劉濤

如今，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，無形中改變了人們的生活和工作方式，信息通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的整理，越來越便捷化、電子化，而電子文件的檔案化也應(yīng)運(yùn)而生，越來越受到人們的青睞。當(dāng)然，在科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展的當(dāng)下，在信息時(shí)代日新月異的今天，電子文件趨于檔案化管理是新型管理模式的產(chǎn)物，實(shí)現(xiàn)了我國檔案管理工作的規(guī)范化、便捷化。

1 電子文件的檔案化管理

文件檔案管理的電子化發(fā)展有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)，一種新型的管理模式廣泛應(yīng)用推廣，在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)有機(jī)結(jié)合的作用下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理、規(guī)范管理，更加清晰化。這種管理應(yīng)用模式在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行存儲(chǔ)，有序分類整理，方便快捷性能大大提高，其長(zhǎng)期高效的管理讓檔案管理服務(wù)工作為城市管理的安全穩(wěn)定發(fā)揮了巨大作用。

2 電子文件檔案化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 檔案資源實(shí)現(xiàn)了共享

傳統(tǒng)的檔案記錄由于是紙質(zhì)記錄，在檔案使用時(shí)帶來了時(shí)間及空間的諸多限制，而電子化的文件檔案管理形式，則彌補(bǔ)了傳統(tǒng)記錄的缺陷，完全不受時(shí)間和空間的影響，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共建共享，解決了紙質(zhì)檔案存在的問題，而且電子檔案可以在電腦終端進(jìn)行互相傳遞，大大提高了服務(wù)效率，使得檔案資源跨越了地域限制，可以在任何地方查閱，充分發(fā)揮了檔案利用的價(jià)值。

2.2 存儲(chǔ)占用的空間小

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案隨著信息內(nèi)容的不斷增多，在保存和管理工作中相應(yīng)需要占用的人員、空間就相應(yīng)增加，極大的浪費(fèi)了人力物力。而對(duì)于檔案管理的電子化過程中，工作人員將檔案文件內(nèi)容存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的硬盤中，并加以分類保存，硬盤的存儲(chǔ)量是非常大的，上萬張紙記錄的信息通過電子化處理后占用的內(nèi)存都能進(jìn)行保存，這正是檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在。

2.3 電子文件檔案化管理操作簡(jiǎn)單

通過相關(guān)檔案人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，將文件內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)中，檔案文件管理電子化實(shí)現(xiàn)了建立，在增加或刪除相應(yīng)檔案時(shí)都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，避免了修改痕跡的工作，讓更改檔案變得容易許多，規(guī)范了檔案管理，在日常查詢中節(jié)省了大量時(shí)間和精力。

3 電子文件檔案化管理新思維

3.1 工作流程介紹

對(duì)于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相關(guān)部門在進(jìn)行電子文件檔案化管理過程中，一是對(duì)需要記錄的檔案文件進(jìn)行搜集分類整理，同時(shí)借助掃描儀先將內(nèi)容掃描到計(jì)算機(jī)中，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸顯現(xiàn)到工作人員的視野中；二是把需要的內(nèi)容文件集中匯總到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存；三是將分類保存整理好的電子檔案信息分享發(fā)送到各個(gè)檔案管理部門，通過這種信息共享的方式，各個(gè)檔案部門對(duì)電子檔案信息結(jié)合本部門職能進(jìn)行篩選，根據(jù)不同的內(nèi)容在計(jì)算集中進(jìn)行保存儲(chǔ)備，并根據(jù)實(shí)際進(jìn)行修改完善。當(dāng)然，為了提高檔案信息的安全性，防止計(jì)算機(jī)被黑客或病毒破壞，對(duì)于重要的檔案信息要進(jìn)行備份，或者采用更加安全的措施進(jìn)行保管。

3.2 電子化文件應(yīng)遵循順序整理

檔案文件管理通常會(huì)通過日期進(jìn)行屬性區(qū)別，由于文件在更改或者備份時(shí)，文件中的日期標(biāo)識(shí)是不會(huì)發(fā)生變化的，所以電子化檔案文件管理時(shí)，應(yīng)重視管理的順序排列，無論在查找、更改或是共享時(shí)，都會(huì)提高服務(wù)的使用效率，避免排序不當(dāng)造成的混亂，或查找的不方便，只有這樣才能保證檔案管理的規(guī)范有效使用。

3.3 電子文件檔案化管理的注意事項(xiàng)

