【摘要】本文對辦公自動化應用于電子檔案管理的優(yōu)勢進行了全方位的分析，首先，簡要概述了辦公自動化與電子檔案的關系，其次，詳細闡釋了辦公自動化在電子檔案管理中的優(yōu)勢，最后，筆者在結(jié)合自身多年專業(yè)理論知識與實踐操作經(jīng)驗的基礎上提出了幾點建設性的有效策略，旨在從根本上促進我國社會經(jīng)濟又好又快的發(fā)展進步。希望本文可以在一定程度上為相關的專業(yè)學者提供參考與借鑒。

【關鍵詞】辦公自動化；電子檔案管理；優(yōu)勢

一、辦公自動化與電子檔案的關系

辦公自動化是利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)辦公信息數(shù)字化，強調(diào)全方位、迅速地采集處理信息，它將文檔技術(shù)、郵件技術(shù)和瀏覽器技術(shù)緊密地融合在一起，體現(xiàn)了用計算機進行文字處理和統(tǒng)計數(shù)字的方便性，當前的辦公自動化可以將分散處理中的信息真實記錄下來，真正實現(xiàn)了電子文件的形成、傳遞、查閱與存檔的一體化管理，同時具備良好的可靠性和真實性。

電子檔案管理模式通過網(wǎng)絡渠道實現(xiàn)無紙辦公，這使電子文件成為業(yè)務往來的最完整依據(jù)，檔案的全文顯示查詢、提供利用、打印檢索工具與編制專題目錄等，同時，保管期限和分類代碼是計算機自動組卷的兩個基本要素，公文數(shù)據(jù)庫也能提供日常文書處理的各項功能，它的獨特之處還在于把相同保管期限和分類代碼的文件歸類在一起以便于查詢。

二、辦公自動化在電子檔案管理中的優(yōu)勢

（一）科技檔案管理

（1）電子數(shù)據(jù)直接導入辦公自動化網(wǎng)絡，這為企業(yè)各部門之間檔案信息的共享交換與分類傳遞搭建了一個非常實用便捷的工作平臺，實現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)遷移歸檔；（2）單機版應用于工程檔案歸檔的優(yōu)勢，工程檔案管理軟件的應用建立了統(tǒng)一的信息化標準，便于建設施工、設計監(jiān)理、調(diào)試等參建單位使用同一信息平臺對工程檔案進行管理，單機版軟件優(yōu)化了原有工程檔案的管理模式；（3）工程檔案管理單機版的推廣應用，往往工程檔案資料的移交通過電子數(shù)據(jù)遷移來實現(xiàn)，在科技檔案的收集整理與歸檔上產(chǎn)生了良好的效果，極大地提高了工程檔案管理的工作效率。

（二）文件檔案管理

（1）自動化、全信息化水平高，可以實現(xiàn)聯(lián)機借閱可供外部人員網(wǎng)上檢索查詢，系統(tǒng)可以將收文、發(fā)文自動排序，有利于提高文件歸檔的精準性，文檔的一體化還便于檔案管理員整理組卷；（2）動態(tài)監(jiān)控及跟蹤辦文過程，系統(tǒng)具備了流程監(jiān)控和流程跟蹤的功能，可以催辦和跟蹤辦理過程，不斷地改革創(chuàng)新與優(yōu)化升級辦文管理模式；（3）流程具備更多的靈活性，應用單位可以根據(jù)單位的不同發(fā)展時期來定制和靈活變更收發(fā)文件流程；（4）文件在流轉(zhuǎn)過程中的便捷，具有文件可以多次發(fā)送、文件檢索分級管理與領導批示意見自動生成的典型優(yōu)勢，文件還可以主動取回。

三、辦公自動化應用于電子檔案的有效策略

（一）建立完善的電子文件和電子檔案管理法制體系

各級檔案行政管理部門應增設相應的管理機構(gòu)，使得電子文件的管理工作朝著更加科學規(guī)范化、標準化與制度系統(tǒng)化的方向發(fā)展進步，清晰明確好檔案行政管理部門和政府信息產(chǎn)業(yè)部門的職責，行使好監(jiān)督、指導電子文件歸檔的職責。此外，還應該提高電子文件和電子檔案管理意識，把這項工作作為一項緊迫而長期的事情來抓，通過會議、電視廣播與報刊等多元化手段的宣傳來提高人們的社會電子文件意識，因為電子文件涉及到利用、歸檔、管理、安全與保密等問題，因此必須要深入推動辦公自動化在電子檔案管理中的應用。

（二）解決電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題

（1）可以將電子文件和紙質(zhì)文件以文件方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，對于永久保存的文件應形成一套紙質(zhì)文件保存，盡可能充分實現(xiàn)電子文件的自動管理和檢索，還應該始終以增強電子檔案管理人員的專業(yè)理論知識與實踐操作經(jīng)驗為出發(fā)點與落腳點，充分調(diào)動起內(nèi)在的主觀能動性與積極創(chuàng)造性；（2）必須要加強辦公自動化系統(tǒng)和電子文件的安全防護工作，可以設定登錄限制、使用文件權(quán)限的文件屬性來加密，防止網(wǎng)絡系統(tǒng)遭受侵害，更不允許隨便使用外來磁盤與光盤等行為，同時安排專人負責計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的管理應用，嚴把電子文件制成的材料質(zhì)量關，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”。

四、結(jié)語

綜上所述，本文對辦公自動化應用于電子檔案管理的優(yōu)勢進行探究分析具有重要的現(xiàn)實性意義，近年來，隨著我國經(jīng)濟實力的迅猛發(fā)展與科學技術(shù)水平的顯著提升，這在客觀上促進了各行各業(yè)辦公自動化水平的提高，人們更加傾向于利用電子計算機來大規(guī)模地應用于辦公自動化中，始終秉持著“實事求是、與時俱進、開拓創(chuàng)新”的原則理念將傳統(tǒng)意義上人工整理儲存檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，這不僅有利于避免檔案數(shù)據(jù)資料統(tǒng)計存在誤差，還有利于提高工作效率以減少資金成本的損耗，進而促進我國社會經(jīng)濟的協(xié)調(diào)穩(wěn)定可持續(xù)快速發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：丁思（1988.08—），女，河南滎陽人，本科，解放軍信息工程大學，助理館員，研究方向：檔案管理。