吳建章 徐婭囡

摘 要：當(dāng)前，高校畢業(yè)生檔案意識普遍缺失，出現(xiàn)建檔意識薄弱、管檔意識缺乏、用檔意識缺位等現(xiàn)象。高校畢業(yè)生檔案意識的缺失，有其歷史、社會(huì)、教育、個(gè)人和檔案數(shù)字化建設(shè)落后等因素的原因。對于畢業(yè)生教育與管理主體的高校，要通過檔案員培訓(xùn)、輔導(dǎo)員強(qiáng)化、網(wǎng)絡(luò)檔案開發(fā)等途徑培養(yǎng)畢業(yè)生的檔案意識，畢業(yè)生則需要在建檔過程中進(jìn)行認(rèn)真和仔細(xì)地填寫，平時(shí)要注重資料的保存和上交，離校后要注意檔案的查詢與保護(hù)。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生；檔案意識；檔案建設(shè)

中圖分類號：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-4107（2018）05-0078-03

檔案意識是指人們對檔案的性質(zhì)、價(jià)值的認(rèn)識和對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識[1]。檔案意識的強(qiáng)弱，反映了一個(gè)國家、民族、單位或個(gè)人對既往歷史的重視程度和認(rèn)知水平。高校畢業(yè)生檔案意識是指畢業(yè)生對檔案和檔案工作的認(rèn)知與態(tài)度，特別是對個(gè)體檔案的認(rèn)知、了解、利用和開發(fā)。高校畢業(yè)生檔案意識的樹立不僅能夠促進(jìn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化建設(shè)，而且對于畢業(yè)生的就業(yè)和發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生重要影響。

近年來，報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)報(bào)道畢業(yè)生“棄檔”的新聞屢見不鮮，從表面上看畢業(yè)生“棄檔”是不重視檔案的一種表象，從深層次上探究則是畢業(yè)生檔案意識缺失造成的結(jié)果。當(dāng)前，高校畢業(yè)生在建檔、管檔、用檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案意識缺失現(xiàn)象，究其原因，既有歷史、社會(huì)、教育和個(gè)人因素，也與檔案數(shù)字化建設(shè)落后息息相關(guān)。高校要從檔案員培訓(xùn)、輔導(dǎo)員強(qiáng)化、網(wǎng)絡(luò)檔案開發(fā)等方面加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理，敦促畢業(yè)生個(gè)體要注重檔案意識的養(yǎng)成。

一、高校畢業(yè)生檔案意識缺失現(xiàn)狀

在一項(xiàng)針對蘇州地區(qū)在校大學(xué)生檔案意識調(diào)查研究中，結(jié)果顯示：65%的學(xué)生不知道《高等學(xué)校檔案管理辦法》，26%的學(xué)生完全不知道檔案內(nèi)容，40%的學(xué)生不知道畢業(yè)后檔案如何處理，35%的學(xué)生不知道畢業(yè)后返校查詢學(xué)籍檔案的部門[2]。上述調(diào)查結(jié)果表明高校畢業(yè)生的檔案意識缺失非常嚴(yán)重，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（一）建檔意識薄弱

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定了高校畢業(yè)生的歸檔范圍，包括“高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”[3]。高校畢業(yè)生檔案主要來自學(xué)校教務(wù)處的學(xué)籍材料及學(xué)生處、團(tuán)委、院系學(xué)生工作辦公室等部門的考評和獎(jiǎng)懲及其他材料，涉及學(xué)校與學(xué)生相關(guān)的各個(gè)部門[4]。畢業(yè)生檔案材料的填寫和完善，一部分需由畢業(yè)生本人填寫完成，一部分需由學(xué)校相關(guān)部門工作人員完成。學(xué)校相關(guān)部門工作人員完成的檔案材料，一般都有一套較為成熟和完善的體系，基本能夠按照相關(guān)要求完成檔案的填寫和打印。畢業(yè)生個(gè)人書寫的檔案材料則問題較多，如找別人代寫、個(gè)人信息不真實(shí)、隨意涂改、書寫不規(guī)范、字跡潦草、使用藍(lán)色圓珠筆、損壞材料等，致使檔案材料失真或殘缺不全，嚴(yán)重影響著畢業(yè)生檔案的質(zhì)量。

