龍艷瓊

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?伴隨著國內(nèi)職業(yè)教育的日益完善，院校二級管理體制的漸趨成熟，二級學(xué)院綜合管理辦公室開始承擔(dān)越來越多的職能。面對繁重復(fù)雜的任務(wù)，辦公室工作人員如何在學(xué)校、學(xué)院和個人三個層面的共同作用下提升自身素質(zhì)、提高業(yè)務(wù)水平，開創(chuàng)新的工作模式是主要討論的問題。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?高職院校;二級學(xué)院;辦公室;人員素質(zhì)

[中圖分類號] ?G715 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）27-0214-02

二級學(xué)院綜合管理辦公室作為學(xué)校各職能處室的下級部門，同時又是各學(xué)院內(nèi)部的管理部門，一直以來起著聯(lián)結(jié)學(xué)校和學(xué)院、領(lǐng)導(dǎo)和教職工、教師和學(xué)生的作用，是學(xué)校和學(xué)院正常運行的樞紐和管理中心。隨著學(xué)校規(guī)模的擴大和學(xué)校各項管理權(quán)力下移，二級學(xué)院綜合管理辦公室面臨著更加繁重的任務(wù)和更大的挑戰(zhàn)。目前，二級學(xué)院綜合辦公室的工作任務(wù)主要有以下幾個方面：一是上傳下達(dá)，溝通協(xié)調(diào)。作為對外展示學(xué)院風(fēng)采的窗口和對內(nèi)提供服務(wù)的平臺，必須做好聯(lián)絡(luò)樞紐的作用，承擔(dān)起協(xié)調(diào)溝通的責(zé)任;二是輔助與協(xié)辦。綜合辦公室以“輔助”為核心，以“協(xié)辦”為職能，思想上理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，行動上服從安排并協(xié)助辦理;三是管理與服務(wù)。二級學(xué)院綜合辦公室的工作形式是管理，本質(zhì)上是服務(wù)，需要統(tǒng)籌學(xué)院教學(xué)、科研、人事、行政等各項工作，為領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生做好后勤服務(wù)[1]。

二級學(xué)院綜合辦工作的重要性和復(fù)雜性決定了工作人員必須具備良好的政治素養(yǎng)、過硬的業(yè)務(wù)能力和較強的心理素質(zhì)，與此同時，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，社會和學(xué)校也對二級學(xué)院綜合辦公室工作人員提出了新的要求。如何盡快提升綜合辦管理人員綜合水平和素質(zhì)，使之滿足國家和政府對職業(yè)教育發(fā)展的規(guī)劃與期待，本文認(rèn)為應(yīng)該從學(xué)校、學(xué)院、個人三個層面齊心協(xié)力，共同突破。

一、學(xué)校層面

（一）完善引入機制，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

目前，大部分高校二級學(xué)院綜合辦公室出現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)（性別比例、年齡構(gòu)成、學(xué)歷水平、職稱等）不合理現(xiàn)象，導(dǎo)致工作人員缺乏工作激情，缺乏創(chuàng)造熱情，工作難以配合[2]。因此學(xué)校在引入人才時，應(yīng)根據(jù)崗位需要配備具有管理學(xué)、教育學(xué)、秘書學(xué)、服務(wù)專業(yè)背景的優(yōu)秀人才，同時考慮性別、年齡等因素，優(yōu)化辦公室人才結(jié)構(gòu)，激發(fā)綜合辦公室的團隊活力。

（二）做好管理工作，提供晉升平臺

綜合辦公室工作人員長期從事師生管理和后勤服務(wù)等方面的工作，工作時間長，工作性質(zhì)復(fù)雜，工作任務(wù)繁瑣，沒有富余時間和精力參與專業(yè)理論研究，加上外出進修、學(xué)習(xí)的機會比較少，造成其無課題、無論文，職稱評聘難，工資待遇提高難，發(fā)展空間狹窄的局面[3]。因此，學(xué)校必須做好綜合辦公室工作人員的人事工作，打通晉升通道，拓寬發(fā)展平臺。

（三）建立集訓(xùn)制度，提高綜合素質(zhì)

