薛君

摘要：當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作過程中仍舊存在不少問題，這些問題的存在不僅影響了事業(yè)單位工作的開展，也影響了其服務(wù)功能的發(fā)揮，如何做好檔案管理工作是事業(yè)單位需要充分考慮的問題。論文簡(jiǎn)單闡述了事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，分析了檔案管理工作過程中存在的問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2018）006-0-01

一、引言

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其工作過程中涉及檔案資料的收集、整理、保管、編制、檢索、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，科學(xué)的檔案管理能為信息查閱提供便利，同時(shí)改善工作效率。當(dāng)前，社會(huì)體系逐漸復(fù)雜，事業(yè)單位的檔案管理工作量也在逐漸增多，但是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中仍舊存在一系列的問題，需要采取有效措施予以優(yōu)化改進(jìn)[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1.檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)不足，缺少專業(yè)的信息化管理人才

檔案管理工作人員的素質(zhì)能力會(huì)對(duì)管理成效產(chǎn)生直接影響，當(dāng)前，不少事業(yè)單位檔案管理工作專業(yè)性不足，實(shí)際工作過程中工作人員職業(yè)素質(zhì)不足以應(yīng)對(duì)日常管理工作要求，甚至存在未接受專業(yè)培訓(xùn)的人員來開展工作，其對(duì)于檔案管理的理論知識(shí)匱乏，工作態(tài)度差，工作過程消極散漫、敷衍了事，造成檔案管理工作效率極其低下，并且管理工作人員隊(duì)伍流動(dòng)性大，影響管理穩(wěn)定性。并且，實(shí)際檔案管理工作過程中不少人員缺乏信息化專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，造成檔案信息化工程建設(shè)工作無法推進(jìn)，無法充分發(fā)揮信息化技術(shù)作用。

2.檔案管理過程中缺乏完善的管理體系，檔案管理工作無法充分發(fā)揮效能

事業(yè)單位檔案管理工作缺乏有效的管理制度、體系，檔案管理工作的規(guī)范性差，日常工作過程中無據(jù)可查，資料收集范圍不明確，歸檔工作不能根據(jù)規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行，檔案的保存管理較為混亂，這些問題都極大的影響檔案管理工作的效率和成效，甚至部分事業(yè)單位檔案管理制度，在實(shí)際工作中根本不予落實(shí)，整個(gè)工作過程隨意性較大，執(zhí)行力度差，檔案管理工作的權(quán)威性較低。加之事業(yè)單位檔案管理工作無法為單位帶來顯著的效益，其管理工作過程中耗時(shí)、耗力，部分單位不愿進(jìn)行投入，造成一系列的管理問題出現(xiàn)，事業(yè)單位檔案管理工作無法充分發(fā)揮其效能。

3.缺乏有效措施對(duì)檔案信息進(jìn)行合理保管，給信息化管理工作造成阻礙

事業(yè)單位檔案管理工作過程中，對(duì)各類檔案資料的保管是非常重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，當(dāng)前信息化技術(shù)手段不斷推陳出新，電子檔案日漸普及，但是多數(shù)保密性高、重要性高的檔案資料，仍舊需要采用紙質(zhì)管理方式進(jìn)行備案管理，但是實(shí)際工作過程中，不少單位針對(duì)這些特殊要求的檔案資料管理措施不完善，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度不能有效協(xié)調(diào)，不少電子資料因軟硬件問題出現(xiàn)丟失、損毀，在查找過程中無法充分發(fā)揮信息化手段的價(jià)值，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化工作的推進(jìn)。

4.缺少管理和保護(hù)檔案資料的根本意識(shí)，對(duì)具體的檔案資料更新不及時(shí)

事業(yè)單位原有檔案管理方式、設(shè)備隨著時(shí)間的推移，可能會(huì)出現(xiàn)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的狀況，但是不少事業(yè)單位并沒有真正認(rèn)識(shí)到此類問題的嚴(yán)重性，以至于日常管理工作過程中，大量的檔案管理工作信息更新不及時(shí)，甚至許久不見更新，不能根據(jù)社會(huì)發(fā)展需求，積極引進(jìn)高新技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理與修復(fù)，管理和保護(hù)檔案資料的根本意識(shí)仍舊薄弱。并且，因各個(gè)單位人員工作交替，不少檔案管理人員未能及時(shí)整理、封存舊有檔案，而新的檔案又不能及時(shí)更新，各類檔案管理工作交接存在問題，造成不少檔案資料變成“死檔”、“棄檔”，這不僅增加了檔案資料整理的工作量，還給檔案資料的查詢?cè)斐蓢?yán)重障礙。

三、改善事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀問題的對(duì)策

1.加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，建立完善的檔案管理工作體系

事業(yè)單位檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)發(fā)展必須從根本上加以重視，同時(shí)建立完善的檔案管理工作體系，這是事業(yè)單位檔案管理工作開展的基本前提。將檔案管理工作列入單位工作規(guī)劃，劃分相應(yīng)的管理權(quán)責(zé)，建立與單位實(shí)際狀況相適應(yīng)的綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，明確相關(guān)人員在日常管理工作過程中的職責(zé)，讓檔案管理工作人員意識(shí)到自己的責(zé)任，適度對(duì)優(yōu)秀的檔案管理工作人員進(jìn)行表彰，提升其工作積極性。針對(duì)檔案管理工作過程中存在的問題要及時(shí)安排解決，對(duì)各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一性的管理，確保檔案管理機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用，形成完善的檔案管理體系，規(guī)范化的進(jìn)行檔案的接收整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀、庫(kù)房管理等工作。

2.加大檔案管理信息化建設(shè)工作力度，充分發(fā)揮檔案管理工作效能

信息化技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，通過建立事業(yè)單位檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，促使單位內(nèi)外資料交流，避免檔案出現(xiàn)遺失，提高檔案利用率，在檔案管理實(shí)際工作中，為檔案管理配備完善的儀器、設(shè)備，提高其管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，并及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行更新，針對(duì)出現(xiàn)變化的資料要及時(shí)收集、整理，對(duì)于廢棄的資料要另作封存，有效提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。同時(shí)，注重檔案資料利用的合理性問題，確保事業(yè)單位檔案管理工作開展真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.加大檔案管理人員培訓(xùn)教育工作力度，通過提升人員素質(zhì)改善管理質(zhì)量

事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)是管理工作成效的決定性因素。在事業(yè)單位檔案管理工作過程中安排專人進(jìn)行檔案管理，輔以完善的檔案管理制度體系，形成單位上下重視檔案管理工作氛圍，就能確保事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量有效提升。從人員入職開始，就關(guān)注專業(yè)化的檔案管理人才，在安排工作期間，要注意檔案管理工作不是隨便就可以勝任的，要選擇接受能力強(qiáng)、邏輯能力強(qiáng)的人進(jìn)入崗位，確保檔案管理工作有序開展。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位管理工作過程中檔案管理是其有機(jī)組成部分，對(duì)單位未來發(fā)展有非常重要的借鑒意義，只有充分重視檔案管理工作，建設(shè)完善的檔案管理制度體系，采用現(xiàn)代信息化手段優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，為單位檔案管理工作提供良好的氛圍，才能推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向高效、快捷的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙晶.事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理分析[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017（24）：176.