（二）管檔意識缺乏

1.檔案去向不明了。根據(jù)教育部、各省市主管部門及相關(guān)用人單位、畢業(yè)生所在高校的文件精神和要求，升學(xué)、入伍、考取公職、簽約等畢業(yè)生的檔案會(huì)通過郵寄的方式轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)的學(xué)校、部隊(duì)、用人單位或人事代理機(jī)構(gòu)；西部計(jì)劃畢業(yè)生檔案會(huì)暫時(shí)保留在畢業(yè)學(xué)校，待其西部計(jì)劃結(jié)束或視工作狀況再把檔案轉(zhuǎn)遞到生源地或工作單位；其他采取靈活就業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)等形式就業(yè)的畢業(yè)生的檔案會(huì)依據(jù)畢業(yè)生所學(xué)專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，師范類畢業(yè)生檔案一般轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生生源地的省市縣教育主管部門，非師范類畢業(yè)生檔案則轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生生源地的省市縣人力資源與社會(huì)保障局或其主管的人才交流中心等?，F(xiàn)實(shí)情況是：相當(dāng)數(shù)量的畢業(yè)生不知道檔案去向，如前所述的針對蘇州地區(qū)在校大學(xué)生的檔案意識的調(diào)查研究中，31%的進(jìn)入非公和民營企業(yè)中的畢業(yè)生不知道檔案放在哪里[5]。許多畢業(yè)生畢業(yè)若干年后，經(jīng)過持續(xù)努力，考取了公務(wù)員、事業(yè)編等公職部門，錄用單位進(jìn)行政審或調(diào)檔時(shí)，畢業(yè)生對自己的檔案去向大多不明了，最后想方設(shè)法通過各種途徑聯(lián)系畢業(yè)學(xué)校的就業(yè)部門或畢業(yè)時(shí)的輔導(dǎo)員咨詢檔案的去向。

2.棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和傳統(tǒng)人事制度的變革，越來越多的高校畢業(yè)生基于積極就業(yè)的現(xiàn)實(shí)考慮，轉(zhuǎn)向了中小微型企業(yè)就業(yè)，且在行業(yè)之間、地域之間頻繁流動(dòng)。由于中小微型企業(yè)對檔案的要求較低或者不接收檔案，大量的畢業(yè)生檔案被遺棄在各省市縣的人才交流中心和教育局等，大學(xué)生“棄檔”已成為關(guān)注度較高的一種社會(huì)現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國各省、市人才中介機(jī)構(gòu)中的棄檔率至少達(dá)到10%，有些地區(qū)的棄檔率甚至高達(dá)70%，全國至少有80萬“棄檔族”[6]。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年攀升，以及企業(yè)單位對檔案重視程度的減弱，越來越多的檔案將會(huì)被遺棄在各省市縣的人才交流中心和中介機(jī)構(gòu)，已日益成為這些中心和機(jī)構(gòu)的沉重負(fù)擔(dān)。

（三）用檔意識缺位

任何事物，如不加以利用，都會(huì)失去其存在的價(jià)值。檔案的建設(shè)，其目的不僅僅是資料的保存，關(guān)鍵是如何利用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是高校畢業(yè)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)[7]。畢業(yè)生在以后的工作、生活和學(xué)習(xí)中難免會(huì)丟失一些重要證書，如畢業(yè)證、學(xué)位證、報(bào)到證、教師資格證等，如需進(jìn)行補(bǔ)辦，需要從檔案中復(fù)印相關(guān)資料，從升學(xué)錄取大表、登記表、學(xué)籍卡等資料中找尋畢業(yè)證、學(xué)位證、教師資格證編號或者報(bào)到證副聯(lián)等，然后再到相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)辦或開具證明。對于檔案利用應(yīng)走的程序，畢業(yè)生知之甚少，當(dāng)“書到用時(shí)方恨少”時(shí)，只能求救于畢業(yè)時(shí)的輔導(dǎo)員或畢業(yè)學(xué)校相關(guān)部門工作人員。