新知識的注入是一個單位永葆生機的動力，二級學(xué)院綜合辦長期在象牙塔內(nèi)部重復(fù)機械地工作，與社會各界、校內(nèi)各部門之間互動偏少，長時間的隔離會造成辦公室工作人員思想保守、鮮有突破。因此，學(xué)校有必要效仿企業(yè)建立集訓(xùn)機制，定期組織各辦公室工作員工參加各種形式、各種內(nèi)容的集訓(xùn)活動，如：新政策新思想的講座、戶外團隊活動、新技能的現(xiàn)場講解等。多層次、多形式的集訓(xùn)既能豐富綜合辦公室人員的工作、生活，又可以提升他們的思想水平，增強業(yè)務(wù)能力。

二、學(xué)院層面

（一）轉(zhuǎn)變固有觀念，給予鼓勵關(guān)注

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和各級師生應(yīng)清楚地認(rèn)識綜合辦公室工作的復(fù)雜性和專業(yè)性，理解綜合辦工作人員的付出，尊重綜合辦工作人員的勞動。在社會經(jīng)濟、科技飛速發(fā)展的現(xiàn)在，處于高校這樣一個引領(lǐng)新思想、新觀念、新文化、新知識的陣地，綜合辦公室工作人員要面對的服務(wù)對象是高知識分子，要不斷地更新管理方法和手段，他們面臨著前所未有的壓力。因此，需要領(lǐng)導(dǎo)給予鼓勵和關(guān)注，認(rèn)可勞動、提供機會，使每個工作人員都能在崗位上真正發(fā)揮出自己的才能。

（二）更新激勵機制，喚起工作熱情

與專任教師相比，綜合辦公室工作人員的工作內(nèi)容顯得單調(diào)、枯燥，因?qū)嵭凶嘀?，上班時間較長，然而工資待遇卻不如專任教師高，這大大消磨了綜合辦公室工作人員的工作熱情，使不少人員出現(xiàn)了“不求無功、但求無過”的心態(tài)[4]。為改變這種現(xiàn)狀，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在綜合辦公室管理中引入激勵機制、競爭機制和淘汰機制，逐漸形成一套操作性強、便于監(jiān)督和檢查的考核制度，從而激發(fā)綜合辦公室工作人員的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)揮其潛能。

（三）促進雙向流動，加強交互學(xué)習(xí)

首先，采取“走出去”的形式，派綜合辦公室工作人員參加相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，如中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會定期開展的辦公室文秘寫作培訓(xùn)、辦公室管理人員專業(yè)培訓(xùn)等，提高其業(yè)務(wù)能力。其次，積極采用“請進來”的辦法，定期邀請校內(nèi)有經(jīng)驗的老辦公室工作人員或者校外專家經(jīng)常到學(xué)院與工作人員交流經(jīng)驗。最后，為綜合辦公室工作人員提供參與課題項目和外出考察學(xué)習(xí)的機會，使工作人員在學(xué)習(xí)研究的過程中能夠了解學(xué)術(shù)前沿動態(tài)，掌握最新知識，提升科研水平，并應(yīng)用于自身工作實踐。

三、個人層面

（一）形成學(xué)習(xí)意識

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，社會各行各業(yè)都在發(fā)生著日新月異的變化。高職院校作為面向社會培養(yǎng)優(yōu)秀人才的前沿陣地，應(yīng)當(dāng)走在時代發(fā)展的前列，綜合辦公室工作人員的學(xué)習(xí)就顯得尤其重要和緊迫，需要工作人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，轉(zhuǎn)換思維方式，提升自身水平，適應(yīng)新的工作模式。一是要系統(tǒng)掌握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表重要思想科學(xué)發(fā)展觀、和習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，提高思想覺悟;二是全面了解國家、地方、學(xué)校及學(xué)院的教育方針政策、法律法規(guī)，提高理論政策水平;三是要定時學(xué)習(xí)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)科技和辦公自動化等，使自己的業(yè)務(wù)水平跟上社會步伐，提高工作效率。

（二）培養(yǎng)良好心態(tài)

綜合辦公室工作內(nèi)容多、事務(wù)雜、突發(fā)性強，工作人員經(jīng)常需要做自己本職工作以外的一些協(xié)調(diào)性工作，而且容易成為諸多矛盾的焦點，最終造成工作人員有較重的心理負(fù)擔(dān)，容易急躁、不安[5]。又由于坐班時間長、工作任務(wù)重，綜合辦工作人員容易患肩頸、腰背等職業(yè)病。為了保持充沛的工作精力、良好的工作態(tài)度，工作人員必須具備健康的體魄和良好的心理素質(zhì)，以積極向上的心態(tài)去工作。為此，綜合辦工作人員平時應(yīng)多參加體育項目、健身活動，保證身體健康，同時多閱讀減壓書籍、欣賞文化藝術(shù)，放松心情，保持心態(tài)平和。只有這樣，綜合辦公室工作人員才能具備較強的抗挫折能力，能在復(fù)雜的環(huán)境中冷靜、高效地處理各種事務(wù)。

