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淺談社保檔案管理工作中存在的問題

2018-06-13 09:56王磊
科學(xué)與財富 2018年13期
關(guān)鍵詞:社保檔案社會保險檔案管理

王磊

摘 要:社保檔案管理工作是開展整個社保工作的基礎(chǔ)。目前,我國社保檔案管理工作中還存在著管理缺乏信息化處理、對社保檔案管理工作重視度不夠、缺乏專業(yè)的社保檔案管理人員和社保檔案管理制度等問題。本文就以上這些問題,結(jié)合自己多年工作經(jīng)驗,簡單介紹并發(fā)表一些個人觀點,不足之處,還請各位讀者提出寶貴意見。

關(guān)鍵詞:社會保險 檔案管理 信息化 社保檔案

實現(xiàn)和諧社會的一個重要基礎(chǔ)就是建設(shè)并完善社會保障體系,這不僅僅能有利于構(gòu)建和諧社會,還能為我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到一定的積極作用。目前,我國社會保障工作不斷地走向規(guī)范化和法制化,而社保檔案管理工作作為整個社保工作的基礎(chǔ),其中的問題需要更加積極主動地探索,并采取針對性的對策,完善社保檔案管理工作,從而促進社會保障工作的持續(xù)發(fā)展

一、我國社保檔案的特點和重要性

1.我國社保檔案的特點

一是檔案數(shù)量多。我國社保檔案數(shù)量多是多方面因素引起的。首先,就現(xiàn)階段來說,我國社會保障體系雖然不夠完善,就目前建立的社保業(yè)務(wù),例如常見的養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷和意外傷害險等,也幾乎全面覆蓋了人們的生活,再加上每個社保項目的辦理都有很多的步驟,例如保障等級的確定、保障申請和繳費環(huán)節(jié)等,這些都讓社保檔案管理的文件數(shù)量不斷增多。其次,因為人們在辦理各項社保業(yè)務(wù)時需要提供許多相關(guān)文件和證明,這在一定程度上也增加了社保檔案管理的工作量。

二是具有極強的社會性。社保檔案具有高度社會性,主要是因為社保工作的好壞關(guān)系著整個社會、民眾利益,社保的建立就是為了給人民和整個社會提供更好的服務(wù)和生活保障。

2.我國社保檔案管理的重要性

我國社保檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在兩個方面,第一,由于社保檔案的內(nèi)容幾乎包含了參保人員各個方面的生活信息,加之參保行為幾乎覆蓋了全社會,所以社保檔案管理工作與千家萬戶都有緊密的聯(lián)系,一旦在社保檔案管理上出現(xiàn)什么問題,肯定會對參保單位、參保人員造成不利影響,影響企業(yè)退休人員正常離職,導(dǎo)致社會保險基金的安全性受到威脅,甚至侵害到廣大參保人員的合法權(quán)益。第二,做好社保檔案管理對國家檔案系統(tǒng)運行具有積極的影響作用。因為社保檔案管理也屬于國家檔案管理系統(tǒng)資源的關(guān)鍵組成部分,社保檔案管理中的數(shù)據(jù)可以為國家制定相關(guān)保險政策提供參考數(shù)據(jù)。

二、目前我國社保檔案管理工作中存在的主要問題

1.社保檔案管理缺乏信息化處理

就我國目前社保檔案管理情況而言,多數(shù)地區(qū)的社保檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理上,沒有緊跟科技信息時代發(fā)展的步伐,檔案材料沒有經(jīng)過數(shù)字化處理,種種因素造成現(xiàn)階段的檔案管理工作效率不高。隨著社會科技信息的高速發(fā)展和國家社會保障體系的完善,社保檔案管理工作的重要性日益凸顯,社保檔案管理的數(shù)量逐漸增多,社保檔案的信息化管理成為必然的發(fā)展趨勢。

2.缺乏專業(yè)的社保檔案管理人員

隨著我國社保事業(yè)的不斷發(fā)展,社保業(yè)務(wù)種類和數(shù)量的增多,對社保檔案管理專業(yè)人員的需求也隨之增加。但就目前情況而言,我國社保檔案管理專業(yè)性人才相當(dāng)缺乏,一方面缺乏檔案管理性人才,目前很多單位的社保管理很混亂,管理工作很分散;另一方面缺乏檔案管理技術(shù)性人才。隨著信息社會的發(fā)展,部分單位添置了檔案辦公軟件設(shè)備,但是因為管理人員技術(shù)的缺乏,在良好硬件設(shè)備條件下也無法實現(xiàn)“人機合一”,發(fā)揮更大的效能,盡管大部分社保機構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的人工操作方式進行檔案管理,但就傳統(tǒng)管理方式而言,管理人員的業(yè)務(wù)能力也遠遠跟不上社保事業(yè)發(fā)展的需求。

3.社保檔案管理制度不健全

目前,社保工作的開展會關(guān)系到多方面內(nèi)容,容易出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象,隨之而來的就是各部門出現(xiàn)了不同的方法和標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致整個社保檔案管理制度和辦法無法統(tǒng)一。其主要表現(xiàn)在以下兩個方面,第一,社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性,全國各地的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)雖大致相同,但是在檔案管理方式、檔案整合范圍以及檔案交接方面一直存在著很大的差距。第二,社保檔案管理的保管、借閱制度不完整,在歸檔文件這一工作環(huán)節(jié)中缺乏時效性和完整性,在檔案借閱的過程中出現(xiàn)了逾期歸還、文件損壞甚至文件丟失等情況,沒有健全的社保檔案管理制度對其進行規(guī)范,導(dǎo)致將社保檔案作為數(shù)據(jù)支撐的作用大大降低。

三、改進社保檔案管理工作的建議

一是建立統(tǒng)一的社保檔案管理中心。為了保持社保檔案的連貫性,在社保檔案管理的具體過程中,需要及時地補充相關(guān)文件和材料,并對檔案進行重新整合;與此同時,為了保證社保檔案管理具有銜接性,社保檔案要隨著檔案管理人員的流動進行資源共享和傳遞。因此在對社保檔案管理工作實行信息化處理的過程中,為了保障社保檔案資源的共享和傳遞順利進行,首先要在社保單位和各大企事業(yè)單位之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,這樣不僅能讓社保檔案文件查閱、審查等工作變得更加方便,還能減低由于重復(fù)輸入數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的資源浪費情況。

二是注重培養(yǎng)專業(yè)的社保檔案管理人才。社保制度的實行,檔案管理原則的體現(xiàn),檔案資料的信息化處理,這些都需要專業(yè)的檔案管理人才來執(zhí)行。解決缺乏社保檔案管理專業(yè)人才的方法就是對工作人員進行定期的專題培訓(xùn),提升他們的業(yè)務(wù)能力。此外,還可以通過高校聯(lián)合培養(yǎng)社保專業(yè)與檔案專業(yè)相結(jié)合的人才,盡可能用最高效的方法填補社保單位檔案管理專業(yè)人才的空缺。

參考文獻:

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