二、高校畢業(yè)生檔案意識缺失原因分析

高校畢業(yè)生檔案意識的缺失，既有歷史和社會(huì)因素，也有學(xué)校教育缺乏的因素，更與個(gè)人認(rèn)知息息相關(guān)。

（一）歷史因素

檔案作為一種歷史印跡，在階級社會(huì)中，體現(xiàn)著一定的階級屬性，是為一定的階級關(guān)系和階級利益服務(wù)的[8]。歷史發(fā)展到今天，普通檔案雖然能夠隨時(shí)查詢，但根據(jù)檔案法及相關(guān)規(guī)定，為保證檔案的完整性，個(gè)人不能私自接觸、領(lǐng)取、攜帶自己的檔案，個(gè)人傾其一生也許都無法接觸到自己的檔案，更不可能知道自己檔案包含的內(nèi)容。檔案的神秘性和封閉性的特點(diǎn)，造成人們無法通過感知形成檔案意識。大學(xué)階段，雖然畢業(yè)生在資料填寫過程中部分地接觸到了自己的檔案，但是大部分檔案由學(xué)校相關(guān)部門和人員生成與保管，畢業(yè)生無法知道自己檔案的全部內(nèi)容，這在一定程度上削弱了畢業(yè)生檔案意識的形成。

（二）社會(huì)因素

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)體制的改革、深化和發(fā)展，越來越多的畢業(yè)生走向了中小微型企業(yè)，這些企業(yè)對人才的考察不在乎檔案材料的優(yōu)劣，看重的是個(gè)人能力的大小，個(gè)人能夠?qū)ζ髽I(yè)創(chuàng)造多少價(jià)值。部分企業(yè)從畢業(yè)生招聘至工作，甚至在畢業(yè)生工作較長的時(shí)間內(nèi)，都不會(huì)過問檔案；部分企業(yè)即使對檔案有所要求，也會(huì)把檔案委托于人才交流中心或中介機(jī)構(gòu)托管，對于檔案難以做到隨時(shí)更新，幾乎等同于棄之于人才交流中心或中介托管機(jī)構(gòu)；部分企業(yè)則以種種理由拒絕接收和保管檔案，檔案要求松，使用率低，成為可有可無的材料，無形中降低了高校畢業(yè)生的檔案意識。

（三）教育因素

在我國小學(xué)和中學(xué)教育體系中，學(xué)校和家長注重的是應(yīng)試教育，與應(yīng)試教育無關(guān)的教育的開展則相對較少，檔案教育雖屬于教育范疇，但在小學(xué)和中學(xué)階段很少或基本不涉及。大學(xué)生階段，是形成個(gè)人檔案的重要時(shí)期，特別是畢業(yè)前期，但高校強(qiáng)調(diào)較多的是就業(yè)和離校安全教育，對畢業(yè)重要組成部分的檔案強(qiáng)調(diào)的較少，或者不予涉及。檔案教育的缺失，使畢業(yè)生難以形成檔案的概念和意識，導(dǎo)致畢業(yè)生對自己的檔案漠不關(guān)心，使用時(shí)則滿世界瘋找，不使用時(shí)則束之高閣。

（四）個(gè)人因素

高校畢業(yè)生檔案意識的缺失，個(gè)人因素是重要原因。受就業(yè)形勢嚴(yán)峻的影響，畢業(yè)生就業(yè)面臨較大的壓力，為了獲取較為滿意的職位，畢業(yè)生在招聘會(huì)、考試、面試等各個(gè)環(huán)節(jié)和不同地點(diǎn)之間來回奔波，無暇顧及自己的檔案，本應(yīng)個(gè)人填寫的“畢業(yè)生登記表”等重要資料，有時(shí)迫不得已委托于別的學(xué)生填寫，檔案的真實(shí)性大打折扣，即使自己填寫的內(nèi)容，也是草草應(yīng)付，不僅書寫潦草，內(nèi)容也極其淺薄。另外，招聘單位，特別是非公單位，對檔案的漠視程度，甚至拒絕接受檔案，也在無形中影響著畢業(yè)生檔案意識的生成。

