【摘要】隨著科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)目前的社會(huì)背景已進(jìn)入新媒體時(shí)代，新媒體時(shí)代的到來(lái)對(duì)我國(guó)檔案管理方面的工作產(chǎn)生了新的挑戰(zhàn)與改革。本文主要從我國(guó)現(xiàn)今檔案管理信息化現(xiàn)狀、新媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)以及新媒體技術(shù)在推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程中的幾點(diǎn)建議這三方面來(lái)分析新媒體技術(shù)在推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】新媒體技術(shù)；檔案管理；信息化進(jìn)程；應(yīng)用

一、我國(guó)檔案管理信息化現(xiàn)狀

從古至今，我國(guó)對(duì)于檔案管理方面都十分重視，隨著近年來(lái)新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)同時(shí)也是改變當(dāng)前問(wèn)題的機(jī)遇。目前我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)便是要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，從而加強(qiáng)檔案管理信息化發(fā)展，提高工作效率。以新媒體技術(shù)為支撐，可通過(guò)建立新媒體平臺(tái)來(lái)推廣傳播檔案管理方面的內(nèi)容與知識(shí)，同時(shí)也可以利用電子錄入與查詢系統(tǒng)來(lái)提高工作效率和水平。

盡管如此，就目前我國(guó)的情況來(lái)看，檔案管理信息化還存在著一定的問(wèn)題。（1）新媒體技術(shù)與檔案管理的結(jié)合不徹底、不完全，出現(xiàn)不全面和不完善的情況。（2）對(duì)于重要文件的保存，只將信息技術(shù)體現(xiàn)和運(yùn)用在整理目錄的工作上，而對(duì)于文件檔案的掃描和錄入方面并沒(méi)有達(dá)到應(yīng)用效果。

二、新媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員只能以人工的方式錄入和檢索紙質(zhì)檔案，這樣的工作方式無(wú)疑是十分費(fèi)時(shí)且低效的。相對(duì)而言，利用新媒體技術(shù)建立電子檔案，不僅可以快速地進(jìn)行收錄和查詢，減少工作時(shí)間提高工作效率，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的自動(dòng)化傳遞和展示。

（二）提高檔案查詢效率

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，如果要進(jìn)行檔案查詢便是要采用人工的方式，其不僅要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力且工作效率低，準(zhǔn)確度也不高，更是無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的自動(dòng)化傳遞和展示。而對(duì)于結(jié)合新媒體技術(shù)的檔案管理工作而言，新媒體技術(shù)的信息功能完全可以解決傳統(tǒng)工作模式的局限性，可以進(jìn)行快速準(zhǔn)確的查詢工作。電子檔案方便工作人員的查詢與錄入，可以使檔案管理工作更加快速、準(zhǔn)確、便捷。

（三）增強(qiáng)影響效果

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)的宣傳工作非常有限，只能局限在內(nèi)部刊物，這樣的宣傳方式所能達(dá)到的影響效果十分有限，無(wú)法形成相關(guān)的社會(huì)影響力。通過(guò)新媒體技術(shù)可以以相關(guān)網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)等形式進(jìn)行宣傳與傳播，這樣可以使檔案管理工作更大程度地被人們了解，走進(jìn)人們?nèi)粘５纳钚畔⒅?，從而提高檔案管理工作的影響效果。

三、關(guān)于新媒體技術(shù)應(yīng)用的建議

（一）加大投入力度，高度重視

從思想方面要對(duì)檔案管理信息化工作高度重視。單位領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性，將相關(guān)思想貫徹到日常的工作指導(dǎo)中。加大檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在結(jié)合新媒體技術(shù)進(jìn)行建設(shè)的前提下，相關(guān)單位要將工作所需的硬件設(shè)施配備齊全，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、圖像采集設(shè)備等。同時(shí)對(duì)于相關(guān)的軟件系統(tǒng)都要進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)優(yōu)化以及技術(shù)檢測(cè)，以保證其能具有高效的工作能力。

（二）提高工作效率，發(fā)揮作用

對(duì)于新媒體技術(shù)所具有的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，要使其在檔案管理信息化過(guò)程中得到充分的利用，提高工作效率。相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)與負(fù)責(zé)人要對(duì)工作有科學(xué)的規(guī)劃，要將眼光落實(shí)到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展方向，看準(zhǔn)檔案管理信息化過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和欠缺的部分，理智地分析信息化發(fā)展的趨勢(shì)，制定具有針對(duì)性的政策與方針。同時(shí)，相關(guān)單位應(yīng)盡可能地發(fā)揮新媒體技術(shù)的特點(diǎn)，充分利用電子儀器與現(xiàn)代化儀器，這樣可以減少浪費(fèi)、節(jié)約成本并且減少使用空間，而且可以減少檔案資源的損壞和丟失。

（三）抓好隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化建設(shè)

任何項(xiàng)目的發(fā)展都是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的努力成果，因此人才隊(duì)伍建設(shè)也是推動(dòng)檔案管理信息化過(guò)程的重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)行人才招聘時(shí)，要結(jié)合新媒體技術(shù)的特點(diǎn)，按照工作要求，選用具有專業(yè)素質(zhì)的優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，為檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)增加優(yōu)秀的工作人員。同時(shí)，對(duì)于上崗工作的人員，要進(jìn)行完善的培訓(xùn)工作，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，不斷提高工作人員的工作水平。此外還要注意對(duì)工作人員工作能力與效果的考察和指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)要不定期對(duì)工作人員的工作能力進(jìn)行了解和考察以確保工作團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力。

（四）強(qiáng)化制度保障，完善制度

相關(guān)的單位要完善檔案管理信息的安全制度，保證檔案的保密性和安全性，加強(qiáng)檔案的安全管理。要建立機(jī)房的安全管理制度，科學(xué)地保證軟件與系統(tǒng)的安全性能，確保電子檔案的安全系數(shù)。同時(shí)，要建立健全檔案檢測(cè)系統(tǒng)，將信息技術(shù)與人工維護(hù)檢測(cè)相結(jié)合，做到24小時(shí)不間歇實(shí)時(shí)檢測(cè)。還要制定嚴(yán)明的獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是信息技術(shù)背景下的必然舉措，同時(shí)也是改善檔案管理工作現(xiàn)狀的有效途徑，是加強(qiáng)檔案管理工作影響范圍的有效方式。因此，相關(guān)單位要重視檔案工作的開(kāi)展與進(jìn)度，盡快將新媒體技術(shù)運(yùn)用于檔案管理信息化進(jìn)程中。

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作者簡(jiǎn)介：華超（1989.10—），男，漢族，陜西漢中人，學(xué)士，研究方向：檔案學(xué)及應(yīng)用。