王磊

摘 要：社保檔案管理工作是開展整個社保工作的基礎(chǔ)。目前，我國社保檔案管理工作中還存在著管理缺乏信息化處理、對社保檔案管理工作重視度不夠、缺乏專業(yè)的社保檔案管理人員和社保檔案管理制度等問題。本文就以上這些問題，結(jié)合自己多年工作經(jīng)驗，簡單介紹并發(fā)表一些個人觀點，不足之處，還請各位讀者提出寶貴意見。

關(guān)鍵詞：社會保險 檔案管理 信息化 社保檔案

實現(xiàn)和諧社會的一個重要基礎(chǔ)就是建設(shè)并完善社會保障體系，這不僅僅能有利于構(gòu)建和諧社會，還能為我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到一定的積極作用。目前，我國社會保障工作不斷地走向規(guī)范化和法制化，而社保檔案管理工作作為整個社保工作的基礎(chǔ)，其中的問題需要更加積極主動地探索，并采取針對性的對策，完善社保檔案管理工作，從而促進社會保障工作的持續(xù)發(fā)展

一、我國社保檔案的特點和重要性

1.我國社保檔案的特點

一是檔案數(shù)量多。我國社保檔案數(shù)量多是多方面因素引起的。首先，就現(xiàn)階段來說，我國社會保障體系雖然不夠完善，就目前建立的社保業(yè)務(wù)，例如常見的養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷和意外傷害險等，也幾乎全面覆蓋了人們的生活，再加上每個社保項目的辦理都有很多的步驟，例如保障等級的確定、保障申請和繳費環(huán)節(jié)等，這些都讓社保檔案管理的文件數(shù)量不斷增多。其次，因為人們在辦理各項社保業(yè)務(wù)時需要提供許多相關(guān)文件和證明，這在一定程度上也增加了社保檔案管理的工作量。

二是具有極強的社會性。社保檔案具有高度社會性，主要是因為社保工作的好壞關(guān)系著整個社會、民眾利益，社保的建立就是為了給人民和整個社會提供更好的服務(wù)和生活保障。

2.我國社保檔案管理的重要性

我國社保檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在兩個方面，第一，由于社保檔案的內(nèi)容幾乎包含了參保人員各個方面的生活信息，加之參保行為幾乎覆蓋了全社會，所以社保檔案管理工作與千家萬戶都有緊密的聯(lián)系，一旦在社保檔案管理上出現(xiàn)什么問題，肯定會對參保單位、參保人員造成不利影響，影響企業(yè)退休人員正常離職，導(dǎo)致社會保險基金的安全性受到威脅，甚至侵害到廣大參保人員的合法權(quán)益。第二，做好社保檔案管理對國家檔案系統(tǒng)運行具有積極的影響作用。因為社保檔案管理也屬于國家檔案管理系統(tǒng)資源的關(guān)鍵組成部分，社保檔案管理中的數(shù)據(jù)可以為國家制定相關(guān)保險政策提供參考數(shù)據(jù)。

二、目前我國社保檔案管理工作中存在的主要問題

1.社保檔案管理缺乏信息化處理

就我國目前社保檔案管理情況而言，多數(shù)地區(qū)的社保檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理上，沒有緊跟科技信息時代發(fā)展的步伐，檔案材料沒有經(jīng)過數(shù)字化處理，種種因素造成現(xiàn)階段的檔案管理工作效率不高。隨著社會科技信息的高速發(fā)展和國家社會保障體系的完善，社保檔案管理工作的重要性日益凸顯，社保檔案管理的數(shù)量逐漸增多，社保檔案的信息化管理成為必然的發(fā)展趨勢。

2.缺乏專業(yè)的社保檔案管理人員

隨著我國社保事業(yè)的不斷發(fā)展，社保業(yè)務(wù)種類和數(shù)量的增多，對社保檔案管理專業(yè)人員的需求也隨之增加。但就目前情況而言，我國社保檔案管理專業(yè)性人才相當(dāng)缺乏，一方面缺乏檔案管理性人才，目前很多單位的社保管理很混亂，管理工作很分散；另一方面缺乏檔案管理技術(shù)性人才。隨著信息社會的發(fā)展，部分單位添置了檔案辦公軟件設(shè)備，但是因為管理人員技術(shù)的缺乏，在良好硬件設(shè)備條件下也無法實現(xiàn)“人機合一”，發(fā)揮更大的效能，盡管大部分社保機構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的人工操作方式進行檔案管理，但就傳統(tǒng)管理方式而言，管理人員的業(yè)務(wù)能力也遠遠跟不上社保事業(yè)發(fā)展的需求。

3.社保檔案管理制度不健全

目前，社保工作的開展會關(guān)系到多方面內(nèi)容，容易出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象，隨之而來的就是各部門出現(xiàn)了不同的方法和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致整個社保檔案管理制度和辦法無法統(tǒng)一。其主要表現(xiàn)在以下兩個方面，第一，社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，全國各地的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)雖大致相同，但是在檔案管理方式、檔案整合范圍以及檔案交接方面一直存在著很大的差距。第二，社保檔案管理的保管、借閱制度不完整，在歸檔文件這一工作環(huán)節(jié)中缺乏時效性和完整性，在檔案借閱的過程中出現(xiàn)了逾期歸還、文件損壞甚至文件丟失等情況，沒有健全的社保檔案管理制度對其進行規(guī)范，導(dǎo)致將社保檔案作為數(shù)據(jù)支撐的作用大大降低。

三、改進社保檔案管理工作的建議

一是建立統(tǒng)一的社保檔案管理中心。為了保持社保檔案的連貫性，在社保檔案管理的具體過程中，需要及時地補充相關(guān)文件和材料，并對檔案進行重新整合；與此同時，為了保證社保檔案管理具有銜接性，社保檔案要隨著檔案管理人員的流動進行資源共享和傳遞。因此在對社保檔案管理工作實行信息化處理的過程中，為了保障社保檔案資源的共享和傳遞順利進行，首先要在社保單位和各大企事業(yè)單位之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，這樣不僅能讓社保檔案文件查閱、審查等工作變得更加方便，還能減低由于重復(fù)輸入數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的資源浪費情況。

二是注重培養(yǎng)專業(yè)的社保檔案管理人才。社保制度的實行，檔案管理原則的體現(xiàn)，檔案資料的信息化處理，這些都需要專業(yè)的檔案管理人才來執(zhí)行。解決缺乏社保檔案管理專業(yè)人才的方法就是對工作人員進行定期的專題培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)能力。此外，還可以通過高校聯(lián)合培養(yǎng)社保專業(yè)與檔案專業(yè)相結(jié)合的人才，盡可能用最高效的方法填補社保單位檔案管理專業(yè)人才的空缺。

參考文獻：

[1]劉娟 . 強化社保檔案管理的科學(xué)化現(xiàn)代化芻議[J].山東檔案，2017（02）：36-37.

[2]項連平 . 基于數(shù)字化管理的架構(gòu)來探討社保檔案的管理 [J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：133.

[3]劉藝凱.淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策[J].民營科技，2011（02）：206—206.

[4]閆華，烏龜宏，張美蓮.要重視和加強社保檔案的管理.內(nèi)蒙古電業(yè)，2007，94.