電子文件檔案化管理的安全保障也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)于加密和重要的文件資料，在保管過程中往往要加強(qiáng)安全保障，我國計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)并不能保證檔案文件的絕對(duì)安全，所以通常在保存時(shí)對(duì)于重要文件應(yīng)采取加密隱藏的方式，并使用防止病毒或惡意程序侵蝕的安全軟件進(jìn)行防護(hù)，避免重要文件的竊取、丟失等情況發(fā)生，所以相關(guān)管理人員在日常的電子化檔案信息管理時(shí)，應(yīng)對(duì)重要文件提前備份，確保檔案信息的安全性。

3.4 電子文件檔案化管理的檢測(cè)與維護(hù)

電子文件檔案化管理工作內(nèi)容是不斷增加的，由于其存儲(chǔ)載體通常是硬盤、U盤或者是網(wǎng)上云盤等，這些存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性往往會(huì)受到外界因素的干擾，所以在存儲(chǔ)歸檔的同時(shí)，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)修復(fù)，專業(yè)檔案管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期檢測(cè)，數(shù)據(jù)采集修復(fù)也是不可避免的，只有細(xì)心維護(hù)，才能保證文件檔案電子化的安全管理。總之，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)載體的檢測(cè)和維護(hù)工作對(duì)于保障檔案管理工作的安全性意義重大，及時(shí)檢測(cè)、及時(shí)處理出現(xiàn)的問題才能保證存儲(chǔ)設(shè)備的使用效能，針對(duì)檢測(cè)出的問題進(jìn)行標(biāo)記研究分析，制定檔案信息化管理技術(shù)方案，是優(yōu)化電子文件檔案化管理的重要途徑。

4 電子文件檔案化管理的應(yīng)用前景

4.1 信息化將進(jìn)一步推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理的變革

隨著檔案信息化的深入推進(jìn)，使得傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，檔案管理漸漸適應(yīng)了從紙質(zhì)環(huán)境向數(shù)字環(huán)境的轉(zhuǎn)變和遷移，檔案信息化使得檔案工作的管理從方法、理念、流程等多方面產(chǎn)生了明顯的差異。信息化、數(shù)字化的到來，讓以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式淡出了人們的視野，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將歸檔、館藏建設(shè)、目錄、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利快速開展，數(shù)字化給電子文件檔案化管理的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了無縫銜接，大幅度提高檔案管理的效率和質(zhì)量是毫無疑問的。新的技術(shù)、新的模式不斷促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化發(fā)展，并激發(fā)檔案保護(hù)的新思路，徹底改變了檔案目錄檢索方式，檔案資源數(shù)據(jù)庫的探索建設(shè)，檔案網(wǎng)站的創(chuàng)新開發(fā)，都使得傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作插上了新的翅膀，不斷向更加規(guī)范高效的模式邁進(jìn)。

4.2 促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善

文件檔案的電子化發(fā)展有利于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，我國傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在長(zhǎng)期發(fā)展過程中逐漸健全，但為了適應(yīng)新技術(shù)、新環(huán)境，尚需將部分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，建立新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4.3 提供更多的有效資源與服務(wù)

電子文件檔案化管理滿足了當(dāng)代社會(huì)的日益增長(zhǎng)的檔案信息需求，不斷推進(jìn)了檔案信息資源的深度開發(fā)利用，信息化的最大優(yōu)勢(shì)就是以先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了最大范圍的信息資源共享，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真正價(jià)值。正是基于種種新模式帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，有計(jì)劃、分步驟推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，是今后檔案信息化建設(shè)的重要方向。

4.4 推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展

電子文件檔案化管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展體現(xiàn)了信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展，以數(shù)字檔案館的應(yīng)用為例，其中就應(yīng)用到信息掃描技術(shù)、識(shí)別技術(shù)、圖像處理技術(shù)、光盤庫技術(shù)等諸多數(shù)字化關(guān)鍵技術(shù)，而數(shù)字檔案館的建設(shè)也是現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理深度融合發(fā)展的成功結(jié)晶。

5 結(jié)語

通過對(duì)電子文件檔案化管理發(fā)展的優(yōu)勢(shì)及應(yīng)用前景分析，可見信息時(shí)代為我國檔案事業(yè)發(fā)展起到了積極有效的促進(jìn)作用，完全彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的劣勢(shì)，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，徹底變革了檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，滿足了人們對(duì)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的需求，可以說電子文件檔案化管理是現(xiàn)代文明進(jìn)步的體現(xiàn)，是信息技術(shù)向縱深發(fā)展的高度應(yīng)用，今后將進(jìn)一步推動(dòng)我國檔案管理向數(shù)字化、現(xiàn)代化邁進(jìn)。