梁桂花

摘要：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起使得文件檔案管理的效率更高，在很大程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理準(zhǔn)確率與效率較低的問(wèn)題?；鶎訂挝恢械奈募n案管理工作的運(yùn)行效率更高，只有不斷更新技術(shù)與理念，才能夠讓文件檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展同步，可見(jiàn)基層事業(yè)單位中的文件檔案管理工作更加現(xiàn)代化與系統(tǒng)化是當(dāng)前需要面對(duì)的主要問(wèn)題，因此，有必要對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行深入研究。本文首先探討了當(dāng)前的基層單位文件檔案管理中存在的不足，進(jìn)而為基層單位實(shí)現(xiàn)文件檔案管理現(xiàn)代化提供了一些建議。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；現(xiàn)代化

引言

檔案管理是基層事業(yè)單位工作中一個(gè)非常重要的部分，真實(shí)地記錄了基層組織的工作活動(dòng)，涉及內(nèi)容較為廣泛。目前，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化水平較低，信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)及潛能還沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)，尤其是在基層事業(yè)單位工作管理方面，仍然受傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題的影響。信息技術(shù)發(fā)展使許多行業(yè)的辦公環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)依靠人工的文件檔案管理方式已經(jīng)基本上被淘汰，電子化辦公已經(jīng)成為主流。在一些基層單位中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需求，逐漸被無(wú)紙化的管理方式所取代，不僅提高了檔案管理工作的效率，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，還能節(jié)省很多資金，對(duì)于基層單位的健康發(fā)展具有積極的意義。因此，基層單位應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)，探討和研究如何有效實(shí)現(xiàn)基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化。

1 基層單位文件檔案管理存在的問(wèn)題

在基層單位中檔案主要是用來(lái)記錄檔案所有者思想政治素養(yǎng)、個(gè)人主要工作經(jīng)歷、基本工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)素質(zhì)能力等信息的文件類(lèi)型材料。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，眾多基層單位需要轉(zhuǎn)變檔案管理思維，建立起由計(jì)算機(jī)開(kāi)展人工智能操作的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化、快速化、專(zhuān)業(yè)化分析，提升人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，加快人事檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。就目前形勢(shì)看，基層單位文件檔案管理還存在著以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

從目前的情況看，基層單位在文件檔案管理方面，缺乏健全的檔案管理制度。具體來(lái)說(shuō)，一方面，檔案管理工作比較隨意，管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理工作十分混亂；另一方面，一些檔案的案卷標(biāo)題沒(méi)有填寫(xiě)完整，也沒(méi)有進(jìn)行序號(hào)編寫(xiě)、組卷不統(tǒng)一，而且更為嚴(yán)重的是一些文件檔案沒(méi)有編制卷內(nèi)目錄，或者編過(guò)的卷內(nèi)目錄遺失、不完整，在檔案歸類(lèi)上十分隨意等。此外，工作人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)，沒(méi)有明確的方向和目標(biāo)，對(duì)于檔案的搜集、整理和后期維護(hù)缺乏關(guān)鍵制度作為支撐。這些問(wèn)題都反映出基層單位檔案管理制度的重大漏洞，沒(méi)有健全的檔案管理制度，會(huì)使工作人員因循守舊、不思創(chuàng)新，長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量都十分低下。

1.2 檔案檢索系統(tǒng)不健全

檔案整理歸檔是為了方便后期的檢索查詢(xún)，科學(xué)的檢索系統(tǒng)對(duì)于檔案的使用和查詢(xún)來(lái)說(shuō)十分關(guān)鍵，然而在當(dāng)前的一些基層單位中，存在檔案檢索系統(tǒng)不健全的問(wèn)題。目前的檢索方式主要有兩種，即手工和計(jì)算機(jī)檢索，計(jì)算機(jī)檢索相較于人工來(lái)說(shuō)有很多優(yōu)勢(shì)，但許多基層單位仍然采取人工檢索的方式，不僅效率低下，而且耗時(shí)耗力。

1.3 利用效率低

文件檔案管理工作能夠幫助基層單位回望過(guò)去、規(guī)劃未來(lái)，進(jìn)而有利于基層單位開(kāi)展相關(guān)工作。因而，無(wú)論是從經(jīng)濟(jì)視角還是從社會(huì)視角，基層單位的文件檔案管理對(duì)基層單位發(fā)展都有一定的積極意義。但是，在過(guò)去的相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間里，基層單位檔案的利用效率很低，沒(méi)有得到充分利用，在檔案整理工作完成后，除了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查外，這些檔案基本上不會(huì)再被翻閱，純粹是為了整理而整理，沒(méi)有有效發(fā)揮檔案管理的重要作用。

