時(shí)撰寫的同題文章。教師在課堂上使用下水文章的好處體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是可以增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。學(xué)生對(duì)教師本人所寫的文章往往特別感興趣，一方面因?yàn)閷W(xué)生的好奇心比較強(qiáng)，教師以本人的文章為范本可以滿足學(xué)生的好奇心；另一方面因?yàn)閷W(xué)生往往不太喜歡光說(shuō)不練、頭頭是道卻不能示范的教師，教師以本人的文章為范本可以讓學(xué)生服氣，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)教師的信任感。二是有助于增強(qiáng)課堂訓(xùn)練的針對(duì)性和實(shí)戰(zhàn)性。教師在實(shí)際工作中撰寫的公文往往經(jīng)過(guò)了實(shí)踐檢驗(yàn)，這些文書的背后都是鮮活的工作與生活經(jīng)歷。教師可以根據(jù)實(shí)際工作中所需要解決的問(wèn)題設(shè)置訓(xùn)練任務(wù)，以下水文章為范本與學(xué)生交流探討，從而增強(qiáng)課堂訓(xùn)練的針對(duì)性和實(shí)戰(zhàn)性。三是便于舉一反三，突出訓(xùn)練的靈活性。教師使用下水文章，可以手把手地幫助學(xué)生學(xué)會(huì)在不同情境中用好模板，靈活有效地解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。