平淡

用活替換 批量插入表格和文字

在平時(shí)撰寫文檔的時(shí)候，我們經(jīng)常要插入一些固定的表格。比如在制作一些倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)文檔的時(shí)候，在每段文字后都需要插入制作好的倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)表。傳統(tǒng)的操作是每完成一段文字的輸入后使用插入表格的方法實(shí)現(xiàn)，或者先復(fù)制表格再每次粘貼完成。現(xiàn)在可以利用替換功能實(shí)現(xiàn)表格的批量插入。

假設(shè)現(xiàn)在需要在文檔中“本部門倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)如下表”文字下添加表格，首先將需要插入的表格復(fù)制到剪貼板，接著點(diǎn)擊“開始→替換”，打開查找替換窗口。

查找內(nèi)容：（本部門倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)如下表）（^13）

這里使用兩個(gè)小括號(hào)表示需要查找的內(nèi)容是兩部分，一部分是特定的文字（本例為“本部門倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)如下表”），另一部分則為“^13”（通配符中的換行符），表示查找上述文字以及換行符（方便在后續(xù)換行下插入表格）。

替換為：＼1^c

這里使用通配符＼n搜索表達(dá)式，然后將其替換為經(jīng)過重新排列的表達(dá)式。上述查找內(nèi)容是（本部門倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)如下表）（^13），這里“＼1”表示替換前面查找的內(nèi)容（即保留文字），^c則表示剪貼板的內(nèi)容（即表格），意思是在保留原來文字的前提下，將剪貼板的表格替換為換行符的內(nèi)容（圖1）。

展開“更多”，勾選下方的“使用通配符”，最后點(diǎn)擊“全部替換”。這樣在原文的文字下方就會(huì)自動(dòng)插入剪貼板的表格，從而實(shí)現(xiàn)表格的批量插入（圖2）。

這里主要利用剪貼板內(nèi)容實(shí)現(xiàn)批量的替換，使用類似的方法，我們可以用它來實(shí)現(xiàn)多段文字的批量輸入。比如筆者在撰寫稿件的時(shí)候，很多雜志對(duì)軟件推薦都有一定的格式要求，現(xiàn)在只要將軟件格式要求先復(fù)制到剪貼板，同上打開查找替換對(duì)話框后，按提示使用下列格式進(jìn)行替換：

查找內(nèi)容：（軟件介紹）（^13）

替換為：＼1^c

同上這里使用兩個(gè)括號(hào)表示查找的文字是“軟件介紹”和換行符，替換的內(nèi)容為剪貼板內(nèi)容，同上勾選“使用通配符”（圖3）。

這樣完成上述替換后，原來文章中所有“軟件介紹”文字的下方就會(huì)出現(xiàn)固定格式的文字內(nèi)容，省去我們每次手動(dòng)插入的不便（圖4）。

用活通配符 特殊字符批量替換

Word的替換支持各種通配符的使用，用好這些通配符，在執(zhí)行一些替換操作的時(shí)候就可以達(dá)到事半功倍的效果。比如很多公司在舉辦抽獎(jiǎng)活動(dòng)時(shí)，在公布獲獎(jiǎng)名單的時(shí)候?yàn)榱吮Ｗo(hù)中獎(jiǎng)?wù)叩碾[私，一般都要對(duì)中獎(jiǎng)?wù)叩氖謾C(jī)號(hào)碼、身份證號(hào)碼進(jìn)行遮蓋，如將手機(jī)號(hào)碼的中間信息使用*號(hào)替代。如果手工處理這些信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且容易出錯(cuò)。此時(shí)我們就可以使用Word的替換操作實(shí)現(xiàn)。

打開包含用戶電話信息的文檔，同上打開查找替換對(duì)話框，按下面的提示輸入查找和替換的信息：

查找內(nèi)容：（1？？）？？？？（？？？？）

這里同上使用小括號(hào)來表示查找1開頭的手機(jī)號(hào)碼（11位），同時(shí)將手機(jī)號(hào)碼分為三部分。前三個(gè)數(shù)字和最后四個(gè)數(shù)字分成了兩組表達(dá)式，中間部分則用字符替代。

替換為：＼1****＼2

表示中間部分4位號(hào)碼替換為*，首尾部分則保持原來的數(shù)字不變，這里＼1和＼2就對(duì)應(yīng)上述小括號(hào)標(biāo)記的對(duì)象（圖5）。

同上勾選“使用通配符”，然后點(diǎn)擊“全部替換”，這樣用戶手機(jī)號(hào)碼中間的四位就會(huì)被*號(hào)替代，可以很好地保護(hù)用戶的隱私（圖6）。

大家可以根據(jù)自己的實(shí)際需要舉一反三進(jìn)行更多設(shè)置，比如只要保留手機(jī)尾號(hào)4位數(shù)字，查找則寫成“1？？？？？？（？？？？）”的形式，替換則寫成“*******＼1”的形式。這樣用戶號(hào)碼被分為兩部分，前面的數(shù)字會(huì)被數(shù)字替代，后續(xù)位數(shù)則保留原來的數(shù)字形式，這樣替換后保留的只是用戶手機(jī)的后四位數(shù)字了（圖7）。

當(dāng)然Word替換的另類功能還有很多，比如在查找輸入“[0-9]{1，}，替換輸入“^32^&^32”，單擊“格式”按鈕，在其下拉菜單中點(diǎn)擊“字體”。接著在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置“下劃線線型”和“下劃線顏色”，然后單擊“確定”。這樣即可給文中所有的數(shù)字添加空格和下劃線，實(shí)現(xiàn)字體格式的批量替換（圖8）。

總之，靈活使用Word的通配符可以實(shí)現(xiàn)很多高效批量替換，更多高級(jí)設(shè)置大家可以參考過刊的介紹。