1.4 缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

目前，許多基層單位對(duì)檔案管理工作都不是很重視，因而也不會(huì)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才來(lái)管理檔案。有很多檔案管理人員都是從其他部門(mén)臨時(shí)調(diào)過(guò)來(lái)的，在年齡和學(xué)歷上都不占優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)很低，不能很好地完成檔案管理工作。

2 基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化路徑探索

基層單位檔案管理工作需要單位領(lǐng)導(dǎo)明確指示各個(gè)部門(mén)加強(qiáng)資源信息整合、協(xié)調(diào)，有效應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、人工智能技術(shù)等、打造現(xiàn)代化水準(zhǔn)的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息管理人員工作待遇、吸引更多優(yōu)質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，開(kāi)展檔案信息數(shù)字化操作，提高了檔案管理質(zhì)量和水平，為基層單位進(jìn)步和發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。文件檔案的現(xiàn)代化管理，也就是將一些現(xiàn)代化的技術(shù)手段、管理方法以及理論運(yùn)用到基層單位的文件檔案管理中，進(jìn)而促進(jìn)形成健全、高效的檔案管理制度，促進(jìn)文件檔案管理的系統(tǒng)化、自動(dòng)化、信息化。

2.1 健全檔案檢索系統(tǒng)

檢索對(duì)于檔案后期應(yīng)用的重要性不言而喻，要想使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，基層單位就需要健全檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索系統(tǒng)更加規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。具體來(lái)說(shuō)，首先，基層單位要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，建立電子化的檢索目錄，并通過(guò)對(duì)檢索條件進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，來(lái)完善檔案檢索系統(tǒng)。其次，檢索系統(tǒng)要使用最流行的關(guān)鍵詞法，檢索者可以根據(jù)自己的需求，在檢索系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，然后檢索系統(tǒng)就可以將相關(guān)的文獻(xiàn)呈現(xiàn)出來(lái)，從而可以提高檔案管理的效率。

2.2 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

目前，國(guó)家一直在強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，而且也付諸了行動(dòng)，加強(qiáng)了對(duì)基層單位的檔案檢查力度。對(duì)此，基層單位也開(kāi)始重視檔案管理工作，為達(dá)到主管部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案管理部門(mén)要重點(diǎn)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，這是改變檔案管理現(xiàn)狀的根本之策。那么，如何才能提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)呢？首先，基層單位要安排專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)檔案工作，這樣可以保證檔案管理的統(tǒng)一性，避免人員混亂造成的檔案管理混亂；其次，基層單位可以定期組織檔案工作人員參加相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力；再次，基層單位還可以引進(jìn)一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，促進(jìn)檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化。

2.3 利用電子設(shè)備進(jìn)行檔案保存

與紙質(zhì)版的檔案保存相比，電子檔案擁有諸多優(yōu)勢(shì)，一方面電子檔案便于長(zhǎng)期保存，不會(huì)像紙質(zhì)檔案那樣隨著時(shí)間而慢慢腐蝕；另一方面電子檔案便于檢索，在檢索時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞就能夠方便快捷地獲取所需資料。首先，基層單位要重視檔案的電子化保存，多使用現(xiàn)代化的電子設(shè)備進(jìn)行檔案的相關(guān)工作，促進(jìn)基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化；其次，基層單位要逐漸由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理過(guò)渡，最終要用電子檔案管理取代紙質(zhì)檔案管理，提高檔案管理工作的效率。

2.4 建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)將全面邁進(jìn)信息化時(shí)代，基層單位應(yīng)該抓住這一契機(jī)，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理方式轉(zhuǎn)變，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)一步滿(mǎn)足自身的需求。因此，基層單位需要建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系。首先，基層單位應(yīng)該以自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為導(dǎo)向，建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，不僅可以有效保護(hù)單位的信息資源，還能夠方便單位內(nèi)部人員利用信息，提高文件檔案管理的利用率；其次，基層單位要及時(shí)完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系，定期更新關(guān)鍵技術(shù)，使網(wǎng)絡(luò)體系更加穩(wěn)定。

3 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化的管理方法和管理手段，對(duì)于基層單位的文件檔案管理具有十分重要的作用。基層單位一定要充分重視檔案管理工作，通過(guò)摸索和借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，引進(jìn)一批專(zhuān)業(yè)的文件檔案管理人才，建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，促進(jìn)基層單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，進(jìn)而促進(jìn)基層單位的健康發(fā)展。

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