（五）檔案數(shù)字化水平低

檔案建設(shè)的數(shù)字化水平低，影響著畢業(yè)生檔案意識的生成。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已深刻影響著人類的生產(chǎn)和生活，人們通過網(wǎng)絡(luò)等新興媒體就能方便、快速地搜索到自己需要的資料。但當(dāng)前檔案的數(shù)字化水平已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)的發(fā)展，個(gè)人檔案，特別是普通人的檔案尚未形成數(shù)字化，個(gè)人無法通過網(wǎng)絡(luò)查詢到自己的檔案。檔案數(shù)字化水平低阻礙著人們對檔案的有效利用，影響著高校畢業(yè)生形成檔案意識。

三、高校畢業(yè)生檔案意識培育路徑選擇

畢業(yè)生受教育的主體是高校，畢業(yè)生檔案意識的培育必須發(fā)揮高校的主體地位和作用，同時(shí)畢業(yè)生也要養(yǎng)成良好的檔案意識。

（一）學(xué)校教育

1.檔案員培訓(xùn)。加強(qiáng)高校畢業(yè)生的檔案意識，必須從提高畢業(yè)生的檔案知識開始。高校一般都設(shè)置專門的檔案館，并配備一定數(shù)量的檔案工作人員，這些人員一般都熟知檔案法律、法規(guī)和檔案操作的流程，對于檔案的把握都較為準(zhǔn)確和到位。學(xué)?？稍诖髮W(xué)生入校、平時(shí)教學(xué)或者畢業(yè)生離校時(shí)，專門安排檔案專業(yè)人員通過講座的開設(shè)、檔案館的參觀等方式對大學(xué)生進(jìn)行檔案知識的講解和教育，幫助大學(xué)生了解檔案的作用、意義以及與自身的關(guān)系，提高大學(xué)生對檔案的認(rèn)知與意識。

2.輔導(dǎo)員強(qiáng)化。高校輔導(dǎo)員作為開展大學(xué)生思想政治教育的骨干力量，在大學(xué)生日常思想政治教育和管理工作中扮演著組織者、實(shí)施者和指導(dǎo)者的角色[9]。經(jīng)調(diào)查研究，全國范圍內(nèi)60%的高校把大學(xué)生檔案放置到輔導(dǎo)員手中進(jìn)行管理[10]。從大一對高中檔案的收取，到獎(jiǎng)優(yōu)等各類材料的填寫和存放，到畢業(yè)時(shí)檔案材料的整理、封檔，甚至是轉(zhuǎn)遞，都離不開輔導(dǎo)員悉心、細(xì)心的指導(dǎo)和工作，大學(xué)生檔案工作儼然已成為高校輔導(dǎo)員的重要工作之一。在以上各個(gè)環(huán)節(jié)中，輔導(dǎo)員可從材料的填寫、檔案的保護(hù)和畢業(yè)前的離校教育等方面和時(shí)間段強(qiáng)化大學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)。

（二）個(gè)人養(yǎng)成

1.平時(shí)要注意資料的保存和上交。檔案材料豐富多彩，類型也多種多樣。經(jīng)由學(xué)校生成的材料大多保存完好，在畢業(yè)生離校后會(huì)裝入到畢業(yè)生檔案中。除學(xué)校外，畢業(yè)生還會(huì)通過社會(huì)或相關(guān)機(jī)構(gòu)參加一些重要的實(shí)踐活動(dòng)或比賽，以此取得相應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷或者一些職業(yè)資格證書，這些重要材料一般會(huì)由社會(huì)相關(guān)機(jī)構(gòu)直接反饋給畢業(yè)生，由畢業(yè)生留存，這需要畢業(yè)生在注重資料保存的同時(shí)，可通過兩種方式適時(shí)上交：一是收到材料時(shí)及時(shí)把資料上交到輔導(dǎo)員或者檔案部門，二是在畢業(yè)時(shí)集中把資料交給輔導(dǎo)員或者檔案部門。

