王曉琴

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，信息化已經(jīng)成為高校檔案管理的必然方向。這是因?yàn)樾畔⒒芾聿粌H是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代檔案管理工作的要求，也是檔案管理人員發(fā)展的要求和檔案利用的要求。為此，從互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理工作變革的必要性入手，著重分析互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理中的問(wèn)題，探索互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)路徑以及后續(xù)保障措施。希望能為新時(shí)期高校檔案管理工作提供一定的借鑒。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代;高校;檔案管理;策略

[中圖分類號(hào)] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號(hào)] ?2096-0603（2018）27-0188-02

當(dāng)前受各方面因素的影響，很多高校檔案管理存在缺乏對(duì)信息化的重視、檔案利用不足、信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的變革。為解決這些問(wèn)題，高校必須加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息檔案管理工作的探索，積極變革檔案管理方法?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代信息檔案管理工作變革不僅能夠優(yōu)化檔案管理工作，而且對(duì)高校檔案利用和高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展意義深刻。

一、互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理工作變革的必要性

（一）檔案管理工作的要求

在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，高校檔案管理工作變革是檔案管理工作的要求。具體來(lái)講，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。在這種情況下，檔案管理工作應(yīng)跟隨時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行變革，積極引入信息技術(shù)，采用信息化管理，更新檔案管理方式，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用。在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，檔案管理工作效率提升必須使用信息技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，更新檔案管理理念，開(kāi)展信息化管理。

（二）檔案管理人員發(fā)展的要求

在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，檔案管理工作變革是檔案管理發(fā)展的要求。具體來(lái)講，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展對(duì)人才提出了更高的要求，只有培養(yǎng)信息技術(shù)人才，才能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展。在這種情況下，檔案管理人員想要生存與發(fā)展，必須加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)，將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中，提高自身工作能力和創(chuàng)新能力?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的運(yùn)用必然會(huì)推動(dòng)檔案管理工作的變革。因此，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理工作變革是檔案管理發(fā)展的要求。

（三）檔案利用的要求

在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，檔案管理工作變革是檔案利用的要求。具體來(lái)講，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展提高了對(duì)檔案利用的要求，檔案利用不僅需要通過(guò)紙質(zhì)檔案的方式，還需要通過(guò)電子信息檔案的方式進(jìn)行利用。在這種情況下，高校必須開(kāi)展信息化管理，加快建設(shè)電子檔案，滿足電子檔案利用的需求。由此可見(jiàn)，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理工作變革是檔案利用的要求。

二、互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理中的問(wèn)題

（一）缺乏重視

有些高校在檔案管理中缺乏對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的重視，沒(méi)有積極開(kāi)展信息化管理。具體來(lái)講，有些高校檔案缺乏對(duì)信息化管理的投入，沒(méi)有積極引入先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，也沒(méi)有購(gòu)置檔案管理的信息化設(shè)備，缺乏對(duì)信息化管理人員的培訓(xùn)，嚴(yán)重影響信息化管理的發(fā)展，導(dǎo)致檔案信息化管理發(fā)展緩慢。另外，還有一些高校忽視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理意義不大，缺乏對(duì)檔案管理的科學(xué)規(guī)劃，沒(méi)有在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)和前景進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。

