涂文洪

批量排版輸出各類證件是快印店常常碰到的活件之一，一般都是采用WORD的郵件合并功能來(lái)制作。郵件合并被公認(rèn)是WORD的高級(jí)應(yīng)用，除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以批量排版輸出標(biāo)簽、工資條、成績(jī)單、證書(shū)、獎(jiǎng)狀、準(zhǔn)考證、明信片、員工胸卡等，可謂是功能強(qiáng)大，但是WORD菜單下郵件合并的常規(guī)用法，只對(duì)文字部分有效，對(duì)圖片的自動(dòng)匹配和批量排版輸出則無(wú)能為力。深度挖掘郵件合并功能可以極大地提高工作效率，本文在常規(guī)郵件合并的基礎(chǔ)上用 IncludePicture域?qū)胝掌粌H實(shí)現(xiàn)了文字，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了圖片的自動(dòng)批量排版輸出。

下面就以制作如圖1所示某公司帶照片的員工出入證為例，來(lái)說(shuō)明如何實(shí)現(xiàn)帶照片證件的自動(dòng)批量排版輸出。

進(jìn)行郵件合并前的準(zhǔn)備工作

1.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

在EXCEL中制作并存儲(chǔ)數(shù)據(jù)源文檔，內(nèi)容包括員工出入證上出現(xiàn)的字段名稱和對(duì)應(yīng)的具體內(nèi)容，以及對(duì)應(yīng)照片文件的文件名，如圖2所示。注意數(shù)據(jù)源中標(biāo)題行必須是字段名稱，除字段外還必須有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)行中間不能有空行。

2.準(zhǔn)備WORD主文檔

單個(gè)出入證胸牌的成品尺寸是80mm×120mm，經(jīng)過(guò)計(jì)算，一張16開(kāi)打印紙（184mm×260mm）剛好可以排下4個(gè)出入證。

建立主文檔，布局下設(shè)定紙張大小為16開(kāi)，紙張方向縱向，頁(yè)邊距上、下、左、右6mm，設(shè)定分欄為兩欄，并進(jìn)行基礎(chǔ)排版制作出如圖3的效果。值得注意的有三點(diǎn)，一是小版面文字和圖片的位置在WORD中可以考慮借用表格來(lái)控制，基礎(chǔ)版式排好后再將表格線的顏色設(shè)定為無(wú)色，如圖4所示；二是表格外最后一個(gè)回車符號(hào)，要將其行距設(shè)為固定值，以避免后期排大版時(shí)表格位置出現(xiàn)錯(cuò)亂；三是主文檔制作好后一定要存儲(chǔ)，以便后期能順利進(jìn)行郵件合并?；A(chǔ)排版的其他步驟沒(méi)有難度，本文就不贅述了。

3.將上述數(shù)據(jù)文檔和WORD主文檔及數(shù)據(jù)文檔中“照片“字段記錄的所有圖片文檔置于同一文件夾內(nèi)，進(jìn)行郵件合并實(shí)現(xiàn)文字部分的自動(dòng)排版。

①打開(kāi)WORD主文檔，選擇郵件-開(kāi)始郵件合并-目錄，這一步是設(shè)定用目錄方式進(jìn)行郵件合并。

②選擇郵件-開(kāi)始郵件合并-選擇收件人-使用現(xiàn)在列表，在對(duì)話框中選中已經(jīng)制作好的數(shù)據(jù)文檔，這一步是將數(shù)據(jù)文檔與主文檔關(guān)聯(lián)起來(lái)。

③選擇郵件-編寫(xiě)和插入域-插入合并域，在對(duì)應(yīng)的位置插入不同字段的合并域，如圖5所示。

④選擇郵件-預(yù)覽結(jié)果，以及點(diǎn)擊下一條記錄翻頁(yè)右三角按鈕，查看自動(dòng)排版的結(jié)果是否與數(shù)據(jù)文檔中的記錄一致，如圖6所示。

利用IncludePicture域?qū)φ掌M(jìn)行排版

1.在WORD主文檔中將光標(biāo)置于需要插入照片的位置，選擇插入-文本-文檔部件，類別選鏈接和引用，域選IncludePicture，文件名或URL隨意輸入一個(gè)字符，比如a，如圖7所示。主文檔中照片的位置出現(xiàn)鏈接的圖像框，如圖8。

2.選中鏈接的圖像框，按下Shift+F9刷新，此處用WORD打開(kāi)后，是一個(gè)不能正常顯示的圖片框，請(qǐng)編輯選中圖片框，按下Shift+F9即可刷新為語(yǔ)句以方便文章刊出，選中之前輸入的字符a， 選擇郵件-編寫(xiě)和插入域-插入合并域-照片，將a替換為照片域。

3.選中鏈接圖像框，按下F9刷新后顯示照片，調(diào)整照片大小如圖9所示。

實(shí)現(xiàn)所有記錄的批量排版輸出

1.選擇郵件-完成并合并-編輯單個(gè)文檔-全部，即可實(shí)現(xiàn)文字部分的自動(dòng)批量排版。

2.按下Ctrl+A全選，按下F9刷新所有照片，至此便完美地實(shí)現(xiàn)了文字和照片部分的自動(dòng)批量排版，如圖10所示。

3.存儲(chǔ)上述完成合并后自動(dòng)生成的名為“目錄“的文件，便可用16開(kāi)紙?jiān)诖蛴C(jī)上批量打印輸出，這時(shí)可以輕松愉快地去喝杯咖啡，待輸出完成后，對(duì)16開(kāi)紙進(jìn)行裁切，一分為四，便可獲得4個(gè)人的帶照片的出入證。

小結(jié)

郵件合并功能強(qiáng)大，用好了可以在工作中事半功倍，利用IncludePicture域批量導(dǎo)入照片，對(duì)自動(dòng)排版輸出各種帶照片的證件，效率高、操作方便，有非常大的實(shí)際意義。

作者單位：貴州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院