2.建檔時(shí)要認(rèn)真和仔細(xì)地填寫。檔案是歷史痕跡，一經(jīng)生成便無法更改。畢業(yè)生在檔案建檔生成過程中，必須認(rèn)真仔細(xì)。一是字跡書寫認(rèn)真。要按照要求，使用黑色墨水或黑色中性筆認(rèn)真書寫，不可字跡潦草，盡量不要出現(xiàn)涂抹和錯(cuò)別字現(xiàn)象。二是內(nèi)容填寫認(rèn)真。檔案內(nèi)容極其豐富，要認(rèn)真對待所填內(nèi)容，如果涉及個(gè)人表現(xiàn)等較多內(nèi)容時(shí)，要打好草稿，認(rèn)真修改，修改完善后再在資料上填寫，切不可邊想邊寫，不僅會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容的不豐富，也會(huì)導(dǎo)致語句的不通順或者前后不對應(yīng)，更有可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字或者涂改現(xiàn)象。三是填寫過程必須仔細(xì)。要仔細(xì)核對所填信息，要達(dá)意，不能張冠李戴，文不對題。

3.離校后要注意檔案的查詢與保護(hù)。畢業(yè)生在離校后要注重檔案的查詢和保護(hù)。查詢是為了檔案的保護(hù)，切不可以就業(yè)為由忽視了檔案的去向。關(guān)于檔案的查詢，一是可以詢問學(xué)校檔案轉(zhuǎn)遞部門，咨詢檔案的去向，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到檔案接收單位查詢自己的檔案；二是如果學(xué)校開通了網(wǎng)上檔案去向查詢系統(tǒng)，要在較短的時(shí)間內(nèi)到查詢系統(tǒng)查詢自己的檔案去向。關(guān)于檔案的保護(hù)，對于考研、考取事業(yè)單位、簽約大型企業(yè)和回生源地就業(yè)的畢業(yè)生，檔案的流向和保管較為正規(guī)，檔案一般不會(huì)出現(xiàn)較大問題，需要重點(diǎn)關(guān)注的是到中小微型企業(yè)工作的畢業(yè)生?，F(xiàn)在部分高校出于檔案投遞的精確性，對于就業(yè)的畢業(yè)生一般都會(huì)郵寄到簽約單位，這些簽約單位可能無力掌管和放置檔案，需要畢業(yè)生及時(shí)與簽約單位協(xié)商，把檔案放置到有保管權(quán)限和能力的人才交流中心和中介機(jī)構(gòu)，以免放置到單位出現(xiàn)丟失的情形。

（三）網(wǎng)絡(luò)檔案開發(fā)

高校畢業(yè)生檔案與畢業(yè)生個(gè)人生活、學(xué)習(xí)、就業(yè)、發(fā)展息息相關(guān)，畢業(yè)生必須能夠方便、快捷地查詢和利用自己的檔案?，F(xiàn)今社會(huì)，已步入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)的便捷性深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，加快了人們對信息的獲取速度。高校在進(jìn)行常規(guī)檔案的整理和保護(hù)的同時(shí)，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案的探索和開發(fā)，把畢業(yè)生相關(guān)檔案生成網(wǎng)絡(luò)檔案，使畢業(yè)生通過用戶系統(tǒng)快速查詢自己的檔案，提升對檔案資料的利用效率。

總之，檔案在高校畢業(yè)生就業(yè)、發(fā)展等過程中扮演著重要角色，畢業(yè)生必須在建檔、管檔、用檔等環(huán)節(jié)強(qiáng)化檔案意識，切實(shí)維護(hù)檔案的完整性和發(fā)揮檔案對個(gè)人的促進(jìn)作用。

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