（二）檔案利用不足

很多高校對(duì)檔案利用不足，認(rèn)為檔案管理只需要將檔案保存好即可，忽視對(duì)檔案的利用，難以充分發(fā)揮檔案在高校工作中的價(jià)值。具體來(lái)講，有些高校的檔案存儲(chǔ)模式和檔案檢索模式十分陳舊，檔案查閱程序復(fù)雜。例如，有些高校仍采用手工整理的方法對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，無(wú)法通過(guò)電子傳遞、網(wǎng)上瀏覽等方式對(duì)檔案進(jìn)行查閱和利用。另外，還有一些高校檔案人員為了保證檔案的完整性而私自封藏檔案，拒絕外來(lái)人員借閱，嚴(yán)重影響檔案利用。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，檔案管理需要充足的信息化基礎(chǔ)設(shè)施?，F(xiàn)階段有些高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的信息化發(fā)展。例如，有些高校沒(méi)有積極購(gòu)置技術(shù)系統(tǒng)和軟件設(shè)備、硬件設(shè)備，導(dǎo)致檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備缺失，檔案信息化業(yè)務(wù)無(wú)法開(kāi)展。并且，有些高校雖然購(gòu)置了檔案信息化管理設(shè)備，但是設(shè)備數(shù)量較少，難以滿足檔案人員的工作需求，嚴(yán)重影響信息化檔案工作的開(kāi)展。

（四）檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理人員素質(zhì)是高校檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代面臨的重要問(wèn)題。在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，檔案管理工作要求管理人員具備較高信息素養(yǎng)，能夠運(yùn)用高水平信息技術(shù)開(kāi)展信息化管理。然而，當(dāng)前很多高校檔案人員的信息化素養(yǎng)不高。具體表現(xiàn)在有些檔案人員缺乏對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不具備信息技術(shù)基礎(chǔ)，無(wú)法操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，導(dǎo)致信息化管理難以開(kāi)展。有些檔案人員雖然具備基礎(chǔ)的信息技術(shù)操作，但是缺乏專業(yè)的信息化檔案管理技能，信息化檔案管理不夠?qū)I(yè)，管理效率不高。另外，還有一些檔案管理人員的信息化檔案管理實(shí)踐較少，缺乏對(duì)信息化管理的認(rèn)同，在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代抵制信息化管理，導(dǎo)致檔案管理不符合互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展。

三、高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）檔案收集信息化

檔案收集信息化指使用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集。高校檔案信息凌亂復(fù)雜，收集整理十分繁瑣枯燥，而信息化的收集方法能夠運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和自動(dòng)歸類技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘和歸類，使凌亂的檔案變得有序，加快了檔案整理的速度，提高了檔案整理的效率。另外，信息化檔案收集可以采用自動(dòng)化裝訂整理，增強(qiáng)檔案信息校對(duì)的準(zhǔn)確性。

（二）檔案利用信息化

信息化檔案利用是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代檔案利用的必然趨勢(shì)。信息化檔案利用需要探索信息化的利用方式，充分開(kāi)發(fā)信息化檔案資源，優(yōu)化檔案信息采集、存儲(chǔ)、加工和輸出過(guò)程。高校應(yīng)加快探索信息化的檔案檢索手段，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善硬件和軟件設(shè)備，優(yōu)化學(xué)校網(wǎng)絡(luò)，確保檔案的信息化利用有效開(kāi)展。另外，高校應(yīng)積極探索檔案利用的信息化渠道。為此，高校檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)館藏檔案的宣傳，積極主動(dòng)向外界提供檔案參考服務(wù)。同時(shí)，高校可以為特定需求者提供檔案利用服務(wù)，加快開(kāi)展信息化檔案利用。

（三）檔案管理信息化

檔案管理信息化主要針對(duì)檔案業(yè)務(wù)開(kāi)展信息化管理，能夠有效提高檔案利用效率。高校應(yīng)加快構(gòu)建自動(dòng)化辦公環(huán)境，開(kāi)展自動(dòng)化檔案業(yè)務(wù)管理，使用計(jì)算機(jī)設(shè)備開(kāi)展檔案接收業(yè)務(wù)、檔案登記業(yè)務(wù)、檔案借閱業(yè)務(wù)、檔案資料目錄編制或查詢業(yè)務(wù)等。此外，針對(duì)高校檔案管理信息化的發(fā)展，高校還可以在同等級(jí)學(xué)校的相互協(xié)助作用下，一同建立網(wǎng)絡(luò)檔案共享信息數(shù)據(jù)庫(kù)，增加在線網(wǎng)絡(luò)檔案信息查詢服務(wù)，在加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理在線信息化管理的同時(shí)，促進(jìn)高校檔案資源利用率的提升。