（三）樹立服務(wù)理念

二級學(xué)院綜合辦公室從體制上講屬于學(xué)校下屬辦公室，受學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)直接指揮，并為全院師生服務(wù)。綜合辦公室工作以“服務(wù)”為核心，一是服務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)、二是服務(wù)師生，服務(wù)的質(zhì)量和效果決定了學(xué)院能否正常運行，教學(xué)、科研等工作能否順利開展，這就要求綜合辦公室工作人員一定要具備兢兢業(yè)業(yè)的服務(wù)理念和全心全意的服務(wù)精神。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面，工作人員要具備較強的理解能力和反應(yīng)能力，快速對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情做出理解、判斷，付諸實踐并及時反饋。除此之外，還要主動抓好信息處理工作，完成好信息收集、協(xié)助監(jiān)察等任務(wù)，及時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、系統(tǒng)、周密的信息。服務(wù)師生方面，要保持細(xì)心、耐心、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，踏實、嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，想師生之所想、急師生之所急，不松懈、不將就、不懶惰、不怠慢，為大家做好后勤保障工作。

（四）發(fā)揮創(chuàng)新精神

任何墨守成規(guī)的管理都不能取得長足的進步，經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展要求綜合辦工作人員與時俱進、開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮主觀能動性，要求工作人員在遵守基本法律制度的前提下，開辟工作思路、轉(zhuǎn)變工作方式、創(chuàng)新工作模式。因此，辦公室工作人員要做到以下幾個方面：一是轉(zhuǎn)變固有觀念，克服形式主義、教條主義，開發(fā)新的工作方式。在工作中消除“多一事不如少一事”的想法，緊密圍繞學(xué)院每階段的重點工作部署，創(chuàng)造性地開展工作，勇于嘗試更高效、更新穎的方式方法，使基本工作向優(yōu)質(zhì)工作轉(zhuǎn)變，不能怕犯錯、怕被批評;二是積極學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法。要做到不恥下問，多學(xué)習(xí)、多研究新的辦公工具，主動接受新鮮事物，使工作事半功倍;三是主動拓展工作領(lǐng)域。二級學(xué)院綜合辦公室工作人員要勇于走出去，跳出自身辦公室狹小的范圍，凡是有助于學(xué)院發(fā)展的、廣大師生需要和要求的都應(yīng)該主動納入工作范圍，盡量做到面面俱到[6]。

努力發(fā)展高職教育是當(dāng)前政治、經(jīng)濟、科技迅速發(fā)展的需要，是我們從“制造業(yè)大國”走向“制造業(yè)強國”的必經(jīng)之路。如何發(fā)展高職教育已是當(dāng)下炙手可熱的話題，高職教育的革命也是“人”的革命，作為高職院校樞紐的二級學(xué)院綜合辦公室，此時應(yīng)審視自身的工作現(xiàn)狀，從提高工作人員素質(zhì)開始，提高辦公室工作能力和效率，為職業(yè)教育更好的明天奉獻力量。

參考文獻：

[1]洪鴻麟.高校二級學(xué)院辦公室人員素質(zhì)探討[J].高等教育在線，2014（772）：143.

[2]陳全文.論高校辦公室人員能力素質(zhì)提升的途徑[J].湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014（5）：112-115.

[3]陸一.淺談高校二級管理學(xué)院院辦工作人員綜合素質(zhì)及能力的發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（7）：233-234.

[4]杜世平，趙凱.提升農(nóng)林高校二級學(xué)院綜合辦公室業(yè)務(wù)績效的對策選擇[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2013（8）：64-67.

[5]秦悅悅.高校二級學(xué)院綜合辦公室職能特點及工作創(chuàng)新途徑研究[J].高教論壇，2015（4）：16-17.

[6]王瑞萍.試論校、院二級管理模式下學(xué)院辦公室人員素質(zhì)的提升[J].中國電力教育，2010（19）：28-29.