四、互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代高校檔案管理工作變革保障措施

（一）加強(qiáng)重視

思想意識(shí)對(duì)實(shí)踐工作的開(kāi)展極具導(dǎo)向作用，因此互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代我國(guó)要想有效促進(jìn)高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，首先，要從思想意識(shí)上做起，相關(guān)部門(mén)應(yīng)努力加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作信息化改革的重視。一方面，要從高校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做起，加強(qiáng)其對(duì)信息化檔案改革工作的重視，促進(jìn)相關(guān)教育資源向檔案管理工作傾斜，加大對(duì)信息化檔案建設(shè)的投入。為檔案管理信息化工作規(guī)劃、政策的制定、專項(xiàng)資金的投入、信息技術(shù)人才引進(jìn)、信息化設(shè)備購(gòu)置等提供重要的物質(zhì)保障，確保檔案管理信息化后續(xù)工作的開(kāi)展。另一方面，高校要加強(qiáng)基層檔案管理工作人員對(duì)檔案管理信息化的重視，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化是當(dāng)前行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，無(wú)論是對(duì)自身工作的有序開(kāi)展，還是對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提升而言都極具重要意義。

（二）完善管理制度

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代開(kāi)展檔案管理應(yīng)積極完善檔案管理制度，為檔案信息化提供制度保障。為此，高校應(yīng)積極完善檔案保密制度，防止工作人員惡意泄露檔案信息，確保學(xué)校和個(gè)人信息的安全。高校應(yīng)積極健全檔案利用制度，對(duì)檔案利用進(jìn)行合理規(guī)定，明確檔案利用的范圍、方式、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等，確保檔案利用的保密性。此外，高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代應(yīng)積極制定信息化建設(shè)計(jì)劃，明確信息化檔案建設(shè)目標(biāo)、信息化建設(shè)步驟等，確保信息化管理的有序開(kāi)展。

（三）提高檔案利用率

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代應(yīng)不斷提高檔案利用率，加快檔案信息化利用。為此，高校應(yīng)積極改變檔案管理方式，采用信息化編研方式對(duì)檔案進(jìn)行編輯和操作，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行分類保存和分類歸檔，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。高校應(yīng)積極加快檔案館藏信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，便于檔案的利用和檢索，提高檔案利用效率。另外，高校應(yīng)積極完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索，優(yōu)化檢索方式，運(yùn)用信息技術(shù)提高檢索效率，為檔案利用提供便利。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化提供充足設(shè)施。高校應(yīng)加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，購(gòu)置信息化建設(shè)的相關(guān)硬件和軟件設(shè)施，確保檔案信息化管理的開(kāi)展。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)硬件和軟件設(shè)備的管理，及時(shí)更新設(shè)備并排除設(shè)備故障，確保設(shè)備的功能性，做好信息化設(shè)備維護(hù)和管理工作。同時(shí)，高校在設(shè)備管理過(guò)程中應(yīng)不斷提高安全技術(shù)水平，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全防范，為檔案管理提供安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代開(kāi)展檔案管理需要高素質(zhì)檔案人員，因此，應(yīng)不斷提高檔案工作人員的素質(zhì)。為此，高校應(yīng)組織檔案人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案人員對(duì)信息化管理知識(shí)和檔案信息化管理技能的學(xué)習(xí)，使檔案人員具備信息化管理的基本技能。同時(shí)，高校應(yīng)積極鼓勵(lì)檔案人員的職業(yè)發(fā)展，提高檔案人員學(xué)習(xí)的積極性，引導(dǎo)檔案人員樹(shù)立時(shí)代意識(shí)和終身學(xué)習(xí)意識(shí)，使檔案人員能夠在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的要求下，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理技術(shù)，提高檔案人員的信息化素養(yǎng)。

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